10 проблем с первичкой, которые бесят бухгалтеров

Находясь в точке закипания любой член Великого Бухгалтерского Братства (сестричества?) поведает, что первичка – корень зла (после сотрудников, налоговой и т.д.). Если бы не она, жизнь была бы проще и радужнее. И кто придумал, что именно эти бумажки лежат в основе любой хозяйственной операции? Особенно бесит, что...
1,7 тыс. 437
10 проблем с первичкой, которые бесят бухгалтеров

Находясь в точке закипания любой член Великого Бухгалтерского Братства (сестричества?) поведает, что первичка — корень зла (после сотрудников, налоговой и т.д.). Если бы не она, жизнь была бы проще и радужнее. И кто придумал, что именно эти бумажки лежат в основе любой хозяйственной операции? Особенно бесит, что...

Первичка постоянно теряется

Гадкое свойство любой первички — теряться. Из рюкзака курьера, электронной почты и даже — о ужас, — наших собственных рабочих столов. Понятно, что рецепт от этой напасти имеется — сканировать, копировать и сохранять, причем лучше в разных местах. Действенное средство, хотя и отнимает массу времени.

Только копии, как говорится, к делу не пришьешь. Так что придется поставщиков доставать и в пятый раз попросить продублировать «ту самую» накладную. А там, на том конце провода, такой же замученный бухгалтер.

А еще выцветает, стирается, теряет читабельность

С введением ЭДО и онлайн-касс эта проблема стала менее насущной, все-таки появилась возможность изыскать электронную версию поблекшего от времени документа. Но и сейчас важный чек, пережив все мытарства по карманам беспечного директора, командировочного и иже с ними, с дьявольским облегчением «теряет» нанесенную информацию, а то и читабельность целиком, прямо-таки выводя из себя!

А эти сказочные узоры из следов автошин или кружочки от кофейной чашки? Порой за ними и не разобрать, что именно написано в документе. Некоторые умельцы даже обгоревшие чеки приносят (прикуривают от них, что ли?).

А бухгалтеру все это разглядывать под лупой и телепатически догадываться: «какая там дальше буква-то?».

Подкидывает сюрпризы

В запарке, когда надо быстро и безошибочно разобраться с валом первички, иной раз и опытный бухгалтер не сразу поймет, что в каком-то документе не хватает страницы или подчиненный вбил не все данные с чека к авансовому отчету.

Эта засада всплывет, конечно, не сразу, а попозже, когда уже радуешься, что «все сошлось».

А ситуации, когда дорогая, как Порш Кайен, система распознавания совершенно не понимает, что консалтинговая фирма предоставляет не «удобрения», а «возражения»? Держите меня семеро.

КНАП берет на себя всю обработку — от сортировки фото и сканов до проводок в «1С». Вам больше не придется обрабатывать каждый документ, проверять каждую строку и с лупой разглядывать цифры и буквы. Мы справимся даже со сложными для распознавания документами. Освободите время и голову для по-настоящему важных дел!

С ней нужны делегирование и тотальный контроль

Предположим, вырос объем, и руководство щедро выделило финансы на первичника. Это хорошо, ведь теперь у нас есть тот, в обязанности которого входит в т.ч. и контроль результата. Можно довериться человеку и спать спокойно? Как бы ни так. Проверять, перепроверять и еще раз перепроверять. С учетом того, сколько документов «стандартный» первичник заводит за месяц — около 500, — и сколько делает ошибок (не поддается учету), возникает серьезное подозрение, что дешевле и проще заводить самой (забыв о сне, отдыхе, детях и т.п.)

Вот бы программу, которая сама распознает, заведет в 1С и проверит все.

Те, кто работает с КНАП не мечтают, они уже так работают. Смотрите как все просто:

Постоянно повторяешь «Да где эта бумажка?!»

Тяжкое наследие бумажного документооборота. Увы, информация как на бумаге, так и в электронном виде по-прежнему не умеет сортироваться сама. И лезть под руку тогда, когда ты ее ищешь, тоже не умеет. Вот и сидишь, сортируя весь этот «мусор», который и выкинуть нельзя — поскольку обязательно в один прекрасный день выяснится, что он был позарез нужен, и теряешь время на поиски. А если еще не сама создавала систему сортировки, а другой сотрудник, который «так видит»?!

