КЭДО без стресса: как «1С:Кабинет сотрудника» помогает отказаться от бумаги. Реальный опыт внедрения в МГТУ «СТАНКИН»

Бумажный кадровый документооборот уже не отвечает требованиям современного бизнеса.

Представьте обычную ситуацию. Сотрудник решил взять отпуск. Он оформляет заявление, распечатывает его, ищет руководителя для подписи, затем документ отправляется в отдел кадров, где готовится приказ. После подписания руководителем организации сотрудника снова необходимо ознакомить с документом.

Если хотя бы один участник процесса находится в командировке или работает удаленно, оформление отпуска может затянуться на несколько дней.

При этом практически каждая организация ежедневно оформляет десятки подобных документов:

• заявления на отпуск;

• справки;

• уведомления;

• кадровые приказы;

• ознакомление с локальными нормативными актами;

• заявления на изменение персональных данных.

Большая часть времени кадровых специалистов уходит не на решение кадровых вопросов, а на передачу документов между участниками процесса.

Именно эту проблему решает кадровый электронный документооборот — КЭДО.

КЭДО — это организация кадровых процессов в электронном виде.

Проще говоря, бумажное заявление заменяется электронным документом, который проходит все этапы согласования внутри информационной системы.

Для сотрудника меняется совсем немного.

Вместо похода в отдел кадров появляется личный кабинет, где можно:

• оформить заявление;

• получить справку;

• посмотреть расчетный листок;

• ознакомиться с приказом;

• подписать документы электронной подписью.

Для кадровой службы изменения гораздо заметнее.

Система самостоятельно контролирует маршрут документа, уведомляет участников процесса и хранит всю историю согласований. Это позволяет отказаться от большого количества рутинных операций.

Когда говорят о КЭДО, чаще всего вспоминают экономию на бумаге. На практике это далеко не главный эффект.

После внедрения организации получают гораздо более ощутимые преимущества.

• Скорость. Документы больше не перемещаются между кабинетами. Заявление автоматически направляется следующему участнику процесса сразу после согласования предыдущего этапа.

• Прозрачность. В любой момент можно увидеть:

  • где находится документ;

  • кто уже согласовал;

  • кто задерживает процесс;

  • когда был подписан приказ.

• Экономия времени. Кадровые специалисты перестают выполнять множество однотипных операций вручную. Сотрудники оформляют документы самостоятельно, а руководители подписывают их буквально за несколько кликов.

• Работа с удаленными сотрудниками. Независимо от того, находится человек в офисе или работает из другого города, процесс оформления документов остается одинаковым.

• Снижение количества ошибок. Система автоматически направляет документы нужным участникам. Практически исключаются ситуации, когда заявление потерялось или осталось без согласования.

Для организаций, уже использующих продукты 1С, самым естественным инструментом внедрения КЭДО становится «1С:Кабинет сотрудника».

Кадровики продолжают работать в привычной базе 1С, а сотрудники взаимодействуют с системой через современный личный кабинет.

Типовые функции позволяют:

• оформлять заявления;

• получать расчетные листки;

• подписывать документы электронной подписью;

• автоматически запускать процессы согласования;

• знакомить сотрудников с приказами и локальными нормативными актами.

Для большинства организаций этих функций вполне достаточно. Однако крупные компании и государственные учреждения нередко сталкиваются с более сложными бизнес-процессами.

Чем крупнее организация, тем сложнее кадровые процессы. Если в небольшой компании заявление на отпуск согласовывают два человека, то в университете документ может проходить через несколько уровней руководителей, ответственных сотрудников и кадровую службу.

Кроме того, появляются внутренние документы, которых нет в стандартной поставке. В этом случае типовое решение необходимо адаптировать под процессы конкретной организации.

Именно такая задача стояла перед нашей командой при внедрении локальной версии «1С:Кабинет сотрудника» в МГТУ «СТАНКИН».

Перед специалистами «Бизнес Систем» стояла задача внедрить кадровый электронный документооборот в Московский государственный технологический университет «СТАНКИН», сохранив привычную логику внутренних процессов университета.

Типовые функции закрывали большую часть задач, однако для полного соответствия внутренним регламентам потребовалась комплексная кастомизация.

Что сделали:

• Расширили перечень кадровых документов.

Первым этапом стало добавление новых документов, используемых в университете. Были разработаны электронные формы для документов, которых не было в стандартной поставке системы.

