Автоматизация документооборота в компании и на предприятии: шаги по внедрению СЭД

Согласно аналитическому порталу TAdviser, российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем продолжает расти стабильно в 2021-2022 годах: по итогам 2021 года объем рынка вырос на 10% и достиг отметки в 64,2 млрд рублей. 

Например, в 2022 году наибольшее влияние на российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем оказало усиление фактора импортозамещения из-за ухода из России иностранных вендоров и продолжение курса государства на цифровизацию экономики. 

Коммерческие компании видят в СЭД возможность повысить эффективность и прибыльность работы, а для государственных учреждений они представляют собой эффективное решение для оптимизации информационных потоков и работы с обращениями граждан.

Хотя создание офисных документов в цифровом формате является стандартом для большинства компаний, процессы обмена информацией часто не идеальны, и сотрудники вынуждены распечатывать документы и передавать их в «физическом» виде, что отнимает время и усилия.

Внедрение эффективной системы управления информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования может решить эту проблему. Комплексная автоматизация деятельности компании с использованием грамотно организованной СЭД позволит значительно повысить эффективность бизнес-процессов.

Информация о структуре и компонентах СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД) были созданы для автоматизации традиционной бумажной работы, но сегодня они являются многофункциональными и комплексными продуктами.

В функциональные возможности СЭД входят:

• Создание и передача внутрифирменных документов в электронном виде;

• Обработка входящей корреспонденции и нормативных документов;

• Упрощение контроля за документопотоком;

• Эффективное управление партнерскими и клиентскими отношениями.

С помощью СЭД компания может работать со всеми документами в электронном формате, включая любую информацию, сохраненную или переданную на ПК. Каждый документ должен быть снабжен атрибутами и идентифицироваться на своей «карточке».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура системы электронного документооборота (СЭД) доказала свою эффективность и удобство для предприятий и учреждений любого размера.

Расширение сферы применения электронных подписей и повышенное внимание к вопросам безопасности информации также способствуют развитию систем СЭД. Качественные и продуманные программы могут эффективно решать эти вопросы.

Современная система документооборота имеет множество преимуществ:

• Обеспечение прозрачности документопотока и всех бизнес-процессов компании, так как все действия и перемещения документов можно отследить и контролировать;

• Повышение дисциплины труда и исполнения задач благодаря прозрачности системы, что позволяет удобно фиксировать результаты и факты откликов на требования;

• Сокращение временных затрат на каждодневный рутинный труд, так как не нужно долго искать, согласовывать бумаги, и оборот их ускоряется;

• Обеспечение защиты информации от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;

• Система основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO, и легко внедряется среди сотрудников, при условии грамотно организованной системы обучения персонала.

В конечном итоге, система СЭД дает предприятию конкурентные преимущества и помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру, — Максим Соин, директор по развитию EnDocs.

Кроме того, система электронного документооборота (СЭД) включает в себя управление нормативными регистрами, и ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и законодательная база для СЭД

В Российской Федерации существует небольшое количество конкретных стандартов и законов, которые регулируют использование электронных бизнес-систем, включая СЭД. При создании СЭД разработчики ориентируются на разнообразные нормативные документы, которые применяются для «классического» делопроизводства. 

Среди нормативных актов, которые имеют основное значение, можно выделить:

• Федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и другие;

• Отраслевые правила и требования, такие как приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста, Минфина и других государственных органов;

• Постановления федеральных и региональных правительств;

• Стандарты и ГОСТы, которые регулируют делопроизводство, архивы, системы распорядительной документации, например, Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила имеют рекомендательный характер. Из-за этого разработчики стараются сделать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой.

Кроме того, необходимо учитывать постоянно меняющиеся требования к работе с электронными подписями, поскольку это критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота.

Функциональные возможности СЭД EnDocs

Сегодня задачи системы электронного документооборота выходят далеко за контур «классического делопроизводства», и это повышает требования к базовой функциональности СЭД.

Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможность организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании.

Для эффективного функционирования системы необходимо упорядочить электронный обмен информацией между иерархическими уровнями и грамотно внедрить ее на реальном предприятии.

К функциональным возможностям СЭД EnDocs относятся:

1. Автоматизация процесса управления договорами.

Договорной документооборот с EnDocs – это:

• Быстрая подготовка договоров;

• Управляемое и оперативное согласование;

• Надежное хранение и легкий поиск документов.

2. Согласование и оплата счетов в короткие сроки.

Согласование и оплата счетов с EnDocs – это:

• Единый реестр;

• Быстрый ввод;

• Согласование;

• Интеграция с 1С;

• Платежный календарь и отчеты;

• Уведомления.

3. Электронный архив для хранения и упорядочивания документов.

Электронный архив с EnDocs – это:

• Безопасное хранение документов;

• Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам без лишних усилий;

• Удобный поиск документов для сверки с контрагентами.

4. Цифровая бухгалтерия для автоматизации процессов обработки и идеальный инструмент для организации бухгалтерского ОЦО.

Цифровая бухгалтерия с EnDocs – это:

• Поступление документов;

• Проверка и согласование;

• Подписание;

• Учетная система;

• Электронный архив.

5. Кадровый ЭДО (КЭДО) для упрощения коммуникации с сотрудниками и ускорения подписания документов.

Кадровый ЭДО с EnDocs – это:

• Бесшовная загрузка документов и данных;

• Прием сотрудников онлайн;

• Выпуск ЭЦП онлайн;

• Статус документов в онлайн;

• Сложные маршруты согласования и подписания;

• Уведомления;

• Доступ с любого устройства и удобный личный кабинет;

• Интеграция с 1С ЗУП;

• Работа со всеми типами работников;

• Электронный архив документов.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

EnDocs предоставляет современные сервисы электронного документооборота, которые позволяют эффективно организовать и поддерживать работу с документами. Разработчик предлагает комплексный подход, который включает в себя не только программный продукт, но также весь спектр услуг по внедрению, обучению и сервисному обслуживанию СЭД.

Для успешного внедрения СЭД в организации необходимо провести ряд этапов:

• Сначала необходимо изучить текущую ситуацию в компании и разработать план внедрения.

• Затем необходимо адаптировать СЭД к реальным мощностям компании.

• После этого производится тестирование работоспособности настроенного продукта.

• Обучение руководства и персонала может быть проведено как методом "шоковой терапии", так и постепенно.

• Далее происходит эксплуатация и корректировки процесса работы, масштабирование и решение текущих задач.

Эффективность системы документооборота необходимо оценивать не только с точки зрения бизнеса, но и с учетом затрат на ее внедрение. Для этой цели можно использовать методики расчета возврата инвестиций в IT-проекты и нематериальные активы.

Необходимо также учитывать эффект от привлечения сторонних экспертов и возможность дальнейшей прибыльности. Однако, традиционные методики оценки могут быть недостаточно точными, так как они уделяют внимание только затратам на внедрение, не учитывая преимущества оптимизации работы отделов, ускорения обработки документов и упрощения принятия оперативных решений.

В дополнение к общему функционалу, компания EnDocs предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего документооборота, договорного документооборота, электронного архива, хранения контента, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Реклама: ООО «Энсол софт», ИНН: 7723410700, erid: LjN8KawtN