Работа с самозанятыми — это просто: сервисы для регистрации, поиска, проверки и выплат «все в одном»

Работа с самозанятыми — это просто: сервисы для регистрации, поиска, проверки и выплат «все в одном»

Знаете, как оптимизировали налоги и экономили на кадровых расходах чаще всего в 2021 году? Использовали новый налоговый режим для плательщиков налога на профессиональный доход. Тенденция сохранится и в 2022 году. Договоры с самозанятыми заключают все больше бизнесменов, а поэтому бухгалтеры нуждаются в сервисах, которые упростят учет и получение документов. В этом обзоре поговорим о современных инструментах, облегчающих работу как с одним, так и с сотней самозанятых исполнителей.

Поиск самозанятого

Если у вас нет своих надежных исполнителей для разового проекта, тогда их придется искать самостоятельно. Можно создавать вакансии на обычных порталах для трудоустройства, искать по биржам фриланса или перебирать аккаунты в социальных сетях. Но самым эффективным и быстрым способом является размещение своего задания на крупной платформе, которая специализируется на работе именно с самозанятыми различных профессий.

На портале YouDo Бизнес вы сможете подобрать работника с проверенными документами и в короткие сроки. Из миллионной уникальной базы по заданным критериям обязательно найдутся необходимые кандидаты. На сервисе также возможен и массовый подбор, так что если вам потребуется, скажем, 300 сборщиков заказов — все исполнители будут найдены. Перед выбором не забудьте ознакомиться с их рейтингом и прочитать последние отзывы заказчиков.

Регистрация самозанятого

Процедура потребуется тем, у кого уже есть знакомый исполнитель, работающий по договорам ГПХ, но он до сих пор не решился оформить самозанятость. Таким подрядчикам можно предложить встать на учет в качестве налогоплательщиков НПД. Это позволит организации экономить на страховых взносах.

Регистрацию исполнители должны проходить самостоятельно с помощью видеоинструкции с сайта ФНС или в приложении «Мой налог». Банковские мобильные приложения, например, от Сбера или Альфа банка, готовы поставить на налоговый учет самозанятых, не выходя из дома. Такой функционал доступен действующим клиентам банков. Для регистрации нужно дать доступ к персональным данным, часто они автоматически заполняются, ведь у банка уже есть нужные сведения.

Для тех, кто не является клиентом, нужно будет сначала им стать — открыть счет (для ИП) или карту (для физлица).

Альтернативный вариант — поручить YouDo Бизнес хлопоты по оформлению самозанятости вашим исполнителям. Остается только следить за выполнением заданий из личного кабинета на портале.

Проверка статуса на сайте налоговой

Очень важно на каждом этапе работы проверять статус самозанятого. Если исполнитель лишается статуса плательщика НПД, то заказчику придется оплатить за него НДФЛ и страховые взносы, как при обычном договоре ГПХ, а также сдавать отчетность.

Существует общедоступный способ проверки по реквизитам ИНН на сайте ФНС. Сервис позволяет проверять единовременно только одного исполнителя. После каждой проверки необходимо сохранять результат, чтобы подтвердить законность оплаты самозанятому. Можно также запрашивать сведения регулярно у самого исполнителя, но вряд ли он захочет тратить время на их передачу.

YouDo Бизнес в онлайн-режиме запрашивает сведения в ФНС и сохраняет результаты предыдущих проверок. Все процессы автоматизированы, так что вам не придется проверять статус отдельно взятого исполнителя.

Выплаты самозанятым по реестру

Следующий инструмент упростит оплату услуг самозанятых. Сроки выплаты вознаграждения для всех исполнителей могут быть разными, поэтому, чтобы не задержать выплаты и не допустить ошибок, нужно автоматизировать процессы.

Для выбранных исполнителей можно сформировать реестр и платежное поручение, например, в 1С, и экспортировать их в банк для перевода, как для зарплатного проекта. Некоторые банки, например, Тинькофф, позволяют в клиент-банке создавать анкеты для исполнителей и уже оттуда формировать платежную ведомость с выплатами.

