Экспедиторская расписка: понятие, функции и варианты заполнения

Когда компания не располагает своим грузовым транспортом, а доставлять товары покупателям всё-таки необходимо, они обращаются в транспортную фирму. Чтобы получить услугу экспедитора, нужно заполнить определённый набор документов.
3,3 тыс. 409
Экспедиторская расписка: понятие, функции и варианты заполнения
Иллюстрация: Астрал

Один из таких бланков — экспедиторская расписка, которая составляется в соответствии с договором. Давайте расскажем подробнее, что это такое и как её правильно составлять.

Экспедиторская расписка — зачем она нужна

Для подтверждения затрат на доставку товара наиболее достоверным документом является транспортная накладная. С 2023 года все заинтересованные лица могут оформить этот документ в электронном формате по желанию. Однако с 2024 года он станет обязательным для некоторых отраслей. 

Когда организация заключает договор на транспортировку груза, составляется экспедиторская расписка в соответствии с законом № 87-ФЗ. Кроме этого документа, к нему прилагаются поручение экспедитору (также известное как ЭР) и экспедиторская складская расписка.

Перевозка грузов на большие расстояния с применением разных видов автомобилей организовывается с помощью транспортной экспедиции. Документ, выданный отправителю товара, в котором подтверждается его приём и обязательство произвести передвижение, называется экспедиторской распиской.

В соответствии с договором транспортной экспедиции перевозчик обязуется оказать определённые услуги, связанные с доставкой товара за счёт клиента или заказчика (п. 1 статья 801 ГК). Это может быть, например, поставка товара. Важная ремарка — услуга не всегда требует передачу груза экспедитору.

Однако если всё-таки товар приходится отдавать водителю, то ЭР становится обязательным документом для составления договора. Кроме того, экспедиторская расписка даёт возможность учёта расходов при расчёте прибыли.

Экспедиторская расписка и транспортная накладная – в чём разница

Очень часто эти два документа путают между собой. Однако есть принципиальная разница.

Транспортная накладная является обязательной бумагой для логистической компании — в ней указывается стоимость услуг перевозчика.

Что же касается экспедиторской расписки, то правила в транспортной отрасли позволяют использовать другой документ вместо неё (согласно п. 6 постановления Правительства № 554). При этом заменить ТН на ЭР нельзя (согласно п. 2 ст. 785 ГК).

Если экспедитор заключает договор, ему придётся оформить два документа. Если груз будет перевозить сам экспедитор, то транспортная накладная не требуется.

Экспедиторская расписка и экспедиторское поручение – чем отличаются друг от друга

Поручение экспедитора представляет собой документ, выдаваемый отправителем перевозчику с целью осуществления передвижения груза. В данном документе указывается подробное описание товара (включая его тип, количество, вес и объём), условия доставки, инструкции для экспедитора, а также права и обязанности каждой из сторон.

Экспедиторская расписка — это документ, который выдаётся водителем отправителю при получении груза. В этом документе указывается информация о грузе, условия перевозки, стоимость услуг экспедитора и другие важные детали сделки. ЭР подтверждает факт получения товара и служит доказательством заключения договора транспортировки между отправителем и экспедитором.

Главное отличие: поручение является инструментом для передачи груза экспедитору с доверительными условиями и инструкциями. А ЭР выдаётся, наоборот, водителем отправителю в качестве подтверждения получения товара и условий перевозки.

Кто должен заполнять и отправлять экспедиторскую расписку

В 2023 году компания-перевозчик обязуется заполнить экспедиторскую расписку после получения оплаты от клиента во время передачи груза. Затем экспедитор отправляет один экземпляр расписки заказчику, а другой — оставляет себе.

В формировании ЭР обычно участвуют двое участников сделки — заказчик и водитель (представитель транспортной компании). 

  1. Клиент составляет поручение, в котором перечисляются услуги, которые необходимо заказать у компании. На основании этого документа заказчик передаёт груз экспедитору. В дополнение к этому он обязан оформить и передать доверенность, чтобы позволить водителю заключать от имени клиента договоры на перевозку товаров.

  2. Экспедитор выдаёт заказчику расписку, которая подтверждает момент передачи ему груза. Этот документ предоставляет право перевозчику владеть товаром до его доставки. 

  3. Если клиент передаёт свои вещи на хранение на склад, то в дополнение заполняется складская расписка. 

