ЭДО

Как перейти на ЭДО с контрагентами: практическое руководство

ЭДО за последние несколько лет стал маст-хэвом для успешных компаний. Безбумажный документооборот экономит бюджет организации на расходники: бумагу, картриджи, канцелярию, делает взаимодействие с контрагентами быстрым и безопасным.
Как перейти на ЭДО с контрагентами: практическое руководство

К тому же, большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не всегда заинтересованы подстраиваться под чей-то бумажный документооборот.

Давайте сразу условимся: ЭДО это не про «отправляем документы электронной почтой, а копии храним в архиве несколько лет».

Я обмениваюсь с контрагентами документами по e-mail – разве это не электронный документооборот?

Электронный документооборот — система, при которой вся работа с документами проходит в цифровом формате. Так большинство бизнес-процессов проходит удаленно, что значительно экономит время и деньги. 

В этой статье рассмотрим преимущества ЭДО над стандартным документооборотом и расскажем, как перейти на электронный документооборот. 

Главный плюс перехода на ЭДО — экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию.

Настоящий ЭДО дает гораздо больше возможностей бизнесу:

  • Полная автоматизация документооборота

  • Передача любых видов документов напрямую. Не нужно тратить время на поиск нужных документов

  • Сводиться к минимуму риск ошибки из-за человеческого фактора: опечатка, не та печать и так далее

  • Документы невозможно потерять или случайно испортить пролитым кофе. За сохранность отвечает облачный сервис.

  • Защита от претензий, в том числе и судебных. ЭДО фиксирует все «ходы и выходы»: любые действия с документами, отправку, доставку, корректировку и другое

  • Документы защищены от подделок квалифицированной ЭЦП

Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:

Показатель

ЭДО

Бумага

Стоимость

Прием документов — бесплатно, стоимость отправки зависит от оператора, обычно 5 — 9 рублей.

Для создания документов требуется бумага — в среднем, 1,5 рубля за лист формата А4. Отправка документов по почте — 50-100 рублей. Отправка курьерской службой — от 200 до 400 рублей (стоимость зависит от населенного пункта и конечного назначения).

Хранение

Хранение документов практически бесплатно.

Для бумажного архива требуется отдельное место в офисе или аренда помещения.

Сроки обработки и доставки

Сильно сокращается время на обработку и ввод документов в учетную систему.

Требуется вручную “вбивать” все документы или пользоваться дорогостоящим распознаванием.

Сроки доставки

Доставка документа происходит мгновенно

Срок зависит от пункта назначения. При этом документ еще должен попасть нужному сотруднику.

Теперь поговорим о том как правильно перейти на ЭДО с контрагентами:

Шаг 1: Строим схему документооборота

Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:

  • Определить список документов, которые подлежат переводу в электронный вид

  • Определить сколько сотрудников работает с документами

  • Зафиксировать процесс обработки документами и определить согласующих

  • Назначить ответственных за подписание и отправку документов

Шаг 2: Выбираем оператора ЭДО

Для выбора оператора ЭДО нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько критериев на которые стоит обратить внимание:

  • Какого оператора ЭДО использует большинство ваших контрагентов

  • Наличие роуминга. Он необходим, если часть ваших партнеров работают с другим сервисом

  • Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации

  • Стоимость

Шаг 3: Выбираем техническое решение

С электронными документами можно работать двумя способами.

Первый — с помощью сайта оператора ЭДО. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО — достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок достаточно простой:

  1. Сотрудник загружает файл на сайт оператора ЭДО;

  2. Документ проверяется ответственными;

  3. Руководитель подписывает документ ЭЦП;

  4. Документ отправляется контрагенту.

Для входящих документов процесс похожий — сотрудник периодически проверяет наличие новых документов, просит ответственных проверить эти документы, а руководителя их подписать, и затем вносит их в учетную систему.

Другой вариант — собственная СЭД. Компания покупает систему электронного документооборота, которая интегрируется с учетной системой и оператором ЭДО. СЭД позволяет работать одновременно со внешними и внутренними пользователями и полностью автоматизирует работу с документами. 

Шаг 4: Получаем электронную подпись

Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно подписывать договоры, бухгалтерские документы по поступлениям и реализациям, подавать отчетность ФНС и другое. 

С использованием СЭД работа с документами выглядит очень просто:

  • Электронные документы от поставщиков автоматически загружаются в СЭД

  • Каждому документу СЭД автоматически формируется задание на обработку документа. Устанавливаются сроки и ответственные. Всегда есть информация о состоянии документа и ответственного

  • После завершения обработки документ подписывается электронной подписью прямо в СЭД

  • Подписанный документ автоматически отправляется контрагенту и в вашу учетную систему для формирования правок

Таким образом у СЭД значительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:

  • Удаленный доступ нескольких пользователей к документам

  • Функции автоматической постановки и контроля задач

  • Распознавание бумажных документов. Так как на практике не все контрагенты готовы работать по ЭДО

  • Контроль сроков обработки документов и т.п.

Что осталось сделать, чтобы полностью перейти ЭДО?

Перед переходом на ЭДО нужно предупредить об этом партнеров и контрагентов, чтобы полноценно обмениваться документами. При этом необязательно, чтобы у вас и вашего контрагента был один и тот же оператор.

Переход на ЭДО с контрагентами — одно из лучших решений, которое сделает работу вашей компании эффективнее. Этот процесс таит много нюансов. Команда EnDocs более 10 лет занимается автоматизацией электронного документооборота. Среди наших клиентов: Яндекс, Royal Canin, СТС и другие. На бесплатной консультации мы рассказываем, как эффективно наладить ЭДО с контрагентами именно в вашем бизнесе. 

Оставить заявку

Реклама: ООО «Энсол софт», ИНН: 7723410700, erid: LjN8KYKcL

Начать дискуссию

Кабмин будет развивать институт «цифровых атташе»

Мишустин указал на необходимость развития института «цифровых атташе» для продвижения российского программного обеспечения и софта за рубеж.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

☀️😎 Лето ближе ― цены ниже! До понедельника еще ниже суперцены на топовые курсы «Клерка»

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

Для пострадавшего от стихии бизнеса снизили ставки по УСН

На 2024 год для организаций и ИП из Оренбургской области установили льготные ставки по УСН: 1% на объекте «доходы» и 5% на объекте «доходы минус расходы».

Лучшие спикеры, новый каждый день

Спецрежимников хотят сделать плательщиками НДС

На заседании по совершенствованию налогового законодательства предложили наделить бизнес статусом плательщика НДС начиная с 30 млн рублей годовой выручки.

Какие бывают риски отмывания доходов и их признаки

Финансовые и коммерческие организации сталкиваются с жесткими требованиями, в том числе по антиотмывочному закону. Чтобы работать без претензий, надо следить за изменениями в законодательстве, конъюнктуре рынка и структуре клиентской базы.

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа

Сегодня Bitcoin, Ethereum, Tether и другая крипта свободно торгуется в России, и ее можно покупать не только по безналу, но и за наличные рубли. Из всех существующих способов обмена можно выделить два наиболее удобных. Это специализированные обменные сервисы и криптоматы. Рассмотрим их особенности, преимущества и недостатки, и разберемся, как проще и безопаснее покупать криптовалюту в рублях!

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Путин дал добро на компенсацию ущерба за счет американских активов

Президент дал возможность пострадавшим обращаться в суд, если власти США необоснованно лишили их прав на имущество.

1

Косметические лосьоны, тоники, душистые воды предложили маркировать

Законодатели предложили ввести обязательную маркировку спиртосодержащей непищевой продукции, если доля спирта в ней превышает 10%.

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

«Когда-нибудь Газпром встанет с колен и отрастёт» — очень часто можно услышать такое мнение, несмотря на то, что акции Газпрома продолжают пикировать вниз. Но стоит вспомнить и о том, что даже исторически акции Газпрома в минусе. Продолжаю серию дивидендных разборов, и сегодня наш клиент — Народное Достояние.

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа

Сняли второй эпизод проекта «ТоТ еще разговор»

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа
8
НК РФ

Донастройка налоговой системы должна сделать ее более справедливой и к гражданам, и к бизнесу, и к регионам

Заместитель председателя Совета Федерации Николай Журавлев заявил, что донастройка налоговой системы должна учитывать задачи развития регионов РФ.

Утвердили рекомендации, посвященные вопросам совершенствования налогового законодательства

Повышение НДФЛ, налога на прибыль, обложение УСН с оборотом более 60 млн.руб. в год НДС и другие изменения в НК РФ. Обзор для бухгалтера.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

У стран СНГ будет свой Налоговый кодекс

Страны СНГ накопили уникальный опыт в сфере разработки национальных налоговых кодексов, заявили в Совете Федерации.

Экономика России

700 км федеральных трасс реконструируют и построят в этом году

Почти 700 км федеральных трасс реконструируют и построят по нацпроекту «Безопасные качественные дороги» в 2024 году.

Майский микро-аванс, шестичасовая рабочая пятница для женщин, споры вокруг НДФЛ и День кадровика: дайджест самого интересного 📢«Ночной бухгалтер» № 1689

Собрали самое интересное за сегодняшний день: праздник у работников кадровой службы, повышение ставок НДФЛ, сокращенная пятница женщинам и жалобы сотрудников на скромный майский аванс. Вас также ждут тесты, мозгонапрягатель, мемы на мотивы картин великих художников и разные полезности для бухгалтера.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Кредитование

Банкам и МФО запретили выдавать кредиты клиентам с долговой нагрузкой выше 80%

Центробанк установил новые ограничения для кредитования заемщиков с высокой долговой нагрузкой.

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!
2
Инвестиции

Инвесторы подали больше миллиона заявок на разблокировку активов

Инвестиционная палата разделит полученные иностранные ценные бумаги на лоты и предложит их зарубежным инвесторам.

Бесплатно с

Отчет о зарубежных счетах в 2024 году: о чем сообщать, кому и когда

Налоговые и валютные резиденты России, имеющие счета за рубежом, обязаны отчитываться перед налоговиками. Рассказываем, как это делается правильно и что будет, если ошибиться. 

Отчет о зарубежных счетах в 2024 году: о чем сообщать, кому и когда

Интересные материалы

Проверки

Для частных вузов, школ и детсадов отменили плановые проверки: что вместо них

Правительство отменило проверки в учебных заведениях, чья деятельность является высокорисковой, в пользу их замены профилактическими мероприятиями.