По аналогии с банковским зарплатным проектом сервис YouDo Бизнес производит выплаты самозанятым по реестру. Зачисления происходят не только по реквизитам счета, но и по номеру карты или по телефонному номеру исполнителя, к которому карта привязана. Достаточно один раз занести платежные реквизиты в личный кабинет, а затем выбрать тех исполнителей, чьи услуги вы хотите оплатить.

Ещё один приятный бонус для исполнителей — они смогут получать вознаграждения в любое время независимо от графика работы банков.

Оплата налогов за самозанятого

Несмотря на то, что система налогообложения НПД проста, некоторые самозанятые умудряются забыть об оплате налога до 25-го числа следующего месяца, и теряют свой льготный налоговый режим.

Самозанятый может в мобильном приложении «Мой налог» сохранить реквизиты своей банковской карты и настроить автоплатеж. Но не все физические лица безгранично доверяют государственным сервисам. Поэтому предпочитают оплачивать налог самостоятельно или с помощью других приложений.

Сервисы для работы с самозанятыми помогают не только заказчикам, но и исполнителям. Настроить платеж можно в приложении банка, если регистрацию самозанятый проводил через банк или позже подключил его к приложению «Мой налог» для более удобного приема платежей.

К сожалению, не всегда сервис банка срабатывает как надо, т. к. эта система пока еще «обкатывается». Например, пользователи жалуются, что при поступлении платежа доход в некоторых приложениях автоматически не фиксируется, а значит налоговая база формируется неверно.

В YouDo Бизнес можно настроить уплату налога сразу при отправлении оплаты заказчиком и тогда самозанятый получит на свой счет чистую сумму дохода и может спокойно ее потратить, не беспокоясь о своевременном перечислении налога.

Электронный документооборот

Самые большие страхи у бухгалтерии возникают при оформлении и получении первичных документов от самозанятых. Чтобы работы были выполнены точно и своевременно, нужно подписать договор оказания услуг. Это не только минимизирует гражданско-правовые риски (например, нарушение сроков выполнения работ), но и налоговые.

Обычный поставщик выставляет счет и выдает акт на оказанные услуги. Если требовать счет от самозанятого не обязательно, то вот получением акта точно стоит озаботиться.

И, конечно, самый главный документ, без которого учесть расход не получится — чек. После получения вознаграждения не каждый самозанятый вспомнит, что нужно отправить чек заказчику.

По закону, если оплата была произведена безналично (например, со счета компании на карту самозанятому), то крайний срок для выставления чека — 9-е число месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.

Исполнитель может забыть выдать чек или допустить в нем ошибку, например, неправильно указать вид работ или ИНН организации-заказчика.

При обнаружении ошибок самозанятому придется аннулировать чек и формировать его заново.

Для снижения налога на прибыль или учета затрат на УСН налоговики будут требовать полный комплект документов, чтобы обосновать реальность сделки и произведенных расходов. Зачастую бухгалтеру приходится с боем добывать документы, т. к. после получения денег исполнительтеряет интерес к заказчику.

Выход в электронном документообороте. Он позволяет отправлять и подписывать документы удаленно, причем в специальных сервисах документы формируются автоматически, достаточно их просто подписать. Подпись для исполнителя также формируется онлайн. Физлицо может при этом использовать как КЭП (квалифицированную электронную подпись, полученную в удостоверяющем центре), так и ПЭП (простую электронную подпись, это, например, логин и пароль от личного кабинета).

YouDo Бизнес автоматически формирует договоры и акты. А затем присылает чеки после оплаты услуг самозанятого.

Целесообразно автоматизировать не только взаимоотношения самозанятых с бухгалтерией, но и отправку заданий. Переписка с исполнителем может служить как аргументом для принятия расходов перед ФНС, так и одним из доказательств в суде, если придется спорить с исполнителем.