ЭДО -дорого и неэффективно? Как тогда облегчить бухгалтеру работу с первичкой?

ЭДО -дорого и неэффективно? Как тогда облегчить бухгалтеру работу с первичкой?

Кому нужен электронный документооборот? Работали же как-то годами с бумагами! И верно, правда, теряли при этом ресурсы — деньги, время, тратили впустую канцелярию. Исследования показывают, что внедрение ЭДО втрое снижает расходы на материалы, экономит 30% времени на согласование и поиск документов и в 5 раз снижает затраты на их хранение. Почему же системами электронного документооборота пренебрегают? Есть мнение, что это дорого, сложно, а риск потери информации высок. И это на самом деле так.

Удивлены? Да, ЭДО будет дорогим и малоэффективным, если начинать все с нуля. Это как построить дом — начинать с разработки проекта, согласования коммуникаций, потом возводить фундамент, стены и т.д.Забудете что-то учесть, и кровля начнет протекать, а полы проваливаться. Но что, если воспользоваться готовым решением? Иначе говоря — вместо разработки проекта своего нового дома приобрести готовый, продуманный специалистами и уже прошедший испытание на качество.

Тем более, что даже заядлым консерватором приходится признать — без новейших технологий в работе той же бухгалтерии никуда. Многие компании, впервые столкнувшиеся с необходимостью работать на удаленке, в онлайн-режиме, в облачных сервисах, потратили время на внедрение систем и обучение сотрудников, в то время, как их конкуренты, уже работающие с ЭДО, продолжили работу практически в прежнем режиме.

Рассказываем, как электронный документооборот поможет сэкономить время бухгалтеру и деньги директору, используя в качестве примера сервис EnDocs Cloud.

Автоматизация делопроизводства

Как обычно происходит процесс обработки служебных документов:

  1. Поступают входящие документы, подготавливаются в канцелярии проекты;
  2. Секретарь их сортирует и направляет по различным отделам, передает руководителю;
  3. Документы рассматриваются, выносится резолюция, к примеру, на счете директор ставит визу «Оплатить», на договоре делает отметки о внесении исправлений, в приказе о премировании ставится подпись и снова пас переходит к секретарю;
  4. Далее документ попадается исполнителю: изучается, согласовывается, подписывается, передается следующему исполнителю, отправляется контрагенту или архивируется в папку.

Если необходимо будет отследить путь следования, найти на каком этапе и кто именно допустил ошибку, то нужно будет заглядывать в журналы регистрации входящих документов, сам документ искать в шкафу, в папке. А если бедолаге-бухгалтеру понадобится составить подборку (к примеру, собрать все счет-фактуры за определенный период для подтверждения вычета по НДС), то документы нужно будет изъять из папки, отсканировать/скопировать, заверить и только потом представить проверяющим.

Это даже звучит занудно, что уж говорить о том, как выглядит на практике — затягивание согласований, отсутствие ответственности сотрудников и контроля за их работой. Зачастую документ «подвисает» на каком-то этапе просто потому, что работник забыл о нем.

А теперь как осуществляется тот же документооборот в электронном виде:

  • Регистрация — создается карточка документа с основными реквизитами, к ней прикрепляются скан документа или его проект. Документ регистрируется в системе.

  • Рассмотрение и согласование. Тут же в системе назначаются ответственные и устанавливаются конкретные сроки рассмотрения или исполнения. При этом сотрудники автоматически получают уведомления на e-mail о поступлении документов в работу.

  • Контроль дисциплины. У каждого пользователя — личный кабинет, с его помощью контролируются установленные сроки обработки документов. Система оповестит, если они будут нарушены.
  • Создается электронный архив — документ легко находится при необходимости.

Единая система не позволяет потерять документ. Обеспечивается жесткий контроль за исполнением документа, при необходимости сотрудникам можно напомнить о сроках.

Бухгалтеры знают, как порой сложно добиться своевременной передачи документов в бухгалтерию. С СЭД (системой электронного документооборота) это проблема решается — во-первых, появляются исполнители, ответственные за каждый документ (есть с кого спросить), во-вторых, снижается влияние человеческого фактора (ошибки, описки, опечатки и т.д.), значит документ будет согласуется быстрее и не требует перепроверки.

Договорная работа

В средних и крупных компаниях есть еще одна серьезная проблема — согласование договоров. Если в малом бизнесе договор сразу заключается руководителем или согласуется с главбухом/юристом максимум, то для более крупных организаций договорная работа намного сложнее:

  1. Проверяются многочисленные договоры с поставщиками, их коммерческие предложения, прайсы и сметы..
  2. В договорах с клиентами варьируются условия поставки, оплаты, предоставляются отсрочки и кредит.
  3. Заключаются госконтракты, которые требуют тщательной проверки с точки зрения специалистов, как технических — изучение техзадания, возможности исполнения, так и финансовых — целесообразно ли участвовать в закупке, до какого уровня снижать стоимость во время торгов, на какую сумму подготовить котировочную заявку и т.д. Мало того — возникает необходимость подготовки сметной документации, которую тоже придется согласовывать.
  4. Регулируются договоры с дилерами, дочерними компаниями.
  5. К этому можно прибавить и заключение трудовых договоров — текучка кадров в сетевых компаниях, имеющих множество филиалов, обычно большая.

В согласовании оказываются задействованы не 1-2 специалиста, а гораздо больше, плюс документ проходит и других исполнителей — секретаря, бухгалтера, кадровика, работника архива.

С бумажным документооборотом или при использовании обычной электронной почты и корпоративных мессенджеров такие согласования превращаются в 9 кругов ада. Почти в прямом смысле — один документ может пройти не один круг согласования, прежде чем будет утвержден.

