Подотчет, командировки

7 проблем при учёте командировок и как их избежать

При учёте деловых поездок бухгалтер сталкивается с разными сложностями. Они затрагивают не только работу с документами, которые имеют свойство теряться, но и контроль расходов. Чем чаще сотрудники компании ездят в командировки — тем проще допустить ошибку. Разбираем главные проблемы, которые возникают при учёте деловых поездок, и способы их избежать.
7 проблем при учёте командировок и как их избежать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

1. Сотрудник потерял документы

Работники часто не доносят посадочные талоны, ваучеры на проживание и чеки. Это большая проблема для бухгалтера, ведь именно они позволяют подтвердить расходы.

Из-за утери документов сотрудник затягивает со сдачей авансового отчета, который необходимо предоставить не позднее трех дней после возвращения из поездки. К нему нужно приложить подтверждающие расходы билеты, чеки, квитанции и т. д. 

Решение: автоматизировать сбор документов с помощью специального сервиса для организации командировок.

«OneTwoTrip для бизнеса» позволяет хранить ваучеры, справки о перелете и другие закрывающие документы по расходам в одном месте — в личном кабинете. В любой момент бухгалтер может выгрузить их и прикрепить к авансовому отчету. Сотруднику же не придётся беспокоиться о том, как сохранить чеки.

2. Закрывающие документы нужно получать в разных местах

Допустим, документы сотрудник не потерял. Однако если билеты приобрели на одном сайте с помощью карты, а трансфер и отель оплатили наличными деньгами, могут возникнуть трудности. Какие-то документы будут готовы быстро, а другие придется ждать от поставщиков дольше. Подрядчики тоже не всегда вовремя и в правильном виде предоставляют оригиналы.

Решение: конечно, бухгалтер соберёт все нужные документы и от разных подрядчиков. Но процесс можно ускорить, если отчётность формировать в едином сервисе. В «OneTwoTrip для бизнеса» акты, счета-фактуры, авиа- и ж/д билеты формируются в личном кабинете и выгружаются за пару кликов.

3. Заполнять авансовые отчеты и вносить информацию о поездке нужно вручную 

Бухгалтеру приходится тратить время, чтобы внести в 1С командировочные расходы и документы. А это важный процесс — чтобы снизить базу для расчёта налогов и возместить НДС по оплаченным услугам. К тому же ручной ввод повышает риск ошибки — в бухучёте они могут привести к проблемам с контролирующими органами.

Решение: использовать сервис для организации командировок, который можно интегрировать с 1С:Бухгалтерией. 

У «OneTwoTrip для бизнеса» эта опция бесплатна. Все документы, включая акты, счета-фактуры, билеты, авансовые отчёты, формируются в личном кабинете и автоматически загружаются в 1С.

4. Отсутствует контроль над расходами

Сотрудники могут проводить все платежи в безналичной форме. Но это не убережет компанию от риска, что командированные превысят бюджет на поездку. Например, они могут купить билет в бизнес вместо экономкласса. А у бухгалтера нет возможности проконтролировать этот момент заранее.

Решение: в сервисе для организации командировок настройте тревел-политику — ограничьте бюджет на билеты и проживание. Например, чтобы сотрудники не смогли бронировать номера стоимостью больше 6 000 рублей за ночь. У «OneTwoTrip для бизнеса» такая функция есть.

10 способов сократить расходы на командировку

Используйте при организации деловых поездок

5. Фиктивные чеки в гостиницах

Некоторые арендодатели или отели, сдающие жилье посуточно, могут принимать оплату наличными и выписывать чеки, которые не подойдут бухгалтерии. 

Решение: оплачивайте покупки через сервис для организации командировок.

«OneTwoTrip для бизнеса» работает с отелями по договору и проводит оплату любыми онлайн-способами: депозит, постоплата, корпоративный счёт. Клиенты получают все документы о проживании и могут учесть их в командировочных расходах.

6. Отсутствие ЭДО

Небольшие гостиницы и другие контрагенты обычно не применяют электронный документооборот. Это значит, что от них придется ждать бумажные документы, которые могут легко потеряться. А чтобы их отправить, нужно тратить время и деньги на распечатку, пересылку почтой или курьерские услуги.

Решение: выбирайте поставщиков, которые пользуются ЭДО. С помощью электронного документооборота компания может оперативно отправлять и получать документы, сократить почтовые расходы и расходы на распечатку. 

Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет обмениваться с поставщиками электронными документами.

7. Неправильно выставленные документы

У компании может быть несколько юридических лиц. При бронировании, оплате услуг, формировании договоров и другой отчётности могут запутаться как бухгалтер, так и командированный сотрудник. В результате окажется, что документы выставили не на ту организацию, из-за чего возникнут проблемы с учётом. 

Решение: используйте функцию объединения личных кабинетов или «мультиаккаунт». Это удобно для организаций, которые имеют несколько юридических лиц, а бронирование осуществляет один тревел-менеджер. 

С «OneTwoTrip для бизнеса» больше не нужно входить и выходить из аккаунтов организаций — их можно просто переключать внутри одного личного кабинета.

В чём еще удобство «OneTwoTrip для бизнеса»

Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» — это билеты на самолёт, поезд, автобус, Аэроэкспресс и трансфер, а также бронирование номеров в 2 миллионах отелей по всему миру.

Сотрудники могут самостоятельно выбирать выгодные варианты на сайте или в мобильном приложении, благодаря чему компания сэкономит время и средства на организацию командировок.

Служба поддержки сервиса работает круглосуточно. Специалистам можно написать в WhatsApp, Telegram, на электронную почту и связаться с ними по телефону.

