Как автоматизировать работу с договорами?

Ведение договорного документооборота — основной процесс в любой организации. Каждый этап заключения нового договора таит в себе множество сложностей и нюансов: от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
Как автоматизировать работу с договорами?

В работе с договором нередко участвуют сразу несколько подразделений компании, поэтому неправильная организация процесса чревата рисками ошибок и размытыми сроками введения документа в силу.

Как сделать процесс составления договоров прозрачным, установить контроль за движением денежных средств в компании, избежать штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств?

Ответ — автоматизировать работу с договорами.  

Предпосылки автоматизации

Что происходит в организации, в которой давно пора ввести СЭД:

  • Отсутствие корпоративных стандартов. Для того чтобы сделать корпоративный договор, нужно каждый раз искать образцы: «Кажется, недавно мы подписывали что-то похожее… киньте образец pls…»

  • Долгий процесс согласования: «Ох, если попадет на согласование к финансовому будем месяц согласовывать… Обойдемся без него…»

  • Найти конечную версию документа порой становится очень трудно: «Версия 1… версия 2… версия с правками юриста…версия Final… ага, вот, Final 2.4!»

  • Невозможно контролировать сроки согласования: «Когда наконец подпишут мой договор?! А… где он вообще…»

Все эти проблемы можно решить разом с помощью автоматизации:

  • Появляются корпоративные стандарты с типовыми документами

  • Снижаются риски, что кто-то из сотрудников допустит ошибку в составлении документа

  • Система берет на себя рутинные задачи, экономя время

  • Все документы находятся под контролем и в быстром доступе

Как выглядит процесс работы с договором в системе:

  1. Создается проект нового документа. Система формирует электронную карточку, в которой отражаются нужные реквизиты.  

  2. Далее заполняется шаблон документа и отправляется на согласование.

  3. Документ редактируется и рецензируется непосредственно в системе.

  4. Все версии сохраняются автоматически.

Поговорим о процессах подробнее.

Подготовка договора

Как мы уже сказали, формирование типового контракта начинается с заполнения карточки договора, в которой указываются:

  • вид договора (с покупателем или поставщиком)

  • тип договора (предоставление услуг, аренда, поставка продукции)

  • плановые сроки исполнения контракта и сумма договора

  • ответственные за исполнение договора как со стороны организации, так и со стороны контрагента и т. д.

Для составления нового типа договора можно взять подходящий шаблон из интернета или воспользоваться любым удобным сервисом для его составления.

Система создает карточку договора, на основании которой формируется типовой договор. То есть в шаблон переносятся все данные о контракте, который собирается заключить организация. 

На этапе подготовки договора информационная система должна поддерживать историю договора, то есть сохранять все его версии с момента создания. Сохранение истории позволит отследить, какие изменения, когда и кем были внесены. Создание новых версий и ведение истории контракта должны прекращаться после подписания договора.

Процесс согласования

Согласование – ядро процесса работы с договорами. Автоматизация позволяет ускорить процесс и гарантирует его прозрачность. В системе можно настроить процессы по типам и видам документов для различных классов договоров: доходных, расходных, внутренних и т.д.

Что делает система на этом этапе?

  • Назначает задачи согласующим в соответствии SLA (соглашением об уровне сервиса) с нормативными сроками согласования, по которым легко проконтролировать исполнительскую дисциплину.

  • Отслеживает выполнение сроков

  • Контролирует процесс согласования договоров и обеспечивает маршрутизацию

Проектирование маршрутов

Использование последовательных и параллельных веток маршрута легко представить в виде ползунка громкости, который можно регулировать при проектировании. От максимального контроля над процессом — последовательные маршруты, до максимальной скорости — параллельные.

В первом варианте согласующие роли смотрят документ последовательно, оставляя свои рецензии. Из плюсов: низкий риск, что будет допущена ошибка.

Во втором варианте с параллельным маршрутом можно сразу разослать договор нескольким согласующим ролям. Специалисты разных подразделений одновременно просматривают документы и оставляют замечания. 

При таком подходе есть риск, что специалисты зря потеряют время:

Например, юристы и финансисты потратят время на договор, оставив свои рецензии, а закупщик его отменит и напишет, что это компания не может закупить что-то по причине несовместимости.

К проектированию маршрутов для автоматизации процесса документооборота нужно подходить индивидуально. У нас большой опыт работы с заказчиками, и мы всегда стремимся помочь новому клиенту правильно спроектировать маршруты согласований конкретно под его бизнес. К тому же система EnDocs предоставляет очень гибкие возможности для конструирования

Дмитрий Никитин, генеральный директор EnDocs — системы электронного документооборота


Как ускорить процессы без риска?

Для этого нужно, чтобы в системе были предусмотрены определенные возможности и функции. Расскажем о них на примере системы электронного документооборота —EnDocs.

  • Участие экспертов

Как правило, маршруты согласования по договорам выглядят примерно так:

Есть постоянные роли, которые участвуют во всех договорах, независимо от их типа и есть эксперты, привлекающиеся для согласования в каких-то специальных случаях. 

Когда вы определили, что это за документ, система EnDocs сама понимает, каких экспертов нужно добавить в маршрут согласования. Нет риска, что договор забудут провести через какого-то эксперта.

  • Привлечение дополнительных экспертов не рецензирование

Бывают ситуации, когда необходимы уточнения для документов. Тогда можно привлечь 1-2 сотрудников для дополнительного согласования. Типовой маршрут как таковой не изменится, но в листе голосования появляются комментарии, лицензии от всех нужных специалистов.

  • Делегирование согласования другому исполнителю

В случае, если сотрудник по каким-то причинам не может оперативно отработать этот договор, он может делегировать согласование равнозначному исполнителю, переведя свои полномочия. 

Это ускоряет процесс, если сотрудник, например, ушел на больничный, находится в командировке и т.д.

  • Гарантия целостности и аудиторский след

Одна из важнейших целей СЭД – сохранение и предоставление всей истории по изменению и процессу согласования документов. 

В системе фиксируются изменения, которые происходят как непосредственно над самим документом, так и над реквизитами. Также сохраняется лист согласования – то, что формируется при получении резолюции согласующих. Это вещь, которая позволяет провести аудит, проследить историю тех или иных комментариев, когда это нужно.

  • Снижение формализма

Например, у согласующего есть вопрос к инициатору по документу, но дело касается небольших уточнений. Для такого в системе EnDocs есть мини-чаты по каждому документу, где инициатор и специалист могут обсудить необходимые правки.


Интеграция с другими информационными системами компании

Для оптимизации денежных потоков компании, система управления договорной деятельностью должна быть интегрирована с системами бухучета и бюджетирования. Это позволяет увязывать платежные поручения, товаротранспортные накладные, доходные и расходные статьи бюджета с заключенными договорами, что экономит время на перенос данных о ходе исполнения контрактов.

Например, у сервиса EnDocs есть интегрированная конфигурация 1С. Это позволяет выгружать в 1С распознанные и электронные документы и согласованные договора, связывать документы двух сервисах и просматривать их через 1С.

Реклама: ООО «Энсол софт», ИНН: 7723410700, erid: LjN8KNqdm

Начать дискуссию

Адвокат

Новый закон ужесточил требования к адвокатам

Президент подписал изменения в федеральный закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ».

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Сравнение вашего предложения с альтернативными вариантами организации бухгалтерии клиентом, или почему ваше предложение самое выгодное?

Продолжаем серию статей про то, как организовать работу по повышению стоимости бухгалтерских услуг.

Сравнение вашего предложения с альтернативными вариантами организации бухгалтерии клиентом, или почему ваше предложение самое выгодное?
Акцизы

Путин подписал закон о новых акцизах на игристые вина

С 1 мая акциз на игристое и российское шампанское составит 119 рублей за 1 литр.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Кадры

Нормы о молодых работниках и специалистах прописали в законе

Внесены изменений в федеральный закон «О молодежной политике в РФ».

Обновите карьеру к лету! Курсы по ВЭД, управленке, кадровому учету и бухгалтерии с нуля за 3 690 рублей!

Приведите знания в форму! Воспользуйтесь акцией и пройдите топовые онлайн-курсы «Клерка» по ВЭД, кадровому и управленческому учету за 3 690 рублей! Получите повышение и увеличьте свой доход с новыми навыками. Кроме этого, вы можете освоить профессию бухгалтера с нуля также за 3690 рублей.

Импорт

Параллельный импорт могут отправить на маркировку

Чтобы сократить долю контрафактной продукции на рынке, ФАС предлагает маркировать товары, которые поступили по параллельному импорту.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Распоряжение правом требования по субсидиарки. Способы распоряжения и сроки

❓Что происходит после того как закончились суды и контролирующих лиц привлекли к субсидиарной ответственности?

