Как перейти на ЭДО с контрагентами: практическое руководство

К тому же, большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не всегда заинтересованы подстраиваться под чей-то бумажный документооборот.

Давайте сразу условимся: ЭДО это не про «отправляем документы электронной почтой, а копии храним в архиве несколько лет».

Я обмениваюсь с контрагентами документами по e-mail – разве это не электронный документооборот?

Электронный документооборот — система, при которой вся работа с документами проходит в цифровом формате. Так большинство бизнес-процессов проходит удаленно, что значительно экономит время и деньги. 

В этой статье рассмотрим преимущества ЭДО над стандартным документооборотом и расскажем, как перейти на электронный документооборот. 

Главный плюс перехода на ЭДО — экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию.

Настоящий ЭДО дает гораздо больше возможностей бизнесу:

• Полная автоматизация документооборота

• Передача любых видов документов напрямую. Не нужно тратить время на поиск нужных документов

• Сводиться к минимуму риск ошибки из-за человеческого фактора: опечатка, не та печать и так далее

• Документы невозможно потерять или случайно испортить пролитым кофе. За сохранность отвечает облачный сервис.

• Защита от претензий, в том числе и судебных. ЭДО фиксирует все «ходы и выходы»: любые действия с документами, отправку, доставку, корректировку и другое

• Документы защищены от подделок квалифицированной ЭЦП

Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:

Теперь поговорим о том как правильно перейти на ЭДО с контрагентами:

Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:

• Определить список документов, которые подлежат переводу в электронный вид

• Определить сколько сотрудников работает с документами

• Зафиксировать процесс обработки документами и определить согласующих

• Назначить ответственных за подписание и отправку документов

Для выбора оператора ЭДО нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько критериев на которые стоит обратить внимание:

• Какого оператора ЭДО использует большинство ваших контрагентов

• Наличие роуминга. Он необходим, если часть ваших партнеров работают с другим сервисом

• Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации

• Стоимость

С электронными документами можно работать двумя способами.

Первый — с помощью сайта оператора ЭДО. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО — достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок достаточно простой:

1. Сотрудник загружает файл на сайт оператора ЭДО;

2. Документ проверяется ответственными;

3. Руководитель подписывает документ ЭЦП;

4. Документ отправляется контрагенту.

Для входящих документов процесс похожий — сотрудник периодически проверяет наличие новых документов, просит ответственных проверить эти документы, а руководителя их подписать, и затем вносит их в учетную систему.

Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно подписывать договоры, бухгалтерские документы по поступлениям и реализациям, подавать отчетность ФНС и другое. 

С использованием СЭД работа с документами выглядит очень просто:

• Электронные документы от поставщиков автоматически загружаются в СЭД

• Каждому документу СЭД автоматически формируется задание на обработку документа. Устанавливаются сроки и ответственные. Всегда есть информация о состоянии документа и ответственного

• После завершения обработки документ подписывается электронной подписью прямо в СЭД

• Подписанный документ автоматически отправляется контрагенту и в вашу учетную систему для формирования правок

Таким образом у СЭД значительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:

• Удаленный доступ нескольких пользователей к документам

• Функции автоматической постановки и контроля задач

• Распознавание бумажных документов. Так как на практике не все контрагенты готовы работать по ЭДО

• Контроль сроков обработки документов и т.п.

Что осталось сделать, чтобы полностью перейти ЭДО?

Перед переходом на ЭДО нужно предупредить об этом партнеров и контрагентов, чтобы полноценно обмениваться документами. При этом необязательно, чтобы у вас и вашего контрагента был один и тот же оператор.

Оставить заявку

Реклама: ООО «Энсол софт», ИНН: 7723410700, erid: LjN8KYKcL