Самозанятый или сотрудник? Чек-лист на 6 вопросов, который спасет от доначислений

Первая реакция — паника и желание срочно звонить бухгалтеру с криком «Все пропало!». Вторая — заплатить, лишь бы отстали. И то, и другое — ошибка.

Давайте разберемся спокойно: почему налоговая вообще обратила на вас внимание, когда сотрудничество с самозанятыми действительно превращается в нарушение, и главное — что отвечать инспектору, чтобы не платить миллионы.

Пока вы читаете эту статью, налоговая и трудовая инспекция уже обмениваются данными о ваших самозанятых. Причем с 2026 года — по новым, более жестким правилам.

Минтруд приказом № 685н от 08.12.2025 обновил индикаторы риска для внеплановых проверок ГИТ. Теперь к вам могут прийти с проверкой, если выполняются одновременно четыре условия:

Что это значит на практике? Раньше самозанятый мог получать от вас до 89% своего дохода и оставаться вне зоны риска. Теперь планка снижена до 75%. Если человек работает в основном на вас, получает больше 35 тысяч и сотрудничает дольше 3 месяцев — вы в зоне пристального внимания трудовой инспекции .

Приказ Минтруда № 657н от 19.11.2025 запустил автоматическую передачу данных из ФНС в межведомственные комиссии по борьбе с нелегальной занятостью. И вот здесь появился новый, более низкий порог:

• Компания работает более чем с 10 самозанятыми.

• Среднемесячный доход каждого — более 25 000 ₽.

• В предыдущем квартале эти люди состояли с этой же компанией в трудовых отношениях.

Ключевой вывод для бизнеса: даже если вы не дотягиваете до порога в 35 самозанятых для полноценной проверки ГИТ, вы все равно можете попасть в поле зрения комиссий по нелегальной занятости. Достаточно 10 бывших сотрудников, получающих от 25 000 рублей в месяц .

Важно: индикаторы риска сами по себе не являются нарушением. Это лишь повод для инспектора присмотреться к вам повнимательнее. Но если присмотрятся — найдут и другие признаки подмены трудовых отношений. Поэтому проверять себя нужно уже сейчас, не дожидаясь письма .

Сам по себе факт работы с самозанятым не запрещен и не является нарушением. Вы имеете полное право заключать договоры гражданско-правового характера (ГПХ) с кем угодно, включая плательщиков НПД.

Нарушение возникает только тогда, когда гражданско-правовые отношения прикрывают собой трудовые. То есть когда человек де-факто работает как штатный сотрудник, но де-юре оформлен как самозанятый.

Вы предоставляете ему постоянное рабочее место в офисе, корпоративный ноутбук, доступ к CRM, корпоративную почту и пропуск на проходную?

• Если ДА — тревожный звоночек. Штатный сотрудник сидит на стуле компании, работает за компьютером компании и пользуется софтом компании.

• Если НЕТ (аргумент в вашу пользу) — самозанятый работает удаленно, на своем оборудовании, использует свои лицензии на ПО. Он приходит к вам за задачей и результатом, а не за рабочим местом.

Вы требуете от него присутствия с 9:00 до 18:00? Контролируете каждый шаг, запрашиваете ежедневные отчеты, ставите задачи через таск-трекер как штатному сотруднику?

• Если ДА — это чистой воды трудовые отношения. Трудовой кодекс (ст. 15) прямо говорит: работа под контролем работодателя = трудовой договор.

• Если НЕТ (аргумент в вашу пользу) — исполнитель сам решает, когда и как выполнять задачу. Вам важен результат к определенной дате, а не процесс его достижения.

Вы платите ему фиксированную сумму дважды в месяц, как зарплату? Сумма не меняется от месяца к месяцу независимо от объема сделанного?

• Если ДА — это классический признак зарплаты. Самозанятому платят за конкретный результат, а не за отработанное время.

• Если НЕТ (аргумент в вашу пользу) — оплата производится по акту выполненных работ за конкретную услугу. В одном месяце 50 000 рублей, в другом — 0 рублей, потому что не было задач. Это нормально для ГПХ.

Вы платите самозанятому столько же, сколько получал бы штатный сотрудник на аналогичной должности, выполняющий те же функции?

• Если ДА — вопрос: а зачем тогда вы вообще переводили человека в самозанятые? Только ради экономии на взносах? Суды в таких случаях встают на сторону ФНС.

• Если НЕТ (аргумент в вашу пользу) — оплата проектная или разовая, экономически обоснована конкретной задачей, а не замещением штатной единицы.

Являетесь ли вы его единственным заказчиком на протяжении длительного времени (более 3–6 месяцев)?

• Если ДА — это признак экономической зависимости. Если человек работает только на вас, он фактически ваш сотрудник, как бы вы его ни называли.

• Если НЕТ (аргумент в вашу пользу) — у самозанятого есть другие клиенты. Это легко подтверждается чеками из приложения «Мой налог» (там видно, что он пробивает чеки разным юрлицам).

Выполняет ли самозанятый ту же функцию, что и ваши штатные сотрудники? Например: уволился штатный бухгалтер, а на его место пришел «самозанятый бухгалтер» и делает ровно то же самое.

• Если ДА — это прямой путь к доначислениям. Суды в таких случаях однозначно переквалифицируют отношения в трудовые.

• Если НЕТ (аргумент в вашу пользу) — самозанятый привлекается для разовых специфических задач, которых нет в штатном расписании: настройка таргетированной рекламы, разработка логотипа, разовая юридическая консультация, монтаж видео для соцсетей.

Проверьте свои риски по самозанятым

Пройдите экспресс-аудит отношений с самозанятыми. Мы проанализируем ваши договоры, акты и порядок работы. Скажем честно: есть ли риск доначислений и как его устранить

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Записаться

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Самое глупое, что можно сделать, — удалить письмо и надеяться, что «само рассосется». Не рассосется. Молчание налоговая расценит как согласие с претензиями и начнет готовить акт проверки.

Пройдитесь по чек-листу выше. Оцените свои риски честно, без розовых очков. Если понимаете, что нарушения действительно есть, — лучше добровольно уточнить обязательства и доплатить налоги сейчас. Это снизит штрафы (ст. 81 НК освобождает от ответственности при самостоятельном исправлении ошибки).

Если вы уверены, что работали законно, — готовьтесь к обороне.

Это ваш главный инструмент. В ответ на требование ФНС вы направляете официальный ответ с приложением доказательств. Что именно приложить:

Даже если налоговая вынесет решение о доначислении, это не финал. Судебная практика 2024–2026 годов показывает: при грамотно составленных договорах и наличии реальных доказательств самостоятельности исполнителя суды встают на сторону бизнеса.

Ключевые аргументы, которые работают в суде:

• У самозанятого есть другие клиенты.

• Он работает на своем оборудовании.

• Оплата сдельная, а не повременная.

• Он не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.

• Письмо из ФНС — не приговор. Это лишь версия налоговой, которую можно и нужно оспаривать.

• Работать с самозанятыми можно. Запрета нет. Запрещено маскировать трудовые отношения под ГПХ.

• Чек-лист из 6 вопросов — ваш главный детектор риска. Пройдите его до того, как получите письмо, а не после.

• Если нарушения есть — исправляйте. Добровольное уточнение обязательств снижает штрафы до нуля.

• Если нарушений нет — готовьте доказательства. Договоры, акты, чеки из «Моего налога», переписка.

Реклама: ООО «Бизнес Солюшенс», ИНН: 7717663357, erid: 2W5zFHDTuSy