Разберёмся, как сейчас компании обмениваются электронными перевозочными документами и какие перспективы ждут рынок грузоперевозок.
Электронный перевозочный документ (ЭПД) — что это
Электронный перевозочный документ — это документ в электронном виде, которым оформляют автомобильные грузоперевозки. По юридической силе ЭПД равнозначен бумажному оригиналу: его подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Перевозочные документы используют, когда нужно транспортировать груз от отправителя к получателю.
Они помогают зафиксировать отгрузку и приём товара, подтвердить заключение договора на перевозку и соответствующие расходы. Также ЭПД могут понадобиться в бухгалтерском и налоговом учёте.
Какие форматы уже утверждены
Форматы перевозочных документов утверждает ФНС.
10 января 2022 года вступил в силу приказ ведомства 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, который закрепил требования к форматам электронной транспортной накладной, электронного заказа-наряда и электронной сопроводительной ведомости.
Электронная транспортная накладная | Электронная сопроводительная ведомость | Электронный заказ-наряд |
Подтверждает заключение договора на перевозку и расходы на логистические услуги для уменьшения налоговой базы. | Оформляется для грузов, перевозимых в контейнерах. | Оформляется, если для груза не планируется учёт или если его сопровождает владелец. |
21 мая 2022 года постановлением Правительства № 931 утверждён единый формат ЭТрН. Документ вступил в силу с 1 сентября 2022 года.
С 1 марта 2023 года перечень документов с утверждённым ФНС форматом пополнили электронный договор фрахтования, электронный путевой лист и электронная заказ-заявка.
Путевой лист | Заказ-заявка | Договор фрахтования |
Позволяет контролировать водителя и техническое состояние автомобиля. | Фиксирует условия перевозки, представляя собой упрощенное соглашение между грузоотправителем и перевозчиком. | Заключается при необходимости получить транспортное средство определённых габаритов. |
Что значит «утверждённый формат»
Утверждённный формат ЭПД значит, что документ считается формализованным, и его можно оформлять в электронном формате и передавать через ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Система аккумулирует данные о перевозках и предоставляет их заинтересованным ведомствам: ФН, Минтрансу, Ространснадзору, Минцифры, МВД.
Электронный путевой лист (ЭПЛ)
С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять в электронном виде. Соответствующие изменения были внесены в закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Формат электронного путевого листа описан в приказе ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.
Согласно приказу, документ состоит из следующих файлов обмена:
основной — об обстоятельствах и особенностях рейса,
о результатах предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя,
о результатах послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя,
о результатах предрейсового или предсменного технического контроля,
о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковочного места или приёме от другого водителя,
о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку или сдаче другому водителю.
Docrobot запустил передачу электронного путевого листа в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и приглашает присоединиться к пилоту.
Участники обмена
Стандартно в грузоперевозках задействованы три участника — грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания (перевозчик).
В роли грузоотправителя может выступать экспедитор, если привлекает к перевозке груза третье лицо. Они же и обмениваются электронными перевозочными документами.
Участники передают друг другу ЭПД не напрямую, а с помощью ГИС ЭПД и операторов ИС ЭПД — компаний-разработчиков решений для электронного документооборота (ЭДО), выступающих связующим звеном между системой и бизнесом.
Обмениваться документами и сведениями можно только через тех операторов, которые подтвердили соответствие требованиям и входят в реестр Минтранса.
Docrobot — оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). На платформе можно обмениваться электронными транспортными накладными, электронными сопроводительными ведомостями и электронным заказами-нарядами. Скоро появятся другие электронные перевозочные документы, формат которых утверждён ФНС.
Как происходит обмен ЭПД
Рассмотрим алгоритм обмена ЭПД на примере электронной транспортной накладной — одного из основных перевозочных документов, который позволяет согласовать условия перевозки, подтвердить затраты и уменьшить налоговую базу при исчислении налога на прибыль.
Подписание ЭТрН
Каждый участник цепочки подписывает свой титул ЭТрН на определённом этапе перевозки.
Погрузка:
Для грузоотправителя номер титула — 1. Включают данные о грузе, водителе, сторонах перевозки и сопроводительных документах.
Для перевозчика номер титула — 2. Содержит информацию о состоянии груза при приёмке на перевозку.
Выгрузка:
Для грузополучателя номер титула — 3. Включает сведения о состоянии груза в момент передачи получателю.
Для перевозчика номер титула — 4. В титуле указывают информацию о сдаче груза получателю.
Есть и опциональные титулы:
Для перевозчика:
Фиксация стоимости — 5. Данные о финальной стоимости транспортировки.
Переадресация — 7. Указываются сведения, если произошли изменения адреса доставки.
Эстафета — 8. Содержит информацию о замена водителя.
Для грузоотправителя:
Фиксация стоимости — 6. Указывается окончательная стоимость перевозки.
Как происходит обмен ЭТрН
Этапы движения ЭТрН:
Грузоотправитель создаёт транспортную накладную в утверждённом XML-формате, подписывает её УКЭП и отправляет оператору ИС ЭПД.
Оператор передаёт документ в ГИС ЭПД и отслеживает статус. Если есть ошибки, отправителю необходимо создать документ заново.
ГИС ЭПД отправляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю.
Водитель подтверждает получение груза и подписывает документ простой электронной подписью. Перевозчик получает сведения в системе ЭДО и подтверждает их УКЭП.
Грузополучатель получает груз и подписывает транспортную накладную УКЭП.
Водитель подтверждает доставку груза, снова подписывает ЭТрН простой электронной подписью.
Заключительный этап документооборота — подписание титула перевозчика менеджером транспортной компании с помощью УКЭП.
Каждое подписание документа фиксируется в системе.
Что требуется для обмена ЭПД
Всем участникам документооборота нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
С 1 сентября 2023 года к электронным документам, подписанным УКЭП, обязательно должна прилагаться ещё машиночитаемая доверенность (МЧД), подписанная УКЭП руководителя компании.
Следующий важный шаг — выбрать аккредитованного Минтрансом оператора ИС ЭПД и заключить с ним договор. Без оператора вы не сможете взаимодействовать с ГИС ЭПД и передавать электронные перевозочные документы другим участникам перевозки.
Наконец, необходимо приобрести техническое оснащение — смартфоны и планшеты, с помощью которых водители и кладовщики смогут подписывать документы, сообщать об отгрузке, добавлять оговорки и замечания.
Docrobot предлагает готовые решения для обмена электронной транспортной накладной с поддержкой всех регламентированных Минтрансом сценариев перевозки грузов автомобильным транспортом.
Получите полный цикл документооборота при транспортировке груза в удобном сервисе. А ещё прозрачные процессы, мгновенный обмен, надежный электронный архив и сокращение налоговых рисков. Запишитесь на индивидуальную демонстрацию и узнайте больше о возможностях платформы для грузоперевозок.
Перспективы цифровизации в грузоперевозках
Ориентировочная дата перехода на обязательный ЭДО в сфере грузоперевозок — конец 2024 года. Это значит, что уже сегодня компаниям следует перестраивать свои бизнес-процессы под новые правила.
Уже создана технология роуминга, которая позволит обмениваться документами между контрагентами, подключенными к разным операторам ИС ЭПД. Сейчас технология находится на стадии тестирования. Даже обсуждается возможность сделать роуминг обязательным условием для включения в реестр операторов ЭДО от ФНС.
Ускорение процедуры оформления и рассмотрения международных электронных документов — ещё одно направление развития.
Предполагается, что на подъезде к пункту пропуска уже должны быть переданы сведения о грузе от перевозчика — это сократит время на прохождение контроля.
Будут расширен функционал электронной транспортной накладной. В документ собираются добавить данные из товарно-транспортной накладной ЕГАИС, которая оформляется при перевозках алкогольной продукции.
Эксперимент стартует с августа 2023 года. Также в этом году российский стандарт ЭТрН планируют состыковать с е-CMR, чтобы обеспечить бесшовность применения транспортной накладной для международных перевозок.
Переходите на электронные транспортные накладные с Docrobot и сокращайте расходы на документооборот в логистике в 3,5 раза.
Реклама: ООО «Э-КОМ», ИНН: 9715218298, erid: LjN8JuuXd
Начать дискуссию