«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее
Компании, которые обмениваются бумажными документами с контрагентами, знают, сколько головной боли это приносит. Сначала нужно подготовить документы у себя, потом отправить их курьером или почтой и ждать, пока их доставят. А потом бывает и так, что документы не возвращают, и приходится проходить весь путь заново. С такой проблемой к нам обратилась Валерия Шентова. Рассказываем, как при помощи СБИС мы помогли наладить документооборот.
Привет, я Геннадий — менеджер по работе с клиентами компании «Бизнес легко». Мы внедряем системы и сервисы, которые помогают вести бизнес проще и легче.
Одно из наших направлений — международный электронный документооборот (МЭДО). Мы помогаем делать так, чтобы обмениваться документами с другими странами было просто и быстро. О том, как это работает, рассказываем на примере кейса нашей клиентки Валерии.
С какими проблемами обратился клиент
Валерия — ведущий специалист по работе с поставщиками Королёвского трубного завода. Завод производит металлопродукцию и отправляет ее на экспорт в страны СНГ.
Для того чтобы все было в порядке с юридической точки зрения, Валерии приходилось оформлять документы на каждую поставку, согласовывать их с бухгалтерией и отправлять контрагентам в бумажном виде. Часто утверждение и подпись таких документов затягивались, а иногда их не возвращали обратно.
Была и другая проблема: менеджеры трубного завода получали зарплату только после того, как компания получала подписанные акты от контрагентов.
Из-за того, сколько времени занимал процесс от формирования документа до получения его обратно, зарплата менеджеров задерживалась. От этого страдали сотрудники и ухудшалась общая работа компании.
Нужно было решение, которое ускорит работу с документами между Королёвским трубным заводом и контрагентами из СНГ.
Какое решение мы предложили
Чтобы помочь Валерии наладить документооборот, мы предложили установить сервис СБИС для международного электронного документооборота (МЭДО).
Вот что мы сделали:
1. Заполнили анкеты с клиентом и контрагентом.
Валерия и компания, с которой было необходимо наладить документооборот, заполнили две простых анкеты. В них нужно было указать ИНН компаний, адреса, контактные данные.
2. Передали данные разработчикам.
Разработчики создали личные кабинеты в СБИС, чтобы компании могли обмениваться документами удаленно.
3. Оформили цифровые подписи.
Для того чтобы Валерия и компания-контрагент могли не только получать, но и подписывать документы, оформили цифровые подписи. Неквалифицированную для контрагента и квалифицированную для заказчика.
Сколько времени заняла настройка МЭДО?
«Мы уже работали с Королёвским трубным заводом — настраивали для них внутренний электронный документооборот. Поэтому вся настройка заняла около семи дней.
Но иногда внедрение МЭДО затягивается, и процесс может занять до полугода. Это связано с тем, что многие страны только знакомятся с ЭДО и внедряют его в свой бизнес. Поэтому со многими приходится связываться лично, обговаривать технические особенности и согласовывать внедрение новых решений. Поэтому не всегда процесс проходит быстро», — Геннадий, менеджер по работе с клиентами в компании «Бизнес легко».
Сколько все стоило для клиента
Мы все настроили, подключили, научили предпринимателя и сотрудников работать с системой — все обошлось в 35 000 рублей. Вот что вошло в стоимость.
Лицензия на год | 20 000 рублей |
Настройка интеграции | 15 000 рублей |
Оформление цифровых подписей для клиента и контрагента | Бесплатно |
Итог
Сейчас мы продолжаем работу с Валерией: помогаем настроить МЭДО под задачи бизнеса и обучаем персонал работе с системой. Однако первые результаты видны уже сейчас.
Если раньше подписание документов затягивалось и контрагенты их не возвращали — сейчас от оформления до получения документов обратно проходит всего несколько дней. Благодаря этому менеджеры стали получать зарплату раньше — ждать, пока компания получит документы, не нужно.
Если у вас возникают сложности с обменом документами с другими странами — обращайтесь в «Бизнес легко». Мы расскажем о преимуществах нашей системы, настроим ее под ваши бизнес-цели и будем на связи 24/7 — наша служба поддержки работает круглосуточно и без выходных.
А какие сложности возникают у вас при работе с контрагентами из других стран?
Международный документооборот
В СБИС возможно обмениваться электронной документацией с иностранными партнерами
Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K8QUN