Среди них:

• заявление на отпуск по внутреннему регламенту университета;

• заявление на смену фамилии;

• заявление о выборе электронной или бумажной трудовой книжки;

• досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком;

• заявления, связанные с переносом или отменой отпусков;

• документы для оформления налоговых вычетов;

• другие кадровые документы, используемые в работе университета.

Теперь сотрудники могут самостоятельно оформить необходимый документ через личный кабинет, не обращаясь в отдел кадров.

• Разработали собственные печатные формы.

Для каждого нового документа были созданы индивидуальные макеты.

При формировании документа система автоматически заполняет:

• сведения о сотруднике;

• реквизиты подразделения;

• данные согласующих;

• информацию об электронной подписи;

• регистрационные реквизиты.

Документы полностью соответствуют внутренним требованиям университета и сохраняют привычный для сотрудников внешний вид.

• Переработали механизм маршрутов согласования.

Одной из наиболее интересных задач стала доработка конструктора маршрутов. Типового механизма оказалось недостаточно, поскольку различные кадровые документы проходили по разным цепочкам согласования.

Мы расширили механизм настройки маршрутов таким образом, чтобы администратор мог самостоятельно создавать практически любые сценарии прохождения документов.

Например, заявление на отпуск проходит следующий путь: Сотрудник → Руководитель → Ответственный по направлению → Кадровая служба → Руководитель организации → Сотрудник.

При этом последовательность согласующих может отличаться для разных подразделений или видов документов.

• Добавили функцию дублирования маршрутов.

Во время эксплуатации выяснилось, что администраторы регулярно создают похожие маршруты. Чтобы не настраивать каждый из них вручную, мы реализовали функцию копирования маршрутов. Теперь достаточно выбрать существующий маршрут и нажать кнопку дублирования. Новый маршрут создается автоматически. Администратору остается изменить только отличающиеся этапы.

На рисунке показана реализованная кнопка дублирования маршрутов. Эта небольшая доработка существенно сократила время администрирования системы и позволила избежать ошибок при создании новых процессов согласования.

• Автоматизировали постановку задач.

Еще одной важной доработкой стал механизм формирования задач.

После настройки маршрута система самостоятельно передает документ на проверку ответственному лицу в отдел по Управлению персоналом. Далее после успешной проверки запускает процесс согласования, передавая задачу следующему участнику процесса в автоматическом режиме.

Например:

• сотрудник оформляет заявление;

• отдел по управлению персоналом проверяет данные;

• руководитель получает задачу на согласование;

• кадровый специалист получает задачу подготовить приказ;

• руководитель организации получает документ на подпись;

• сотрудник автоматически получает уведомление об ознакомлении.

Движение документа полностью соответствует утвержденному бизнес-процессу без участия администратора или кадровой службы.

После завершения проекта университет получил не просто систему электронного документооборота, а полностью адаптированное решение, учитывающее особенности своей организационной структуры.

Удалось:

• автоматизировать сложные маршруты согласования;

• реализовать автоматическую проверку поставленной задачи;

• расширить перечень кадровых документов;

• разработать собственные печатные формы;

• сократить время настройки новых маршрутов за счет их дублирования;

• снизить количество ручных операций кадровой службы;

• повысить прозрачность прохождения документов.

КЭДО сегодня — это уже не просто способ отказаться от бумаги. Это инструмент, который позволяет перестроить кадровые процессы таким образом, чтобы они были удобны всем участникам: сотрудникам, руководителям и кадровой службе.

Для организаций, использующих продукты 1С, «1С:Кабинет сотрудника» — одно из наиболее удачных решений благодаря тесной интеграции с существующей системой учета и широким возможностям настройки.

Опыт внедрения в МГТУ «СТАНКИН» показывает, что даже сложные кадровые процессы можно успешно перевести в цифровой формат. При необходимости типовая функциональность расширяется под особенности организации. Можно добавить новые виды документов, разработать собственные печатные формы, настроить многоэтапные маршруты согласования и автоматизировать постановку задач.

В результате КЭДО перестает быть формальным требованием и становится инструментом, который ежедневно экономит время сотрудников, снижает нагрузку на кадровую службу и делает процессы прозрачнее.

Реклама: ООО «Бизнес Системы», ИНН 5501093076, erid: 2W5zFK4736y