Самозанятые

Какие ошибки чаще всего допускают в документах при сотрудничестве с внештатными исполнителями

При сотрудничестве с внештатником важно правильно оформить все необходимые документы. Иначе договор с ним могут переквалифицировать в трудовой. Рассказываем, как не ошибиться в оформлении и избежать рисков при проверке налоговой. 
431 45
Какие ошибки чаще всего допускают в документах при сотрудничестве с внештатными исполнителями
Иллюстрация: QIWI Business

Какие документы нужно оформить при сотрудничестве с внештатником

В стандартный комплект документов входит:

  • договор;

  • задание;

  • акт оказанных услуг;

  • счёт;

  • чек — если заказчик сотрудничает с плательщиком НПД.

Нужно внимательно составить документы, чтобы избежать конфликтов между заказчиками, исполнителями и контролирующими органами.

Ошибки в договоре

Заказчик и исполнитель обычно оформляют сотрудничество с помощью договора. И налоговая тоже может его проверить. При оформлении договора чаще всего встречаются такие ошибки:

  • В нём фигурируют трудовые термины — «зарплата», «премия», «оклад», «работодатель», «график» Так как с внештатными исполнителями заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ), то и термины нужно использовать соответствующие: вознаграждение, заказчик, исполнитель. Иначе есть риск переквалификации отношений.

  • Не указали, что исполнительплательщик НПД.

Если заказчик сотрудничает с самозанятым, который платит НПД, то этот статус нужно указать в договоре. Иначе налоговые инспекторы могут решить, что документ оформили с физлицом, доначислят НДФЛ и страховые взносы.

  • Не указали ответственность для случая, когда исполнитель не передал заказчику чек или не сообщил о том, что закрыл самозанятость.

Самозанятый — плательщик НПД, после оплаты должен выпустить чек в приложении «Мой налог» и отдать его заказчику. Иначе заказчику придётся заплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. 

Если чека нет или самозанятый его аннулировал, налоговая будет считать эту выплату оплатой физическому лицу. Значит, заказчик автоматически станет его налоговым агентом и должен будет перечислить необходимые налоги и взносы. То же самое — если исполнитель потерял статус самозанятого, а уже потом получил оплату.

Поэтому в договоре нужно указать, что исполнитель обязан выдавать чек и сообщать заказчику в случае, если у него теперь нет статуса плательщика НПД. 

Сотрудничайте с самозанятыми через сервис QIWI Business — сервис проверяет их статус по ИНН перед тем, как провести платёж. Если исполнитель больше не самозанятый, выплату ему не отправят.

  • Указали условия, которые могут быть признаками трудовых отношений.

В договоре нельзя указывать условия об отпускных, декретных выплатах и компенсациях. 

Внештатник не может подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, фигурировать в штатном расписании или другим способом закрепляться за структурным подразделением. 

Это значит, что заказчик не может обязать исполнителя выполнять задачи в офисе компании с 9 до 18 с перерывом на обед, который также установлен в определённое время. 

Если нарушить эти правила, договор также могут переквалифицировать в трудовой.

  • Некорректно указали предмет договора.

ГПД оформляют, если оплачивают конкретный результат работы. Например, бухгалтеру–внештатнику можно оплатить определённое число обработанных первичных документов по операциям. При этом нужно указать, что включает обработка: проверку, внесение в регистры учёта.

Если указать в документе трудовую функцию, должность исполнителя, то договор могут переквалифицировать. 

  • Вид деятельности ИП в договоре не соответствует кодам видов деятельности, которые он заявил в ЕГРИП.

Важно, чтобы суть той услуги, которую оказывает ИП, соответствовала кодам деятельности, которые указаны в его ЕГРИП. Иначе налоговая инспекция посчитает документ договором с обычным физлицом. 

Доначислить взносы и удержать НДФЛ могут и в том случае, если на момент подписания договора нужный код деятельности у предпринимателя был, но потом ИП исключил его (письмо Минфина от 22.11.2017 № 03-04-06/77155). Поэтому выписку из ЕГРИП нужно заказывать на дату каждой выплаты.

Ошибки в задании

Часто бывает, что с исполнителем сотрудничают не разово, а в течение длительного срока. Тогда результат определённой задачи в договоре указать не получится. В этом случае оформляют рамочный договор, а конкретную услугу описывают в задании. 

Корректное задание подтверждает, что между заказчиком и исполнителем — именно гражданско-правовые отношения. 

В заданиях встречаются следующие основные ошибки:

  • Есть трудовая терминология.

Здесь — как с договором: нельзя упоминать фразы и слова, которые можно отнести к трудовым отношениям.

  • Нет подробного описания предмета договора.

Нужно конкретно описать услуги, сроки, когда исполнитель должен их оказать, и требования, которые к ним предъявляют.

Ошибки в акте  

С одной стороны, этот документ важен для сторон сотрудничества — с его помощью можно подтвердить, что работу приняли без претензий и оплатили. 

С другой, и для налоговой он имеет значение, так как указывает на сдельный характер сотрудничества. Но часто при оформлении акта тоже допускают ошибки:

  • Нет описания и не указан объём услуг. 

