Общее собрание собственников: порядок проведения и уведомление

1. Определить форму собрания и повестку дня общего собрания собственников.

2. Запросить в управляющей организации реестр собственников помещений: его обязаны предоставить в течение 5 дней.

3. Не позднее чем за 10 дней до даты собрания разместить сообщение в ГИС ЖКХ и направить его каждому собственнику способом, который допускает Жилищный кодекс.

4. Сохранить доказательства уведомления по каждому адресату.

Отправить уведомления

Массовая отправка заказных писем с описью 24/7. Трек-номер Почты России со статусами движения.

Отправить

Собственники обязаны проводить ежегодно общее собрание. Если сами собственники не решили иначе, годовое собрание проводится в течение второго квартала года, следующего за отчётным (ч. 1 ст. 45 ЖК). Все остальные собрания являются внеочередными и могут созываться по инициативе любого из собственников (ч. 2 ст. 45 ЖК).

Проводить собрание можно в трёх формах:

1. очное голосование

2. заочное голосование опросным путём или через систему

3. очно-заочное голосование (ст. 44.1 ЖК)

Ключевой срок один и он жёсткий: сообщить собственникам о проведении собрания нужно не позднее чем за 10 дней до даты его проведения (ч. 4 ст. 45 ЖК). 10 дней считаются до даты собрания, а не до даты отправки последнего письма, и это разные вещи, если рассылка большая.

Планируя дату, сверьтесь с контрольными сроками пересылки: сколько идёт заказное письмо по нормативам, зависит от того, внутри города оно или между регионами, и на большом доме этот запас надо закладывать заранее.

Помимо любого собственника, инициировать собрание могут ещё двое.

Управляющая организация. Собрание может быть созвано по инициативе управляющей организации, осуществляющей управление домом по договору управления, и в повестку могут быть включены любые вопросы, отнесённые Кодексом к компетенции общего собрания (ч. 7 ст. 45 ЖК). Отдельного решения собственников для этого не требуется.

Собственники с 10% голосов через управляющую организацию. Собственники, обладающие не менее чем 10% голосов, вправе обратиться в письменной форме в управляющую организацию или правление ТСЖ либо кооператива для организации проведения собрания, сформулировав вопросы для повестки. По такому обращению управляющая организация обязана провести необходимые мероприятия в течение 45 дней с момента поступления обращения, но не позднее чем за 10 дней до даты собрания уведомить о его проведении (ч. 6 ст. 45 ЖК).

45 дней здесь предельный срок, и внутри него надо успеть и подготовить собрание, и разослать сообщения.

Способ уведомления закон задаёт с приоритетом: один работает по умолчанию, остальные подключаются при определённых условиях.

В десятидневный срок сообщение должно быть размещено в ГИС ЖКХ или региональной информационной системе, а также доведено до собственников одним из способов (ч. 4 ст. 45 ЖК в редакции Федерального закона от 13.12.2024 № 463-ФЗ):

Обратите внимание, к чему в норме привязано решение собрания. Оно требуется в двух случаях: чтобы заменить заказное письмо иным письменным способом направления и чтобы определить помещение дома для размещения сообщения. Для вручения под роспись и для размещения на досках объявлений во всех подъездах или в пределах земельного участка предварительное решение собрания из текста нормы не следует.

Все перечисленные способы законны, вопрос дальше только в доказательствах.

Подтверждаются они по-разному: у письма остаётся идентификатор отправления по каждому адресату, у размещения на доске — акт и фотография, которые показывают факт размещения, но не то, что конкретный собственник сообщение видел.

Собрать доказательства проще, чем потом объяснять их отсутствие: что именно суд принимает как подтверждение отправки письма, стоит посмотреть до рассылки, а не после иска.

На кону здесь всё решение собрания целиком. Собственник вправе обжаловать решение собрания в суд, если он не участвовал в собрании или голосовал против и решением нарушены его права; заявление подаётся в течение 6 месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о принятом решении (ч. 6 ст. 46 ЖК). Суд может оставить решение в силе, если голос этого собственника не мог повлиять на результат, нарушения несущественны и убытков решение не причинило, но рассчитывать на то, что суд сочтёт неуведомление несущественным, рискованно.

ГИС ЖКХ — размещение в системе. Рассылку не отменяет: закон соединяет их союзом «а также».

Собственники — заказное письмо каждому, вручение под роспись или размещение в общедоступных местах. Самый объёмный блок процедуры.

