Марина — руководитель и владелец Центра содействия бизнесу — 13 лет доказывает, что бухгалтерский бизнес может быть успешным. Она старается упростить и ускорить в нем все, что только возможно. Смогла начать экономить по 28,5 тысяч в месяц и пересмотрела планы на расширение. И это в то время, когда все вокруг говорят о трудностях и задумываются о закрытии. Хотите узнать в чем секрет? Тогда читайте дальше.
Когда хочешь расшириться, но обстоятельства против
Те, кто хоть раз пытался начать свое дело, знают как это непросто и что 13 лет — это приличный срок для аутсорсинговой компании. Сейчас в компании ООО «Центр содействия бизнесу», которое находится в Калужской области (кому любопытно — ИНН 4007014426) — 16 сотрудников, из которых — 3 первичника. За каждым из них закреплено не по одному десятку компаний и ИП.
Кроме того, есть еще ведущие бухгалтеры, которые заняты общением с клиентами и решением задач, связанных с налоговыми, ПФР и прочими ведомствами. Они сводят воедино данные и формируют отчетность. А еще здесь трудятся — кадровик, зарплатный бухгалтер, налоговый консультант и другие специалисты.
Но главные конечно — это сами клиенты. Всего их более ста — организации, предприниматели, НКО, МУПы, а виды деятельности устанешь перечислять. Тут все — от автомастерских до ломбардов. Нет только бюджетников — слишком они проблемные.
По каждому заказчику ведется полный учет — о первички и до сдачи деклараций и расчетов. Только несколько компаний, более крупных, у которых свой штат менеджеров, отвечающих за реализацию, сами выписывают накладные и акты. С ними у Центра симбиоз — первичка выгружается из базы клиента.
Заметим, что работает компания Марины без сайта (хотя, казалось бы, как без него сейчас?). Находят ее по рекомендациям, но до недавнего времени вопрос с расширением клиентской базы не рассматривался. Причин тому несколько:
- Центр работает по принципу «ваш бухгалтер», т.е. фактически заменяет штатного специалиста, это объемный труд и ответственность. Чтобы взять на обслуживание дополнительного клиента надо или перегрузить штатных сотрудников, а значит увеличить риск ошибок, не говоря уже о переработках, либо нанять еще работников. Не всегда это выгодно.
Объем документов по каждому заказчику сильно варьируется — от 10-20 до 800 документов в месяц. Обработка (ввод в программу) таких объемов первички отнимает практически 50% времени бухгалтеров в аутсорсинге.
- Клиенты не всегда готовы подключать ЭДО, с которым сейчас активно работает Марина и ее компания. Несмотря на очевидные преимущества, многие ИП и небольшие организации отказываются от электронного документооборота. Есть даже такие руководители (старой закалки), кто крепко придерживается мнения — если не подписана бумажка, то что-то не так, они сильно не доверяют «электронке».
«Любимый способ отправки документов у клиентов сейчас — мессенджеры. Особенно почему-то популярны фото в WhatsApp. Еще присылают сканы на e-mail. Иногда даже Почтой России отправляют. И самая большая проблема — сбор первички и ее ненадлежащее качество. Порой думаешь — и где эта накладная побывала?», — комментирует Марина.
В результате брать новых клиентов:
а) невыгодно и трудоемко;
б) сложно из-за неотлаженности документооборота.
Поэтому приходилось отказывать заказчикам.
Перегружены первичкой? КНАП готов побыть вашим помощником — распознать и рассортировать документы, внести их в 1С, создать электронный архив. Для сервиса не требуется разбирать документы или переживать за их внешний вид — мы справимся с трудностями и не пропустим дубли.
Откуда ноги растут?
В аутсорсинге всегда хватает проблем, особенно с первичкой:
- Бывает так, что документы клиент собрал, а передать забыл — положил в стол, оставил в машине, сумке или еще где-то, но уверен, что «все отдал». В Центре ничего не пропадает, но доказывать это бывает непросто.
- Сейчас очень много поставщиков-ИП, которые категорически отказываются от перехода на ЭДО, хотя объемы первички у них приличные. Приходится выписывать документы, распечатывать их и передавать заказчику «вживую».
Даже если сам клиент приветствует автоматизацию, к ней могут быть не готовы его контрагенты и тогда приходится принимать их правила игры.
- Большой объем первички вводить в 1С долго и раньше компания Марины пользовалась сервисом распознавания документов, в котором были проблемы... с распознаванием. В результате вместо оптимизации то же время уходило на поиск и исправление нелепых ошибок.