Чем подробнее расписали услуги, их объём и срок оказания, тем меньше риск переквалификации. ИФНС из документа должна сделать вывод, что результат сотрудничества сторон — это конкретная услуга.

  • Нет информации, как рассчитывается вознаграждение.

Рассчитывать его нужно из объёма услуги, а не на основании времени, которое потратил исполнитель, чтобы её оказать.

  • Отсутствует информация о предоплате.

Заказчик может выплатить часть вознаграждения заранее, но этот момент обязательно нужно указать в договоре. Информация о предоплате должна быть и в акте приёмки услуг, например:

«В соответствии с п. 1.5 договора Исполнителю был перечислен аванс для покрытия первоначальных затрат в сумме 15 000 рублей. Итоговый расчёт составил 50 000 рублей. Итого к оплате: 35 000 рублей.» 

  • Есть условия и термины, которые характерны для трудового договора.

Ещё раз проверьте текст акта, чтобы исключить все возможные варианты трудовой терминологии. 

Ошибки в чеке самозанятого

Привлечение самозанятых — один из наиболее популярных способов сотрудничества с внештатниками. И здесь есть важный нюанс: по закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ самозанятый должен выдавать заказчику чеки. Чек — это первое, что видит ИФНС, и если в нём есть ошибки, инспекция может проверить и остальные документы.

Какие ошибки в чеке встречаются чаще всего:

  • Трудовые термины. 

Опять же в чеке не должно фигурировать «окладов», «зарплат» и других подобных терминов, которые увеличивают риск переквалификации отношений в трудовые.

  • Неправильное наименование услуг.

В чеке также нужно указать результат услуги, а не трудовую функцию. Неправильно написать — «оплата дизайнеру». Корректно — «Оплата за дизайн буклета с каталогом продукции, 16 страниц, в том числе за подбор и цветокоррекцию иллюстраций и вёрстку макета».

В случае неправильного названия услуги налоговая может посчитать, что заказчик — налоговый агент самозанятого, ведь выплату он получил не за ту услугу, которую прописали в договоре и в акте.

  • Некорректные реквизиты 

Важно, чтобы исполнитель указал правильные реквизиты заказчика. Иначе могут возникнуть трудности с признанием расходов на выплату в базе по налогу на прибыль или УСН «доходы минус расходы». 

И ещё пару моментов, о которых важно помнить. Исполнитель должен передавать заказчику чек в сроки, которые устанавливает закон 422-ФЗ:

  • В момент расчёта, если заказчик выдал оплату наличными, перевёл на карту исполнителя или с помощью электронных средств платежа.

  • В остальных случаях самозанятый выдаёт чек до 9 числа месяца, следующего за тем, в котором произошли расчёты.

Если же чека вообще нет, то заказчик не сможет подтвердить расходы на выплату, чтобы уменьшить налоговую базу, его могут признать налоговым агентом, а договор — переквалифицировать в трудовой.

Подписывайте договор с самозанятым электронно и отправляйте деньги, не переживая за статус, — QIWI Business проверит его наличие у исполнителя перед отправкой перевода. Также можно автоматически выдать чек за самозанятого и даже уплатить за него налог с помощью API или личного кабинета.

Упростите документооборот с самозанятыми и защитите себя от ошибок — оставьте заявку на странице сервиса. 

Какие документы оформить бухгалтеру, чтобы легально сотрудничать с самозанятыми?

Убедитесь, что работаете с самозанятыми правильно — чек-лист от QIWI Business

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: КИВИ БАНК (АО), ИНН: 3123011520, erid: LjN8KHjmM

Начать дискуссию

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

235

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
Лучшие спикеры, новый каждый день
Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

1
240
Бухгалтеры

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Банки обяжут за 24 часа предоставлять в МВД данные о переводе электронных денег

Министерство внутренних дел разработало проект соответствующего федерального закона.

262
Банки

Киргизский Finca Bank приостановит зачисление переводов из «Сбера» и «Тинькофф»

Ограничения начнут действовать в мае.

242

⚡️Меняем тарифы на «Клерке». Успейте подключить безлимитные консультации

У нас молния. С понедельника на «Клерке» произойдут изменения. Тарифов с безлимитными консультациями больше не будет. Хотите безлимит? Подключайте тариф на год или на полтора прямо сейчас.

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»
Самозанятые

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы. Но не обязаны, уточняет наш эксперт

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.

Экономика России

Официально: сколько в России ресторанов, кафе и баров

Росстат привел статистику за 2023 год по местам общепита.

Налоговая подсмотрит за вами через камеры, если понадобится. 🎥«Ночной бухгалтер» № 1668

Улыбнитесь, вас скрывает скрытая камера! А может и не скрытая, а просто камера наблюдения на улице. Корреспондент «Клерка» узнала о любопытном способе налоговиков проверять ваш бизнес.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая

КС РФ: иногда УК должна продолжать управление домом и после прекращения договора

Конституционный Суд уточнил порядок прекращения обязательств компании (УК) по управлению многоквартирным домом.

Интересные материалы

Банкротство

Новое постановление КС: как теперь платить налоги при банкротстве компании

Чтобы не получать требования о взыскании убытков от налоговиков или других кредиторов, арбитражный управляющий должен согласовать интересы сторон в суде, который определит порядок выплат при банкротстве организации.