Электронный архив: как решить все проблемы бумажного документооборота разом

Электронный архив: как решить все проблемы бумажного документооборота разом

Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы. Они являются фундаментом бухгалтерского учета организации.

По этой причине при автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения финансовых и бухгалтерских документов, автоматизация которого подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:

  • СЭД — система электронного документооборота;
  • ЭД (ЭДО) — электронный документооборот.

Проблемы бумажного документо­оборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Автоматизация — самый эффективный метод

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

Внедрение системы электронного архива

Компания ENSOL занимается автоматизацией электронного документооборота и внедрением электронного архива. Наш продукт — EnDocs Cloud — это облачная система электронного документооборота, интегрированная с самой популярной в России учетной системы «1С: Предприятие» и сервисом обмена электронных документов Диадок.

Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. EnDocs позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:

Преимущества EnDocs Cloud

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора;
  • Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям;
  • Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе;
  • Надежность и защищенность базы данных;
  • Разграничение прав доступа к разным документам;
  • Возможность групповой работы с одной скан-копией документа;
  • Потоковое сканирование пакетов бумаг;
  • Быстрый запуск и отсутствие затрат на внедрение и приобретение оборудования для системы;
  • Доступ к документам 24/7 при наличии интернета.