  4. По окончании сделки экспедитор возвращает заказчику оригиналы договоров, которые были заключены им для выполнения поручения (если такие договоры имеются).

Все вышеперечисленные документы подтверждают факт перевозки груза, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. Экспедитор предоставляет ЭР как альтернативу ТН. 

При этом подтверждение получения груза осуществляется с помощью транспортной накладной, которую составляет и подписывает продавец и покупатель. Если тот, кто купил товар, выступает в качестве заказчика услуг экспедитора, ему необходимо предоставить накладную на получение груза в дополнение к поручению.

Из каких пунктов состоит экспедиторская расписка

Формат документа установлен приказом Минтранса № 23. Заполненная экспедиторская расписка должна содержать следующую информацию. 

  1. Личные данные грузоотправителя и грузополучателя — указываются в строках 3 и 4.

  2. Информация о транспортной организации и экспедиторе — пишется в строке 5.

  3. Дата и номер экспедиторской расписки — должны быть заполнены в начале документа, используя полужирный шрифт размера 16.

  4. Информация о доставляемом товаре — указывается в строках с 6 по 14.

В экспедиторской расписке не допускаются ошибки, исправления или заведомо ложная информация. ЭР подтверждает законность и юридический статус документа.

Как заполнить экспедиторскую расписку

Помимо вышеперечисленных пунктов, необходимо соблюсти ещё некоторые правила. 

Верхняя часть бланка документа должна содержать информацию о номере и дате создания грузовой квитанции. После заполнения основной информации может потребоваться указать дополнительные детали о товаре, такие как меры безопасности.

ФИО экспедитора и его подпись необходимо указать в строке 16. В некоторых случаях печать на экспедиторских расписках не является обязательной.

Также все введённые данные должны быть точными и предоставляться без ошибок. В случае некорректностей необходимо составить новый документ. Небрежное заполнение также не допускается.

Для внесения информации от руки рекомендуется использовать только синюю или чёрную шариковую ручку. При возможности предпочтительнее составлять экспедиторскую расписку на компьютере, чтобы избежать проблем с несоответствием правилам заполнения.

Рекомендуется использовать шрифт размером 14 кегль и лист формата A4. Название экспедиторской расписки всегда указывается в начале документа посередине с использованием шрифта размером 16.

Что касается количества документов, то необходимо создать два экземпляра экспедиторской расписки: один будет передан водителю, а второй — грузополучателю (клиенту).

Обычно экспедиторскую расписку подписывает тот, кто будет доставлять товар, например, сотрудник транспортной компании.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Как выглядит экспедиторская расписка

Чтобы не допустить ошибок, рекомендуем смотреть на заполненный образец при оформлении ЭР.

Скачать бланк экспедиторской расписки.

Скачать образец заполнения экспедиторской расписки 2023 года.

ГК «Астрал» предлагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные документы по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД»— интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8JueU7

Начать дискуссию

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии
4
136

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

На какой КБК нужно перечислять НДС в феврале 2024 года?

Добрый день. Мое сообщение для обсуждения )) Как вы думаете, на какой КБК нужно оплачивать НДС в феврале 2024г.? Дайте, пожалуйста, реквизиты нормативного документа, если у вас есть

24
Валюта

Незаконные перевозки валюты сократились в 2,5 раза

Таможенники в 2023 году возбудили 82 уголовных дела, связанных с незаконной перевозкой наличной валюты.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Третье Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

«Страсть правит разумом». Как я писала в статье «Второе Правило Волшебника», ИТ-Ангелы берут на себя  роль Искателей Истины в заколдованной фирме, в самом сакральном месте — кассе.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру

Одна из ключевых сложностей в бизнесе — это налоги. Самостоятельно разобраться в тонкостях налогообложения собственнику бывает сложно. Поэтому возникают проблемы с неправильным пониманием обязательств, ошибки в декларациях и задержки с уплатой. Халатное отношение к этой сфере ведёт к потере бизнеса.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру
НДФЛ

В каждом регионе может быть свой минимальный срок владения недвижимостью для продажи ее без НДФЛ

Если продать недвижимость до истечения минимального срока владения, то будет доход, облагаемый НДФЛ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Продавцы из стран ЕАЭС будут платить НДС за онлайн-покупки россиян

Если онлайн-магазин из страны ЕАЭС продает товары российским физлицам (не ИП), то местом реализации будет считаться Россия и такая торговая площадка будет платить НДС в России.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Залогом благополучного и устойчивого развития бизнеса, наряду с другими составляющими, считается постоянная профилактика налоговых рисков. Эффективным инструментом такой профилактики выступает инициативный аудит.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Налог на прибыль в ОАЭ и с чем его едят. А может ли быть налоговая ставка 0%?