Нужен экскаватор, чтобы все разгрести

Сотрудники, не имеющие отношения к учету, порой искренне полагают себя родственниками самосвала, чья задача — приехал-вывалил-отвалил. Нет, конечно, это куда лучше, чем ничего. Однако после визита десятки таких «самосвалов» наши столы — не столы, а помойки.

Ровным слоем — нужное, ненужное, условно нужное и совсем никчемное. А ведь на начальном этапе необходимо повозиться со всем. Редким Макаренко от бухгалтерии удается выдрессировать сотрудников так, чтобы они ценили чужое время не меньше своего.

Надо отслеживать дубли документов (и не только)

Многочисленные дубли — еще одна штука, которую переносишь молча, скрипя зубами. Потому что все-таки несколько одинаковых документов — это лучше, чем ни одного. Сначала дисциплинированный поставщик шлет скан по е-мейлу, потом отправляет оригинал традиционной почтой, а то и один и тот же скан разными пакетами. Давно пора продумать систему государственных наград для бухгалтеров за поиски и «пробивание» дублей.

«Отлов» дублей — это то, с чем КНАП справляется на ура. Трехуровневая система проверки освободит вас от этой проблемы. Тем более что роботы-«сыщики» не устают и не ошибаются, а на подстраховке у них — люди, профессионалы своего дела.

«С сегодняшнего дня — все по-новому»

И ко всему прочему — только ты приноровишься к системе, освоишь эксель или другую какую-то программку, разложишь все по полочкам, откатаешь алгоритм обработки — не исключено, что в этот-то самый день войдет шеф, горящий энтузиазмом, и сообщит, что «мы будем жить теперь по-новому».

Теперь ведем учет вот в этой супер-программке, которую не составит никакого труда освоить всего за 124 часа. Необходимость осваивать новые методы и технологии тогда, когда надо работать и разбирать документы — реально бесит.

Вам не придется отвлекаться на освоение КНАП — API сервиса легко сработается с уже имеющимся хранилищем, а сам сервис на раз-два интегрируется с 1С: Бухгалтерией.

Все пропало!

Пропажа электронного архива... кто-то с этим сталкивался, кто-то от одной мысли заливается холодным потом. Обиженный сисадмин или неловкий коллега, внезапно сдохший сервер или потерянная флешка — неважно, кто или что становится причиной того, что нужные документы и в цифровом виде улетают в тартарары. Предотвратить этот апокалипсис можно лишь неустанным и прилежным копированием, сохранением, бэкапом и молитвой.

Регулярное резервное копирование — основа защиты электронных архивов. — в КНАП сопровождается использованием банковских технологий защиты передачи данных. Базы находятся в защищённом периметре, недоступном из сети, аутентификация проводится с помощью статистически уникального 128-битного идентификатора. Полная сохранность архивов и информации гарантированы.

И напоследок — за всей этой работой сотрудники и директор забывают, что сам бухгалтер — не машина, не искусственный интеллект, и не копировальный аппарат, а просто человек. То, что за первичкой порой (в самом прямом смысле) бухгалтера не видно — вот что очень бесит. Или нет, не так — огорчает.

Директора, пожалейте своих главбухов — дайте им инструмент для спокойной работы и возможность творить, в лучшем смысле этого слова.

Счастливый бухгалтер = успешная компания.

Освободитесь от первички!

Решайте важные задачи вместо рутины. Сотни бухгалтеров и аутсорсеров уже доверяют нам свой учет

Попробуйте сервис бесплатно!

Оставьте нам ваши контакты ниже, мы расскажем как получить бесплатный доступ:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Российский экологический оператор: нужно отказаться от пластиковых бонусных карт и бумажных чеков

В РЭО создали концепцию по сокращению отходов. Экологи, Минприроды и ФНС поддерживают идею перейти на электронные чеки и не печатать бумажные.

1

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Какие проблемы может решить управленческий баланс в финансовом анализе

Собственник бизнеса, который хочет уйти из операционной деятельности компании, должен научиться читать управленческий баланс. Из него можно понять, что происходит с предприятием, развивается оно или угасает.

23

О том, как налоговая со своим уставом в чужой монастырь залезла. Судебная практика

Все более увеличивающееся желание налоговых органов пополнить бюджет (а иногда, просто показать принципиальность налогоплательщику) заставляет инспекторов открывать для себя новые грани неизведанного и пытаться разбираться в тех отраслях права и знаний, которые для них всегда были чуждыми.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк
40
Лучшие спикеры, новый каждый день

Для замены лет при оплате больничных будет специальная форма бланка

В общем случае при расчете больничных берут зарплату за 2 предыдущих года. Но если там был отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком, эти годы можно заменить. Для такой замены сотрудница должна написать заявление.

