Чеки на аванс и на предоплату: порядок формирования, обзор ошибок и новых штрафов

В быту понятия «аванс» и «предоплата» часто смешаны: они похожи по смыслу и относятся к сделкам с предварительной оплатой (ст. 487 ГК). Но бизнесу следует понимать четкую разницу между терминами — это влияет на правильное оформление чеков.

Аванс — это платеж, который покупатель вносит заранее, когда конкретный товар, работа или услуга еще не определены.

Например, магазин продает подарочный сертификат. Покупатель заранее вносит деньги, а получатель сертификата позже сам выбирает товары или услуги. В момент продажи сертификата еще неизвестно, на что именно потратят эту сумму, поэтому в чеке указывают признак способа расчета «Аванс».

Если сертификат не использовали, покупатель может потребовать вернуть деньги. Порядок возврата зависит от условий продажи и требований закона о защите прав потребителей.

Предоплата — это платеж, который покупатель вносит заранее за конкретный товар, работу или услугу. В отличие от аванса, предмет расчета уже известен. Стороны согласовали, что покупает клиент, в каком количестве, по какой цене и в какие сроки.

Например, магазин техники принимает заказ на 10 ноутбуков стоимостью 600 тыс. руб. Клиент оплачивает заказ полностью до поставки, потому что продавец привозит технику под заказ. В чеке на такую операцию указывают признак способа расчета «Предоплата 100%».

Если покупатель вносит только часть суммы, например 30 или 50%, в чеке указывают «Предоплата». Когда магазин передаст ноутбуки клиенту, нужно сформировать второй чек — на полный расчет с зачетом ранее внесенной суммы.

Бизнес, который использует в работе онлайн-кассы по закону № 54-ФЗ, чаще всего формирует два чека. Один — на зачет аванса или предоплаты, другой — в момент полного расчета.

При оформлении чека важно правильно указать признак способа расчета — реквизит с тегом 1214. В приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ перечислены основные варианты:

• «Предоплата 100%» — покупатель полностью оплачивает товар, работу или услугу до их получения.

• «Предоплата» — покупатель заранее вносит только часть суммы.

• «Аванс» — покупатель вносит деньги заранее, но конкретный товар, работа или услуга еще не определены.

• «Полный расчет» — продавец передает товар, выполняет работу или оказывает услугу, а ранее внесенный аванс или предоплата засчитываются в итоговую стоимость.

В кассовом чеке должны быть и другие обязательные реквизиты: регистрационный номер ККТ,

• ИНН пользователя;

• дата и время расчета;

• наименование товаров или услуг;

• цена и сумма;

• ставка и сумма НДС при необходимости;

• фискальный признак;

• форма расчета;

• QR-код и данные ОФД.

Для отдельных сфер действует особый порядок. Например, при зачете или возврате аванса за услуги связи, ЖКХ, перевозки, культурно-массовые мероприятия, охрану, образование и некоторые другие услуги можно сформировать один кассовый чек за расчетный период. Полный перечень и условия указаны в п. 2.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ.

Если товар доставляет курьер, порядок применения ККТ зависит от того, кто принимает оплату и от чьего имени действует служба доставки:

• Если у продавца есть собственная курьерская служба, то используют онлайн-кассу, зарегистрированную на продавца.

• Если продавец пользуется услугами сторонней курьерской службы, то порядок работы закрепляют в агентском договоре. Возможны два варианта. Курьер может действовать от своего имени и применять собственную ККТ или принимать оплату от имени продавца. От этого зависит, кто формирует чек и какие реквизиты в нем указывают.

Чеки на зачет или на предоплату оформляют в соответствии с правилами контрольно-кассовой дисциплины.

Покупатель оплачивает товар или услуги полностью:

• В назначении платежа отметьте — «Предоплата за товар или услугу».

• Отразите все позиции из заказа, за которые клиент внес полную предоплату.

• В поле с признаком способа расчета укажите — «Предоплата 100%».

Когда вы передадите товар или окажете услугу, сформируйте второй чек с признаком способа расчета «Полный расчет».

• Отразите в чеке частичную сумму или процент от полной стоимости (30%, 50% или др.).

• Укажите признак способа расчета — «Предоплата».

• При передаче товара или оказании услуги сформируйте чек с признаком способа расчета «Полный расчет». В нем отразите итоговую стоимость покупки, ранее внесенную предоплату и сумму доплаты, если покупатель оплачивает остаток в этот момент.

Порядок оформления чеков при авансах аналогичен порядку с предварительной оплатой. Разница в том, что при зачислении аванса необходимо выбрать признак способа расчета «Аванс».

Если покупатель оплачивает заказ на сайте, интернет-магазин формирует электронный чек и направляет его на электронную почту или номер телефона, которые покупатель указал до расчета. Бумажный чек при такой оплате можно не печатать.

Если товар доставляют позже, используют два чека.

• Первый чек формируют при оплате заказа на сайте с признаком способа расчета «Предоплата 100%» или «Предоплата» — в зависимости от того, полностью или частично покупатель оплатил товар.

• Второй чек оформляют при передаче заказа покупателю — с признаком «Полный расчет» и зачетом ранее внесенной суммы.

