ЭДО

Номенклатура дел по личному составу. Как ее вести

Удобство доступа, поиска и хранения — залог порядка и сохранности документов: как бумажных, так и электронных. Для этого существует номенклатура дел. Вести ее в обязательном порядке бизнесу не требуется — можно это делать по желанию. Расскажем, что такое номенклатура дел и как ее вести.
3,7 тыс. 1 тыс.
Номенклатура дел по личному составу. Как ее вести

Что такое номенклатура дел по личному составу

Номенклатура дел это систематизированный архив различных документов, сформированных в дела, с указанием заголовков, наименований и сроков хранения.

Соответственно, номенклатура дел по личному составу — это видовой состав всех документов, проходящих через отдел кадров. Кадровая номенклатура — составной элемент номенклатуры всей организации.

Систематизация кадрового документооборота позволяет наладить эффективный кадровый учет и сохранность документов. Тем более, что последнее — это требование п. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. А документов в отделе кадров бесчисленное множество. Это и трудовые договоры, трудовые книжки, приказы, положения, личные карточки и т. д.

Любому работодателю вне зависимости от организационно-правовой формы для организации номенклатурного учета в кадровой службе рекомендуют руководствоваться не только 125-ФЗ, но и:

  • приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
  • приказом Минкульта от 31.03.2015 № 526.

Последний документ предусматривает нормы для электронного кадрового документооборота. Кстати, переходить на ЭДО в кадровом деле вправе любой работодатель. С 22.11.2021 возможность обмена кадровыми документами в цифровом пространстве разрешена на законодательном уровне: в  появились ст. 22.1 — 22.3.

Астрал.iКЭДО облачный сервис кадрового делопроизводства: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения кадровых документов.

Подключить КЭДО

Для чего нужна номенклатура дел в кадровом делопроизводстве

В предыдущем разделе мы упомянули, что номенклатура систематизирует кадровую документацию, тем самым упрощает работу с ней. Теперь разберем подробнее.

Просто бесконечно хранить все документы в одном месте — недостаточно, неразумно и нерационально.

Во-первых, запасы пространств не безграничны, и рано или поздно любой работодатель сталкивается с проблемой размещения кип бумаг.

Во-вторых, кадровые документы имеют разные сроки хранения. То есть хранить всю жизнь приказы, которые подпадают под пятилетнее хранение, означает захламлять пространство и создавать помехи самому себе и на полках в шкафу и в процессе поиска нужного документа.

Документы, подшитые в дела, систематизированные по наименованию и срокам хранения, легче найти, отследить «возраст» и по его истечению уничтожить или же, наоборот, обеспечить сохранность для бумаг с длительным сроком хранения.

Это и есть номенклатура в действии: документы разбиты по категориям, которые подлежат хранению, а сроки хранения определены в соответствии с законодательством.

Внедрение кадрового электронного документооборота на законодательном уровне означает, что храниться документы теперь могут не только на бумажных носителях, но и на электронных. Соответственно и номенклатуру дел следует вести для систематизации и бумажных документов и цифровых.

Как вести номенклатуру на бумаге

Формировать номенклатуру работодатель вправе, следуя приказам Минкульта и Росархива, а может и разработать ее самостоятельно, но с учетом требований к хранению документов.

1. Формируем структуру будущей номенклатуры

Итак, для начала необходимо:

  • условно разложить по папкам все документы, то есть сформировать дела;
  • определить сколько нужно хранить каждое конкретное дело. Здесь руководствуемся разделом 8 перечня из приказа № 236. Для тех номенклатурных дел, сроки хранения которых в приказе отсутствуют, рекомендуют делать запросы в Росархив, и обеспечивать хранение, ориентируясь на ответное письмо.

Как только у кадровика будет окончательно представление и сколько получилось дел, каков их состав и сроки хранения — можно считать, что структура номенклатуры готова.

Для оформления на бумаге номенклатуры дел по личному составу, используют форму из приложения 26 к приказу № 236.

