Цифровизация бухгалтерии

Цифровизация бухгалтерии

Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы. Они являются фундаментом бухгалтерского учета организации. Бухгалтерская служба ежедневно проводит оплаты, готовит отчетность, обрабатывает поток первичных документов. Они приходят по почте, доставляются курьерами, отправляются через ЭДО, передаются из рук в руки сотрудниками компании или контрагентами. Обработка одного комплекта первичной документации опытным бухгалтером занимает совсем не много времени, но если документов много, то это требует значительных трудозатрат.  При этом государственные органы тоже не спят – шлют свои запросы и требования – необходимо в жесткие сроки предоставить необходимые документы и подготовить соответствующие пояснения.

Предлагаем вам несколько ИТ-инструментов, которые помогут оцифровать бухгалтерию и сократить трудозатраты на выполнение различных рутинных операций.

1. Электронный архив документов

В ситуации с бумажным архивом документов на поиск и формирование подборки необходимых документов несколько часов, а то и дней. При этом какие то документы могут быть повреждены, а какие вообще найти не удасться.

Электронный архив — система хранения электронных документов, которая позволяет быстро наполнять его документами и предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.

Если хранить документы в электронном архиве, то в последствии найти необходимые документы в ответа на запросы контролирующих органов можно за несколько секунд!

2. Обмен электронными документами с контрагентами (ЮЗЭДО)

Несколько лет назад существовало только два способа: документы привозились в офис или высылались по почте. Оба варианта предполагали дополнительные расходы. Кроме этого, передача бумаг удаленному бухгалтеру сопровождалась рисками, ограничениями, временными и финансовыми затратами.

Постепенный переход от бумажных документов к электронным вводит такое понятие, как электронный документооборот (ЭДО), который и используется многими предпринимателями при удаленном бухгалтерском обслуживании. Он представляет собой комплексную систему работы с документами, которые находятся в электронном виде. 

Электронный документ, подписанный подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью и равнозначный бумажному документу с собственноручной подписью. Типичными электронными документами ЮЗЭДО являются: договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется через операторов электронного документооборота.

Электронные документы могут подписываться квалифицированной электронной подписью любого сотрудника, имеющего соответствующую доверенность или на основании приказа.

ЮЗЭДО предоставляет пользователю много удобств и преимуществ, в т.ч.:

  • уменьшает статьи затрат, связанных с формированием, отправкой и хранением международных деловых документов.
  • происходит значительное упрощение процессов по документообороту с зарубежными контрагентами. На согласование и подписание теперь уходит несколько минут.
  • Процессы взаимодействия с контролирующими органами ускоряются.
  • упрощает участие в гос.закупках и тендерах;
  • снижает число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и т.п

С ЮЗЭДО вы можете отказаться от ручного ввода документов. EnDocs автоматически загружает документы из ЮЗЭДО в электронный архив.

В единый электронный архив можно загружать как скан-копии бумажных документов, так и электронный документы, полученные через операторов ЭДО.

3. Внутренний электронный документооборот

В условиях массового перехода на удаленную работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно автоматизировали внутренний и внешний электронный документооборот. Если вы не в их числе — это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня.

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Подготовка и согласование авансовых отчетов
  • Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.
  • Согласование и подписание кадровых документов.

Внутренние документы можно подписывать электронной подписью — такой документ будет так же считаться юридически значимым. Достаточно оформить сотрудникам электронную подпись.

Преимущества перехода на внутренний ЭДО:

  • экономия времени при работе с кадровыми документами — формирование пакета для приема, увольнения, перевода сотрудника, оформления плана отпусков;
  • возможность ознакомления сотрудников с распорядительными документами дистанционно;
  • дистанционное согласование договоров, счетов, различной рабочей документации
  • переход частично на удалённую работу с персоналом и упрощение обмена с дистанционщиками кадровыми документами;
  • высвобождение у бухгалтеров и кадровых сотрудников дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

Резюме

Единый электронный архив первичных учетных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков. Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих основных обязанностей.