Что такое юридически значимый документооборот
С точки зрения законодательства, договоры, счета-фактуры и прочие документы можно создавать и подписывать не только на бумажных, но и на электронных носителях. Работать с цифровыми документами удобнее и проще, чем с бумажными: они защищены от потери, их легче передавать и не нужно хранить в объемных архивах.
Чтобы организовать передачу цифровых документов, нужен юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО).
ЮЗЭДО — это система обмена электронной документацией через интернет между компаниями, работодателями и сотрудниками, а также с госорганами. Документы, полученные и созданные в рамках ЮЗЭДО, обладают той же юридической силой, что и их бумажные эквиваленты.
Чтобы электронный документ обладал юридической силой, его нужно подписать электронной подписью (ЭП), которая служит аналогом собственноручной подписи на бумажном носителе и печати компании.
В соответствии с законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», есть три типа ЭП:
простая (ПЭП);
усиленная неквалифицированная (НЭП);
усиленная квалифицированная (КЭП).
Виды ЭП отличаются степенью защиты и сферой применения. Использование ПЭП и НЭП в рамках ЮЗЭДО возможно только при наличии соответствующего нормативного акта и соблюдении требований по ее использованию или при наличии соглашения между сторонами.
КЭП — наиболее защищенный тип ЭП, от взлома она защищена криптографическими технологиями. Такая подпись не требует дополнительных актов или соглашений для своего использования. Любой электронный документ, подписанный КЭП, обладает юридической силой.
ЮЗЭДО полезен бизнесу для решения различных задач:
обмен документами внутри компании;
заключение договоров с контрагентами, отправка уведомлений или писем, выставление счетов, обмен счетами-фактурами;
представление отчетности в государственные органы: ФНС, СФР Росфинмониторинг;
участие в судебных спорах;
внесение изменений в ЕГРЮЛ, получение лицензий, отправка заявлений в ведомства;
регистрация онлайн-касс.
Сегодня компании хотят дополнить возможности внутренней СЭД и сделать документооборот юридически значимым как при обмене документами с внешними контрагентами, так и внутри компании. До недавнего времени это можно было реализовать в основном в разных информационных системах. Теперь такая возможность появилась в сервисе А2Б.
Планируйте, организуйте и контролируйте работу компании в единой программе «А2Б» — получите 7-дневный бесплатный доступ.
Как организовать юридически значимый электронный документооборот в СЭД А2Б
Система «А2Б» — комплексная система для автоматизации управления бизнесом. В ее составе — система электронного документооборота, которая позволяет организовать ЮЗЭДО внутри организации следующими способами:
1. С помощью внутренней подписи А2Б, которая создается в самой системе.
По закону она считается простой электронной подписью, которая подходит для согласования и подписи большинства служебных документов в ходе хозяйственной деятельности организации: заявки, служебные записки, приказы, распоряжения, заявления, положения, регламенты, отчеты, договоры.
Она не подойдет для подписи кадровых документов и документов с грифами секретности и государственной тайны. В этом случае нужно, чтобы работодатель и сотрудник подписали соглашение о взаимном принятии документов в электронном виде.
Забирайте форму соглашения между сотрудником и работодателем о принятии документов в электронном формате
Бесплатный шаблон, вам остается только заполнить!
Заполните форму, вышлем соглашение на e-mail:
2. С помощью любой КЭП, которая выпущена с использованием технологии КриптоПро CSP.
В этом случае КЭП ставится на файл, который прикреплен к карточке документа. Для этого файла создается дополнительный файл в формате .sig, в котором можно проверить целостность документа и получить полную информацию о подписи пользователя. Такой файл также имеет юридическую силу и хранится в облаке или на собственном сервере. При отправке или распечатке нужно соответственно прикладывать или распечатывать дополнительно сформированный .sig файл.
Если вы хотите обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами, это можно сделать:
3. С помощью интеграции с системой ЭДО «Диадок».
Вы можете вести полноценный документооборот с контрагентами и при этом использовать большинство функций «Диадока» в интерфейсе СЭД А2Б.
Среди таких функций:
использование МЧД;
создание формализованных отчетных документов;
прием и отправка документов контрагентам.
При этом добавляются все функции внутреннего документооборота А2Б.
Таким образом, можно реализовать сценарий, когда часть документов передают исключительно внутри компании и подписывают рядовые сотрудники простой электронной подписью. Часть документов подписываются УКЭП и участвуют в обмене юридически значимыми документами через сервер «Диадока». Такой сценарий особенно удобен компаниям, которым важно хранить документы на собственном сервере.
Кроме того, объединение внутреннего и внешнего ЭДО в рамках одной системы позволяет оптимизировать процесс обмена документами с клиентами и контрагентами, упрощает процесс обработки и хранения документации внутри компании.
Заключение
В единой программе «А2Б» реализуются все необходимые функции внутреннего, а с помощью интеграции с «Диадоком» — еще и внешнего документооборота. А также соблюдаются требования закона 63-ФЗ к юридической значимости документов.
При этом «А2Б» — это не только система для работы с документами. С помощью нее можно автоматизировать и другие процессы менеджмента, например:
контролировать исполнение поручений;
управлять проектами;
вести базу контрагентов (CRM);
выстраивать бизнес-процессы для часто повторяющихся последовательных задач;
учитывать и обрабатывать рациональные предложения и идеи сотрудников.
Также в системе «А2Б» есть корпоративный портал и корпоративный чат.
Все эти возможности представлены в виде отдельных модулей. Каждый модуль может работать отдельно как самостоятельная программа или в связке с другими модулями системы.
Система управления бизнесом
Планируйте, организуйте и контролируйте работу компании в единой программе. Идеальное решение для дистанционной работы. Лучшее соотношение цены и возможностей
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KPnSG
Начать дискуссию