Электронные накладные: что, как и зачем

В современном мире, где технологии развиваются с невероятной скоростью, бизнес-процессы становятся все более автоматизированными. Одна инновация, которая успела завоевать популярность в логистике и в ресторанном бизнесе, — электронные накладные. Рассказываем, как работают электронные накладные и почему стоит уже сейчас использовать их в заведении общепита.
Электронные накладные: что, как и зачем
Иллюстрация: DocsInBox

Что такое электронные накладные

Электронная накладная — это цифровой документ, который содержит информацию о товарах и их стоимости. Она может быть принята и отправлена только через EDI-провайдера (Electronic Data Interchange — передача цифровой информации по международным стандартам). Такие документы создаются и обрабатываются в электронном виде, что позволяет сократить затраты на бумагу и ускорить процесс обработки информации.

Как работать с накладными в электронном формате

Электронные накладные работают на основе технологии электронного документооборота. Они создаются в специальной программе или на сайте и подписываются электронной подписью. После создания электронной накладной она отправляется получателю по электронной почте или через специальное приложение.

Получатель может проверить электронную накладную на соответствие всем требованиям, а затем принять её или отклонить. Если электронная накладная принята, она становится юридически значимым документом, который можно использовать в качестве доказательства передачи товаров.

Пошагово процесс работы с накладными выглядит так:

  • ресторан отправляет поставщику заказ;

  • накладная формируется автоматически в учётной системе;

  • поставщик привозит заказ;

  • заказчик подписывает накладную с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Система DocsInBox использует искусственный интеллект, чтобы не только автоматизировать работу с накладными, но и ускорить сопоставление номенклатур поставщика и ресторана. Это минимизирует вероятность ошибок и позволяет упростить рутинные задачи.

Преимущества электронных накладных

  • Скорость и эффективность: электронные накладные обрабатываются быстрее и эффективнее, чем бумажные. Это позволяет сократить время на оформление документов и ускорить процесс доставки товаров.

  • Снижение ошибок: электронные накладные исключают возможность ошибок, связанных с неправильным заполнением или потерей бумажных документов.

  • Экологичность: использование электронных накладных способствует снижению количества бумажных документов и, следовательно, уменьшению отходов.

  • Безопасность: все данные хранятся в защищенной форме, что предотвращает несанкционированный доступ к ним и изменение. Кроме того, электронные накладные легко отслеживать.

Правильное использование электронных накладных позволяет существенно сократить затраты и увеличить производительность в процессе работы с товарами. Все данные автоматически отражаются в учётной системе, поэтому не нужно вручную подписывать бумаги и сравнивать позиции. Работа с документами проходит быстрее, а вероятность совершить ошибку минимальная.

Автоматический ввод накладных в учётную систему ресторана, отсутствие ошибок при ручном вводе, контроль остатков и доступ с любого устройства — всё это DocsInBox.Накладные. Оставляйте заявку на сайте, чтобы попробовать демо-версию сервиса и узнать, насколько удобной и быстрой может быть работа с документами.

Аудит складского учета

Эксперт Юлия Левицкая, создатель школы для бухгалтеров-калькуляторов , рассказала, как проводить аудит складского учета в заведениях общественного питания

Забирайте подробный мануал от эксперта бесплатно!

Заполните форму, вышлем вам мануал на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ДОКСИНБОКС», ИНН: 7802193688, erid: LjN8Jz1fD

Комментарии

3
    • Олег Колесников

      Они хоть и переносят ЭПД для всех уже в который раз, но всё равно когда-нибудь заставят всех этим пользоваться
      Эксперимент до весны 2025 года

      Пора бы готовиться 😅

  • Татьяна, здравствуйте! Сейчас у большинства контрагентов есть ЭЦП и они подключены к ЭДО. Но это в любом случае лучше уточнять лично при начале работы с контрагентами.

Маркировка для розницы и требования по ККТ, ОФД. Ответы на популярные вопросы 

Разбираем распространенные вопросы, которые задают розничные продавцы маркированной продукции.

Маркировка для розницы и требования по ККТ, ОФД. Ответы на популярные вопросы 

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Европейский бизнес, работающий в РФ, хочет участвовать в обсуждении налоговых изменений

В Госдуме началось детальное обсуждения совершенствования налогового законодательства и изменений в НК.

Определена дата больших парламентских слушаний по изменениям в НК

23 мая в Госдуме пройдут большие парламентские слушания по совершенствованию налогового законодательства РФ.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Впервые на рынке появился биржевой фонд для инвестиций в IT

«Тинькофф Капитал» запустил биржевой фонд, инвестирующий в акции публичных технологических компаний России.

Разработки исследовательских центров по искусственному интеллекту применяет бизнес

12 исследовательских центров, созданных при поддержке правительства, представили результаты своей работы за 2023 год.

ВЭД

Новые сложности с оплатой грузов из Китая

Бизнес не сможет получить отсрочку оплаты за перевозимые по железной дороге грузы из Китая. Товары не отправят в РФ до тех пора, пока деньги не поступят в КНР.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Для бизнеса сделают выгодными вложения в НИОКР

По мнению президента Торгово-промышленной палаты (ТПП) РФ Сергея Катырина, совершенствование налогового законодательства должно стимулировать инвестиции бизнеса в научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР).

Как бухгалтеру автоматизировать работу с клиентами

Надоело тратить часы, чтобы собрать всю информацию по клиенту, удобно ее структурировать и оформить каждый документ? Мы расскажем как автоматизировать эту работу и выполнять все эти действия в 2 клика.

Как бухгалтеру автоматизировать работу с клиентами

Глава комитета ГД по налогам объяснил, что значит «справедливая налоговая система»

Совершенствование налоговой системы — это важная часть работы над национальными проектами, отметил председатель комитета Госдумы по бюджету и налогам Андрей Макаров.

НДФЛ

По приказу ФНС 2023 года справку о доходах и удержанном НДФЛ за 2023 год не выдают

ФНС разъяснила, по какой форме работодатель должен выдать Справку о доходах и суммах налога физического лица (форма по КНД 1175018) за 2023 год в случае обращения за ней работника после 9 апреля 2024 года.

Воронка продаж: зачем нужна и как построить

Практически любая сделка происходит примерно так. Клиент видит информацию о товаре или услуге — допустим, в рекламе Яндекса. Переходит по объявлению, если предложение на сайте интересно, звонит или оставляет заявку. Дальше за дело берется менеджер или сам собственник в зависимости от размера компании. 

Воронка продаж: зачем нужна и как построить

Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС

Представительские расходы — неотъемлемая часть бизнеса, особенно в контексте ведения деловых переговоров и привлечения новых клиентов. Однако, их оформление и учет могут стать камнем преткновения, который приведет к серьезным проблемам с налоговой службой. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учитывать, чтобы избежать неприятностей.

Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Кратко за день: В России откроют аналог советских магазинов «Березка» для дипломатов

Утром на рынке нейтральный внешний фон. Нефть снизилась до 83,3$. Доллар снизился до 90,7₽. Биткоин взлетел до 71100$.

Кратко за день: В России откроют аналог советских магазинов «Березка» для дипломатов
НДФЛ

НДФЛ с серой зарплаты платит сам работник

Если налоговый агент не удержал НДФЛ, надо сдать декларацию 3-НДФЛ и уплатить налог самостоятельно.

👶👶👶👶 Многодетным матерям могут дать право на досрочную пенсию. А мужчины и когда 1 ребенок, чем не заслужили? — возмущаются у нас в ВК

Депутаты Госдумы собираются дать право женщинам с тремя детьми выходить на пенсию с 54 лет, а кто родил четыре ребенка — с 52.

Работа судов с коллективными исками может стать более эффективной

С помощью новой информационной системы коллективных исков потенциальные участники процесса смогут присоединиться к делу, а также следить за его ходом и действиями своих представителей.

Пассивный доход для бухгалтера: реально ли заработать на партнёрской программе? Опрос

Все хотят зарабатывать больше, но не увеличивать при этом свой рабочий день. Что такое партнёрка, на какой доход можно рассчитывать и при чём здесь бухгалтер.

Пассивный доход для бухгалтера: реально ли заработать на партнёрской программе? Опрос

Силуанов предлагает поддерживать только тот бизнес, который инвестирует в Россию

Поддержка должна оказываться прежде всего такому бизнесу, который не выводит полученную прибыль в офшоры, а вкладывает ее на расширение производства, инновации и инфраструктуру регионов, где он работает.

Экспорт

Снова разрешили экспорт бензина

Правительство утвердило решение о временном снятии ограничений на экспорт бензина.

Интересные материалы

Трудоемкость как ключевой фактор, определяющий стоимость бухгалтерских услуг

В прошлой статье мы разобрали основные задачи и требования к системе ценообразования в бухгалтерской компании, а также поговорили о базовой формуле расчета стоимости бухгалтерских услуг. Теперь нам предстоит более подробно остановиться на вопросе трудоемкости бухгалтерских услуг и методах ее расчета.

Трудоемкость как ключевой фактор, определяющий стоимость бухгалтерских услуг
1