Клерк.Ру

Остаться в живых: как занести первичку в 1С, не потратив на это выходные и праздники

1465

Ждете праздников? Наверняка! Но не все бухгалтеры будут проводить все время с семьей, друзьями или за просмотром любимых фильмов. Длинные новогодние каникулы точно не для них. Если взглянуть на налоговый календарь января, то окажется, что там много дней «Ч», которые отмечают крайние сроки сдачи тех или иных отчетов. Пару лет назад «Клерк» проводил опрос, который показал — 45% бухгалтеров работали в период праздников. Сомневаемся, что цифры значительно изменились, а если и так, то, скорее всего, стали даже выше.

Что происходит в бухгалтерии в январе

СЗВ-ТД, СЗВ-М, различные заявления в ФНС (о слете с УСН, о выборе ответственного обособленного подразделения для НДФЛ и т.д.) и уплата страховых взносов — вот что можно увидеть в календаре до 15 января, т.е. буквально после самых праздников. Бухгалтеров на ОСНО поджимают сроки по НДС за 4 квартал — журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно отправить до 20 января, декларацию — до 25 января 2021 года.

Но чтобы сдать декларацию, нужно ее сначала сформировать на основании первички, а по НДС, особенно к концу года, подтверждающие документы поступают ну очень неохотно. Это в идеальном мире все документы попадают в бухгалтерию вовремя, а в программу грузятся нажатием одной кнопки. В том ли мире мы живем?

Кроме того, бухгалтер не только занимается первичкой и отчетами. Он еще выполняет какие-то срочные поручения директора («Лена, бросай все, это нужно сделать сейчас!»), отвечает на звонки, запросы налоговой. После праздников могут ждать и сюрпризы, например, внезапные блокировки счетов.

Непосредственные обязанности уходят на второй план, но их тоже надо когда-то выполнять. Вот и приходится оставаться в выходные. Много ли вам, дорогие бухгалтеры, доплачивают за такую самоотверженность?

Кому особенно не повезло

Еще веселее приходится тем, кто работает с организациями и ИП на УСН «доходы минус расходы». Часто, пользуясь тем, что декларация по УСН подается раз в год, предприниматели только платят авансовые платежи, исходя из посыла «и так сойдет», не ориентируясь на реальные цифры. Ведь наказание за неуплату — всего лишь пени. Недоплату авансовых платежей по УСН называют еще самым выгодным государственным кредитом.

И вот год кончается и такой предприниматель является к вам с целыми папками или коробками документов — все их нужно рассортировать, занести в программу и провести, а потом создать книгу учета доходов и расходов (КУДиР). А чо такого! Ведь до сдачи декларации еще несколько месяцев — срок 31 марта для организаций и 30 апреля для ИП. Куча времени!

Так, конечно, думает только сам предприниматель. У бухгалтера-то он не единственный! И хорошо, если документы донесут сразу в начале года, а то могут и за неделю до конца срока выгрузить — на вот тебе, разбирайся.

Чтобы бухгалтер мог спокойно отдыхать и в праздники, и в свои законные выходные дни, мы придумали сервис, который способен справиться даже с большим объемом первички за считанные часы. Вот смотрите:

  • Сканируйте или сфотографируйте документы сами или поручите это кому-нибудь другому (секретарю, например, хватит строить глазки менеджерам);
  • Отправляйте документы нашему умному роботу в приложении или перешлите их по Email;
  • Отдыхайте. Да, вот прямо так — можете ленту Вконтакте полистать, с коллегами пообщаться, сходить на обед или разобрать ящики стола, которые давно просят о помощи;
  • Через пару часов вы получите уведомление о том, что документы обработаны и сохранены в 1С.
  • Проверяйте! Сначала вы будете недоверчиво открывать каждый документ и перепроверять проводки, потом свыкнетесь с мыслью, что все хорошо.

Как стало возможным освобождение бухгалтера от надоевшей рутины?

Наши роботы работают с напарниками — людьми, они не просто распознают документы, бездумно подгружая их в 1С, они понимают в бухучете, но если сталкиваются с чем-то непонятным или сомневаются — позовут оператора и тот научит робота правильному действию или сделает все вручную.

Это все равно, как если бы у вас работал бухгалтер-стажер с дипломом отличника. Он работает самостоятельно и только иногда уточняет — правильно ли понял особенности учета в вашей компании.

Чем мы особенно гордимся, так это работа наших роботов с такими сложными документами, как чеки. По статистике — это самые нелюбимые бухгалтерами документы: их много, в них обычно куча позиций, часть вообще не относится к работе, покупки происходят в разных местах, у разных поставщиков, в результате создается вагон «разовой» номенклатуры, которую и вводить-то руками жалко.

С КНАП не придется ужасаться очередному «а это вам» от директора. Можете смело перефоткать чеки и отправить их нам.

Как КНАП понимает что делать с документами в 1С?

Из каждого документа роботы извлекают важные реквизиты:

  • данные контрагента;
  • номер и дату документа;
  • номенклатуру и т.д.

Распознают они и информацию, приписанную от руки. Причем роботы используют данные из двух источников: из скана документа и из базы 1С. Они ориентируются в истории проводок и предлагают варианты автоматического проведения. Если необходимо — роботу можно запретить делать проводки или обучить новой стратегии.

Кроме того, что документы будут проведены в программе, они попадут в электронный архив. В архив можно перейти прямо из 1С, в нем удобно искать документы, делать выгрузку и сохранять файлы. Каждый файл сохраняется в формат PDF, его имя содержит: название контрагента, номер, дату, сумму и НДС.

Робот не станет учитывать дубли документов — даже если вы ошиблись и дважды отправили нам одни и те же файлы, платить за их обработку не потребуется, вы оплатите только те документы, которые были фактически заведены в 1С.

Но лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому мы предлагаем подключиться к КНАП и 100 документов в первый месяц заведем вам в программу совершенно бесплатно! Это чтобы вы в нас сразу влюбились)

Обратите внимание! Если вы храните бухгалтерские базы в нашем 1С:Фреш — все работы по сопровождению, обновлению и архивировании входят в стоимость доступа (750 рублей за один одновременный доступ и 10 баз, за каждую дополнительную базу — 50 рублей). Мы также помогаем в сложных ситуациях и организуем создание нужных обработок в 1С.

Мы уже освободили от борьбы с первичкой 125 бухгалтеров. За ноябрь 2020 года обработали более 90 тысяч сканов документов, а за все время работы сервиса — более 5 миллионов!

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, и аудитория «Клерка» о вас узнает
Создать блог