29

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС

Как работает риск-ориентированный подход регулятора (об этом говорил Президент в своем Послании к Федеральному собранию) при контроле пользователей касс и ОФД ? Каковы правила и как устроена система кассовой дисциплины. Что ждет нарушителей, рассказываем в обзоре.

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС
38

Оставленная в рабочем компьютере флешка с электронной подписью «стоила» коммерсанту 2+ млн рублей

Благодаря оперативно принятым мерам полицейскими Красноярского края свыше 2 млн рублей не попали в руки мошенников.

99
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Если вы ошиблись в сумме уведомления по ЕНП, обнулять ее не надо

Ошибка в сумме налога в уведомлении по ЕНП исправляется подачей нового уведомления с правильной суммой.

32
Банки

Клиенты Райффайзенбанка не могут отправить деньги в приложении

Пользователи жалуются, что в приложении Райффайзенбанка не работают денежные переводы по номеру телефона и между счетами.

60

❓Что выбрать: переподготовку, повышение квалификации или онлайн-курсы? Разберемся, что подойдет именно вам

Мы сделали разбор по нашим основным обучающим продуктам. Объясним, чем курсы повышения квалификации или переподготовки отличаются от онлайн-курсов. Из поста вы поймете, какое обучение подходит именно вам. Забирайте в закладки, чтобы не потерять.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
66

Обновления Telega.in, и как они вам помогут сделать рекламу еще эффективнее

Это вы удачно зашли — тут про обновления в Telega.in рассказывают.

Обновления Telega.in, и как они вам помогут сделать рекламу еще эффективнее
19

4 признака, которые говорят, что пора автоматизировать бизнес

Чаще всего собственники и руководители замечают, когда в бизнесе что-то идет не так. Но так как они погружены в решение оперативных задач, то не сразу могут увидеть, что многие вопросы можно решить с помощью автоматизации. В итоге менеджмент борется с симптомами, а проблема остается. Разбираемся, какие признаки говорят о том, что вам пора автоматизировать бизнес.

4 признака, которые говорят, что пора автоматизировать бизнес
21

В судах на 60% выросло число дел о применении искусственного интеллекта

Большинство споров связаны с использованием технологии искусственного интеллекта для взыскания долгов, с проблемами по грантам и договорам на разработку IT-продуктов на базе ИИ.

48
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Статья 187 — укус гадюки. Опасно, может быть смертельно

Такой заголовок относительно вроде бы неналоговой статьи 187 Уголовного кодекса был на нашем старом канале. И, в целом, я собираюсь повторить то, что уже писал ранее. Потому, что за полтора года актуальности информация не потеряла, а даже добавились новые поводы.

13

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 

Суммы налогов, которые излишне уплачены в составе ЕНП, по сути переплата в бюджет, они образуют на ЕНС положительного сальдо. Такую переплату можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущей задолженности, которая будет сформирована. 

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 
72

Директора подразделения «Росатома» арестовали за взятку

Топ-менеджера структурного подразделения ГК «Росатом» заключили под стражу до 26 мая 2024 года. Его подозревают в получении взятки в особо крупном размере.

92

Фиктивная сотрудница, ничего не делая, за год «заработала» более 500 000 рублей

В Сочи направлено в суд уголовное дело о мошенничестве при трудоустройстве.

185

🧠Пятничный мозгонапрягатель. Снова в школу

Геометрическое задание на школьные знания внимательность. Бухгалтер, справишься?

🧠Пятничный мозгонапрягатель. Снова в школу
169

Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

77

Как снизить неустойки и штрафы за нарушение договора. Как доказать несоразмерность неустойки и необоснованную выгоду кредитора

В моей практике было и есть множество споров о взыскании договорных неустоек, решение по которым  принято в пользу моих доверителей.

Иллюстрация: Светлана Семина /«Клерк»
13

Интересные материалы

😠 Если ИП на УСН «доходы» закроется в январе 2025 года, его вычет на взносы 1% просто сгорит. Бухгалтеры возмущены

Взносы ИП 1% за 2024 год налог по УСН за 2024 год не уменьшают. Они пойдут на уменьшение налога только за 2025 год. Если конечно там будет, что уменьшать.

96