- Человеческий фактор никто не отменял — бухгалтеры могли внести какие-то документы дважды или что-то пропустить.
- Новые сотрудники испытывали сложности с обучением. Хотя в компании разработаны и четко расписаны регламенты бизнес-процессов и инструкции, но молодежь, как оказалось, совершенно не умеет их читать. Сама Марина и ее ведущие бухгалтеры тратили свое время на наставничество, буквально сидя плечом к плечу с учениками.
Переломный момент и подсчет экономии
«3 месяца назад я проходила курсы по обучению работы с Битрикс24, там организовали группу „Клуб руководителей аутсорсинга“, в которую я вступила. Одним из ее участников оказался Андрей (прим. — основатель сервисов Кнопка и КНАП), который предложил воспользоваться сервисом КНАП. Пока все бурно обсуждали предложение, я им воспользовалась», — говорит Марина.
За эти 3 месяца Центр буквально выдохнул. Вот как эти перемены комментирует Марина:
- Мы работаем в облачной 1С и пользуемся сервисом 42Cloud. Оказалось, что он и КНАП — партнеры. За пару дней специалисты подключили и настроили работу с тремя нашими подопечными компаниями — мы проверили сервис, я сама лично убедилась, как все работает.
- Через 3 дня спецы КНАП и 42Cloud уже сообщили, что к сервису подключены почти все наши клиенты. Три компании не удалось подключить — КНАП пока не поддерживает 1С: Комплексная автоматизация.
- Две недели мы сканировали первичку и загружали ее в сервис. Теперь это все, что нам надо делать. Мы и раньше занимались сканированием, чтобы прикрепить электронные копии к документу в 1С, а теперь мы просто одним кликом отправляем их в КНАП.
- Дальше уже шли по накатанной — большая часть первички и так поступала к нам в виде фото или сканов, просто теперь ее обработка стала не нашей головной болью.
Посчитала, сколько сэкономили с сервисом.
Один мой первичник получает 35000 рублей. Это белый заработок, с него еще уплачиваются взносы, примерно — 10,5 тысяч. Т.е. расход на одного сотрудника где-то 45,5 тысяч.
У нас до внедрения КНАП работало 4 человека на первичке, осталось трое, т.к. всю первичку за сотню компаний сейчас обрабатывает и вводит в 1С сервис — за 17000 в месяц. Отпала нужда в четвертом сотруднике.
Итого:
- Тратили на работника — 45,5 тысяч в месяц.
- Тратим на КНАП сейчас — 17000 рублей в месяц.
45,5 — 17 = 28,5 тысяч рублей экономии в месяц.
Но дело не только в деньгах. У работников освободилось время, они на 50% разгружены и занимаются спокойно другими задачами, например, архивированием.
Ведущие бухгалтеры могут сосредоточиться на решениях важных проблем заказчиков, например, связанных с проверками.
Я, как руководитель, вижу, что мы можем брать на обслуживание еще 10-12 компаний, при этом мои работники не будут перегружены, а ведь раньше двигаться было некуда.
«Когда меня спрашивают, как я отношусь к автоматизации, отвечаю — руками и ногами голосую „за“, за ней будущее.
Меня в компании сотрудники зовут оптимизатором — прежде чем что-то сделать, я сразу ищу, как это можно упростить, ускорить, автоматизировать, исключив человеческий фактор.
Когда ведешь одну компанию или две, можно что-то делать руками, а когда у первичника 30 компаний со своими проблемами, особенностями налогообложения, с директором и его тараканами — это многозадачность. Если держать все в голове и работать вручную, будет огромное количество ошибок.»
Кстати, на стоимости обслуживания клиентов автоматизация никак не сказалась. По словам Марины они вообще не заметили каких-то перемен. Пересылают документы так, как им удобно. Поэтому, если у вас клиенты неохотно принимают перемены, КНАП — это как раз тот вариант, который устроит всех.
Попробуйте сервис бесплатно прямо сейчас или оставьте заявку на сайте. Проведем сами интеграцию с вашей 1С и обучим сотрудников — тоже бесплатно.
Освободитесь от первички!
Решайте важные задачи вместо рутины. Сотни бухгалтеров и аутсорсеров уже доверяют нам свой учет
Попробуйте сервис бесплатно!
Оставьте нам ваши контакты ниже, мы расскажем как получить бесплатный доступ:
Комментарии
1Марина круто переплатила) а осталось то чуть-чуть подождать и ЭДО выдавить этот лохотрон