Есть ли на майских праздниках-2024 сокращенные рабочие дни

По ТК работаем на 1 час меньше, если за этим рабочим днем сразу идет нерабочий праздничный день. То есть государственный праздник.

☀️ Обновите карьеру к лету! Курсы по ВЭД, управленке, кадровому учету и бухгалтерии с нуля за 3 690 рублей!

Расширьте список ваших профессиональных навыков! Ведите кадровый и управленческий учет, сотрудничайте с компаниями, которые занимаются внешнеэкономическими сделками и выходите на новый уровень дохода! Сейчас вы можете приобрести онлайн-курс «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3 690 рублей и сделать первый шаг к карьере бухгалтера.

☀️ Обновите карьеру к лету! Курсы по ВЭД, управленке, кадровому учету и бухгалтерии с нуля за 3 690 рублей!
5
Зарплата

Зарплаты в вакансиях выросли почти на 13%

Предложения работодателей по зарплате обогнали ожидания соискателей. В среднем компании указывают в вакансиях вознаграждение в размере 64,2 тысячи рублей.

Несовершеннолетний исполнитель. Нюансы сотрудничества  

Привлекать к сотрудничеству несовершеннолетних лиц по гражданско-правовым договорам (ГПД) законодательно не запрещено. Но есть некоторые нюансы, которые нужно знать заказчику, прежде чем начинать сотрудничать с подростком. В частности, нужно получить согласие законных представителей и указать корректные формулировки в договоре.

Несовершеннолетний исполнитель. Нюансы сотрудничества  

С чего начать предпринимателю: учет и отчеты, которые нужно знать

Решили стать предпринимателем! Придумали бизнес-идею. Прикинули, сколько нужно денег через финансовое моделирование. Зарегистрировали компанию. Открыли в банке счет. Нашли первых клиентов. Закупили товар. И даже призадумались над маркетинговыми стратегиями, рекламой и набором персонала.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Кейс. Как автоматизаторы санаториев разобрались с финансами и избежали штрафов

Есть мнение, что «айтишники» способны сами решить все свои проблемы. Но это работает не всегда — бывают ситуации, когда определенные задачи лучше передать специалистам.

Кейс. Как автоматизаторы санаториев разобрались с финансами и избежали штрафов
Экспорт

Начинается отбор заявок на субсидии экспортерам

С 22 апреля стартует отбор заявок на компенсацию послепродажного обслуживания продукции за границей.

ВЭД

Что изменилось в валютном контроле в апреле 2024 года

Участники ВЭД с 1 апреля подают в банки меньше документов о сделках с иностранными контрагентами. Расчеты по внешнеторговым контрактам разрешили вести через другие уполномоченные банки, а не только в тех, где сделка стоит на учете.

Как зайти в реферальную программу «Клерка». Делюсь личным опытом

Если вы задумываетесь о том, как получить дополнительный доход, то этот пост для вас. Расскажу о реферальной программе «Клерка»: что это, как работает и почему такое сотрудничество приносит пользу. А еще на собственном примере покажу и расскажу, как зарабатывать на рекомендациях. Забирайте пошаговый алгоритм в закладки!

Как зайти в реферальную программу «Клерка». Делюсь личным опытом
2

🔥 Уже сегодня на тренинге научимся составлять идеальный договор с самозанятым!

Подготовьтесь к мониторингу Минтруда по самозанятым и проверьте договоры с СМЗ. Составьте идеальный договор с СМЗ чтобы уменьшить риски.

Коллекторам запретили заниматься долгами по ЖКХ

Коллекторов и других третьих лиц запретят привлекать для взимания с граждан долгов за жилищно-коммунальные услуги.

❗ Изменили правила заполнения уведомлений по ЕНП

Порядок заполнения ЕНП-уведомления и электронный формат этого документа обновили. Новые правила заработают со 2 мая. Впрочем, их применяют и сейчас.

1

Интересные материалы

Как открыть шашлычное кафе. Секреты начинающего предпринимателя

Шашлык — это одно из тех блюд, которые всегда пользуются популярностью у русских людей. Именно поэтому открытие шашлычной может стать отличным вариантом для старта собственного бизнеса в сфере общественного питания. Но как же правильно запустить свою шашлычную и добиться успеха?

3