Самое главное:
Приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н установил унифицированные формы электронных первичных документов и регистров для бюджетной сферы.
С 2026 года действует расширенный перечень форм, поэтому учреждениям важно проверить, какие документы они используют и как организован внутренний ЭДО.
Переход на ЭДО начинается не с настройки 1С, а с организационной подготовки. Нужно закрепить порядок работы, ответственных, маршруты и виды электронных подписей.
В 1С:БГУ 2.0 можно настроить внутренний ЭДО, то есть подключить нужные формы, маршруты подписания, права пользователей и работу с электронной подписью.
Что изменил приказ Минфина № 61н
15 апреля 2021 года утвержден приказ Минфина № 61н с целью унифицировать электронный документооборот (ЭДО) в бюджетной сфере, то есть в государственных и муниципальных учреждениях всех уровней (федеральных, региональных, муниципальных, бюджетных и автономных). Главная задача ЭДО — перевести учет на «цифровые рельсы» и задать единые правила и формы для электронных документов.
Начиная с 2025 года эти формы приоритетны. Использование бумажных аналогов и форм из приказа № 52н допускается только в отдельных случаях, прямо предусмотренных Методическими указаниями.
Также с 1 января 2026 года вступили в силу очередные поправки, внесенные приказом Минфина от 30 сентября 2024 года № 144н. Этот документ расширил перечень обязательных унифицированных форм, скорректировал требования к оформлению действующих и окончательно закрепил переход на электронный безбумажный документооборот в бюджетной сфере.
Что конкретно решает приказ Минфина № 61н:
Утверждает перечень унифицированных форм. В приложениях к приказу собраны электронные версии первичных учетных документов (например, акты списания, ведомости начисления доходов, документы по инвентаризации) и регистров бухгалтерского учета. Всего с изменениями на 2026 год утверждены 41 форма первичных учетных документов и 9 регистров бухгалтерского учета.
Добавляет методические указания. В отдельном приложении (приложение № 5) прописаны правила, как эти электронные формы формировать и применять:
какие реквизиты в них должны быть;
как проставлять коды по общероссийским классификаторам;
какой вид электронной подписи использовать (усиленная квалифицированная — УКЭП, а для некоторых внутренних документов — простая).
Задает вектор перехода на безбумажный учет. Идея в том, чтобы все операции фиксировались в электронном виде, подписывались электронной подписью и хранились в единой системе. Это ускоряет обмен документами с контрагентами, упрощает аудит и интеграцию с учетными программами.
Уточнение про сроки. Положения приказа стали обязательными для применения с 1 января 2023 года. При этом Минфин периодически дополняет приказ. Например, приказом № 144н от 30 сентября 2024 года в него добавили новые формы и скорректировали правила заполнения действующих.
А что, если не соблюдать? Отсутствие первичных документов или регистров (даже если они есть в бумажном виде) или использование форм, не соответствующих приказу № 61н, может повлечь административную ответственность для должностных лиц — руководителя, главного бухгалтера.
Небольшой нюанс: приказ № 52н не отменили — он продолжает действовать, но его формы стоит использовать только в тех случаях, когда для конкретной операции в приказе № 61н просто нет электронного аналога. Например, по приказу № 52н оформляют решение о командировании и отчет о расходах подотчетного лица.
Важно! Учреждению необходимо предварительно продумать организационные мероприятия по внедрению ЭДО.
Переход на электронный документооборот затрагивает не только настройки программы, но и маршруты согласования, права сотрудников и действующие учетные процессы. Специалисты «Бизнес Систем» помогут обследовать текущую систему, настроить 1С:БГУ под задачи учреждения, разграничить права пользователей и организовать электронное согласование и подписание документов. Компания уже реализовывала такие проекты для государственных учреждений и вузов.
Этапы внедрения ЭДО в учреждении
Перед настройкой ЭДО в 1С учреждению важно сначала подготовить организационную часть перехода. Для этого нужно:
1. Разработать порядок перехода на электронный документооборот. Определить этапы, промежуточные результаты и ответственных за реализацию.
2. Определить информационную систему, с которой будет организована работа.
3. Собрать данные об организации работы с документами и процедурах ФХД в учреждении.
4. Разработать и принять внутренний локальный акт (положение об электронных документах).
5. Внести изменения в учетную политику в соответствии с приказом № 61н:
определить и закрепить период перехода на ЭДО;
определить перечень должностных лиц и вид их электронной подписи;
составить график документооборота с установленным порядком взаимодействия структурных подразделений и ответственных лиц, в том числе определить сроки формирования, подписания, утверждения документов и передачи для отражения в бухгалтерском учете.
6. Обеспечить сотрудников квалифицированной электронной подписью и простой электронной подписью.
7. Настроить информационную систему.
8. Составить план обучения по внедрению ЭДО и обучить сотрудников.
В конфигурациях 1С по бюджетному учету реализован механизм внутреннего ЭДО, который требует подключения и определенных настроек. Причем механизмы настройки внутреннего ЭДО в конфигурации 1С:БГУ 2.0 и 1С:БГУ КОРП кардинально отличаются.
В общих чертах настройка внутреннего ЭДО заключается в следующем:
1. Включите функционал «Внутренний электронный документооборот».
2. Настройте роли, список подписантов, маршруты подписания. Для каждого этапа маршрута укажите тип подписи: простая электронная подпись (ПЭП) или усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
3. Свяжите формы с маршрутами — укажите печатные формы из утвержденных приказом № 61н, которые будут участвовать во внутреннем документообороте.
4. Настройте права пользователей и дополнительные правила, например запрет редактирования документов после начала подписания.
Настроим внутренний ЭДО под процессы учреждения. Если в учреждении уже используется 1С:БГУ, специалисты «Бизнес Систем» помогут настроить работу с электронными документами: определить маршруты, права пользователей, правила согласования и подписания, а при необходимости — доработать систему и интегрировать ее с другими решениями 1С.
Несколько важных нюансов при настройке ЭДО
Электронная подпись. Для подписания внутренних документов по приказу 61н допускается как простая, так и усиленная КЭП. Тип подписи должен соответствовать этапу и требованиям нормативных актов.
Криптопровайдер. Для работы с электронной подписью и для внешнего ЭДО при обмене с контрагентами в системе должен быть установлен криптопровайдер, например КриптоПро CSP или ViPNet CSP.
Нормативная база. При настройке маршрутов и правил формирования документов необходимо опираться на Методические указания по формированию и применению унифицированных форм из приказа № 61н.
Организационные моменты. Перед настройкой в программе полезно утвердить в учетной политике учреждения перечень документов для ЭДО, маршруты подписания и правила работы с подписями.
Реклама: ООО «Бизнес Системы», ИНН 5501093076, erid: 2W5zFGgSxxR
