В этой статье мы разберем, кому необходимо оформить МЧД и как это можно сделать. А также расскажем о возможностях Личного кабинета сервиса «Астрал Доверенность» — как добавить данные о доверителе и полномочия сотрудников, какие действия можно дистанционно совершать с машиночитаемой доверенностью и т.д.
Этапы создания машиночитаемой доверенности
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это цифровой аналог бумажной доверенности. Она создана для подписания электронных документов и сдачи отчетности. МЧД обычно выглядит как XML-файл, в котором хранится информация:
о доверителе (ЮЛ или ИП);
об уполномоченном представителе (работнике);
о полномочиях, которые были переданы сотруднику;
о сроке действия данного документа.
Только руководитель организации (например, директор или индивидуальный предприниматель) может выдать машиночитаемую доверенность своему сотруднику. Для этого ему необходимо:
1. Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи физического лица на работника.
КЭП на сотрудника выдается только в удостоверяющем центре, аккредитованным Минцифры. С полным списком таких организаций можно ознакомиться здесь.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей ФЛ. Наши сервисы «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП» позволяют выпустить КЭП.
2. Создайте правильно сформированную МЧД (формат и содержание доверенности вы можете найти в приказе Минцифры № 857).
Чтобы руководитель мог дистанционно следить и совершать некоторые действия с МЧД сотрудников (создавать/подписывать/отменять их), ему нужно воспользоваться Личным кабинетом нашего сервиса «Астрал Доверенность». Для этого необходимо там зарегистрироваться.
Как попасть в Личный Кабинет «Астрал Доверенности»
Регистрация может быть осуществлена двумя методами — с помощью мобильного номера или электронной почты.
Если вы выберете первый вариант, введите номер телефона, придумайте надежный пароль и нажмите кнопку «Создать аккаунт».
После выполнения этих шагов вы получите код, который необходимо ввести в специальное поле. Далее совершите действие, нажав «Подтвердить».
Успешно! Вы зарегистрированы.
Второй способ включает использование электронной почты (1). Введите имейл-адрес, создайте пароль, затем нажмите на «Создать аккаунт» (2).
Как и в случае с номером телефона, вам будет отправлен код, который необходимо ввести в специальное поле (3). Завершите процесс ввода кода. Регистрация успешно выполнена.
После завершения этих шагов вы получите доступ к Личному кабинету сервиса «Астрал Доверенность».
Как создать МЧД в «Астрал Доверенность»: добавление данных о доверителе и представителе
Если вы как руководитель хотите сформировать документ, зайдите в Личный кабинет и нажмите на кнопку «Создать доверенность» (1). В ЛК доступны два формата МЧД:
единый (подходит для работы с электронным документооборотом, системой маркировки «Честный ЗНАК», ЕГАИС, Центробанком и другими системами и площадками, поддерживающими единый формат 003);
для отчетности (подходит для сдачи всех документов в ФНС).
Далее вам нужно выбрать форму МЧД (2).
Затем приступайте к заполнению данных.
Для этого вам нужно вписать информацию в следующие поля — дата выдачи (текущее число формирования документа ставится автоматически) и окончания действия (1–2). Также заполните код налогового органа — той налоговой, где будет действовать доверенность (3). Если вы хотите, чтобы МЧД была действительна в нескольких ведомствах, поставьте галочку напротив пункта «Доверенность будет действовать во всех ИФНС» (4).
Далее приступайте к заполнению личных сведений:
о доверителе — название компании, ИНН, КПП, ОГРН и юридический адрес (1–5);
о лице, действующем от имени юрлица без доверенности (руководителе организации) — ФИО, ИНН и СНИЛС (1–5). Обычно эти данные заполняются автоматически в соответствии с информацией в сертификате;
о представителе — лице, которому вы формируете МЧД. Пункты для заполнения могут отличаться согласно статусу (ЮЛ, ИП или ФЛ). Поэтому выберите нужный вариант и заполните все появившиеся поля.
Добавление полномочий для сотрудника
Если вы хотите добавить новые полномочия, которые готовы передать сотруднику, для этого нажмите кнопку «Наименование полномочий». Добавьте все, что посчитаете нужным.
Если вы формируете МФД для отчетности, все полномочия можно вписать с помощью справочника или использовать шаблон (представлено на картинке).
