В результате программа может отнести уже внесенную сумму к неправильному сроку оплаты. Это искажает сведения о задолженности и может повлиять на показатели бухгалтерской отчетности.
В статье разберем, почему возникает ошибка и как скорректировать распределение платежей в регистрах управленческого учета без перепроведения документов поступления денежных средств.
Способ подходит для случаев, когда фактическое поступление отражено верно, а расхождение связано именно с распределением оплаты по срокам. Перед корректировкой необходимо проверить расчеты со студентом и исключить реальную задолженность.
Главное:
Просрочка по оплаченному периоду может возникнуть, если платеж распределился до появления данных о сроках оплаты или по устаревшему графику.
Основные причины — оплата до начисления, изменение рассрочки после оплаты и повышение стоимости обучения после внесения аванса.
Для исправления расхождения можно скорректировать распределение платежей в регистрах управленческого учета без перепроведения документов поступления денежных средств.
После корректировки нужно проверить суммы и сроки оплаты, заново заполнить документы инвентаризации и регистрации задолженности и сверить показатели отчетности.
Почему в 1С:БГУ возникает просроченная задолженность за обучение
В разделе «Платное образование» программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ) задолженность по срокам определяется на основании данных регистров управленческого учета. Если после проведения платежа изменились график оплаты, условия рассрочки или стоимость обучения, ранее сформированные движения могут не соответствовать актуальным условиям. В результате общая сумма поступления остается верной, но деньги распределяются по неправильным срокам.
Расхождения могут обнаружиться при заполнении документов «Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям» и «Регистрация долгосрочной и просроченной задолженности». Из-за некорректного распределения платежей программа может показать просрочку по уже оплаченному периоду. Это также может повлиять на показатели формы 0503769 «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения». Влияние необходимо проверить на используемой версии конфигурации.
Как исправить распределение платежей за обучение в 1С:БГУ
Порядок исправления зависит от причины расхождения. Рассмотрим три ситуации, в которых распределение ранее поступившей оплаты может перестать соответствовать актуальному графику.
Оплата обучения поступила раньше начисления
Студент внес плату за первый семестр до проведения документа «Начисление доходов будущих периодов». Поэтому на момент регистрации поступления в регистрах еще могло не быть данных о сроках оплаты.
При проведении документа «Кассовое поступление» программа сформировала движения без учета еще не зарегистрированных сроков оплаты.
После проведения документа «Начисление доходов будущих периодов» в регистрах появились данные графика, однако ранее сформированные движения платежа автоматически не обновились.
При заполнении документа «Регистрация долгосрочной и просроченной задолженности» программа использовала данные, в которых распределение платежа не соответствовало актуальному графику. Поэтому оплаченный период мог попасть в просрочку.
Рассрочку изменили после оплаты обучения
Если после оплаты обучения университет изменил условия рассрочки, распределение ранее поступившей суммы может остаться привязанным к прежнему графику. Например, платеж, который ранее учитывался одной суммой, по новым условиям необходимо распределить между несколькими сроками.
Если движения платежа не соответствуют актуальному графику, при регистрации задолженности программа может показать просрочку, хотя студент соблюдает согласованные условия оплаты.
Стоимость обучения повысили после внесения аванса
Студент перечислил больше, чем требовалось для оплаты текущего семестра. Программа отнесла часть платежа на следующий семестр.
Позже университет проиндексировал стоимость обучения. В 1С:БГУ такие изменения оформляют документами «Корректировка доходов будущих периодов» и «Групповая корректировка доходов будущих периодов».
После повышения стоимости обучения необходимо проверить, как ранее поступивший аванс распределен между семестрами. Если часть суммы осталась отнесенной к следующему семестру, а по актуальному графику она требуется для оплаты текущего, распределение платежа может нуждаться в корректировке.
При этом перераспределение оплаты не отменяет проверки расчетов со студентом. Если новая стоимость превышает сумму внесенного платежа, образовавшуюся недоплату необходимо сохранить в учете.
Нужно исправить распределение платежей в 1С? Специалисты «Бизнес Системы» разрабатывают и дорабатывают решения на платформе 1С с учетом задач учреждения.
Как скорректировать задолженность за обучение в 1С:БГУ без перепроведения документов
Один из способов исправить расхождения — перепровести документы поступления денежных средств с учетом актуальных графиков. Если таких документов много, перепроведение потребует времени. После него также придется проверить результаты.
Для таких случаев разработана обработка регистров управленческого учета. Она корректирует даты в записях регистров и перераспределяет суммы с учетом изменений в графиках оплаты. Перепроводить документы поступления денежных средств не нужно.
Обработка приводит распределение платежей в соответствие с актуальными графиками. После ее запуска бухгалтер может заново заполнить документы инвентаризации и регистрации задолженности.
Обработку можно адаптировать к порядку учета образовательных услуг, принятому в учреждении.
Как проверить задолженность после корректировки платежей в 1С:БГУ
После корректировки проверьте результат по следующему алгоритму:
Сверьте суммы фактических поступлений с данными платежных документов.
Сопоставьте распределение платежей с актуальными графиками оплаты.
Заново заполните документ «Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям».
Заново заполните документ «Регистрация долгосрочной и просроченной задолженности» и проверьте полученные данные.
Проверьте связанные показатели бухгалтерской отчетности, в том числе форму 0503769 «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения».
После проверки убедитесь, что ошибочно отраженная просрочка устранена, а реальная задолженность и недоплаты сохранены в учете.
Нужна доработка 1С:БГУ? Если типовых возможностей программы недостаточно, специалисты «Бизнес Системы» помогут адаптировать решение под особенности учета вашего учреждения: автоматизировать ручные операции, скорректировать обработку данных и упростить работу с задолженностью.
Расскажите о своей задаче, чтобы обсудить возможный вариант доработки.
Реклама: ООО «Бизнес Системы», ИНН 5501093076, erid: 2W5zFJ8uc4y
