Как организовать электронный архив

Бизнес активно переходит на ЭДО. Этому способствуют новые законы. ЭДО обязателен для продавцов маркированных и прослеживаемых товаров. С 2023 года на обмен электронными документами перейдут грузоперевозчики, и, возможно, станет обязательным и кадровый ЭДО. Электронные документы нужно хранить наравне с бумажными в архиве. Как его создать?

Как организовать электронный архив

Электронный архив документов: чем он отличается от бумажного

Существует ошибочное представление, что папка на компьютере со скан-версиями договоров, накладных и актов — и есть электронный архив компании.

Однако это не совсем так. Надлежащим образом оформленным и имеющим юридическую силу считается тот электронный документ, который подписан ЭП (электронной подписью) и не требует дублирования на бумаге. Скан-копия же равнозначна фотографии документа.

Электронный архив предприятия — это организованная в облачном сервисе или программе ЭДО система хранения документов: первичных, бухгалтерских, кадровых, финансовых, юридических, технических и т. д.

Такое хранилище выполняет функцию не только надежного, конфиденциального сбережения информации, но и позволяет удобно и быстро ее находить, обрабатывать, и в целом, автоматизирует бизнес-процессы компании.

Руководитель организации сам решает, каким сотрудникам и в каком объеме предоставить доступ к той или иной категории документов.

На электронные документы, подписанные ЭП, распространяются те же правила хранения, что и на бумажные.

Облачный архив или система ЭДО: какой способ хранения выбрать

Итак, организовать на предприятии систему правильного хранения электронных документов можно двумя основными способами:

  1. «арендовать» объем памяти в облачном сервисе;
  2. подключиться к одной из систем ЭДО, представленных на рынке услуг.

Организация электронного архива в облаке предполагает, что компания занимает определенный объем памяти на удаленном сервере с закрытым доступом. Например, такие услуги предоставляет Яндекс.Диск или Google.Диск. Доступом к информации управляет, как правило, штатный сотрудник — IT-специалист или системный администратор.

Минус в том, что некоторые облачные сервисы принадлежат иностранным компаниям и сейчас с их использованием возникают проблемы. В частности оплатить пользование такими сервисами из-за санкций в отношении банков просто не получится.

Другой вариант — использование системы ЭДО с сохранением документов оператором.

«Калуга Астрал» предлагает программные продукты, которые включают архивное хранение и обработку электронных документов:

  1. Астрал.ЭДО, в котором вся работа будет организована через интерфейс отдельного сервиса.
  2. 1С-ЭДО, где специальный модуль уже встроен в бухгалтерскую программу.
  3. Астрал iКЭДО — облачный сервис для кадрового делопроизводства.

Архив системы электронного документооборота (ЭДО) составляется автоматически. Например, в 1С-ЭДО архив уже встроен в 1С: любой документ всегда легко найти. Документы учетной системы создаются на основе входящих электронных документов. Отдельно подписывать, сканировать и загружать в систему ничего не нужно, это исключает риск ошибок, как случается при ручном вводе данных.

Еще одно важное преимущество перед хранением в «облачном» сервисе. За организацию и пользование электронным архивом в системе ЭДО ничего дополнительно платить не нужно, объем памяти предоставляется всем клиентам без исключения.

При резервировании информационной базы вы можете создавать копию архива. Доступ к документам — моментальный.

Как сформировать электронный архив в системе ЭДО

Электронный архив начнет формироваться сам, а все исходящие и входящие документы — распределяться по категориям с момента подключения компании к системе ЭДО. Сегодня в России работают несколько аккредитованных операторов, выбирая, ориентируйтесь на удобство интерфейса, наличие поддержки роуминга, стоимость услуг.

Какие действия нужны для подключения к ЭДО:

Шаг 1. Закажите сертификат КЭП для ответственных сотрудников в удостоверяющем центре.

Например, Астрал-ЭТ — это сервис для получения электронной подписи за один рабочий день.

Шаг 2. Обратитесь к оператору ЭДО. Подключение к сервису, как правило, происходит очень быстро. Но специалисты помогут вам разобраться с настройками, распределением архивных документов по категориям, отрегулируют доступ сотрудников к информации, да и в общем познакомят с интерфейсом и полезными инструментами.

Шаг 3. После подключения вы сможете пользоваться всеми услугами сервиса: подписывать электронные документы, обмениваться ими с контрагентами и органами власти, формировать архив и иметь к любому документу мгновенный доступ с любого устройства.

Электронный архив имеет перед бумажным ряд преимуществ:

  • Он делает хранение удобным, упорядоченным, структурированным.
  • Автоматизирует бизнес-процессы, без чего сложно представить себе современное предприятие.
  • Позволяет ограничить доступ сотрудников к документам, составляющим коммерческую тайну, персональным данным.
  • Сокращает время на обработку и поиск документов, делает их доступными — с электронным архивом могут работать удаленные сотрудники.
  • Руководитель сможет отслеживать исполнение поручений (выставить счет, акт или накладную, направить договор, сформировать акт сверки и т. д.). Это способствует повышению ответственности сотрудников и эффективности их работы.