7 проблем при учёте командировок и как их избежать

При учёте деловых поездок бухгалтер сталкивается с разными сложностями. Они затрагивают не только работу с документами, которые имеют свойство теряться, но и контроль расходов. Чем чаще сотрудники компании ездят в командировки — тем проще допустить ошибку. Разбираем главные проблемы, которые возникают при учёте деловых поездок, и способы их избежать.
789 171
7 проблем при учёте командировок и как их избежать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

1. Сотрудник потерял документы

Работники часто не доносят посадочные талоны, ваучеры на проживание и чеки. Это большая проблема для бухгалтера, ведь именно они позволяют подтвердить расходы.

Из-за утери документов сотрудник затягивает со сдачей авансового отчета, который необходимо предоставить не позднее трех дней после возвращения из поездки. К нему нужно приложить подтверждающие расходы билеты, чеки, квитанции и т. д. 

Решение: автоматизировать сбор документов с помощью специального сервиса для организации командировок.

«OneTwoTrip для бизнеса» позволяет хранить ваучеры, справки о перелете и другие закрывающие документы по расходам в одном месте — в личном кабинете. В любой момент бухгалтер может выгрузить их и прикрепить к авансовому отчету. Сотруднику же не придётся беспокоиться о том, как сохранить чеки.

2. Закрывающие документы нужно получать в разных местах

Допустим, документы сотрудник не потерял. Однако если билеты приобрели на одном сайте с помощью карты, а трансфер и отель оплатили наличными деньгами, могут возникнуть трудности. Какие-то документы будут готовы быстро, а другие придется ждать от поставщиков дольше. Подрядчики тоже не всегда вовремя и в правильном виде предоставляют оригиналы.

Решение: конечно, бухгалтер соберёт все нужные документы и от разных подрядчиков. Но процесс можно ускорить, если отчётность формировать в едином сервисе. В «OneTwoTrip для бизнеса» акты, счета-фактуры, авиа- и ж/д билеты формируются в личном кабинете и выгружаются за пару кликов.

3. Заполнять авансовые отчеты и вносить информацию о поездке нужно вручную 

Бухгалтеру приходится тратить время, чтобы внести в 1С командировочные расходы и документы. А это важный процесс — чтобы снизить базу для расчёта налогов и возместить НДС по оплаченным услугам. К тому же ручной ввод повышает риск ошибки — в бухучёте они могут привести к проблемам с контролирующими органами.

Решение: использовать сервис для организации командировок, который можно интегрировать с 1С:Бухгалтерией. 

У «OneTwoTrip для бизнеса» эта опция бесплатна. Все документы, включая акты, счета-фактуры, билеты, авансовые отчёты, формируются в личном кабинете и автоматически загружаются в 1С.

4. Отсутствует контроль над расходами

Сотрудники могут проводить все платежи в безналичной форме. Но это не убережет компанию от риска, что командированные превысят бюджет на поездку. Например, они могут купить билет в бизнес вместо экономкласса. А у бухгалтера нет возможности проконтролировать этот момент заранее.

Решение: в сервисе для организации командировок настройте тревел-политику — ограничьте бюджет на билеты и проживание. Например, чтобы сотрудники не смогли бронировать номера стоимостью больше 6 000 рублей за ночь. У «OneTwoTrip для бизнеса» такая функция есть.

10 способов сократить расходы на командировку

Используйте при организации деловых поездок

5. Фиктивные чеки в гостиницах

Некоторые арендодатели или отели, сдающие жилье посуточно, могут принимать оплату наличными и выписывать чеки, которые не подойдут бухгалтерии. 

Решение: оплачивайте покупки через сервис для организации командировок.

«OneTwoTrip для бизнеса» работает с отелями по договору и проводит оплату любыми онлайн-способами: депозит, постоплата, корпоративный счёт. Клиенты получают все документы о проживании и могут учесть их в командировочных расходах.

6. Отсутствие ЭДО

Небольшие гостиницы и другие контрагенты обычно не применяют электронный документооборот. Это значит, что от них придется ждать бумажные документы, которые могут легко потеряться. А чтобы их отправить, нужно тратить время и деньги на распечатку, пересылку почтой или курьерские услуги.

Решение: выбирайте поставщиков, которые пользуются ЭДО. С помощью электронного документооборота компания может оперативно отправлять и получать документы, сократить почтовые расходы и расходы на распечатку. 

Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет обмениваться с поставщиками электронными документами.

7. Неправильно выставленные документы

У компании может быть несколько юридических лиц. При бронировании, оплате услуг, формировании договоров и другой отчётности могут запутаться как бухгалтер, так и командированный сотрудник. В результате окажется, что документы выставили не на ту организацию, из-за чего возникнут проблемы с учётом. 

Решение: используйте функцию объединения личных кабинетов или «мультиаккаунт». Это удобно для организаций, которые имеют несколько юридических лиц, а бронирование осуществляет один тревел-менеджер. 

С «OneTwoTrip для бизнеса» больше не нужно входить и выходить из аккаунтов организаций — их можно просто переключать внутри одного личного кабинета.

В чём еще удобство «OneTwoTrip для бизнеса»

Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» — это билеты на самолёт, поезд, автобус, Аэроэкспресс и трансфер, а также бронирование номеров в 2 миллионах отелей по всему миру.

Сотрудники могут самостоятельно выбирать выгодные варианты на сайте или в мобильном приложении, благодаря чему компания сэкономит время и средства на организацию командировок.

Служба поддержки сервиса работает круглосуточно. Специалистам можно написать в WhatsApp, Telegram, на электронную почту и связаться с ними по телефону.

10 способов сократить расходы на командировку

Используйте при организации деловых поездок

Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8KMAXy

Начать дискуссию

Россельхозбанк предупреждает о блокировке Мир-UnionPay за границей

Банк рекомендует снять наличные ДО КОНЦА ДНЯ.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Лучший допрос в налоговой — это тот, который не состоялся. Интервью с Владиславом Каминским

Обязательно ли идти на допрос в налоговую, какие риски и ответственность за неявку ждут бухгалтеров, какие незаконные методики использую налоговики. Об этом рассказал Владислав Каминский, налоговый эксперт и спикер IV всероссийской бухгалтерской конференции «Клерка», которая пройдет 14 марта.

Лучший допрос в налоговой — это тот, который не состоялся. Интервью с Владиславом Каминским
Социальный вычет

💯 За обучение на «Клерке» бухгалтеры могут получить социальный вычет

Социальный налоговый вычет по НДФЛ по расходам на свое обучение в любой форме (в том числе, заочной) за 2023 год можно получить в размере до 120 тыс. рублей, за 2024 — до 150 тыс.

Лучшие спикеры, новый каждый день
НДС

Теперь станет проще подтверждать нулевую ставку НДС

С 1 апреля 2025 года для подтверждения нулевой ставки будет не нужно представлять документы с отметками таможенных органов.

Уведомление по ЕНП

Когда уведомление по ЕНП может быть с нулевой суммой

В общем случае уведомление по ЕНП на налоги, которых нет (сумма налога = 0), не сдают.

Как работодателю поймать удаленщика на прогулах

Если сотрудник на удаленке не выходит на связь с работодателем больше двух дней подряд без уважительных причин, то это считается нарушением. С ним могут расторгнуть трудовой договор.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Валютный контроль

ИП может не отчитываться за личный счет в банке Казахстана, но должен отчитаться за счет в Узбекистане

Физлица должны сдавать отчеты о движении средств по своим зарубежным счетам. Но есть нюансы для счетов в странах ЕАЭС.

У ИП на УСН будет льгота по налогу на имущество на помещение, даже если оно временно не используется в бизнесе

Применение УСН предполагает освобождение от налога на имущество, если оно не включено в региональный «кадастровый» перечень.

Ликбез по страховке от безработицы в ОАЭ. Про штрафы

Итак, в продолжение темы о страховании от безработицы скажу, что с 01.10.2023 года правительство ОАЭ будет применять штрафы… к работникам, которые не подписываются на систему страхования по безработице или не выполняют платежи по ней.

1
114
Инвестиции

Свежие облигации: Новотранс на размещении

Пока кто-то готовится к доллару по сто, а кто-то ждёт, что всё отберут, а деньги запретят, находятся смельчаки, готовые собрать заявки на облигации с купоном ниже ключевой ставки на 1,5–2%.

Свежие облигации: Новотранс на размещении

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

800
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
3
260
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

435

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Ликвидация бизнеса

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

795

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу