ЭДО

Как наладить юридически значимый документооборот с контрагентами, не выходя из СЭД

Несмотря на наличие ЭДО, многие компании сталкиваются с тем, что приходится вручную переносить документы из личного кабинета оператора ЭДО во внутреннюю систему документооборота и наоборот. Рассказываем, как проще настроить юридически значимый документооборот с контрагентами и внутри компании.
211 50
Как наладить юридически значимый документооборот с контрагентами, не выходя из СЭД
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое юридически значимый документооборот

С точки зрения законодательства, договоры, счета-фактуры и прочие документы можно создавать и подписывать не только на бумажных, но и на электронных носителях. Работать с цифровыми документами удобнее и проще, чем с бумажными: они защищены от потери, их легче передавать и не нужно хранить в объемных архивах.

Чтобы организовать передачу цифровых документов, нужен юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО).

ЮЗЭДО — это система обмена электронной документацией через интернет между компаниями, работодателями и сотрудниками, а также с госорганами. Документы, полученные и созданные в рамках ЮЗЭДО, обладают той же юридической силой, что и их бумажные эквиваленты.

Чтобы электронный документ обладал юридической силой, его нужно подписать электронной подписью (ЭП), которая служит аналогом собственноручной подписи на бумажном носителе и печати компании. 

В соответствии с законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», есть три типа ЭП: 

  • простая (ПЭП);

  • усиленная неквалифицированная (НЭП);

  • усиленная квалифицированная (КЭП).

Виды ЭП отличаются степенью защиты и сферой применения. Использование ПЭП и НЭП в рамках ЮЗЭДО возможно только при наличии соответствующего нормативного акта и соблюдении требований по ее использованию или при наличии соглашения между сторонами. 

КЭП — наиболее защищенный тип ЭП, от взлома она защищена криптографическими технологиями. Такая подпись не требует дополнительных актов или соглашений для своего использования. Любой электронный документ, подписанный КЭП, обладает юридической силой.

ЮЗЭДО полезен бизнесу для решения различных задач:

  • обмен документами внутри компании;

  • заключение договоров с контрагентами, отправка уведомлений или писем, выставление счетов, обмен счетами-фактурами;

  • представление отчетности в государственные органы: ФНС, СФР Росфинмониторинг;

  • участие в судебных спорах;

  • внесение изменений в ЕГРЮЛ, получение лицензий, отправка заявлений в ведомства;

  • регистрация онлайн-касс.

Сегодня компании хотят дополнить возможности внутренней СЭД и сделать документооборот юридически значимым как при обмене документами с внешними контрагентами, так и внутри компании. До недавнего времени это можно было реализовать в основном в разных информационных системах. Теперь такая возможность появилась в сервисе А2Б.

Планируйте, организуйте и контролируйте работу компании в единой программе «А2Б» — получите 7-дневный бесплатный доступ.

Как организовать юридически значимый электронный документооборот в СЭД А2Б

Система «А2Б» — комплексная система для автоматизации управления бизнесом. В ее составе — система электронного документооборота, которая позволяет организовать ЮЗЭДО внутри организации следующими способами:

1. С помощью внутренней подписи А2Б, которая создается в самой системе. 

По закону она считается простой электронной подписью, которая подходит для согласования и подписи большинства служебных документов в ходе хозяйственной деятельности организации: заявки, служебные записки, приказы, распоряжения, заявления, положения, регламенты, отчеты, договоры. 

Она не подойдет для подписи кадровых документов и документов с грифами секретности и государственной тайны. В этом случае нужно, чтобы работодатель и сотрудник подписали соглашение о взаимном принятии документов в электронном виде.

Забирайте форму соглашения между сотрудником и работодателем о принятии документов в электронном формате

Бесплатный шаблон, вам остается только заполнить!

Заполните форму, вышлем соглашение на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

2. С помощью любой КЭП, которая выпущена с использованием технологии КриптоПро CSP. 

В этом случае КЭП ставится на файл, который прикреплен к карточке документа. Для этого файла создается дополнительный файл в формате .sig, в котором можно проверить целостность документа и получить полную информацию о подписи пользователя. Такой файл также имеет юридическую силу и хранится в облаке или на собственном сервере. При отправке или распечатке нужно соответственно прикладывать или распечатывать дополнительно сформированный .sig файл.

Если вы хотите обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами, это можно сделать:

3. С помощью интеграции с системой ЭДО «Диадок». 

Вы можете вести полноценный документооборот с контрагентами и при этом использовать большинство функций «Диадока» в интерфейсе СЭД А2Б. 

Среди таких функций:

  • использование МЧД;

  • создание формализованных отчетных документов;

  • прием и отправка документов контрагентам. 

При этом добавляются все функции внутреннего документооборота А2Б.

Таким образом, можно реализовать сценарий, когда часть документов передают исключительно внутри компании и подписывают рядовые сотрудники простой электронной подписью. Часть документов подписываются УКЭП и участвуют в обмене юридически значимыми документами через сервер «Диадока». Такой сценарий особенно удобен компаниям, которым важно хранить документы на собственном сервере. 

Кроме того, объединение внутреннего и внешнего ЭДО в рамках одной системы позволяет оптимизировать процесс обмена документами с клиентами и контрагентами, упрощает процесс обработки и хранения документации внутри компании.

Заключение

В единой программе «А2Б» реализуются все необходимые функции внутреннего, а с помощью интеграции с «Диадоком» — еще и внешнего документооборота. А также соблюдаются требования закона 63-ФЗ к юридической значимости документов.

При этом «А2Б» — это не только система для работы с документами. С помощью нее можно автоматизировать и другие процессы менеджмента, например:

  • контролировать исполнение поручений;

  • управлять проектами;

  • вести базу контрагентов (CRM);

  • выстраивать бизнес-процессы для часто повторяющихся последовательных задач;

  • учитывать и обрабатывать рациональные предложения и идеи сотрудников.