10 способов сократить расходы на командировку

Используйте при организации деловых поездок

Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8KMAXy

Начать дискуссию

Новые функции и улучшения на «Клерке»: обновления за июль. Выпуск #1

В июле представили обновления: сортировка главной страницы одним кликом, новый инструмент для самозанятых, возможность монетизации для авторов в "Трибуне" и продвижение материалов в блогах компаний. Также улучшен сервис "Клерк.Работа" и введены новые функции для Бизнес Аккаунта и личного кабинета.

Новые функции и улучшения на «Клерке»: обновления за июль. Выпуск #1
2

Налог на бездетность, Ивлеева уплатила долг, НДФЛ при манипуляциях с землей в обзоре

Интересные события в налоговой сфере

Бухгалтеры не видят актуальных данных ЕНС и не могут сформировать электронные подписи в ЛК. 🔨«Ночной бухгалтер» № 1733

Никогда такого не было... Бухгалтеры жалуются, что в личных кабинетах невозможно посмотреть актуальную информацию по сальдо ЕНС. Данные стоят на 15, 18, 19 июля. Если написать через ЛК налоговикам, сведения обновляются, но не всем. Формировать электронные подписи многие также не могут, не отправить 3-НДФЛ, не обновить электронные подписи.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Инвестиции

Физлицам и компаниям ЕС запретили участвовать в российской схеме обмена активами

Власти Евросоюза призвали инвесторов и компании не участвовать в обмене заблокированных ценных бумаг, поскольку в этом механизме участвует подсанкционный Национальный расчетный депозитарий.

ОСАГО

ОСАГО можно оформить онлайн через Сбер

Водители могут застраховать машину онлайн за несколько минут. Достаточно ввести данные документов и выбрать страховщика на маркетплейсе Сбербанка.

Для россиян тоже установят лимит на количество сим-карт

Несколько сим-карт нужны владельцам гаджетов, которые позволяют управлять умным домом и камерами наблюдения.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Сотрудников не могут заставить сдавать отпечатки пальцев

Частные компании не имеют права проводить дактилоскопическую регистрацию сотрудников, чтобы наладить пропускной режим на объекте.

Бухгалтеры

НДС на УСН в 2025 году, выбор налогового режима, топ претензий от ФНС, и господдержка бизнеса — какие вебинары пройдут в августе 2024 года

Подготовили для вас анонс предстоящих вебинаров в августе.

НДС на УСН в 2025 году, выбор налогового режима, топ претензий от ФНС, и господдержка бизнеса — какие вебинары пройдут в августе 2024 года
Новости ФНС

ФНС начнет регистрировать личные фонды россиян

Полномочия по регистрации личных фондов для управления бизнесом, имуществом и активами перешли от Минюста к ФНС.

Личные финансы

Цены на туры в Турцию выросли до 300 000 рублей за среднюю путевку

Итоги первой половины лета показали, что отдых на море в этом году стал для россиян дороже еще на несколько десятков процентов. Подорожало все — и гостиницы, и перелеты, и пакетные туры. Причем не только за границей, но и в России.

Бесплатно с Трудовое право

Трудовые споры: сколько денег можно взыскать с работодателя за неправильную запись в трудовой книжке 

Все зависит от того, в состоянии ли работник доказать, что неправильная запись в трудовой лишила его заработка. Разбираем детали.

Трудовые споры: сколько денег можно взыскать с работодателя за неправильную запись в трудовой книжке 
Кадровый учет

Перемещение работника

В данном материале рассмотрим, как выглядит процедура перемещения сотрудника. Поговорим о том, какими документами оформляется это кадровое мероприятие. Разберем, в чем состоят отличия между перемещением и переводом работника.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

Семь ошибок в общении с покупателями на маркетплейсе и как их избежать

Общение важно в любых отношениях: дружеских, семейных, профессиональных. В бизнесе с помощью правильно выстроенного контакта с клиентами можно отстраиваться от конкурентов и увеличивать продажи. Рассказываем, как правильно наладить общение с клиентам на Ozon и какие ошибки часто допускают продавцы.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Экономика России

Набиуллина: ЦБ не исключает дополнительного повышения ключевой ставки

Годовой прогноз по инфляции повысили до 6,5-7%. Центробанк решил отказаться от базового сценария развития экономики.

Сгорел на работе: причины эмоционального выгорания и способы преодоления

В статье разберем причины эмоционального выгорания и способы его преодоления.

Сгорел на работе: причины эмоционального выгорания и способы преодоления
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: загрузку видео на YouTube замедляют, Wildberries будет платить «белым хакерам», а многодетные семьи чаще всего берут кредиты

Подготовили обзор главных событий дня — 26 июля 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Инвестиции

На Мосбирже появится 15 новых ценных бумаг

Непубличные компании разместят 15 новых акций по закрытой подписке на платформе MOEX START.

Регистрация ККТ

📠 Госдума упростила регистрацию контрольно-кассовой техники. Оценка налогового юриста

ИП смогут не применять ККТ, если оказывают услуги в сфере образования, физической культуры и спорта.

Инвестиции

Стоит ли участвовать в IPO и какой доход это может принести

После затишья в 2022 году и осторожного начала движения в 2023 российские компании в 2024 году стали активно выходить на биржу и предлагать свои акции. Насколько успешно проходят сейчас IPO и стоит ли в них участвовать инвестору? Узнали у экспертов.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Запрос документов ИФНС из другого региона, как отвечать на налоговые требования, нюансы ФСБУ 27/2021— в новом дайджесте Разборов

Сегодня в дайджесте вы найдете не только текстовые разборы, но и конспекты вебинаров, которые помогут вам разобраться в работе с самозанятыми в 2024 году и научат отвечать на требования ФНС.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру