Как сократить подготовку 150 заявок на кассовый расход с рабочего дня до нескольких часов

Во многих учреждениях информация о начислениях, удержаниях и других выплатах формируется в «1С:Зарплате и кадрах государственного учреждения» (1С:ЗКГУ). Однако для проведения оплаты бухгалтеру приходится заново создавать заявки на кассовый расход в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» (1С:БГУ).

При таком подходе возникают типичные проблемы:

• приходится повторно вводить уже существующие данные;

• увеличивается вероятность ошибок в реквизитах;

• оформление большого количества платежей занимает значительное время;

• сложно контролировать, какие документы уже были сформированы, а какие еще нет.

Особенно заметны эти проблемы в период массовых выплат, когда необходимо подготовить десятки или даже сотни заявок.

Стандартная синхронизация между 1С:ЗКГУ и 1С:БГУ не решает задачу по массовому формированию ЗКР. Поэтому специалисты «Бизнес Систем» создали обработки для подготовки и передачи данных по разным видам выплат.

На стороне 1С:ЗКГУ добавили блок обработок для формирования файлов для выгрузки и подготовки ЗКР на стороне 1С:БГУ.

Механизм формирует специальные файлы, содержащие сведения, которые нужны для создания заявок на кассовый расход в 1С:БГУ. После загрузки этих файлов документы создаются автоматически, без ручного заполнения большинства реквизитов.

Таким образом бухгалтер не переносит информацию вручную, а лишь проверяет сформированные документы перед дальнейшей работой. Документы можно сформировать как на конкретную дату, так и сразу за произвольный период. Это удобно при закрытии месяца или обработке большого объема операций.

Для каждого вида документов ведется журнал сформированных записей. Благодаря этому бухгалтер может быстро проверить, какие документы уже подготовлены и когда они были сформированы, а также избежать повторного создания одинаковых заявок.

Для каждого типа заявки можно заранее определить необходимые параметры, например:

• получателя денежных средств;

• назначение платежа.

После настройки эти данные будут автоматически использоваться при формировании документов — это снижает вероятность ошибок и обеспечивает единообразие оформления.

После подготовки документов система формирует текстовый файл, который загружается в 1С:БГУ.

На основании содержащихся в нем данных в программе автоматически создаются документы «Заявка на кассовый расход». Бухгалтеру остается проверить корректность информации и выполнить дальнейшие стандартные действия по обработке платежей.

Автоматическое формирование ЗКР позволяет:

• сократить время на подготовку платежных документов;

• уменьшить количество ручного ввода информации;

• снизить риск технических ошибок;

• обеспечить единый порядок оформления заявок;

• упростить контроль уже сформированных документов;

• повысить производительность бухгалтерской службы.

Один из государственных университетов столкнулся с типичной для крупных бюджетных учреждений проблемой. При каждой выплате аванса и заработной платы бухгалтерии необходимо было сформировать около 150 заявок на кассовый расход.

Такое количество документов связано с тем, что выплаты выполняются по разным направлениям: 

• заработная плата перечисляется в различные банки;

• отдельно оформляются выплаты резидентам и нерезидентам;

• формируются заявки на перечисление НДФЛ, страховых взносов и других обязательных платежей.

До автоматизации все заявки создавались в 1С:БГУ вручную на основании данных из 1С:ЗКГУ. На подготовку полного комплекта документов уходил практически весь рабочий день одного-двух сотрудников. При этом любая неточность в реквизитах или необходимость повторной проверки увеличивали время подготовки документов и создавали риск задержки выплаты заработной платы.

После внедрения автоматического обмена ситуация изменилась. Теперь необходимые данные автоматически выгружаются из 1С:ЗКГУ, а заявки на кассовый расход формируются в 1С:БГУ после загрузки подготовленного файла. Бухгалтеру остается проверить сформированные документы и выполнить стандартные процедуры контроля.

В результате время подготовки полного комплекта заявок сократилось с одного рабочего дня одного-двух сотрудников до двух-трех часов работы одного специалиста. Кроме экономии времени, существенно снизилась вероятность ошибок, связанных с ручным переносом данных.

Сам проект внедрения занял около двух месяцев. Основная сложность заключалась не в разработке механизма, а в его поэтапной проверке: полноценно протестировать процесс можно было только во время реальных выплат аванса и заработной платы. За несколько расчетных периодов были учтены все особенности формирования документов, после чего механизм стал работать в штатном режиме.

Автоматизация подготовки заявок на кассовый расход — это не просто удобная функция, а инструмент, который позволяет существенно сократить объем рутинной работы бухгалтера.

Для рядовых сотрудников самым ценным результатом стала не только экономия нескольких человеко-часов, а предсказуемость процесса. Даже в дни массовых выплат подготовка ЗКР перестала быть «узким местом», от которого зависело соблюдение сроков перечисления заработной платы.

Когда данные автоматически передаются из 1С:ЗКГУ в 1С:БГУ, специалисты могут уделять больше внимания контролю правильности операций и финансовому анализу, а не повторному вводу одних и тех же сведений. В результате уменьшается вероятность ошибок, ускоряется подготовка платежных документов и повышается эффективность работы всей бухгалтерии.

Реклама: ООО «Бизнес Системы», ИНН 5501093076, erid: 2W5zFGYpay7