Также в системе «А2Б» есть корпоративный портал и корпоративный чат. 

Все эти возможности представлены в виде отдельных модулей. Каждый модуль может работать отдельно как самостоятельная программа или в связке с другими модулями системы.

Система управления бизнесом

Планируйте, организуйте и контролируйте работу компании в единой программе. Идеальное решение для дистанционной работы. Лучшее соотношение цены и возможностей

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KPnSG

Начать дискуссию

Официально: сколько в России ресторанов, кафе и баров

Росстат привел статистику за 2023 год по местам общепита.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Налоговая подсмотрит за вами через камеры, если понадобится. 🎥«Ночной бухгалтер» № 1668

Улыбнитесь, вас скрывает скрытая камера! А может и не скрытая, а просто камера наблюдения на улице. Корреспондент «Клерка» узнала о любопытном способе налоговиков проверять ваш бизнес.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая

КС РФ: иногда УК должна продолжать управление домом и после прекращения договора

Конституционный Суд уточнил порядок прекращения обязательств компании (УК) по управлению многоквартирным домом.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Малый и средний бизнес выпустил облигации на 2,5 млрд рублей

До конца года МСП Банк готов поддержать выпуск биржевых облигаций компаний на сумму до 8 млрд рублей.

Новое постановление КС: как теперь платить налоги при банкротстве компании

Чтобы не получать требования о взыскании убытков от налоговиков или других кредиторов, арбитражный управляющий должен согласовать интересы сторон в суде, который определит порядок выплат при банкротстве организации.

❗️ Оформите подписку «Клерк.Премиум» со скидкой 50%! В понедельник цена вырастет

До 22 апреля вы можете купить подписку «Клерк.Премиум» на 12 месяцев со скидкой 50% за 9900 рублей. Успейте получить доступ к образовательным материалам «Клерка» по старой цене.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как бывшим контрактникам считать стаж для оплаты больничного

Военная служба по контракту входит в стаж для больничного.

Самозанятый написал жалобу на руководителя в трудовую? А так можно было?

Привет, это налоговый юрист для бизнеса и СЕО «Патрикеев и партнеры» Павел Патрикеев. И я никогда не думал, что тема переквалификации будет окутана такими интригами.

Самозанятый написал жалобу на руководителя в трудовую? А так можно было?
1
84

⚡️ Итоги дня: сотрудники не хотят терпеть токсичных начальников, глава Willdberries стала обедневшим миллиардером, в Москве будет шторм, а Питер завалит снегом

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

86

Решила зайти в рефералку «Клерка». Как думаете, получится?

Коллеги, решила поделиться с вами. Сегодня решила стать участником Клерк.Партнер. Буду рекомендовать наши курсы и вебинары и получать пассивный доход. Говорят, что через рефералку может зарабатывать любой, а не только менеджеры. Посмотрим, что у меня получится😉

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Порядок обучения сотрудников по охране труда в организации

Разобрались с тем, какие программы обучения существуют, кто имеет право проводить инструктаж и по каким правилам это нужно делать, чтобы не получить штраф от проверяющих органов.

Иллюстрация: dcstudio/freepik

Эксперты «Клерка» ответили с начала года на 3000+ вопросов бухгалтеров. Торопитесь — безлимитные консультации можно получать только до 21 апреля!

Всегда приятно получить совет профессионала, а получить консультацию эксперта в трудное время сдачи отчетов — еще и полезно! Пока вы можете получать ответы на вопросы без ограничений, но скоро такой возможности не будет. Поспешите подключить подписку, пока есть время.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Сайты с картинками могут воровать telegram-аккаунты

В поисковиках пользователи рискуют наткнуться на изображения, которые ведут на фишинговые ресурсы и просят пройти авторизацию в мессенджере Telegram.

36
Бесплатно с КоАП РФ

Как малому предприятию вдвое снизить административный штраф

По статье 4.1.2 КоАП  субъектам МСП, в том числе микропредприятиям, штрафы назначаются вполовину от максимального размера. Причем такая «скидка» предоставляется при совершении правонарушений, предусмотренных как федеральным КоАП, так и региональными. Какие условия позволяют добиться этой льготы?

Как малому предприятию вдвое снизить административный штраф

💥 Налоговики на всякий случай сравнивают показатели 6-НДФЛ, которые не должны сходиться. В 1 уведомление можно включать много всего. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости этой недели, которые вы могли пропустить.

ВЭД

Таможенная служба рекомендовала развивать внешнеторговые расчеты в рублях

Об этом сообщил начальник Управления торговых ограничений, валютного и экспортного контроля (УТОВЭК) ФТС Сергей Шкляев на сессии Российско-турецкого бизнес-форума в Москве.

ФНС обновила документы для составления мотивированного мнения

Теперь компании могут отозвать запрос о предоставлении мотивированного мнения, а из документов убрали информацию о штрафах.

Может ли ФНС начислить налог на всю сумму дохода без учета расходов

Суть дела: организация выполняла подрядные работы в пользу контрагента и не учитывала в составе своих доходов вознаграждение по договору подряда. Налоговики посчитали это необоснованным занижением налогооблагаемой прибыли на величину доходов, которые были получены от заказчика подрядных работ.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Ипотека

Что будет, если один супруг купил квартиру, а второй платил за нее ипотеку: новое решение суда

Реалии нашего времени таковы, что не каждый брак способен продержаться дольше, чем будет погашен взятый супругами ипотечный кредит. В связи с этим часто возникают вопросы по поводу раздела кредита и купленной на него квартиры.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы в СФР

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.