С 1 июня 2023 года компании в ОАЭ должны платить корпоративный налог на прибыль. Однако его ставка будет одной из самых либеральных в мире — 9%. А может ли быть налоговая ставка 0%? Узнаете из статьи.

УСН

Проценты по векселю – это личные, а не предпринимательские доходы ИП на УСН

Доход в виде процента (дисконта) по векселю, выданному банком предпринимателю на УСН, не облагается налогом по УСН.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Главное, о чем нужно помнить: неправильный учет и нарушение порядка представления информации о бенефициарных владельцах, как того требует ст. 6.1 № 115-ФЗ, может стоить полумиллионных штрафов. Это, не считая претензий контролирующих органов — ФНС, Росфинмониторинга. Учет и представление информации о бенефициарах — обязанность всех юридических лиц.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Имущественный вычет по НДФЛ можно получить за две квартиры

Максимальный размер имущественного вычета на покупку жилья – 2 млн рублей. Если вы не использовали его полностью, остаток не сгорает.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Февраль близится к завершению, а вместе с ним и ежемесячный бюджет на инвестиционные покупки. В первой половине февраля фокус был больше на акциях, во второй половине месяца прошёлся больше по облигациям, но не только.

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Расчетный период для оплаты больничных хотят сократить в два раза, чтобы пособия выросли

Сейчас для расчета больничных, в том числе, по беременности и родам, средний заработок считают из зарплаты за 2 предыдущих года. Хотят сделать расчетный период один год, а не два.

6
389

Как действовать, если неправомерно наложен штраф после перехода на УСН?

Получила требование в связи с переходом с ОСНО на УСН. Объясниться по НДС. В тот же день подтвердила требование и ответ написала, что деятельность не ведется, на балансе ровным счетом ничего нет кроме уставного капитала.

46

ФНС не может обжаловать прекращение уголовного дела по неуплате налогов. Судебная практика

Поскольку преступлением вред имуществу и деловой репутации ИФНС не причинен, решение о признании данного органа потерпевшим и, как следствие, наделение его правом обжалования судебных решений по вопросам, не связанным с разрешением гражданского иска, противоречит требованиям закона.

Как бизнесу нескучно вести блог на «Клерке», увеличивать количество подписчиков и заявок

Бизнес-блог — это, конечно, серьезное дело. Но даже о бухучете, налогах, 1С, самозанятых, управленке и многом другом можно рассказывать увлекательно и с юмором.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что меняется на маркетплейсах в марте: новые правила, которые важно знать бухгалтеру

Торговые площадки регулярно обновляют правила сотрудничества, чтобы сделать его более простым и удобным (но не всегда). Собрали для вас последние новости от самых популярных маркетплейсов: Ozon, «Яндекс Маркет» и Wildberries.

Что меняется на маркетплейсах в марте: новые правила, которые важно знать бухгалтеру

⭐️Конкурентные преимущества бизнеса. Пост-размышление

В споре рождается истина, в конкурентной среде растет бизнес. Чтобы вырасти большим и сильным бизнесу необходимы преимущества перед конкурентами. Помимо внутренних преимуществ стоит обратить внимание на внутренние. Тем более они связаны между собой. Как? Сейчас узнаете.

⭐️Конкурентные преимущества бизнеса. Пост-размышление
3
194
Бесплатно с Трудовые отношения

Когда сотрудник должен возместить работодателю расходы за свое обучение: верные формулировки и опасные условия договора, позиции судов 

Когда работодатель тратит деньги на своего сотрудника, он планирует, что эти расходы окупятся. Но нередко новоиспеченный специалист, завершив курс или повысив квалификацию, просто увольняется. Понятно желание получить возмещение, однако это не всегда удается. В каких случаях работодатель может потребовать возмещения расходов, как это оформить?

Когда сотрудник должен возместить работодателю расходы за свое обучение: верные формулировки и опасные условия договора, позиции судов