Какие документы нужно оформить при сотрудничестве с внештатником
В стандартный комплект документов входит:
договор;
задание;
акт оказанных услуг;
счёт;
чек — если заказчик сотрудничает с плательщиком НПД.
Нужно внимательно составить документы, чтобы избежать конфликтов между заказчиками, исполнителями и контролирующими органами.
Ошибки в договоре
Заказчик и исполнитель обычно оформляют сотрудничество с помощью договора. И налоговая тоже может его проверить. При оформлении договора чаще всего встречаются такие ошибки:
В нём фигурируют трудовые термины — «зарплата», «премия», «оклад», «работодатель», «график» Так как с внештатными исполнителями заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ), то и термины нужно использовать соответствующие: вознаграждение, заказчик, исполнитель. Иначе есть риск переквалификации отношений.
Не указали, что исполнитель — плательщик НПД.
Если заказчик сотрудничает с самозанятым, который платит НПД, то этот статус нужно указать в договоре. Иначе налоговые инспекторы могут решить, что документ оформили с физлицом, доначислят НДФЛ и страховые взносы.
Не указали ответственность для случая, когда исполнитель не передал заказчику чек или не сообщил о том, что закрыл самозанятость.
Самозанятый — плательщик НПД, после оплаты должен выпустить чек в приложении «Мой налог» и отдать его заказчику. Иначе заказчику придётся заплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.
Если чека нет или самозанятый его аннулировал, налоговая будет считать эту выплату оплатой физическому лицу. Значит, заказчик автоматически станет его налоговым агентом и должен будет перечислить необходимые налоги и взносы. То же самое — если исполнитель потерял статус самозанятого, а уже потом получил оплату.
Поэтому в договоре нужно указать, что исполнитель обязан выдавать чек и сообщать заказчику в случае, если у него теперь нет статуса плательщика НПД.
Сотрудничайте с самозанятыми через сервис QIWI Business — сервис проверяет их статус по ИНН перед тем, как провести платёж. Если исполнитель больше не самозанятый, выплату ему не отправят.
Указали условия, которые могут быть признаками трудовых отношений.
В договоре нельзя указывать условия об отпускных, декретных выплатах и компенсациях.
Внештатник не может подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, фигурировать в штатном расписании или другим способом закрепляться за структурным подразделением.
Это значит, что заказчик не может обязать исполнителя выполнять задачи в офисе компании с 9 до 18 с перерывом на обед, который также установлен в определённое время.
Если нарушить эти правила, договор также могут переквалифицировать в трудовой.
Некорректно указали предмет договора.
ГПД оформляют, если оплачивают конкретный результат работы. Например, бухгалтеру–внештатнику можно оплатить определённое число обработанных первичных документов по операциям. При этом нужно указать, что включает обработка: проверку, внесение в регистры учёта.
Если указать в документе трудовую функцию, должность исполнителя, то договор могут переквалифицировать.
Вид деятельности ИП в договоре не соответствует кодам видов деятельности, которые он заявил в ЕГРИП.
Важно, чтобы суть той услуги, которую оказывает ИП, соответствовала кодам деятельности, которые указаны в его ЕГРИП. Иначе налоговая инспекция посчитает документ договором с обычным физлицом.
Доначислить взносы и удержать НДФЛ могут и в том случае, если на момент подписания договора нужный код деятельности у предпринимателя был, но потом ИП исключил его (письмо Минфина от 22.11.2017 № 03-04-06/77155). Поэтому выписку из ЕГРИП нужно заказывать на дату каждой выплаты.
Ошибки в задании
Часто бывает, что с исполнителем сотрудничают не разово, а в течение длительного срока. Тогда результат определённой задачи в договоре указать не получится. В этом случае оформляют рамочный договор, а конкретную услугу описывают в задании.
Корректное задание подтверждает, что между заказчиком и исполнителем — именно гражданско-правовые отношения.
В заданиях встречаются следующие основные ошибки:
Есть трудовая терминология.
Здесь — как с договором: нельзя упоминать фразы и слова, которые можно отнести к трудовым отношениям.
