Как передать в ФНС документы для проверки в электронном виде

В ходе проверки налоговая может запросить у организации дополнительные документы. В электронном виде их направить гораздо удобнее, чем копировать, подписывать и везти бумажную версию в ИФНС нарочным.
36,2 тыс. 10,1 тыс.
Как передать в ФНС документы для проверки в электронном виде

В ходе проверки налоговая может запросить у организации дополнительные документы. В электронном виде их направить гораздо удобнее, чем копировать, подписывать и везти бумажную версию в ИФНС нарочным.

Расскажем о требованиях к оформлению и порядку представления электронных документов в налоговую.

Какие есть варианты у налогоплательщика в 2022 году?

Согласно подп. 1 п. 2 ст. 93 НК налогоплательщик вправе представить документы в ФНС одним из следующих способов:

  • бумажные заверенные ксерокопии — отправить почтой ценным письмом с описью или лично подать в канцелярию инспекции;
  • в электронной форме (через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или по ТКС — телекоммуникационным каналам связи). Если вы уже пользуетесь ЭДО для отправки отчетности — это самый быстрый и удобный способ.

При этом ИП или организация сама выбирает вид обращения (см. письмо ФНС от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом ФНС № ЕД-7-2/448@ от 16.07.2020 (ред. от 07.09.2021).

К слову, с 2022 года все требования от налоговой считаются полученными на дату, указанную в квитанции о приеме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью налогоплательщика, но не позднее 6 дней с даты отправления из ИФНС.

Датой получения требования считается дата, указанная в квитанции о приёме, но не позднее 6 дней с даты отправления.

Направление документов через личный кабинет налогоплательщика регламентируется приказом ФНС от 22.08.2017 № ММВ-7-17/617.

В каком формате отправлять документы в ФНС?

1. Документы с расширением XML, формат которых был разработан налоговой службой. Структура таких данных неизменна для электронного документооборота, поэтому обработка ФНС происходит автоматически. В формате .xml допустимо отправлять только те документы, которые включены в КНД — Классификатор налоговой документации.

В частности, ФНС принимает в электронном виде:

  • счета-фактуры;
  • книги покупок и продаж;
  • журналы выставленных и полученных счетов-фактур;
  • товарные накладные ТОРГ-12;
  • акты приемки-сдачи работ (услуг);
  • УПД.

2. Скан-копии в формате tif, jpg, pdf или png — в таком виде можно отправлять любые документы, даже те, которым не присвоен код КНД.

Но к сканам налоговики тоже предъявляют определенные требования:

  • черно-белое изображение;
  • разрешение не менее 150 и не более 300 точек на дюйм;
  • 256 градаций серого цвета или режим 8-bit Grayscale (см. подробней приказ ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16);
  • цветные изображения допустимо отсканировать в режиме RGB;
  • если файл многостраничный, рекомендовано использовать разрешение tiff; при отправке скана на одном листе допускается режим jpeg.

К настройкам яркости и контраста нет особых требований, но документы в любом случае должны быть читабельными, текст четким, без помарок.

Убедитесь, что скан-копия открывается на стандартных платформах ОС — Windows 2000 и далее, особенно это актуально для налогоплательщиков, которые используют в работе iOS (операционку от Apple). А также, что на документе нет запрета на использование и распечатку.

Итак, мы выяснили, что документы в электронном виде можно отправить налоговикам либо в формате xml-файлов, либо в виде скан-копий. Согласно требованиям ФНС, к пакету документов необходимо составить также электронную опись. Ее формат утвержден приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@.

Делис Архив снимет нагрузку с бухгалтеров по поиску и подготовке документов по запросам ИФНС. Просто выберите нужные сканы из электронного архива и прикрепите их к ответу на требование.

Как подписать документы перед отправкой?

Чтобы подтвердить достоверность документов, их электронная версия должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя (п. 2 ст. 93 НК). Заверенные электронной подписью документы ИФНС должна принять, даже если в тексте скопированного документа нет физической подписи. Об этом говорится в письме ФНС от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885.

Удобнее всего вести электронный документооборот через специальные сервисы для сдачи отчетности. Сегодня обмен цифровыми данными обеспечивают операторы ЭДО в сфере b2g («бизнес-государство»). В таком случае можно быть уверенным, что документы по требованию налоговиков в рамках камеральных и выездных проверок уйдут вовремя, без нарушения сроков, в согласованном формате и подписанные надлежащим образом.

Как электронный архив поможет в ходе налоговой проверки?

Для подготовки и отправки дополнительных документов в рамках налоговой проверки, компания строго ограничена во времени. По запросу ИФНС налогоплательщик должен предоставить данные и пояснения в течение 10 дней с момента получения соответствующего требования.

Сократить время обработки и облегчить задачу бухгалтеру в данном случае может электронный архив — это своего рода библиотека сканированных копий первичной документации, журналов, книг покупок и продаж. При поступлении запроса от налоговой службы налогоплательщику не нужно искать, подбирать, а затем сканировать и заверять документы. К информации всегда сохраняется удаленный оперативный доступ, и при необходимости ее можно легко выгрузить и переслать налоговикам. А в случае изъятия подлинников, у компании останется доступ к электронным копиям, что позволит поддерживать бизнес-процессы в рабочем состоянии.

Услуги электронной архивации бухгалтерских документов оказывает Делис Архив. Сервис аккумулирует бумажные акты от контрагентов, самостоятельно оценивает полноту и качество их оформления, проверяет реквизиты, сканирует и загружает четкие копии в электронный архив. В случае необходимости к ним можно оперативно обратиться. Поиск по реквизитам занимает не больше 1 минуты, а запрос налоговой инспекции можно исполнить всего в несколько кликов.

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

Лучшие спикеры, новый каждый день

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

91
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
154
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: букет к 8 Марта обойдется в 3,2 тыс руб., колонку Алису отдели в пальто

Подготовили для вас дайджест главных событиями дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

2
153
Платежные системы

Contact удалили из реестра платежных систем Центробанка

Платежная система Contact, которая принадлежит QIWI банку, исключена из реестра ЦБ.

Зарплата

Сверхурочную работу будут оплачивать по-новому

Работодатели будут оплачивать сверхурочную работу исходя из зарплаты, включающей компенсационные и стимулирующие выплаты, а не только из голого оклада.

Инвестиции

На Мобирже начали продаваться акции алкогольной группы «Кристалл»

Компания привлекла на IPO 1,15 млрд рублей. Стоимость одной акции — 9,5 рублей.

Что бухгалтеры дарят мужчинам на 23 февраля. «Ночной бухгалтер» №1629

Носки, пена для бритья...это все не для дам-бухгалтеров. Они поздравляют своих мужчин куда как креативнее.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
338

Внесите эти изменения в локальные акты, чтобы не оштрафовала ГИТ

В 2023 году Конституционный суд выпустил сразу шесть постановлений, которые касаются трудовых отношений. Узнайте, что нужно сделать работодателям, чтобы не нарушать основной закон страны.

Валютный контроль

ИП может не отчитываться за личный счет в банке Казахстана, но должен отчитаться за счет в Узбекистане

Физлица должны сдавать отчеты о движении средств по своим зарубежным счетам. Но есть нюансы для счетов в странах ЕАЭС.