Кадровый ЭДО: для каких компаний переход актуален в 2022 году

Если планы Минтруда сбудутся, уже к 2023 электронный кадровый документооборот станет обязательным для всех работодателей. Последний год цифровизация - дело добровольное. Но многие компании совершают переход уже сейчас, потому что видят в нем неоспоримую выгоду.

Если планы Минтруда сбудутся, уже к 2023 электронный кадровый документооборот станет обязательным для всех работодателей. Последний год цифровизация — дело добровольное. Но многие компании совершают переход уже сейчас, потому что видят в нем неоспоримую выгоду.

Для кого КЭДО наиболее актуален, и как он позволит сэкономить бизнесу — разбираемся в этой статье.

Ассоциация «РОСЭУ» в начале апреля 2022 г. провела независимый опрос. Согласно его результатам, порядка 68,7% из опрошенных компаний уже перешли или планируют в ближайшее время переход на КЭДО. При этом сервис Астрал iКЭДО вошел в пятерку самых популярных ПО для кадрового делопроизводства.

Почему кадровый ЭДО экономит деньги предпринимателей

Количество работодателей, у которых трудоустроены удаленные (дистанционные) сотрудники, неумолимо растет с каждым годом. Безусловно, пандемия сыграла в этом процессе не последнюю роль. В 2020 году в России около 59% компаний имело в своем штате хотя бы несколько дистанционных работников.

Необходимость взаимодействия с персоналом в новом формате, часто невозможность увидеться руководителю и подчиненному лично, передать документы из рук в руки и подтолкнули к внедрению ЭДО в кадровое делопроизводство.

Как раз в 2020-2021 гг. Минтруд РФ запустил эксперимент с КЭДО, а затем соответствующие поправки были приняты в Трудовой кодекс (см. закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ). Теперь в бумажном виде можно оставить только некоторые категории документов (Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, журнал о прохождении инструктажей работников по охране труда), а остальные — перевести в цифровой формат.

Благодаря переходу на КЭДО, предпринимателям удается сократить расходы на расходники, печать, обработку и хранение огромного количества документации. Кроме того, положительно изменения сказываются и на ускорении бизнес-процессов, сокращении трудозатрат отдела кадров. Если до этого кадровики тратили время на оформление, поиск, копирование, сканирование, отправку документов, то теперь за них это делает умный сервис.

Среди возможностей Астрал iКЭДО: удаленный наем сотрудника без посещения офиса, выпуск подписей УНЭП для персонала, систематизация и поддержание порядка в кадровых процессах, массовое ознакомление, хранение документов в электронном архиве и т. д.

Кому подойдет КЭДО

Крупным предприятиям с обширным кадровым документооборотом

В среднем, на одного сотрудника компания в год издает от 14 до 89 кадровых документов. Это вполне подъемная работа для небольших фирм со штатом до 50 человек.

Но представьте теперь крупное промышленное предприятие, в котором трудоустроены сотни (или даже тысячи) административных и производственных работников. В таком коллективе отдел кадров буквально в режиме «нон-стоп» готовит приказы о командировках и отпусках, перемещениях по службе, переводах, вознаграждениях и дисциплинарных взысканиях.

Плюс к этому массово нужно ознакомить всех в локальными документами: инструкциями, регламентами, положениями о коммерческой тайне, информационной безопасности, персональных данных. И ведь еще к каждому акту бывают поправки и дополнения. Есть ли тут время, чтобы «попить чай»? Искренне непонятно, как эти предприятия существовали до сих пор без КЭДО!

Переход в электронный формат позволит значительно сократить трудозатраты на составление и подписание тысяч документов. Ознакомить персонал, собрать подписи и упорядоченно хранить файлы можно удаленно, без риска потерять что-либо в огромном потоке документооборота.

Компаниям с сетью филиалов по всей стране

Или не по всей стране, а всего с одним небольшим подразделением в соседнем городе. Даже при таком раскладе найм персонала, подписание договоров о мат.ответственности, издание приказов, ознакомление с локальными актами затруднено. Обычно приходится заниматься курьерской пересылкой или истребовать с филиалов хотя бы сканы подписанных документов.

Вполне ожидаемо, что часть важной информации теряется или остается оформленной в ненадлежащем виде. Как следствие для работодателя отсутствие порядка в кадровых процессах, нарушение сроков согласования и подписания документов может привести не только к проблемам с трудовой инспекцией, но и к поражениям в судебных спорах.

Кстати переход на КЭДО — это не только удобство и ускорение кадровых процессов, но и обеспечение доказательственной базы при возможных судебных спорах с работниками. Электронную подпись на договоре о мат. ответственности, приказе или любом соглашении с компанией оспорить уже не удастся, как и дату ее проставления.

Компаниям, в штате которых много дистанционных сотрудников

К сферам деятельности, где больше всего удаленщиков, относятся компании, занятые в рекламе, маркетинге, IT, массмедиа, бухгалтерском и юридическом консалтинге. Например, программистам нет необходимости постоянно находится в офисе, со многими задачами они в силах справиться удаленно, даже находясь на другом континенте. Однако при этом работодателю важно сохранять сотрудников в штате, а не взаимодействовать с фрилансерами. Особенно, если речь идет о специалистах техподдержки и группе разработчиков, которые создают единый программный продукт.

Единственно возможный способ вести кадровое делопроизводство с такой командой работников — это КЭДО в надежном облачном сервисе.

Компаниям, которые хотят получить лояльность сотрудников

Принимая во внимание сегодняшнюю ситуацию на рынке и объективную необходимость экономии, у работодателя остается не так-то много возможностей, чтобы поддержать репутацию надежной и прогрессивной компании, сохранить лояльность персонала.

Переход на КЭДО — тот самый шанс «одним выстрелом убить двух зайцев». С помощью цифровизации кадрового документооборота удастся не только сэкономить на расходниках, логистике, трудовых и временных ресурсах, но и получить расположение своих работников. Например, это позволит персоналу меньше отвлекаться от рабочих дел, согласовывать и подписывать документацию в удобное для себя время без посещения отдела кадров.

При этом все подписанные документы будут всегда под рукой — в личном кабинете, работник сможет обращаться к ним: при желании просмотреть инструкции по безопасности, освежить знания внутренних локальных актов, регламентов и положений. В конечном итоге, все это положительным образом скажется на структуризации бизнес-процессов.

Оптимальное решение для перевода кадрового делопроизводства в электронный вид — подключение к Облачному сервису Астрал iКЭДО. Полный спектр услуг: от выпуска ЭП сотрудникам до безопасного хранения кадрового архива.