Нет подробного описания предмета договора.
Нужно конкретно описать услуги, сроки, когда исполнитель должен их оказать, и требования, которые к ним предъявляют.
Ошибки в акте
С одной стороны, этот документ важен для сторон сотрудничества — с его помощью можно подтвердить, что работу приняли без претензий и оплатили.
С другой, и для налоговой он имеет значение, так как указывает на сдельный характер сотрудничества. Но часто при оформлении акта тоже допускают ошибки:
Нет описания и не указан объём услуг.
Чем подробнее расписали услуги, их объём и срок оказания, тем меньше риск переквалификации. ИФНС из документа должна сделать вывод, что результат сотрудничества сторон — это конкретная услуга.
Нет информации, как рассчитывается вознаграждение.
Рассчитывать его нужно из объёма услуги, а не на основании времени, которое потратил исполнитель, чтобы её оказать.
Отсутствует информация о предоплате.
Заказчик может выплатить часть вознаграждения заранее, но этот момент обязательно нужно указать в договоре. Информация о предоплате должна быть и в акте приёмки услуг, например:
«В соответствии с п. 1.5 договора Исполнителю был перечислен аванс для покрытия первоначальных затрат в сумме 15 000 рублей. Итоговый расчёт составил 50 000 рублей. Итого к оплате: 35 000 рублей.»
Есть условия и термины, которые характерны для трудового договора.
Ещё раз проверьте текст акта, чтобы исключить все возможные варианты трудовой терминологии.
Ошибки в чеке самозанятого
Привлечение самозанятых — один из наиболее популярных способов сотрудничества с внештатниками. И здесь есть важный нюанс: по закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ самозанятый должен выдавать заказчику чеки. Чек — это первое, что видит ИФНС, и если в нём есть ошибки, инспекция может проверить и остальные документы.
Какие ошибки в чеке встречаются чаще всего:
Трудовые термины.
Опять же в чеке не должно фигурировать «окладов», «зарплат» и других подобных терминов, которые увеличивают риск переквалификации отношений в трудовые.
Неправильное наименование услуг.
В чеке также нужно указать результат услуги, а не трудовую функцию. Неправильно написать — «оплата дизайнеру». Корректно — «Оплата за дизайн буклета с каталогом продукции, 16 страниц, в том числе за подбор и цветокоррекцию иллюстраций и вёрстку макета».
В случае неправильного названия услуги налоговая может посчитать, что заказчик — налоговый агент самозанятого, ведь выплату он получил не за ту услугу, которую прописали в договоре и в акте.
Некорректные реквизиты
Важно, чтобы исполнитель указал правильные реквизиты заказчика. Иначе могут возникнуть трудности с признанием расходов на выплату в базе по налогу на прибыль или УСН «доходы минус расходы».
И ещё пару моментов, о которых важно помнить. Исполнитель должен передавать заказчику чек в сроки, которые устанавливает закон 422-ФЗ:
В момент расчёта, если заказчик выдал оплату наличными, перевёл на карту исполнителя или с помощью электронных средств платежа.
В остальных случаях самозанятый выдаёт чек до 9 числа месяца, следующего за тем, в котором произошли расчёты.
Если же чека вообще нет, то заказчик не сможет подтвердить расходы на выплату, чтобы уменьшить налоговую базу, его могут признать налоговым агентом, а договор — переквалифицировать в трудовой.
Подписывайте договор с самозанятым электронно и отправляйте деньги, не переживая за статус, — QIWI Business проверит его наличие у исполнителя перед отправкой перевода. Также можно автоматически выдать чек за самозанятого и даже уплатить за него налог с помощью API или личного кабинета.
Упростите документооборот с самозанятыми и защитите себя от ошибок — оставьте заявку на странице сервиса.
Какие документы оформить бухгалтеру, чтобы легально сотрудничать с самозанятыми?
Убедитесь, что работаете с самозанятыми правильно — чек-лист от QIWI Business
Реклама: КИВИ БАНК (АО), ИНН: 3123011520, erid: LjN8KHjmM
Начать дискуссию