Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.
98,8 тыс. 36,7 тыс.
Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.

Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.

Какими бывают бизнес-карты

Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.

Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.

Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.

Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.

Как открыть корпкарту

Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.

Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.

Ак Барс Банк предлагает при открытии счета сразу выпустить бизнес-карту, или вы можете получить ее позднее.

Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность

Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.

Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность, но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.

Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.

На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет

Можно совершать:

  • оплату поставщикам;
  • покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
  • оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
  • командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.

Нельзя использовать для следующих целей:

  • личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
  • крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
  • выплата зарплаты и дивидендов;
  • передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.

Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.

Как отчитаться за покупки

За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.

Подтвердят покупку:

  • кассовый и/или товарный чек;
  • накладная;
  • акт;
  • договор на оказание услуг или поставку;
  • бланк строгой отчетности (БСО) и другие.

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).

Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.

Бухучет — проводки по корпкартам

Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.

Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:

Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;

Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);

Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;

Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;

Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.

Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом

Главным плюсом можно считать жесткий контроль за расходами, а также оперативное поступление информации о тратах. Кроме того, если сотруднику в командировке потребуются деньги, то достаточно будет пополнить баланс карты со счета.

Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.

Если вы рассчитываетесь с поставщиком корпоративной картой, то на вас не распространяется ограничение по наличным расчетам до 100 тысяч рублей.

Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.

Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.

Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.

Из минусов — нельзя использовать постоянно для снятия наличных. Крупные операции с наличными попадают под контроль банка, при операциях свыше 600 тысяч банк обязан сообщить о них в Росфинмониторинг. Нельзя рассчитаться с помощью корпкарты с подрядчиками-физлицами или самозанятыми.

Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.

Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.

Корпоративные карты

Удобный способ организации расчетов для бизнеса

Оставьте заявку прямо сейчас!

С Вами свяжется специалист, и подробно расскажет об условиях оформления корпоративных карт:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Комментарии

17
  • solen.b

    По таким картам нельзя снимать деньги на зарплату, корректнее работать по денежным чекам, там есть специальные поля СКП для расшифровки назначения расхода

  • Татьяна

    банк Открытие закрыл офисы в регионе. Директор говорит, что получить наличные можно только через карту. Зарплатный проект не подключен, т.к. работники желают получать наличными. Правомерно ли в такой ситуации снятие денег с карты на выдачу зарплаты?

      • Татьяна

        Спасибо. Считаете,что можно оприходовать наличку дт50-кт51 (или 55)? без всякого 71?

        • Старый ворчун

          Считаю, что можно. Но если боязно - проведите через 71.

      • Анна

        но ведь суммы возвращенного в кассу подотчета тратить нельзя, разве нет?

        • Старый ворчун
          суммы возвращенного в кассу

          А где здесь возврат в кассу? человек получает деньги в банкомате и сдает их в кассу.

          • Татьяна

            Мне деваться некуда, восстанавливаю учёт уже по свершившимся фактам. Буду приходовать наличку на зарплату с карты 50-51. Смущают мнения, высказанные в статье выше: На что нельзя расходовать деньги с бизнес-карты. Нельзя использовать для следующих целей:

            • выплата зарплаты и дивидендов;
        • Татьяна

          в этом и проблема. В других организациях с другими банками возврат подотчёта сдаём в банк, чтобы тут же снять на з/п

    • Анна
      работники желают получать наличными

      вот и у нас есть такие, а в кассу выручка поступает редко - так неохота из-за одного отдельно взятого динозавра водителя в банк гонять..

      • Татьяна

        та же история: офисы по области закрыли. Маленькой фирмочке нереально гонять 2 часа в один конец, если без пробок, до центра из-за 2х человек. И ЦБ подкосил запретом выдачи з/п из заёмных средств или возврата подотчёта :((

  • Ирина

    Уважаемые, помогите разобраться. У ООО имеется корпоративная карта, она привязана к расчетному счету. Директор сдает выручку от продажи товара из кассы на расчетный счет через Банкомат с функцией приема денег. Нужно ли использовать счет 71, или использовать счет 57.01 ? Помогите с кассой разобраться, а то прежний бух что-то наворотил(

Эксперты пересчитали недоимки по делу Блиновской. Теперь она должна 906 млн рублей

Сначала следствие называло сумму недоимки в 918 млн рублей, а сейчас экономическая экспертиза пересчитала задолженность.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Прабабушкам и прадедушкам будут выплачивать надбавку к пенсии

Прибавку к пенсии по старости или инвалидности получат люди, которые заботятся о правнуках, если те до достижения возраста 18 лет стали инвалидами.

Инвестиции

Мосбиржа с 22 февраля установит запрет на короткие продажи ценных бумаг QIWI банка

Запрет распространяется на депозитарные расписки банка и облигации «Киви Финанс».

