ЭДО

Кто сейчас покупает внутренний документооборот

Каким бывает внутренний документооборот, как он работает и чем полезен — разбираем в статье.
377 53
Кто сейчас покупает внутренний документооборот
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое внутренний электронный документооборот 

Под электронным документооборотом подразумевается возможность создания, обработки, отправки, хранения документов. Делается это при помощи программы, установленной на ПК, ноутбуки фирмы.

Другая версия — облачный сервис, к которому подключаются устройства сотрудников. Это дает доступ для работы из любого места через браузер. Обрабатывать документацию получится даже с личного планшета или смартфона, подключенного к интернету. Для входа потребуется логин с паролем. 

Внутренний документооборот делится на следующие категории:

  • Кадровый — содержит распоряжения о приеме на работу, увольнении, переводе в другой отдел, повышении. Хранит сведения о квалификации.

  • Финансовый — включает ведомости на зарплаты, премии, поощрения, информацию о внутреннем перемещении средств между отделами компании.

  • Юридический — содержит договора, другую важную информацию.

  • Складской — включает накладные по получению, отгрузке товара, перемещению по складам, что облегчает учет.

  • Управленческий — в него входят приказы, распоряжения от руководящих сотрудников. Через него ставятся задачи. Может содержать протоколы заседаний, принятые решения, отражает политику компании.

  • Производственный — содержит всю техническую документацию, инструкции, необходимые для производственных процессов.

Ко внутреннему ЭДО также относится служебная переписка между сотрудниками, необходимая для выполнения рабочих задач. 

Для чего используют внутренний электронный документооборот

Внутренний оборот документов в цифровом формате внедряют для:

  • Повышения производительности. Создание бумажного документа занимает 23 минуты, а электронного — 3 минуты. Цифровую версию проще передать в другой отдел, согласовать, одновременно работать с ней нескольким людям путем открытия доступов.

  • Улучшения безопасности. Файлы в цифровом архиве не сгорят, их не испортит вода, солнечный свет или грызуны. Доступы сотрудников можно разграничить. Самые важные документы защищены от подделок цифровой подписью. Передача проводится по зашифрованному каналу.

  • Повышения качества работы. Использование СЭД снижает количество ошибок при заполнении документов, файлы не теряются. Руководитель видит движение документации, контролирует производительность, фиксирует этапы прохождения файла по рабочей цепи.

  • Экономии. Не нужно тратиться на бумагу и краску для принтеров, обслуживать печатающую технику. Не нужны папки, дыроколы, скоросшиватели, ручки и пр. Нет нужды в содержании целой комнаты ради архива.

Еще ЭДО позволяет активно сотрудничать с удаленными специалистами, которых ранее компания не могла нанять, поскольку они находились в другом городе.

При помощи СЭД и CRM с ними легко обмениваться рабочими документами, отслеживать их производительность. Внедрение ЭДО содействует улучшению экологии, ведь сокращается расходование бумаги.

Получите 10 дополнительных пользователей в подарок при выборе коробочной версии Системы А2Б

Специальная акция для читателей Клерк.ру

Оставьте заявку и наш менеджер с вами свяжется!

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Кто использует внутренний электронный документооборот

Приведем сферы, для которых внутренний электронный оборот документов выгоден. Рассмотрим должности сотрудников, которым потребуется сделать доступ к ЭДО. Все это поможет правильно подготовиться к интеграции системы электронного документооборота в бизнес.

Торговля

Одна из востребованных сфер деятельности, где необходим электронный документооборот – оптовая и розничная торговля. Среди клиентов, заказывающих ЭДО: супермаркеты, гипермаркеты, оптовые компании, дистрибьюторы различных брендов и пр.

СЭД в сочетании с CRM помогает контролировать поступление новых товаров на склад, вести учет продаж, перемещение между магазинами по стране. 

Благодаря этому получится вовремя заказывать новые товары, чтобы они не заканчивались резко в магазине, избежать избытка однотипной продукции. Проще проводить списание многочисленных позиций, если что-то испортилось или необходимо сделать возврат поставщику. Во всех процессах сохраняется порядок, контролировать большой поток товаров с их документальным следом легче.

Строительство

Во время строительства одни сотрудники находятся в офисе компании, а другие — непосредственно на объекте или даже объектах (если одновременно строится несколько зданий). Ввиду специфики деятельности строительные материалы привозятся поставщиками непосредственно на рабочую площадку. Это сокращает расходы на хранение большого количества товаров (доски, строительные блоки, отделочные материалы, утеплитель и пр.). 

Система управления бизнесом со встроенным ЭДО поможет вести учет всех материалов, поставляемых на строительную площадку прямо с планшета.

При этом необходимые учетные документы и ведомости будут сразу передаваться в бухгалтерию и на склад в электронном виде. 

Производство

СЭД часто заказывают различные производители. Программа востребована при больших объемах производства, или когда у компании много цехов. Внутренний ЭДО выручает, если офисные помещения предприятия находятся в городе, а производственные — за городом.