Разберем структуру номенклатуры подробнее:

Номер графы

Название графы

Содержание

1

Индекс дела

Код, который соотносится с тем или иным структурным подразделением и порядковым номером конкретного дела. Эти два кода могут отделяться друг от друга символом “-”, например, 01-05, где 01 - номер, присвоенный какому-либо отделу компании, 05 - номер дела, в которое подшиваются определенные документы

2

Заголовок дела

Название конкретных категорий дел или документов (договоров, приказов и т. д.)

3

Количество томов (частей)

Количество сшитых книг в одном деле. Это поле заполняется в конце года, когда дело будет закрыто, и станет известным окончательное количество томов

4

Срок хранения и № статьи по перечню

Указывают сколько хранить каждое дело со ссылкой на статьи в законодательных актах

5

Примечание

В этой графе кадровики делают пометки, например, об использовании документов из дела, а также об изъятии или уничтожении

2. Издаем приказ

Удобнее издавать приказ об утверждении номенклатуры в конце года, чтобы начать вести ее с 1 января будущего года. Действовать документ будет по 31 декабря включительно.

А далее — новый приказ, и так каждый год.

Как вести номенклатуру в электронном виде

Что касается электронной номенклатуры дел по личному составу, то на законодательном уровне весьма поверхностно описан факт включения цифровых документов в номенклатуру.

Обращаться следует к:

  • разделу 6 Правил делопроизводства из Правительства от 15.06.2009 № 477;
  • инструкции по делопроизводству из приказа Росархива от 11.04.2018 № 44.

Эти два документа указывают на применение принципа методического единства в работе с электронными и бумажными документами. Отсюда делаем вывод, что электронную номенклатуру дел ведем аналогично бумажной.

Спроецируем на цифровое пространство бумажную номенклатуру. Файлы электронных документов будут размещаться по папкам, которые в свою очередь будут структурированы и систематизированы по направлениям деятельности, типам документов и т. д. Сроки хранения цифровой документации аналогичны бумажной.

О том, как организовать хранение цифровых документов читайте наши статьи «Как хранить электронные документы» и «Как организовать электронный архив».

По сути это и есть электронное номенклатурное дело. Соответственно назвать эту папку нужно так, чтобы получился заголовок электронного дела, который будет вписан в соответствующее поле «Заголовок дела» формы номенклатуры.

Аналогично структурированы и базы программ кадрового ЭДО. Их преимуществом является то, что программа самостоятельно помещает электронный документ в нужную папку, тем самым формируя дело. Кадровику не нужно подшивать бумажный документ или переносить в необходимую папку электронный, что чревато ошибками и потерями нужных бумаг. КЭДО обеспечит порядок и в документах и упростит доступ к ним вне зависимости от «возраста» документа.

Подключить КЭДО

Сведения об укрупненных элементах (директории, информсистемы, программы, жесткие диски, базы и т. д.), хранение документов на серверах, в том числе без структуры и иерархии, следует описывать в графе «Примечание». Оформить можно в виде «пути» к конкретному делу с использованием символа «/».

Кроме того, Методрекомендации, опубликованные Росархивом на своем сайте 18.07.2018 говорят следующее:

  • Формировать электронные дела нужно в информсистеме. Речь идет не только о КЭДО, но и о программах и базах данных, при помощи которых храняться и формируются сканы и/или электронные копии документов.
  • Электронные дела подлежат обязательному отображению в номенклатуре дел по личному составу со ссылкой не его цифровую природу.
  • К индексу электронного номенклатурного дела рекомендуют приписывать литер, обозначающий «электронность». Например, буквенными символами «Э» или «ЭД».

Заключение

Если организация ведет номенклатуру и переходит на КЭДО, то ей придется какое-то время вести не одну номенклатуру, а две: в бумажном виде и электронном. Так будет продолжаться до тех пор, пока все сотрудники не перейдут на КЭДО, а кадровые документы компании не будут полностью переведены в электронный вид.

Отправляйте документы в 1 клик!

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Получите выгодное предложение!

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Комментарии

1

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
104

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
109

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
196
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

50
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
57
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.