«1С:Архив» хранит электронные документы и контролирует их подписи. В одном из проектов команда «Бизнес Системы» настроила автоматическую проверку и обновление архивных подписей внутри закрытого контура заказчика. Рассказываем, как устроен этот процесс и какие задачи он решает.
Главное:
«1С:Архив» хранит электронные документы из разных систем в едином архиве.
Автоматическая проверка выявляет документы, для которых приближается срок обновления архивной подписи.
Интеграция с CryptoPro DSS и HSM поддерживает криптографические операции внутри инфраструктуры заказчика.
Локальная или корпоративная служба меток доверенного времени формирует новые метки для обновления архивных подписей.
Журналы и файлы-квитанции сохраняют историю проверок и обновлений.
Автоматизация сокращает ручную работу и помогает подготовить архивные документы к последующей проверке.
Почему электронным документам нужны архивные подписи
Крупные компании переводят кадровый документооборот в электронный вид и оцифровывают бухгалтерские документы. Для подписания они применяют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Срок действия сертификата ограничен. В описанном проекте он составлял 12–15 месяцев.
Истечение срока сертификата само по себе не делает ранее подписанный документ недействительным. Но через несколько лет компании может потребоваться подтвердить, что сертификат действовал в момент подписания, а файл после этого не меняли.
Для последующей проверки важны формат подписи и метка времени:
CAdES-BES — базовый формат электронной подписи без метки доверенного времени.
CAdES-T — подпись с меткой доверенного времени, которая подтверждает время, связанное с подписанными данными.
CAdES-A — формат архивной подписи с данными для долговременной проверки.
Сертификат службы меток доверенного времени имеет ограниченный срок действия. Для долгосрочного хранения важно своевременно обновлять архивные подписи, добавляя новые метки времени и сохраняя данные, необходимые для последующей проверки.
Период обновления зависит от сроков действия сертификатов, применяемых криптографических средств и настроек системы. В проекте предусмотрен контрольный период 3–5 лет.
Без регулярного контроля архивные подписи со временем сложнее проверять. Поэтому процесс обновления стоит автоматизировать.
Как «1С:Архив» хранит электронные документы
«1С:Архив» собирает электронные документы из разных систем в едином хранилище. Для подключения источников применяют интеграцию с решениями на платформе «1С:Предприятие» и внешними системами. Способ подключения зависит от состава систем заказчика и архитектуры интеграции.
«1С:Архив» поддерживает следующие процессы:
Централизованное хранение. Документы поступают в архив из подключенных систем.
Проверка подписей при поступлении. Система проверяет электронные подписи по настроенным правилам.
Работа с архивными подписями. В предусмотренной конфигурации система поддерживает CAdES-A и обновление подписей до архивного формата.
При проектировании архива учитывают требования законодательства об электронной подписи, архивном хранении и сроках хранения документов. В частности, проверяют применимые положения закона № 63-ФЗ и нормативные требования к соответствующим категориям документов.
Планируете переход на «1С:Документооборот» 3.0?
Оставьте заявку — мы проанализируем структуру базы и доработки, подготовим план миграции, а также рассчитаем бюджет и сроки проекта
Как автоматизировать проверку меток времени в закрытом контуре
В крупном архиве могут храниться тысячи документов. Проверять каждую подпись вручную неудобно, поэтому в проекте настроили автоматическую проверку и обновление архивных подписей внутри инфраструктуры заказчика.
Документы не отправляют во внешние облачные сервисы. Криптографические операции выполняются с использованием инфраструктуры заказчика.
1. Подключение криптографической инфраструктуры
Для криптографических операций настроили интеграцию с CryptoPro DSS и аппаратными модулями безопасности HSM. Получение меток доверенного времени организовано через локальную или корпоративную службу меток времени. Такая архитектура позволяет выполнять предусмотренные проектом криптографические операции внутри инфраструктуры заказчика без передачи документов во внешние облачные сервисы.
2. Автоматическая проверка документов
Регламентное задание в «1С:Архиве» анализирует метаданные документов и выявляет подписи, для которых приближается контрольная дата обновления. В проекте настроен порог предупреждения: система заранее отбирает документы, до планового обновления архивной подписи которых остается менее шести месяцев.
Срок действия сертификата подписанта, срок действия сертификата службы меток времени и плановая дата обновления архивной подписи — разные параметры. Система обрабатывает контрольные даты по правилам, заданным в проекте.
Возможность усовершенствования подписи зависит от ее исходного формата и наличия данных, необходимых для последующей проверки.
3. Автоматическое обновление архивной подписи
Когда документу требуется обновление, система запускает процедуру архивного подписания. Она получает новую метку времени через локальную или корпоративную службу меток времени и дополняет архивную подпись новыми данными.
Сотрудникам не нужно вручную искать документы с приближающимися сроками и обрабатывать каждый файл. Система выполняет операции по настроенному регламенту.
Обновление меток времени поддерживает возможность последующей проверки подписи. Но оно само по себе не гарантирует юридическую силу документа на фиксированный срок: результат зависит от формата подписи, корректности процедуры и сохранности данных для проверки.
4. Журналирование и файлы-квитанции
Система записывает результаты проверок и операций обновления архивных подписей. Для операций формируются файлы-квитанции. Журналы и квитанции позволяют анализировать историю обработки документов и предоставляют дополнительные сведения для внутреннего контроля и аудита.
Какие результаты дает автоматизация электронного архива
Автоматическая проверка снижает объем ручной работы и помогает контролировать состояние подписей в большом архиве.
Компания получает несколько преимуществ:
Контроль сроков. Система заранее выявляет документы, которым требуется обновление архивной подписи.
Меньше ручных проверок. Архивариусам и юристам не нужно самостоятельно отслеживать контрольные даты.
Работа без внешних облачных сервисов. Документы не передают во внешние облачные сервисы для описанных операций.
История операций. Журналы и файлы-квитанции помогают анализировать обработку документов и готовить материалы для внутреннего контроля и аудита.
Автоматизация снижает риск проблем при последующей проверке документов, в том числе во время судебных разбирательств и проверок ФНС. Но она не гарантирует, что любой документ примут в качестве доказательства через 10 или 20 лет. Значение имеют тип документа, требования законодательства, формат подписи и сохранность данных.
Комплект поддержки
Всё необходимое для стабильной работы 1С
Как подготовить «1С:Архив» к долгосрочному хранению
Для долгосрочного хранения нужно определить, какие документы поступают в архив, какие подписи они содержат и какие требования действуют для каждого типа документов. Затем настраивают интеграцию с источниками, подключают криптографическую инфраструктуру и задают регламент проверки и обновления архивных подписей.
Команда «Бизнес Системы» поможет настроить «1С:Архив» с учетом архитектуры компании, требований к защите данных и задач долгосрочного хранения электронных документов.
Реклама: ООО «Бизнес Системы», ИНН 5501093076, erid: 2W5zFGrj4jL