При помощи системы электронного документооборота легче вести учет оплаченного и поступившего сырья, переданной на склад готовой продукции. Упрощается отгрузка товара, поскольку подписать необходимые документы менеджер может удаленно.

Логистика

Все компании, занимающиеся транспортировкой грузов по суше, воде и воздуху активно используют СЭД. Система помогает вести учет отгруженных товаров, фиксировать их поступление на конкретный склад. Это защищает от потерь, задержек, возвратов. Подписывать необходимые документы можно удаленно.

Профессии, нуждающиеся в СЭД

Если говорить о конкретных сотрудниках, которым нужно предоставить доступ к ЭДО, то это: бухгалтеры, руководители отделов, ответственные за склады, менеджеры, кадровики. Более точный состав и количество определяется в каждом учреждении индивидуально, в зависимости от количества и типа циркулирующих внутри фирмы документов.

Особенно часто стали заказывать СЭД компании, имеющие удаленных сотрудников. Сейчас проще найти нужного специалиста в другом городе. Ему необязательно быть в офисе, чтобы продуктивно работать.

Внутренний ЭДО позволит быстро обмениваться с такими специалистами документами, необходимыми для их деятельности. Удаленные сотрудники смогут участвовать в согласовании документации вместе со всеми вовлеченными в это лицами.

Тенденции по переходу на ЭДО

Особенно ЭДО нужен в крупных компаниях, у которых гигантский документооборот. Внедрение программы сразу помогает заметить экономию на бумаге, времени. Особенно это чувствуется, если у фирмы много филиалов по городу, стране. Но сейчас набирает тенденцию внедрение СЭД в небольшие компании. Хотя экономию в таком случае можно ощутить не сразу (ввиду небольшого объема бумаги), зато заметен рост производительности. 

Сейчас для интеграции СЭД обращаются фирмы, в штате которых много возрастных сотрудников. Здесь возникают дополнительные сложности. Трудности вызывает интерфейс, длинные инструкции. Пожилому человеку порой трудно составить и отправить E-mail, не говоря уже об управлении целой программой.

В таких ситуациях интуитивно понятный интерфейс играет важную роль в освоении всех функций. Чем программа проще визуально, тем быстрее пожилые сотрудники смогут на нее перейти.

Следующая тенденция — сейчас на внутренний ЭДО переходят компании, использующие старые СЭД. Например, фирма перешла на систему электронного документооборота 10–15 лет назад. В то время это было передовое решение, но сейчас программа устарела. Такие компании уже четко понимают, для чего им нужда СЭД и какие функции в ней необходимы.

При демонстрации возможностей софта сотрудники таких фирм задают конкретные вопросы. И, если программа им подходит по функционалу, быстро принимают решение о покупке. Здесь на первом месте выступает именно количество функций, поэтому примитивные версии будут отвергнуты.

Выводы

Компания А2Б предлагает систему электронного документооборота, отличающуюся балансом между простотой интерфейса и входящими в нее возможностями. Внутренний ЭДО от А2Б понравится опытным пользователям, но при этом будет прост для освоения пожилым людям. По соотношению цены и качества программа одна из лучших на рынке.

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Лучшее соотношение цены и возможностей

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KZC9Q

Начать дискуссию

IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

Лучшие спикеры, новый каждый день

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

93
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
158
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: букет к 8 Марта обойдется в 3,2 тыс руб., колонку Алису отдели в пальто

Подготовили для вас дайджест главных событиями дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

2
153
Платежные системы

Contact удалили из реестра платежных систем Центробанка

Платежная система Contact, которая принадлежит QIWI банку, исключена из реестра ЦБ.

Зарплата

Сверхурочную работу будут оплачивать по-новому

Работодатели будут оплачивать сверхурочную работу исходя из зарплаты, включающей компенсационные и стимулирующие выплаты, а не только из голого оклада.

Инвестиции

На Мобирже начали продаваться акции алкогольной группы «Кристалл»

Компания привлекла на IPO 1,15 млрд рублей. Стоимость одной акции — 9,5 рублей.

Что бухгалтеры дарят мужчинам на 23 февраля. «Ночной бухгалтер» №1629

Носки, пена для бритья...это все не для дам-бухгалтеров. Они поздравляют своих мужчин куда как креативнее.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
339

Внесите эти изменения в локальные акты, чтобы не оштрафовала ГИТ

В 2023 году Конституционный суд выпустил сразу шесть постановлений, которые касаются трудовых отношений. Узнайте, что нужно сделать работодателям, чтобы не нарушать основной закон страны.

Валютный контроль

ИП может не отчитываться за личный счет в банке Казахстана, но должен отчитаться за счет в Узбекистане

Физлица должны сдавать отчеты о движении средств по своим зарубежным счетам. Но есть нюансы для счетов в странах ЕАЭС.