Автоматизировать выдачу чеков интернет-магазин может через облачную кассу, платежный модуль, CMS сайта или интеграцию с ОФД и кассовым сервисом.

У маркированных товаров есть уникальный код DataMatrix. При продаже его нужно передать в систему маркировки через кассу.

1. Если покупатель оплачивает товар заранее, в первом чеке на аванс или предоплату код маркировки обычно не указывают. Код отражают, только если точно известно, какой товар попадет в руки покупателю. Например, когда клиент покупает единственный экземпляр в онлайн-магазине.

2. В чеке полного расчета обязательно указывают код маркировки. Кассир сканирует товар на кассе, после чего сведения об операции поступают в систему и фиксируются в закрывающем кассовом документе.

Возврат суммы, внесенной в качестве аванса или предоплаты, предполагает отмену покупки и выдачу (перечисление) денег обратно покупателю.

• В фискальном чеке указывают признак «Возврат прихода». Наименование товара и сумма должны совпадать с теми, что указаны в исходном чеке.

• Покупку аннулируют с помощью отдельного чека на возврат аванса или предоплаты. В этом случае документ коррекции не требуется.

Как работать с расчетным счетом ИП без ошибок и рисков блокировок

От открытия до пополнения счета

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Среди популярных ошибок можно выделить:

• Указаны неполные или неверные реквизиты — в наименовании компании или ИП, ИНН, адресе, номере ККТ или фискального накопителя.

• Допущены неточности или отсутствуют данные в номенклатуре — наименовании товара или услуги, количестве, единицах измерения, цене или сумме.

• Связанные с НДС ошибки — неправильная ставка налога, ошибки в расчете НДС, отсутствие выделения НДС.

• Неверный признак способа расчета — например, вместо «Предоплата» указан «Аванс» или вместо «Полный расчет» выбран другой вариант.

• Ошибки в форме оплаты — например, наличная и безналичная оплата отражены некорректно.

Ошибки исправляют по разным правилам. Если продавец вообще не применил ККТ — например, получил оплату, но не сформировал чек, — нужно оформить чек коррекции.

Если чек был сформирован, но в нем ошибка, порядок зависит от формата фискальных документов.

При ФФД 1.05 сначала формируют чек на возврат ошибочного расчета, а затем новый чек с правильными данными. Например, если в чеке неверно указали сумму, ставку НДС или признак способа расчета, ошибочный расчет сначала обнуляют, а потом пробивают корректный чек.

При ФФД 1.1 и 1.2 для исправления принятого чека используют кассовые чеки коррекции. Сначала создают чек коррекции на обратную операцию с ошибочными реквизитами, затем — чек коррекции с правильными данными.

Бизнес также не застрахован от технических ошибок. Например, данные своевременно не переданы ФНС, в чеке отсутствует QR-код или ККТ работает с просроченным фискальным накопителем. Выполните следующий действия:

• Проверьте подключение к интернету.

• Сообщите о проблеме провайдеру (если проблема в отсутствии интернета) или поставщику ККТ (если касса работает некорректно).

• Замените фискальный накопитель, если срок его действия истек, и перерегистрировать ККТ в ФНС.

В онлайн-продажах ошибки могут быть связаны с тем, что покупателю вовремя не отправили электронный чек или чек отправлен с ошибкой.

• Проверьте в личном кабинете ОФД, какие чеки не были доставлены покупателям.

• Составьте реестр неотправленных чеков и отправьте их покупателю.

• Сохраните данные об отправке чеков на случай проверки.

• Проверьте настройки ККТ и работу кассовой программы, чтобы ошибки не возникали снова.

За нарушения кассовой дисциплины бизнесу грозит ответственность по ст. 14.5 КоАП:

1. Если продавец не передал покупателю бумажный чек по требованию или не направил электронный чек в случаях, когда обязан это сделать, возможны санкции:

• на ИП — предупреждение или 2 000 руб.;

• на организации — предупреждение или 10 000 руб.

2. Если ККТ не соответствует требованиям, нарушен порядок ее регистрации, перерегистрации или применения:

• на ИП — предупреждение или штраф 1 500–3 000 руб.;

• на организации — предупреждение или 5 000–10 000 руб.

3. Расчеты без применения ККТ, когда она обязательна по закону. На ИП — от 25 до 50% от суммы расчета, но не менее 10 000 руб. На организации — от 75 до 100% от суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб. Если при повторном нарушении сумма расчетов составила 1 млн руб. и более, деятельность ИП или организации приостановят на 90 суток.      

Штрафы для организаций и предпринимателей могут вырасти кратно:

• до 150 000 руб. при первичном нарушении;

• до 750 000 руб. при повторном нарушении.

За невыдачу чека предположительно штрафы увеличатся до 50 000 руб.

Читайте также:

• Нужна ли онлайн-касса для ИП на патенте в 2026 году.

• Что такое овердрафт простыми словами: как работает и какому бизнесу стоит подключить.

• Как не переплачивать за торговый эквайринг в 2026 году: разбираем все скрытые расходы.

Реклама: ПАО АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ БАНК «АК БАРС», ИНН 1653001805, erid: 2W5zFHAo6ob