Управляющая организация или жилнадзор — туда передаются подлинники решений и протокола. Отдельное действие, рассылкой собственникам не закрывается.

Состав сведений закрытый, все пять пунктов обязательны (ч. 5 ст. 45 ЖК):

1.       Сведения о лице, по инициативе которого созывается собрание.

2.       Форма проведения: очное, заочное или очно-заочное голосование.

3.       Дата, место и время проведения, а при заочном или очно-заочном голосовании — время начала и окончания голосования.

4.       Повестка дня общего собрания собственников.

5.       Порядок ознакомления с информацией и материалами, которые будут представлены на собрании, и место или адрес, где с ними можно ознакомиться.

Массовые заказные письма онлайн

Юридическое доказательство отправки для суда

Отправить

На повестке держится всё собрание, и норма здесь жёсткая: общее собрание «не вправе принимать решения по вопросам, не включённым в повестку дня данного собрания, а также изменять повестку дня данного собрания» (ч. 2 ст. 46 ЖК). Поэтому все вопросы, по которым предполагается принять решение, включаются в сообщение заранее, а формулировки пишутся так, чтобы по ним можно было голосовать «за» или «против» без толкования.

Пятый пункт выпадает легче остальных. Если в повестке есть вопрос о тарифе, смете или выборе управляющей организации, но не указано, где посмотреть документы, у несогласного собственника появляется готовый довод.

Управляющая организация, правление ТСЖ или кооператива обязаны вести реестр собственников помещений в многоквартирном доме, и с адресной базой для рассылки его регулярно смешивают. Он содержит фамилию, имя, отчество собственника-физлица либо полное наименование и ОГРН юридического лица, номер помещения и сведения о размерах долей в праве общей собственности на общее имущество (ч. 3.1 ст. 45 ЖК).

Обратите внимание на состав: почтовых адресов собственников в этом перечне нет. Реестр закрывает вопрос о том, кто собственники и сколько у каждого голосов, то есть нужен для определения круга уведомляемых и для подсчёта кворума. Адресную базу для рассылки приходится формировать отдельно, отталкиваясь от номеров помещений в этом же доме и от адресов, которые собственники сообщили сами.

Срок на выдачу реестра отдельный: при поступлении письменного обращения собственника или иного лица, по инициативе которых созывается собрание, о предоставлении реестра управляющая организация или правление обязаны в течение 5 дней с момента получения обращения предоставить этот реестр. И прямо в норме снят вопрос, которым обычно отбиваются: «Согласие собственников помещений в многоквартирном доме на передачу персональных данных, содержащихся в реестре собственников помещений в многоквартирном доме, при предоставлении этого реестра в порядке, установленном настоящей частью, в целях созыва и организации проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме не требуется» (ч. 3.1 ст. 45 ЖК).

То есть отказ управляющей организации со ссылкой на персональные данные нормой не поддержан.

Сроки при этом не складываются в одну сумму: 45 дней по ч. 6 ст. 45 отведены управляющей организации на организацию собрания и уже включают уведомление не позднее чем за 10 дней до даты, а 5 дней на выдачу реестра идут своим чередом. Планировать их нужно как параллельные, а не последовательные.

Собрание правомочно, если в нём приняли участие собственники или их представители, обладающие более чем 50% голосов от общего числа голосов (ч. 3 ст. 45 ЖК). Для двух вопросов, прямо названных в этой части, Кодекс устанавливает собственные правила кворума. Кворум собрания и число голосов, необходимое для принятия конкретного решения, — разные вещи: первое отвечает на вопрос, состоялось ли собрание, второе разбирается ниже.

Количество голосов каждого собственника пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество (ч. 3 ст. 48 ЖК). При подсчёте учитывается размер принадлежащей собственнику доли, а число собственников и число квартир значения не имеют.

Голосовать можно лично или через представителя. Доверенность на голосование должна содержать сведения о представляемом собственнике и представителе (имя или наименование, место жительства или нахождения, паспортные данные) и быть оформлена по правилам п. 3 и 4 ст. 185.1 ГК либо удостоверена нотариально (ч. 2 ст. 48 ЖК).

Решения принимаются большинством голосов от общего числа голосов участвующих в собрании собственников. Из этого правила есть два блока исключений: часть вопросов требует более 50% голосов от общего числа голосов всех собственников дома, часть — не менее двух третей от общего числа (ч. 1 ст. 46 ЖК). Перед формированием повестки эти требования проверяют по каждому вопросу отдельно: собрание, которое собрало кворум, но не добрало квалифицированное большинство по конкретному вопросу, решение по нему не приняло.

