ЭДО

ЭДО в вопросах и ответах — самые популярные вопросы и мифы

Далеко не все еще используют электронный документооборот. причины разные — кто-то не уверен, что он вообще нужен, кто-то тянет до последнего, хотя ЭДО уже неизбежен (это, например, продавцы товаров, подлежащих прослеживаемости). Есть и такие, что начитались страшилок на форумах, наслушались коллег-бизнесменов и теперь к ЭДО относятся с опаской. Сегодня разрушаем сомнения и отвечаем на самые популярные вопросы.
4,5 тыс. 1,4 тыс.
ЭДО в вопросах и ответах — самые популярные вопросы и мифы

Далеко не все еще используют электронный документооборот. причины разные — кто-то не уверен, что он вообще нужен, кто-то тянет до последнего, хотя ЭДО уже неизбежен (это, например, продавцы товаров, подлежащих прослеживаемости). Есть и такие, что начитались страшилок на форумах, наслушались коллег-бизнесменов и теперь к ЭДО относятся с опаской. Сегодня разрушаем сомнения и отвечаем на самые популярные вопросы.

Иногда приходится переделывать документы задним числом. Исправлять ошибки. Разве при ЭДО так можно?

Дата электронного документа — это дата его принятия оператором, исправить ее уже будет нельзя. Документ можно аннулировать, отправив соответствующее сообщение контрагенту или отправить новый, уже с верными данными. Отдельный случай — счет-фактуры. Их нужно корректировать особым образом, направля корректировочную форму. Или можно исправить исходный счет-фактуру, но в этом случае также указывается номер и дата исправления. Все зависит от вида ошибки.

Слышали, что роуминг настраивается долго. Неделями придется ждать.

Суть роуминга в том, чтобы дать возможность клиентам разных операторов свободно взаимодействовать между собой. Т.е. в обмене между вами и контрагентом-клиентом другого оператора будет участвовать уже 2 Удостоверяющих центра.

Основные операторы уже успешно работают между собой и настройки проходят быстрее. Если УЦ еще не взаимодействовали, то действительно может понадобиться дополнительное время на настройку.

Некоторые пользователи подключаются к нескольким операторам. Например, у вас большое количество клиентов, с которыми вы работаете уже через ЭДО и тут появляется крупный клиент или сразу несколько, которые хотят работать через другого оператора. Отказываться от сделки или подключить еще ЭДО? Выбор очевидный.

Подключение к новому оператору может быть выгодным — участвуйте в акции «Фортуна» и подключайте Астрал Отчет 5.0 со скидкой 50%!

За все надо платить — за входящий, за исходящий, так и без денег останешься!

За входящие документы операторы в большинстве случаев не берут никакой платы. К примеру, у вас много накладных от поставщика, а вот исходящих документов очень мало, такое возможно, если, вы торгуете в розницу и ваши покупатели — частные лица. Тогда вы можете только получать документы и подписывать их. За утверждение (подписание) документа с вас не будет взиматься плата. Конечно при этом необходимо иметь электронную подпись.

Кстати, за роуминг отдельно платить не нужно, Калуга Астрал предоставляет эту услугу бесплатно.

Астрал-ЭТ — надежная и безопасная электронная подпись для различных задач: участия в торгах, работы с Госуслугами и другими порталами, электронного документооборота, сдачи отчетности и т.д.

Нельзя просто начать меняться документами, надо подписать какое-то соглашение или договор с контрагентом.

Это не совсем верно. При обмене документами, подписываемыми квалифицированной электронной подписью, никаких дополнительных соглашений заключать не нужно.

Исключение — если способ обмена документами строго указан в вашем контракте и его надо изменить. Допустим ваш покупатель попросил выставлять ему документы в бумажном и только таком виде и предусмотрел это в договоре. Тогда нужно внести в него изменения и указать, что документы могут предоставляться также (или только) в электронном виде. Такой пункт можно добровольно включить в договоры.

У меня и так все хорошо. Я использую бумажный документооборот и не испытываю проблем.