Для единой же МЧД вы можете вписать их вручную или также воспользоваться шаблонными формулировками
Отправление МЧД на подпись руководителю
Бывают рабочие ситуации, когда формированием машиночитаемой доверенности занимается не сам руководитель, а его подчиненный. В таком случае после создания МЧД ее нужно отправить работодателю на подписание. Для этого необходимо заполнить форму и нажать кнопку «Запросить подписание». Также в ЛК есть функция «Скачать доверенность» и «Подписать и отправить в Реестр».
Далее появится окно, в котором нужно обозначить электронную почту доверителя. Ему придет специальное уведомление о том, что МЧД выслана на подписание. Введите имейл доверителя и нажмите «Отправить».
В Личном кабинете «Астрал Доверенность» пользователям доступна функция отслеживания процесса согласования доверенности. Вы можете зайти во вкладку «Отправлены на подпись» и проверить статус.
Важно! Отредактировать сформированную МЧД не получится. Если вы обнаружили ошибку или вовсе хотите составить новую доверенность, необходимо сначала нажать «Отменить запрос на подписание». А затем создать новую.
Подписание МЧД руководителем
После отправки сформированного документа руководителю придет специальное уведомление. Чтобы начать процесс подписания МЧД, нажмите «Перейти к доверенности».
Чтобы подписать документ, выберите нужный сертификат КЭП.
Затем нажмите «Подписать и отправить». Несколько секунд потребуется на проверку криптографической операции. Если все выполнено согласно правилам, вы увидите окно «Доверенность подписана и отправлена на регистрацию в ФНС».
Поиск МЧД
Руководитель в любой момент может посмотреть в ЛК статусы и информацию об имеющихся МЧД. Для этого необходимо зайти во вкладку «Доверенности организации: Опубликованные».
На странице вы сможете найти любую МЧД по типу, статусу, доверителю или представителю. Также в Поиске доступна информация о сроке действия. Это поможет руководителю в своевременном продлении МЧД на сотрудника (если понадобится).
Отмена МЧД
Чтобы отменить доверенность, необходимо зайти в Личный кабинет, выбрать соответствующую МЧД и нажать на значок справа. Далее нужно указать причины, почему вы решили сделать это, и подтвердить действие.
В течение некоторого времени ФНС получит сведения об отмене, которую ведомство должно подтвердить. Если вы увидите статус «Отменено», ваша МЧД официально не действует.
Почему все-таки стоит воспользоваться Личным кабинетом сервиса «Астрал Доверенность»
«Астрал Доверенность» — это сервис для формирования машиночитаемой доверенности с помощью вашего ПК без посещения ФНС. Личный кабинет — это многофункциональный и удобный инструмент, с помощью которого можно полностью создать и взаимодействовать с МЧД. Вам доступен выпуск, подписание, отмена доверенности и быстрый поиск нужной (если их в компании несколько). Также в ЛК можно работать с машиночитаемой доверенностью на любом ПК, где будет подключен сервис.
Плюсами использования Личного кабинета считаются:
безопасность данных (доступ к МЧД есть только у руководителя компании);
возможность электронно подписывать документы от лица доверителя и отправлять отчетность ЕГАИС, ФНС и т.д.;
практичность использования (подходит одновременно для разных порталов);
наличие черновика (возможность прерваться в процессе заполнения МЧД и вернуться к ней позже. Также черновик можно скачать в формате XML или PDF для дальнейшего использования или согласования);
ролевая модель (администратор может следить за МЧД сотрудников и работать с несколькими организациями сразу в одном окне);
функция копирования (при наличии типовых доверенностей можно создать новую на основе текущей. Это позволит скопировать и изменить необходимые данные, не заполняя все с нуля).
Тарифы «Астрал Доверенность»
В нашем сервисе есть два тарифа — базовый и расширенный. В первом варианте вместе с покупкой лицензии вам доступно создание пяти МЧД от одной организации. Такой тариф подойдет малому и среднему бизнесу.
Что же говорить о втором варианте, в нем изначально возможно сформировать также пять МЧД, но уже от нескольких организаций. Данное решение подойдет для крупного бизнеса, группы компаний и уполномоченных представителей, которые ведут не одно юридическое лицо.
Если компании или ИП нужно больше МЧД для сотрудников, пользователь сервиса может приобрести их дополнительно в Личном кабинете. Более подробно обо всех тарифах вы можете узнать здесь.
Сервис «Астрал Доверенность» — решение, которое позволяет оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K8Pnk
Начать дискуссию