Это стопорит всю обычную работу — товар не поедет к покупателю, на склад не привезут материалы, рабочих не отправят в командировку и т.д. Госзакупки, которые в основном происходят в электронном виде, тоже ускорились по срокам размещения, сбору заявок и проведению аукционов, поэтому решения нужно принимать быстро, но все так же обдуманно.

И тут как раз незаменим ЭДО:

  • Поступивший или составленный контракт загружается в систему и его может одновременно рассматривать сразу несколько пользователей. Согласование происходит поэтапно — от пользователя к пользователю. Каждый из них может согласовать документ или отказать в согласовании, оставив комментарий с указанием причины.

  • Договоры хранятся в виде электронных карточек в электронном реестре. По каждому документу ведется история изменений. Найти в реестре нужный договор и историю согласования — легко.
  • Также, как и с другими документами, ответственный исполнитель получает e-mail оповещения, контролируются сроки согласований, а использование цифровой подписи позволяет удостовериться, что согласование провело действительно конкретное ответственное лицо.
  • Можно настроить маршрутизацию — запрограммировать стандартные маршруты согласования, если они постоянно повторяются.
  • Чтобы разобраться, где документ дольше всего согласовывается и почему, есть листы согласования. В них отмечаются время и средняя длительность согласований, можно составить отчет, проанализировать и исправить ситуацию.
  • Вы не пропустите сроки пролонгации. Если перезаключаете договоры с клиентами или поставщиками, например, ежегодно, то система напомнит о наступлении сроков заранее.

Упорядоченная система регистрации и хранения договоров, настройка маршрутизации, отслеживание этапов согласования и история изменений — эта информация доступна всем уполномоченным пользователям и в т.ч. руководителю и главному бухгалтеру.

При необходимости можно легко вычислить слабые звенья в цепи согласования и ускорить работу, а также оперативно получить данные об этапе, на котором находится согласование того или иного договора или другого документа.

Хранение электронных документов — электронный архив

Документы поступают в организацию в бумажном и электронном виде, по почте, обычной и через e-mail, от оператора ЭДО и т.д., чтобы упорядочить поток документов, нужна единая система для хранения и доступа. Для этого создается единый электронных архив по всей организации, включая филиалы.

Легкий поиск и доступ к документам дает бухгалтеру возможность создавать подборки — для предоставления проверяющим (ФСС, ПФР, ФНС, трудовой инспекции), а также собственникам бизнеса и другим внешним пользователям, к примеру, банкам по 115-ФЗ.

Другие сотрудники, в рамках прав доступа, также используют данные системы:

  • Кадровик составляет электронные личные дела сотрудников;
  • Менеджер ведет учет заключенных им контрактов;
  • Инженер работает со сметной и технической документацией и т.д.

Работа с документами строится пошагово:

  1. Все поступающие бумажные документы сканируются на потоковом сканере и автоматически отправляются в EnDocs Cloud.
  2. Электронные документы от контрагентов поступают через сервис ЭДО, например, Контур.Диадок или по e-mail.
  3. Электронные документы, созданные в учетной системе, автоматически импортируются в архив при помощи интеграционного API.
  4. В EnDocs Cloud формируется единый̆ электронный архив скан-копий бумажных документов и электронных документов из сервиса Контур.Диадок.

В результате в распоряжении руководителя, бухгалтера и других сотрудников оказывается упорядоченный, полный и актуальный архив.

Современные бухгалтерские программы и сервисы умеют вводить информацию прямо со сканов, не нужно забивать данные вручную, поэтому бухгалтеру не обязательно ждать оригинал документа, достаточно скан-копии. EnDocs Cloud также работает над внедрением системы распознавания в свой сервис, что еще больше упростит работу с электронными версиями документов.

Интеграция с 1С, Контур.Диадок и безопасность

EnDocs Cloud содержит готовый модуль для 1С, предоставляющий дополнительные преимущества пользователям 1С:

Работа с первичными документами:

  1. Сотрудник или непосредственно контрагент отправляет документ по e-mail. Документ также может быть загружен в EnDocs из папки со сканами;
  2. Документы попадают в специальный реестр на обработку. Бухгалтер в 1С видит эти документы и может их обработать.

  1. Если документ поступил через e-mail (а не через сетевую папку), то бухгалтер может его или принять или отклонить. В случае отклонения (например, при наличии ошибок) указывается причина и отправитель получит соответствующее сообщение. Если документ принят, отправитель также получает уведомление и принятии.
  2. Документ в EnDocs получает реквизиты из 1С, а в 1С каждый документ получает признак «Скан» который показывает что документ есть в архиве. Его можно открыть для просмотра прямо их из 1С.

Бухгалтер может также работать с договорами, заявками на оплату и счетами, осуществлять поиск в реестрах.

Что касается интеграции с Диадок, то дополнительный модуль позволяет пользователям мгновенно обмениваться электронными документами, не выходя из интерфейса EnDocs Cloud. При этом отправляемые и получаемые документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и обладают юридической силой, поэтому не требуют дублирования на бумаге.

Чтобы обеспечить безопасность данных и ограничить доступ к информации (например, персональным данным), EnDocs Cloud разграничивает права доступа, они индивидуальны для каждого пользователя, а также сервис обеспечивает:

  • Привязку аккаунта к e-mail пользователя
  • Регистрацию действий пользователей в системе
  • 256-битное шифрование трафика по HTTPS
  • Резервирование данных и регулярные бэкапы
  • Возможность выгрузить все ваши документы на Яндекс Диск
  • Постоянный мониторинг доступности и сетевой активности
  • Шифрование обмена данными между EnDocs.Cloud и 1С

Чтобы поближе познакомится с нашим сервисом, мы предлагаем посмотреть несколько демо-роликов о нем на нашем сайте и воспользоваться бесплатным предложением.