Что ещё нужно успеть сделать предпринимателям и бухгалтеру до конца месяца

Закончился третий квартал, бухгалтера погрузились в закрытие периода и подготовку отчетов, предприниматели тоже торопятся сдать декларации, но в этом году столько всего произошло в законодательстве, что нетрудно потеряться и что-нибудь в суматохе забыть.
Что ещё нужно успеть сделать предпринимателям и бухгалтеру до конца месяца

Закончился третий квартал, бухгалтера погрузились в закрытие периода и подготовку отчетов, предприниматели тоже торопятся сдать декларации, но в этом году столько всего произошло в законодательстве, что нетрудно потеряться и что-нибудь в суматохе забыть.

Это мы сейчас про электронные трудовые книжки (ЭТК). Далеко не все еще собрали с работников заявления и передали информацию в ПФР, тем более, что срок уведомления работников перенесли до конца октября. Мы решили составить список всех необходимых действий и разобрать несколько сложных ситуаций, связанных с переходом на ЭТК. Поехали.

1.Сообщаем о новой возможности работникам

Сначала решите — требуется ли вам вносить изменения в локальные акты организации, трудовые и коллективные договора, регламенты работы кадровой службы и т.д. Если да — сначала подготовьте эти документы, потому что с ними тоже придется ознакомить сотрудников, а в отдельных случаях еще и подписать допсоглашения.

Затем необходимо известить работников о том, что теперь они могут пользоваться вместо бумажных трудовых электронными. Для бухгалтера это знание само собой разумеющееся, а вот сотрудники не все следят за подобными новостями. И даже если «что-то слышали», то не факт, что правильно поняли.

Учтите, что в соответствии с п.4 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ уведомить каждого работника необходимо в письменной форме. В уведомлении должна быть информация:

  • о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве;
  • о праве работника сделать выбор между продолжением ведения работодателем бумажной трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой деятельности в соответствии с новой статьей 66.1 ТК РФ (т.е. в электронном виде);
  • о том, что сообщить свои пожелания сотрудник должен в письменном виде до конца 2020 года.

«Письменная форма» размытое понятие. Оно есть в ГК и применяется к сделкам, но даже там указано, что «Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю

Можно ли считать «письменной формой» обмен документами через корпоративную почту, например? Все зависит от того, как у вас организован документооборот, насколько четко его особенности прописаны во внутренних документах, ознакомлены ли с ними все сотрудники и т.д. Тем не менее мы считаем, что извещать сотрудников можно по-разному. Более насущная проблема — как получить обратную связь, подтверждение, что уведомление получено, да еще и тем, кому оно предназначалось. Разберем различные варианты извещения:

  • лично — готовим документ-уведомление, подписываем его у руководителя, в конце документа добавляем табличку с графами: должность, ФИО, подпись, дата. Должность и ФИО можно заполнить заранее, так и проконтролировать — кто подписался, а кто еще нет — будет легче;
  • по электронной почте — если речь о корпоративной, то скорее всего, существует регламент рассылки подобных документов и ознакомления с ними, плюс на почте можно настроить обратное уведомление — о получении и прочтении. Личный e-mail не самый ненадежный вариант, не факт, что сотрудник вообще в свой почтовый ящик заглядывает;
  • обычной почтой — сложно представить себе такую ситуацию, но на самом деле это возможно, если у вас в штате есть удаленные сотрудники и обмен кадровыми документами вы ведете именно так;
  • через мессенджеры и соцсети — удобно, если речь опять же о корпоративной связи, например, рабочем чате. В корпсети существует регламенты и ограничения (например, на удаление сообщений), а вот в личной переписке внезапно может образоваться провал на месте вашего общения с сотрудником по поводу ЭТК;
  • на сайте — если у организации есть сайт, можно разместить информацию на нем, прямо на главной странице, для всеобщего обозрения, так сказать;
  • через ЭДО — при условии, что обмен документами согласован и настроен между работодателем и сотрудниками.

Комбинировать способы и придумывать свои никто не запрещает, но нам видится, что вариант с личным ознакомлением и электронным документооборотом самые правильные с точки зрения законности.

Обратите внимание! Если в компании есть профсоюз, то весь процесс перехода на ЭТК и/или сохранения бумажных трудовых книжек необходимо с ним согласовать.