Рано или поздно те, кто работает с бумажными документами, сталкиваются с проблемами:

  • Клиент не возвращает документы — забывает, теряет, просто тянет время или делает вид, что ничего не получил;
  • Если работать с контрагентами по всей стране, то обмен документами превращается в черепашьи бега — какое письмо быстрее доползет до адресата и вернется обратно, а бухгалтерия без оформленных документов откажется проводить операции в учете;
  • Может оказаться, что вы нарушаете закон. Например, ряд продавцов маркированных товаров продолжали обмениваться с поставщиками обычными бумажными документами и не отражали товары в системе Честный Знак уже после того, как их товары стали подлежать обязательной маркировке. При проверках на таких продавцов налагаются высокие штрафы;
  • Проконтролировать движение бумажных документов намного сложнее. К примеру, сотрудник может забыть отправить почтой пакет документов клиенту в указанные в контракте сроки. За нарушение сроков предусмотрена неустойка. На словах сотрудник может вам сказать, что все отправил, но простым письмом, никаких чеков не сохранил. Простое письмо не отслеживается, придется верить работнику на слово.

Это только несколько случаев, когда бумажный документооборот может вас подвести.

Я не верю, что можно сэкономить на ЭДО или экономия будет незначительной.

Приведем пример. Небольшая московская компания ежемесячно рассылает документы за услуги своим заказчикам. Рассылка делается почтой заказными письмами по 40 штук в месяц. Цена конверта — 3,50 рубля, стоимость отправки — 56 рублей за письмо.

Получается, что отправка 40 писем обойдется организации в 2380,00 рублей в месяц или 28 560,00 рублей в год. В год будет отправлено 480 писем.

А теперь посмотрите сколько будет стоить отправка 500 документов в год по тарифу Стандарт от Астрал.ЭДО:

2000 рублей против 28,5 тысяч. Ощутимая выходит экономия. Это не говоря о том, что вам или другим сотрудникам не придется упаковывать документы в конверты, подписывать, везти на почту и стоять там в очереди.

Чем больше документов вы отправляете сейчас на бумаге, тем больше будете экономить, перейдя на ЭДО.

Я предприниматель, мне-то зачем ЭДО?

Про экономию на почтовых расходах мы уже сказали. К тому же крупные поставщики и сетевики охотнее работают с предпринимателями, если те используют электронный, а не традиционный документооборот.

ИП зачастую сам отвечает за весь бизнес и выполняет самостоятельно большую часть работы. Не стоит тратить рабочее или свободное время — целые часы, на операции, которые могут занимать несколько минут в день.

Вы будете быстрее получать оплату. Ведь полный, окончательный расчет за товары или услуги клиенты предпочитают производить только после получения документов, т.к. опасаются, что предприниматель может оказаться недобросовестным.

Если ваша деятельность связана с современными технологиями, IT, приложениями, онлайн-сервисами и т.п., то странно одной ногой оставаться в прошлом веке. Налаживаете клиенту супер-современную сеть коммуникаций, документы отдаете бумажные. Надо соответствовать своей нише и времени.

Не все документы можно заменить электронными аналогами.

Любые документы могут быть электронными. Другое дело, что существуют формализованные и неформализованные документы.

Формализованные — счет-фактура, УПД, ТОРГ-12, например. Неформализованные — акты сверки расчетов, договоры, письма и т.д. Вторые могут отправляться в виде сканов или других файлов, подписанных электронной подписью.

Каждый день слышу, что где-то взламывают базы. Даже банки не могут уберечь данные своих клиентов. Как вы гарантируете безопасность в ЭДО?

Документы подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты. Удостоверяющие центры, операторы ЭДО проходят аккредитацию, подтверждая свою надежность.

Вы сможете даже регулировать доступ сотрудников к базам, чтобы избежать утечек информации изнутри. В особенности это касается персональных данных, к работе с которыми допускаться должны не все сотрудники.

Я буду привязан к компьютеру и не смогу выписать документы или подписать входящие находясь вне офиса или не дома.

Для работы с ЭДО можно использовать не только компьютер, но и смартфон, планшет или ноутбук. Достаточно скачать приложение или войти через браузер в сервис, проведя предварительно несколько настроек.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности: от электронной подписи до проверки контрагента

Гибкие тарифы и низкие цены

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Комментарии

5
  • Контрагент не может настроить роуминг между Калуга астрал и тензор. Техподдержка абсолютно не компетентна. Роуминг калуги с диадоком минимум 10 дней. Так что не вся информация в статье соответствует действительности . Некоторые контрагенты на Калуге просят выслать им подписанные документы со штампом об эцп, т.к у Калуги на печать выходят просто листочки

    • Астрал-Софт

      Добрый день! Чтобы разобраться в ситуации напишите, пожалуйста, ИНН, ваши контакты для связи и суть обращения на нашу электронную почту market@astral.ru

  • Ян

    Расскажите про "Удостоверяющие центры, операторы ЭДО проходят аккредитацию, подтверждая свою надежность" тем, за кого кто-то сдает "нулевые декларации по НДС" :)

  • Tatiana Horoshenina

    Спасибо за информацию, очень актуально!

