Электронный многоцелевой документ

Что такое электронный многоцелевой документ (ЭМД)

Электронный многоцелевой документ служит для подтверждения оплаты пассажирами дополнительных услуг при железнодорожных и авиационных перевозках, используемых ими поверх стоимости билета. Например, это может быть доплата за багаж большого размера или провоз детей без сопровождения.

Этот документ регулируется приказом Минтранса от 18.05.2010 № 116 «Об установлении формы электронного многоцелевого документа». Он устанавливает его форму, правила использования.

Важно! Квитанция ЭМД является документом строгой отчетности.

Электронный многоцелевой документ состоит из нескольких купонов:

• электронный стоимостный (не более 4 купонов в одном документе);

• агентский (выдается при покупке билетов туристическим агентством);

• контрольный.

Кроме того, в него входит квитанция. Стоимостной купон и квитанция нужны для отчётности, например, для получения вычета НДС или отчета о расходах на поездку, если ее оплачивала организация.

Как выглядит форма электронного многоцелевого документа

Форма ЭМД включает:

• квитанцию с информацией об оказанной услуге и ее оплате, в том числе со сведениями о плательщике, кодом услуги, её описанием (по необходимости);

• тарифы;

• суммарный размер платежа;

• способ оплаты;

• дату выдачи;

• название компании-перевозчика, которая выдала его;

• уникальный номер, присвоенный документу при оформлении.

В документ может быть добавлена и другая информация, которая предусмотрена правилами перевозчика.

В нем также указывается трехзначный код перевозчика (для внутренних перевозок) или двухсимвольный для компаний, которые занимаются международными чартерными рейсами.

Как оформить и использовать ЭМД

Электронный многоцелевой документ — это документ, который подтверждает оплату пассажирами дополнительных услуг при железнодорожных и авиационных перевозках, в случае отказа от услуг или изменения условий перевозки.

Сотрудник авиакомпании создает готовый бланк, проверяет корректность заполнения электронного многоцелевого документа и печатает его для пассажира.

EMD-документ пассажир дает персоналу авиакомпании, доказывая оплату услуг. Также по п. 7. ст.171 и п. 1 ст. 172 НК его бланк можно использовать для вычета НДС, если поездка была производственной и оплачивалась работодателем.

Организация-работодатель сама решает, принимать ли к вычету расходы на дополнительные транспортные услуги. Она будет склонна к принятию вычета, если это предусмотрено нормами организации, приказом руководства.

Заключение

ЭМД — документ, который отражает дополнительные расходы пассажиров на услуги пассажирских авиакомпаний и перевозчиков. С его помощью можно оплатить или вернуть деньги за неиспользованную услугу.

С его помощью можно также подать отчет в бухгалтерии или отделе персонала о потраченных деньгах и получить вычет, если это предусмотрено актами или другими правовыми документами компании.