2. Собираем заявления

Сообщить о своем желании изменить вариант ведения трудовой книжки нужно в письменном виде. Для этого потребуется заполнить заявление. Официально утвержденной формы не существует, организация может использовать готовые бланки (работнику остается только вписать должность, фамилию, дату и подписать его) или принимать заявления, написанные самими работниками от руки.

Можно принять заявление и в электронном виде, если оно будет подписано КЭП (квалифицированной электронной подписью). Но пока это не самый популярный способ.

Срок подачи заявлений — до конца 2020 года. И тут мы видим пару проблемных ситуаций.

Что будет, если сотрудник не подаст заявление до 31 декабря 2020 года?

Заставить работника силой вы, конечно, не можете. Но может возникнуть 3 разных ситуации и действовать придется, исходя из причины неподачи заявления:

  1. Работник по состоянию на 31 декабря 2020 года не имел возможности подать заявление работодателю, т.к. находился на больничном, в отпуске, был отстранен от работы и т.п. Т.е. фактически не исполнял рабочие обязанности. Такой сотрудник может подать заявление в любое другое время.
  2. Если сотрудник уволился до конца 31 декабря 2020 года, так и не подав заявление, он сможет это сделать, обратившись к другому работодателю.
  3. Если два вышеуказанных случая не про вас, то продолжайте вести сотруднику бумажную электронную книжку, т.к. без заявления о переходе на ЭТК вы не можете самостоятельно перевести на нее работника. И в любом случае придется абсолютно на всех — и подавших, и не подавших заявления — сдавать форму СЗВ-ТД.

Что будет, если сотрудник напишет заявление о переходе на ЭТК, а потом до конца года передумает?

Передумать можно в одном случае — если изначально работник выбрал бумажную ТК, а затем решил, что электронная лучше. Перейти с ЭТК на бумажную книжку уже нельзя.

3. Сдаем сведения в ПФР

В ПФР необходимо сдавать форму СЗВ-ТД, если:

  1. Получено заявление от сотрудника о выборе формы трудовой книжки;
  2. Сотрудник был принят на работу или, наоборот, уволен;
  3. Произошли кадровые изменения (перевод на другую постоянную работу, установление второй, третьей и т.д. профессии или квалификации, отменены предыдущие изменения, например, были ошибочно внесены сведения о переводе и другие).

В 2020 году при увольнении и принятии на работу нужно сообщать в максимально короткий срок — в течение 1-го дня с даты кадрового события. Это вызывает массовый негатив у бухгалтеров. Что и понятно — и раньше бухгалтеру, особенно в единственном лице, нелегко было выйти в отпуск и расслабиться, а теперь тем более. Индивидуальным предпринимателям приходится тоже несладко. Они иногда сами ведут весь учет или масштабы бизнеса просто не позволяют им нанимать бухгалтера в штат, приходится самостоятельно отслеживать все сроки и отчеты.

Хотя штрафов за опоздание с подачей формы пока нет, в следующем году они обязательно будут. Кроме того, работодатель несет ответственность за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности, внесение неверной формулировки в ЭТК при увольнении работника и другие неправомерные действия. Значит оформлять СЗВ-ТД надо очень внимательно и вовремя.

Можно проклинать нелегкую бухгалтерскую и предпринимательскую судьбу, правительство придумавшее еще одну головную боль налогоплательщикам или просто доверить своевременную сдачу отчетности по работникам нам:

Следите за публикациями — подписывайтесь на наш блог и соцсети:

⇢ Facebook

⇢ Instagram

⇢ ВКонтакте

Начать дискуссию

Пенсии

В пенсионный стаж войдет период военной службы в новых регионах

Тем, кто проходил военную службу в новых регионах до их объединения с Россией, засчитают этот период в стаж для формирования пенсии.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Ответственность бухгалтера: материальная, административная, уголовная, субсидиарная. Кто отвечает за нарушения после увольнения главбуха? + Памятка для скачивания

Ответственность главного бухгалтера за неправильное ведение бухгалтерского учета может распространяться не только на период работы, но и выходить за его пределы. Новому главбуху тоже не стоит расслабляться, если не заметить вовремя ошибку предшественника, отвечать за нее придется самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Законопроекты

🥂 На летних верандах разрешили продавать алкогольные напитки

Госдума приняла законопроект, который разрешает продавать алкоголь на открытых сезонных верандах.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Борьба с киберпреступлениями выйдет на новый уровень

Замглавы Минцифры Александр Шойтов рассказал о планах в сфере информационной безопасности.