Какие документы нужны для регистрации ТСН владельцами гаражей

Собственники гаражей могут создать товарищество собственников недвижимости.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДС

Где кафе из малого бизнеса брать данные о зарплате для льготы по НДС

Для льготы по НДС в общепите средняя зарплата за минувший год должна быть не менее среднеотраслевой в регионе. Это касается и малого бизнеса.

ФНС объяснила, как представлять сведения о разрешении на добычу водных биоресурсов

В налоговую нужно по-новому подавать информацию о полученном разрешении на добычу водных биологических ресурсов.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Если налог уменьшается до нуля за счет вычетов, то ЕНП-уведомление по нему не нужно

Нулевые уведомления по ЕНП не нужны.

1
433

💡 Как заполнить ПСФЛ, зарегистрировать обособку, провести индексацию зарплаты и что включить в уведомление по ЕНП: разъяснения экспертов

Ежедневно наши эксперты готовят для вас статьи-разборы и мини-курсы о законопроектах, новых правилах, разъясняют действующие нормы НК и ТК, на примерах показывают, как заполнить декларацию, провести операцию в 1С и прикладывают образцы, бланки и другие полезные документы. Сегодня собрали топ таких разборов за неделю.

Россельхозбанк предупреждает о блокировке Мир-UnionPay за границей

Банк рекомендует снять наличные ДО КОНЦА ДНЯ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Лучший допрос в налоговой — это тот, который не состоялся. Интервью с Владиславом Каминским

Обязательно ли идти на допрос в налоговую, какие риски и ответственность за неявку ждут бухгалтеров, какие незаконные методики использую налоговики. Об этом рассказал Владислав Каминский, налоговый эксперт и спикер IV всероссийской бухгалтерской конференции «Клерка», которая пройдет 14 марта.

Лучший допрос в налоговой — это тот, который не состоялся. Интервью с Владиславом Каминским
Социальный вычет

💯 За обучение на «Клерке» бухгалтеры могут получить социальный вычет

Социальный налоговый вычет по НДФЛ по расходам на свое обучение в любой форме (в том числе, заочной) за 2023 год можно получить в размере до 120 тыс. рублей, за 2024 — до 150 тыс.

НДС

Теперь станет проще подтверждать нулевую ставку НДС

С 1 апреля 2025 года для подтверждения нулевой ставки будет не нужно представлять документы с отметками таможенных органов.

Уведомление по ЕНП

Когда уведомление по ЕНП может быть с нулевой суммой

В общем случае уведомление по ЕНП на налоги, которых нет (сумма налога = 0), не сдают.

1
468

Как работодателю поймать удаленщика на прогулах

Если сотрудник на удаленке не выходит на связь с работодателем больше двух дней подряд без уважительных причин, то это считается нарушением. С ним могут расторгнуть трудовой договор.

Валютный контроль

ИП может не отчитываться за личный счет в банке Казахстана, но должен отчитаться за счет в Узбекистане

Физлица должны сдавать отчеты о движении средств по своим зарубежным счетам. Но есть нюансы для счетов в странах ЕАЭС.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

У ИП на УСН будет льгота по налогу на имущество на помещение, даже если оно временно не используется в бизнесе

Применение УСН предполагает освобождение от налога на имущество, если оно не включено в региональный «кадастровый» перечень.

Ликбез по страховке от безработицы в ОАЭ. Про штрафы

Итак, в продолжение темы о страховании от безработицы скажу, что с 01.10.2023 года правительство ОАЭ будет применять штрафы… к работникам, которые не подписываются на систему страхования по безработице или не выполняют платежи по ней.

1
161
Инвестиции

Свежие облигации: Новотранс на размещении

Пока кто-то готовится к доллару по сто, а кто-то ждёт, что всё отберут, а деньги запретят, находятся смельчаки, готовые собрать заявки на облигации с купоном ниже ключевой ставки на 1,5–2%.

Свежие облигации: Новотранс на размещении

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

895

Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
11
409
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

517