Лучшие спикеры, новый каждый день
Социальный вычет

💯 За обучение на «Клерке» бухгалтеры могут получить социальный вычет

Социальный налоговый вычет по НДФЛ по расходам на свое обучение в любой форме (в том числе, заочной) за 2023 год можно получить в размере до 120 тыс. рублей, за 2024 — до 150 тыс.

Маркетплейсы

Ozon создал раздел с товарами модных брендов

Одежду, обувь и аксессуары известных российских и зарубежных брендов будут дополнительно проверять. У селлеров должны быть документы, которые гарантируют оригинальность товаров.

ВЭД

За какие нарушения ВЭД бухгалтер может получить штраф

Компании и ИП, которые работают с валютой, обязаны соблюдать правила валютного контроля. В противном случае владельцы бизнеса будут обязаны заплатить штраф от 75% до 100% от суммы сделки. Если виновник — отечественная фирма, то ответственность вместе с директором несет и бухгалтер.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Проблема с выводом средств из QIWI банка. Можно ли вернуть деньги?

Банк «Точка» сообщил, что отзыв лицензии у Киви Банка 21 февраля коснулся некоторых его клиентов.

С дефицитом кадров столкнулись 81% компаний

В 2024 году нанять новых сотрудников хотят 56% работодателей.

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: iPhone не надо сушить в рисе, диссертаций стало на 22% меньше, а в «Сапсаны» добавят полки для сна

Подготовили для вас обзор главных событиями этого дня. Все самое интересное, о чем писали и говорили сегодня в сети, в одной подборке.

115

Разбираем данные: ключ к успешному бизнесу 💼📊

Привет, друзья! Сегодня хочу поделиться с вами немного мыслей о важности данных в бизнесе.

1
50
Инвестиции

Центробанк обнаружил манипулирование на торгах акциями СПБ Биржи

После ложных сообщений о том, что СПБ Биржа подала в суд заявление о банкротстве, стоимость акций резко снизилась.

Бухгалтеры

🔥 Откройте расчетный счет в «Тинькофф» и получите скидку 10% на оплату подписки Клерк.Премиум

Заполнить заявку на открытие расчетного счета можно на сайте «Тинькофф», а курьер доставит документы вам в офис. Приятным бонусом станет скидка на самую бухгалтерскую подписку Клерк.Премиум.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Самозанятые

Как налоговики доказывают трудовые отношения с самозанятыми в 2024 году

Впереди новая волна налоговых проверок и сейчас есть время для проведения аудита налоговых рисков. Получить ценную информацию о том, как усилить свою налоговую безопасность при сотрудничестве с самозанятыми.

Мыши плакали, кололись, но продолжали грызть кактус: бухгалтеры устали от своей работы, но все равно ее любят. 🌵«Ночной бухгалтер» №1628

Парадоксальные результаты мы получили, когда решили спросить бухгалтеров, хотят ли они становится главбухами или нет и почему?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Мораторий на проверки бизнеса продлен, но не для всех: кого и как будут проверять в 2024 году 

Правительство продлило мораторий на проверки бизнеса, который действовал в 2023 году. Однако он распространяется не на все проверки и не на все категории компаний. Разобрались, кто попадает в список исключений.

Мораторий на проверки бизнеса продлен, но не для всех: кого и как будут проверять в 2024 году 

Аналитики 1С получают от 50 тысяч рублей! «Клерк» поможет бухгалтерам больше зарабатывать

Запускаем новый курс повышения квалификации, который научит бухгалтеров автоматизировать учет и управленческие процессы, а также внедрять и работать с продуктами 1С.

НДФЛ с зарплат сотрудников, уехавших за границу: FAQ и примеры расчета

С 2024 года власти поменяли налогообложение дистанционных сотрудников, которые работают по трудовому договору, но находятся за пределами РФ. Изменения по НДФЛ вступили в силу с 1 января. Теперь работодателям при выплате заработной платы придется удерживать НДФЛ по ставке 13 % или 15 % вне зависимости от налогового статуса этих работников.

НДФЛ с зарплат сотрудников, уехавших за границу: FAQ и примеры расчета

У ИП на УСН будет льгота по налогу на имущество на помещение, даже если оно временно не используется в бизнесе

Применение УСН предполагает освобождение от налога на имущество, если оно не включено в региональный «кадастровый» перечень.

Бесплатно с Больничные

Как отразить больничный в ЕФС-1. Мини-курс

В сегодняшнем мини-курсе разберем частный случай заполнения ЕФС-1 — как отразить больничный в ЕФС-1 и какую форму отчета использовать.

Как отразить больничный в ЕФС-1. Мини-курс
Инвестиции

Ценные бумаги «Киви финанс» упали на 63%

Из-за отзыва лицензии у QIWI банка облигации «Киви финанс» на Мосбирже подешевели на 63%, а депозитарные расписки банка — на 50%.