Самое главное:
Интеграцию 1С:УНФ с «Госключом» можно запустить за 24 часа.
Документы отправляются на подписание прямо из 1С, а их статусы автоматически обновляются в системе.
Заказчик получает документ в «Госключе», подписывает его УКЭП, после чего подпись загружается обратно в 1С.
Благодаря интеграции срок подписания документов можно сократить примерно в 3–5 раз.
Подписанные файлы, статусы и сведения об электронной подписи хранятся в 1С, поэтому сотрудникам не приходится контролировать процесс вручную.
Один из наших клиентов — ремонтная компания, работающая в Москве и Санкт-Петербурге, ежедневно оформляет десятки договоров и актов по этапам работ ремонта квартир и помещений. Заказчики распределены по объектам и районам.
Раньше сбор подписей растягивался на недели. Клиент регулярно тратил время на согласование документов и потом собирал подписи заказчиков по городу.
Мы внедрили расширение для типовой 1С:УНФ, которое позволяет отправлять документы через мобильное приложение «Госключ» на подписание прямо из 1С, с автоматическим контролем статусов и безопасной обработкой данных. Весь проект — от подготовки до запуска в эксплуатацию и отправки документов — занял 24 часа.
Почему именно «Госключ»:
Бесплатный выпуск УКЭП и УНЭП в мобильном телефоне с возможностью очной и дистанционной идентификации.
Не нужно устанавливать или покупать токены, электронную подпись или специальные программы на ПК.
Клиент получает документ на подпись в приложении «Госключ». Документ дублируется в личный кабинет на «Госуслугах».
Подпись УКЭП приравнивается к рукописной подписи и признается юридически значимой.
Нет ограничений по количеству отправленных документов.
Почему понадобилась интеграция с «Госключом»
До внедрения компания сталкивалась сразу с несколькими проблемами:
долгая логистика бумажных документов: курьеры, встречи, пересылки между заказчиками и сотрудниками;
отсутствие единого статуса по каждой сделке и этапу — менеджеры, прорабы и заказчики синхронизировались вручную;
риск ошибок и потерь из-за разных версий договоров и неполных комплектов актов;
необходимость обеспечить юридическую значимость подписей и организовать хранение электронного архива.
Перед внедрением поставили несколько задач:
перевести договоры и акты по этапам на дистанционное подписание через УКЭП в «Госключе»;
контролировать статусы документов непосредственно в 1С:УНФ;
ускорить подписание актов выполненных работ и получение оплаты по этапам;
сократить объем ручной работы сотрудников, связанной со сбором документов и подписей.
Как устроено решение
Для интеграции использовали универсальное расширение «Бизнес Системы: Электронная подпись». Его можно подключить к базе или конфигурации 1С. Перечень типовых конфигураций и техническая информация доступны в базе знаний.
Если используется самописная или значительно доработанная конфигурация, потребуется консультация программистов или разработчика расширения — компании «Бизнес Системы». Наши специалисты оценят возможность интеграции, помогут подобрать вариант подключения и настроить решение под особенности вашей 1С.
Для клиента мы:
интегрировали расширение с 1С:УНФ без доработки конфигурации;
настроили маршруты отправки для трех типов документов: договора на ремонт квартиры, акта выполненных работ по этапам и дополнительных соглашений;
сохранили типовой механизм хранения прикрепленных и подписываемых файлов в 1С;
настроили автоматическую синхронизацию статусов из «Госключа»: «Не отправлено» → «Ожидает подписи клиента» → «Подписано»;
организовали централизованное хранение подписанных файлов и штампов в 1С с привязкой к клиенту и карточке документа.
В карточке видно, кто и когда подписал документ и какой подписью. Оригинал файла и подпись можно проверить на «Госуслугах».
Менеджеру, администратору, прорабу, бухгалтеру или юристу в 1С доступны:
кнопка «Отправить на подпись («Госключ») в документе;
предзаполненный список подписантов, например заказчика и представителя подрядчика;
статус подписания непосредственно в журнале документов;
уведомление о завершении подписания и прикреплении подписанных документов PDF/A.
Заказчик получает:
документ в личном кабинете «Госуслуг»;
документ по электронной почте в формате PDF/A с открепленными подписями заказчика и исполнителя в формате SIG;
документ с визуализацией электронного штампа.
Как обеспечили безопасность:
Обмен данными происходит через официальные API «Госключа» с шифрованием трафика по TLS 1.2+. Для интеграции используется обезличенная электронная подпись, которую организация получает в ИФНС для своей информационной системы.
Права в 1С разграничены. Отправлять и просматривать документы могут только сотрудники с соответствующими ролями — менеджеры, администраторы, прорабы, бухгалтеры и юристы. Все действия и версии документов логируются.
Как работает решение и сколько занимает внедрение
Ниже покажем, как устроена работа с документами в 1С после подключения расширения и из каких этапов состоит внедрение.
Как работает интеграция
Работа с документами организована через отдельный рабочий стол в 1С, который по структуре напоминает почтовый клиент. Документы распределяются по статусам, а пользователь может быстро увидеть, какие из них еще не отправлены, ожидают подписи или подписаны.
После установки расширения в конфигурацию можно настроить в пользовательском режиме любой нужный вам справочник или документ, где можно хранить прикрепленные файлы.
Печатная форма сохраняется в формате PDF/A. Ее можно сразу прикрепить к документу в 1С, а после этого — отправить файл на подписание.
Статусы отправленных документов обновляются автоматически. Регламентное задание опрашивает «Госключ» каждые 5–10 минут и передает актуальную информацию в 1С.
После отправки документа в «Госключ» клиенту приходит уведомление:
пуш-уведомление в приложении «Госключ»;
письмо о поступлении документа на подпись в личный кабинет «Госуслуг»;
уведомление в личном кабинете «Госуслуг».
Когда заказчик подписывает документ в приложении, открепленная электронная подпись автоматически загружается в 1С, а статус документа меняется на «Подписано».
В 1С также можно открыть сведения об электронной подписи и сертификате и проверить данные подписанта.
Как прошло внедрение
Весь процесс — от подготовки базы до запуска решения в работу — занимает 24 часа.
Этап | Время | Что делаем |
Подготовка | 4 часа |
|
Установка и настройка | 6 часов |
|
Тестирование | 8 часов |
|
Обучение и запуск | 6 часов |
|
Что изменилось после внедрения
Результаты оценили через шесть недель после запуска на договорах на ремонт квартир и актах по этапам.
Метрика | До внедрения | После внедрения | Изменение |
Среднее время на подпись договора | 5–7 дней | 1–2 дня | −65–80% |
Среднее время на акт по этапу | 3–5 дней | 0,5–1 день | −70% |
Доля просроченных подписей | 32% | 9% | −23 п. п. |
Невозвраты/потерянные документы | 8 случаев/мес | 0–1 случай/мес | −85–100% |
Загрузка менеджера (ручные напоминания) | 4 ч/нед | 40 мин/нед | −75% |
Кроме того, после внедрения счета стали выставлять в среднем на два дня быстрее.
Интеграция также упростила контроль документов:
менеджеры, администраторы и прорабы экономят до 3–4 часов в неделю на рутинных операциях и координации;
финансовый цикл по этапам сократился на 2–5 дней;
статусы документов собраны в едином реестре в 1С;
автоматические напоминания исключают пропуск неподписанных актов;
документы подписываются УКЭП через «Госключ», поэтому подпись обладает юридической силой.
Запишитесь на демонстрацию — покажем, что такое «Госключ» и как он работает с 1С.
Выводы и рекомендации
Интеграцию 1С:УНФ с «Госключом» через расширение удалось запустить за 24 часа. Она дает быстрый и измеримый эффект. По итогам шести недель сроки подписания сократились на 65–80%, а доля просроченных подписей — на 23 п. п. Стало проще отслеживать статусы и контролировать хранение документов.
Чтобы решение работало стабильно, важно заранее подготовить шаблоны документов, определить ответственных за процесс, а также настроить регламентные задания и уведомления.
Реклама: ООО «Бизнес Системы», ИНН 5501093076, erid: 2W5zFHgE8Gh