Если все помещения в доме принадлежат одному собственнику, решения принимаются им единолично и оформляются письменно, а правила о порядке и сроках подготовки, созыва и проведения собрания не применяются, кроме сроков проведения годового собрания (ч. 7 ст. 46 ЖК).

Решение общего собрания собственников оформляется протоколом в соответствии с требованиями, установленными федеральным органом исполнительной власти в сфере жилищно-коммунального хозяйства (ч. 1 ст. 46 ЖК). Действующие требования утверждены приказом Минстроя России от 30.04.2025 № 266/пр (зарегистрирован в Минюсте России 30.05.2025 № 82451) и применяются в редакции от 04.05.2026. Прежние требования 2019 года на этом фоне устарели, поэтому образец протокола общего собрания собственников берут из действующей редакции приказа, а не из шаблона пятилетней давности. Этим же приказом утверждён порядок направления подлинников решений и протокола в орган государственного жилищного надзора.

Приказ задаёт и состав приложений. К протоколу прилагаются сведения о лицах, принявших участие в собрании: номер помещения, имя и первая буква фамилии для физлиц или наименование либо ИНН для юрлиц, количество голосов (п. 16 Требований). Если собрание идёт без системы, вместе с протоколом оформляются и размещаются в ГИС ЖКХ копия сообщения о проведении собрания, документы, подтверждающие направление или вручение этого сообщения собственникам либо его размещение в помещении дома, и списки присутствующих и приглашённых лиц (п. 17). Перечень открытый: иные документы прилагаются, если на них есть указание в содержательной части протокола.

Второй подпункт здесь и замыкает всю процедуру: доказательства рассылки идут обязательным приложением к протоколу, а не просто хранятся в папке на случай суда.

Статус протокола закон описывает жёстко: решения и протокол общего собрания являются официальными документами как документы, удостоверяющие факты, влекущие юридические последствия в виде возложения на собственников обязанностей в отношении общего имущества, изменения объёма прав и обязанностей или освобождения от обязанностей (ч. 1 ст. 46 ЖК). Это не бумага для внутреннего употребления, и обращаться с ней нужно соответственно.

После собрания остаются три самостоятельных действия, и для каждого закон отводит 10 дней.

Размещение в системе. Решения и протокол подлежат размещению в ГИС ЖКХ или региональной системе лицом, инициировавшим собрание, не позднее чем через 10 дней после проведения собрания (ч. 1 ст. 46 ЖК).

Передача подлинников. Подлинники решений и протокола инициатор обязан представить в управляющую организацию, правление ТСЖ или кооператива, а при непосредственном управлении домом — в орган государственного жилищного надзора, не позднее чем через 10 дней после проведения собрания (ч. 1 ст. 46 ЖК).

Доведение итогов до собственников. Решения и итоги голосования доводятся до сведения собственников путём размещения сообщения в помещении дома, определённом решением общего собрания и доступном для всех собственников, не позднее чем через 10 дней со дня принятия решений (ч. 3 ст. 46 ЖК).

Копии протоколов и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, хранятся в месте или по адресу, которые определены решением собрания (ч. 4 ст. 46 ЖК). Это тоже отдельный вопрос повестки, и если его не поставить, хранить документы окажется формально негде.

Последняя строка принципиальна: размещение в системе закон присоединяет к способам уведомления союзом «а также», а не «или». Разместить сообщение в ГИС ЖКХ и на этом остановиться нельзя.

Разведём два документа, которые постоянно путают. Опись вложения по форме 107 — почтовый бланк, она применяется только при отправке ценного письма и заверяется оператором связи. Перечень, который формирует сервис отправки, вкладывается в заказное письмо, составляется отправителем и описью по форме 107 не является.

Рассылка идёт по числу собственников, которых нужно уведомить, а не по числу квартир: у одного помещения может быть несколько сособственников, и каждый из них уведомляется. На доме в 200 квартир это уже больше 200 отправлений на одно собрание, а годовое собрание не единственное: помимо него проводятся внеочередные.

Для управляющей организации это умножается на портфель. 30 домов по 200 квартир — это тысячи отправлений в год, каждое со своим адресом, чеком и трек-номером, и по каждому собранию нужен пакет доказательств для приложения к протоколу. Разовую рассылку ещё можно отнести на почту, поток такого объёма закрывают загрузкой списка в сервис отправки или интеграцией по API, когда адреса и документы уходят прямо из системы учёта домов. Отправить заказные письма с перечнем вложения можно онлайн, например через сервис «Дослано» (работает по договору с Почтой России): адреса загружаются списком из реестра собственников, перечень формируется автоматически по загруженным файлам и вкладывается в каждое отправление, чеки и трек-номера остаются в личном кабинете, реестр отправлений выгружается пакетом и прикладывается к материалам собрания.

Отсчитать 10 дней от даты отправки последнего письма. Срок считается до даты проведения собрания, и на большой дом рассылку начинают заранее.

Заменить заказное письмо иным письменным способом, не утвердив его решением собрания. Для такой замены решение нужно прямо по тексту нормы.

Разместить сообщение только в ГИС ЖКХ. Система не заменяет направление сообщения собственникам.

Изменить повестку после рассылки. Собственник голосует по той повестке, которую получил.

Не указать, где ознакомиться с материалами. Это обязательный пункт сообщения, и его отсутствие даёт довод несогласному.

Не запросить реестр собственников заранее. На его предоставление у управляющей организации есть 5 дней, и они идут поверх остальных сроков.

Считать голоса по квартирам. Количество голосов пропорционально доле в праве общей собственности, поэтому кворум общего собрания собственников считается по метрам.

Не решить заранее, где хранить документы и в каком помещении размещать итоги. Место хранения копий и помещение для размещения решений закон прямо связывает с решением собрания (ч. 3 и 4 ст. 46 ЖК), поэтому без них следующая процедура упирается в их отсутствие. Способ уведомления в повестку выносят по необходимости: он нужен, только если заказное письмо хотят заменить иным письменным способом.

В какой срок нужно уведомить о проведении общего собрания собственников?

Не позднее чем за 10 дней до даты проведения. В этот же срок сообщение размещается в ГИС ЖКХ или региональной системе и направляется собственникам одним из способов, предусмотренных ч. 4 ст. 45 ЖК.

Обязательно ли отправлять заказные письма?

Заказное письмо каждому собственнику — способ по умолчанию. Иной письменный способ направления возможен, только если он предусмотрен решением общего собрания. Помимо направления письма Кодекс допускает вручение под роспись и размещение сообщения, но здесь риск оспаривания выше.

Какой кворум у общего собрания собственников?

Собрание правомочно, если участвовали собственники или их представители, обладающие более чем 50% голосов от общего числа голосов (ч. 3 ст. 45 ЖК). По отдельным вопросам Кодекс устанавливает повышенные требования.

Где взять адреса собственников для рассылки?

В реестре собственников, который обязана вести управляющая организация или правление ТСЖ. По письменному обращению инициатора собрания реестр предоставляется в течение 5 дней, и согласие собственников на передачу персональных данных для этих целей не требуется (ч. 3.1 ст. 45 ЖК).

Может ли управляющая компания сама созвать собрание?

Да. Собрание может быть созвано по инициативе управляющей организации, управляющей домом по договору управления, и в повестку могут войти любые вопросы компетенции собрания (ч. 7 ст. 45 ЖК).

В какой срок оформляется и передаётся протокол общего собрания собственников?

Решения и протокол размещаются в системе и передаются подлинниками в управляющую организацию не позднее чем через 10 дней после проведения собрания, а итоги доводятся до собственников не позднее чем через 10 дней со дня принятия решений (ч. 1 и 3 ст. 46 ЖК).

Общее собрание собственников помещений выигрывается на этапе уведомления. Кодекс даёт 10 дней, закрытый перечень сведений в сообщении и способ направления по умолчанию, от которого отступают только по решению самих собственников.

Нарушение порядка уведомления — одно из оснований для оспаривания, но само по себе оно решение не отменяет: суд оценивает, мог ли голос собственника повлиять на результат, существенно ли нарушение и причинило ли решение убытки (ч. 6 ст. 46 ЖК). Именно поэтому по каждому адресату нужно уметь показать адрес, дату и то, что уходило в конверте, а протокол и решения провести через 3 десятидневных срока после собрания. 6 месяцев на обжалование идут у каждого собственника свои, и папку с доказательствами рассылки придётся держать дольше, чем длится сама процедура.

Отправить уведомление массово

О собрании собственников с юридическим доказательством и трек-номером Почты России

Отправить

Реклама: ООО «Дослано», ИНН 3300032601, erid: 2W5zFJmiAJV