У ИП не может быть только патент, всегда за углом прячется еще одна система налогообложения. «Ночной бухгалтер» № 1686

Некоторые начинающие предприниматели, когда регистрируют ИП (особенно через посредников) и выбирают себе патентную систему, считают, что применят только ее, однако это не так. Из-за такой ошибки ИП может попасть на крупные доначисления, причем за весь год сразу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Инвестиции

Брокеры начнут обмениваться информацией о расходах инвесторов

Чтобы налоги с инвестиций рассчитывались корректно, брокеры будут обмениваться информацией с другими участниками рынка по заявлению инвестора.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Ведение бизнеса

Власти будут компенсировать до половины затрат за переход на российское «тяжелое» ПО

Правительство запустит новый инструмент поддержки для организаций, которые станут применять так называемое тяжелое российское программное обеспечение.

Бесплатно с Уведомление по ЕНП

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в мае 2024 года

Одно уведомление в мае бухгалтеры уже сдали по сроку 03.05.2024. Не позднее 27 мая нужно сдать еще одно.

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в мае 2024 года
Кадры

Всех педагогов хотят освободить от лишней бумажной работы

В России уже работает закон, который сократил бюрократическую нагрузку на учителей, но только школ.

Товарно-транспортная накладная (ТТН): форма, заполнение, образец

В составе документов на отгрузку товара присутствует несколько видов бумаг. Состав зависит от способа реализации, прописанного в договоре поставки. Товарно-транспортную накладную в 2023-2024  году заполняют компании, которые доставляют груз покупателю. Это могут быть специализированные организации, занимающиеся перевозками, продавцы и производители товара, покупатели, использующие свой или арендованный транспорт.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Наиболее распространенные ситуации налогового дробления. Как нельзя делить бизнес, с примерами из судебной практики

Приведу в данной статье наиболее типичные (а в чем-то даже одиозные) примеры подобной схемы дробления.

Личные финансы

Почему мы теряем деньги вместо того, чтобы их приумножать

По данным НАФИ, 27% россиян младше 24 лет не ведут учет трат и не планируют свой бюджет. При этом москвичи показывают средний уровень финансовой грамотности, набирая 6,9 баллов из 10. Разбираемся, какие финансовые ошибки чаще всего совершают потребители и как этого избежать.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: шенгенская виза подорожает, Lada можно купить на Wildberries, получение кешбэка стало схемой

Подготовили обзор главных событий дня — 21 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Маркетплейсы

Как на УСН учитывать удержания маркетплейса из дохода за проданный товар

Сейчас многие предприниматели продают свои товары на маркетплейсах. Это электронные площадки для продажи товаров в интернете. Например, Озон, Вайлдберриз и др. ФНС разъяснила, как продавцу на УСН считать доход при удержании маркетплейсом суммы своего вознаграждения из выручки продавца.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Комплексная проверка юридического лица

Проверка юридического лица — это важный этап при сотрудничестве с другой компанией, подписании каких-либо документов, а так же Покупка Предприятия. Подтверждение его легальности и финансового статуса поможет избежать потенциальных неприятных ситуаций в будущем, а так же снижает риски.

Ведение бизнеса

Трафик торгового центра и торговой точки: как подсчитать, и зачем это делать

Выбирая ТЦ для открытия розничного магазина, важно оценить его трафик — сколько людей приходят за покупками, и есть ли среди них потенциальные клиенты. Стоит ли верить тем данным, которые предоставляют арендаторам ТЦ, как самостоятельно оценить трафик центра и торговой точки, проанализировать полученную информацию и использовать ее для повышения продаж.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Цифра дня. Про трудоголиков

Почти треть россиян называют себя трудоголиками.

Цифра дня. Про трудоголиков
Реклама

Роскомнадзор сделает сдачу отчетности и получение токенов для интернет-рекламы более удобными

Изменения позволят сделать более удобным и доступным процесс сдачи отчетности и присвоения токенов и идентификатора рекламы. Роскомнадзор подготовил проект приказа для рекламодателей.

5 главных ошибок в кадровых документах работодателя

Проблемы с кадровым делопроизводством может привести к серьезным последствиям.

Интересные материалы

Банки

Формула успеха: как понимание региональной специфики и гибкие бизнес-процессы помогают бизнесу расти и процветать 

В 2024 году Агророс Банку исполняется 30 лет. За это время он превратился из скромного провинциального банка в крупную региональную организацию, отвечающую всем требованиям финансового рынка.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру