Как оптимизировать кадровое делопроизводство при внедрении КЭДО

Что можно оптимизировать при внедрении КЭДО

КЭДО EasyDocs пользуются несколько сотен юридических лиц и несколько десятков тысяч пользователей. Таким образом, мы можем сделать интересные статистические наблюдения по интенсивности кадрового документооборота.

В среднем, по нашим клиентам, мы видим следующие цифры:

• Пользователь подписывает документы 1 раз в 2 месяца.

• Пользователь подписывает 3,5 документа в месяц.

Таким образом, за год один сотрудник подписывает: 12 x 0,5 x 3,5 = 21 документ, что не так уж много.

Например, в компании из 100 сотрудников это создает нагрузку: 21 x 100 / 12 = 175 документов в месяц, что вполне по силам обработать одному специалисту по кадровому делопроизводству.

Что же тогда нужно оптимизировать и в чем может помочь внедрение КЭДО?

Основными сложностями в кадровом документообороте являются:

1. Неравномерность документооборота.

Если бы кадровые документы можно было подписывать равномерно в течение месяца, то кадровый специалист мог бы легко справляться с ежедневным объемом. В этом случае процесс был бы спокойный и предсказуемый. 

Это, например, дни выплаты зарплаты, когда нужно подготовить документы, которые нужны бухгалтерии, чтобы рассчитать зарплату и премии, разослать расчетные листки и приказы на премии.

2. Ограничение сроков подписания.

Как правило, подписание кадровых документов ограничено сроками, поэтому такую нагрузку нельзя равномерно распределить в течение месяца. На практике у кадровых специалистов есть буквально 1–2 дня, чтобы подписать документы, так как сроки ограничены трудовым кодексом или, например, датой выплаты зарплаты. 

3. Рассылка документов сотрудникам, сбор и проверка.

Когда сформирован комплект документов по большой группе или всем сотрудникам организации, кадровым специалистам приходится решать сложную логистическую задачу:

• Каждый документ нужно передать сотруднику.

• Сотрудник должен ознакомиться и подписать документ.

• Необходимо собрать подписанные документы с сотрудников.

• Необходимо проверить документ и, если есть ошибки подписания, вернуть на исправление.

Когда в компании несколько сотрудников, то не сложно обойти всех лично. Но если сотрудников становится несколько десятков, а потом сотен и тысяч, то сложность этой задачи растет в геометрической прогрессии.

4. Обработка документов сотрудников, ввод данных в кадровую систему.

Работники направляют работодателю заявления, служебные записки, запросы и другие документы. Кадровым специалистам требуется:

• Проверить, корректно ли составлены документы.

• Внести данные из документов в учетную систему.

• Сформировать ответный документ, направить его на подпись или на ознакомление работнику.

• Проверить подписанный работником документ и, при необходимости, вернуть на исправление.

• Принять корректно подписанный документ на хранение. 

5. Консультирование работников по кадровым запросам.

Когда работник составляет простой кадровый документ, это может вызывать у него множество вопросов. Например, при переносе отпуска:

• А на какие даты у меня запланирован отпуск?

• Можно ли переносить отпуск частями?

• Сколько дней отпуска переносить с учетом праздничных дней?

• Можно ли разбить один период отпуска на несколько?

• А если это был единственный период отпуска продолжительностью 14 дней?

Здесь помогают инструкции и образцы заполнения документов, но все вопросы они не снимают, и кадровым специалистам приходится тратить много своего времени на разъяснительную работу.

Теперь посмотрим, как кадровый электронный документооборот может оптимизировать кадровые процессы с точки зрения:

• сокращения времени на выполнение рутинных задач, таких как заполнение форм и составление отчетов; 

• снижения времени на поиск, обработку, подписание документов, затраты на их хранение;

• уменьшения количества ошибок и сокращения времени на их исправление;

• упрощения доступа к информации;  

• повышения безопасности хранения документов;

• снижения риска ошибок при составлении документа.

Оптимизация кадрового документооборота при внедрении КЭДО пошагово:

1. Проведите ревизию используемых кадровых документов и процессов

Внедрение КЭДО — это важный переходный этап, который надолго определит порядок документооборота. В этот момент необходимо сделать ревизию кадровых процессов, которые сложились в организации.

Таким образом, у вас получится список обязательных и необязательных документов. Требования к обязательным документам определяет законодательство: к ним относятся, например, трудовой договор (ст. 57 ТК), приказ о расторжении трудового договора (ст. 84.1 ТК), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 закона от 27.07.2006 № 152) и другие.

Необязательные документы когда-то были обязательными, но в настоящее время таковыми не являются — например, положение об установлении испытательного срока или заявление о приеме на работу. Но при этом компании продолжают составлять эти документы в силу традиций или потому что им это удобно.

Стоит проанализировать каждый необязательный документ: защищает ли он интересы компании, возрастают для организации риски, если документ отсутствует?  Если нет, то документ можно не оформлять. А если он все же важен для компании, то стоит перевести его в электронный вид. Оформлять документ таким образом будет быстрее и проще.

2. Разработайте шаблоны для документов работодателя

Если вы внедряете КЭДО, то наверняка уже пользуетесь какой-то системой кадрового учета. КЭДО не заменяет собой такую систему, а расширяет ее, предоставляя «мостик» между ней и личным кабинетом сотрудника.

В работе лучше придерживаться типовых форм, так как системы кадрового учета следят за изменением законодательства и актуализируют формы документов. При этом вам, как работодателю, необходимо следить, чтобы шаблоны документов корректно формировались с учетом условий трудового договора, о которых разработчики кадровой системы не могут знать. Например, приказ о приеме на работу, в соответствии со ст. 68 ТК, должен соответствовать условиям трудового договора. Поэтому если в вашем трудовом договоре есть особые условия, добавьте необходимые пункты в приказ.

При этом есть совсем индивидуальные документы — такие, как трудовой договор. Например, в 1С:ЗУП есть шаблон трудового договора, но у каждой компании наверняка есть индивидуальные условия, которые не позволят использовать типовой договор 1С. 

Но это не значит, что форму вашего договора не получится использовать в работе. В 1С возможно добавлять дополнительные печатные формы. Вы можете добавить любую форму договора с любым количеством условий, в том числе можно предусмотреть варианты для работы в районах Крайнего Севера, для разных графиков сменности, с условиями ненормированного рабочего времени, для дистанционной работы и т.д. 

Ответив на все вопросы квиза, вы получите полностью готовый трудовой договор на индивидуальных условиях, готовый для подписания сотрудником.

Использование шаблонов документов работодателя, таких как печатные формы 1С, позволяют решить три первые проблемы в кадровом делопроизводстве, про которые мы писали выше. Это неравномерность документооборота, ограничение сроков подписания и рассылка документов сотрудникам, сбор и проверка.

Печатные формы позволяют массово создавать документы, а КЭДО моментально доставляет эти документы сотрудникам. Распечатывать эти документы не обязательно, а у кадровых специалистов есть простые инструменты, чтобы контролировать подписание со стороны сотрудников.

При этом сотрудник не может внести изменение в документ, который он подписывает, и потерять его. Таким образом, пиковые нагрузки сглаживаются, так как даже отправка большого количества документов укладывается в несколько кликов.

Документы подписываются с помощью электронной подписи. Сотрудники, как правило, используют УНЭП или ПЭП, а со стороны работодателя документы подписываются УКЭП.

3. Разработайте шаблоны для документов работников

Шаблоны для документов сотрудников позволяют решить четвертую и пятую проблему в кадровом документообороте, о которых мы писали выше: 

• Обработка документов сотрудников, ввод данных в кадровую систему.

• Консультирование работников по кадровым вопросам.

В EasyDocs есть большое количество готовых шаблонов для сотрудников, а также удобный редактор для самостоятельной разработки индивидуальных шаблонов. Шаблоны решают следующие задачи:

• Позволяют предоставить работнику простую форму для создания документов. Работник вводит только запрашиваемые данные и не может изменить сам вид документа.

• Система проверяет формат вводимых данных, таким образом, минимизируется вероятность ошибок ввода. Например, если нужно ввести дату, то ее можно только выбрать из календаря. Если нужно ввести число, то система проверит, чтобы это было число, а не текст, и т.д.

• EasyDocs направит документ по заданному маршруту согласования, например, на административного, функционального или дополнительного руководителя и на экспертов, если это требуется. При этом можно настроить, чтобы документ пришел на согласование всем одновременно, или разбить согласование на последовательные этапы.

• У EasyDocs выполнена интеграция с 1С:ЗУП. Она позволяет сопоставить шаблон EasyDocs с документом 1С таким образом, чтобы данные из шаблона EasyDocs заполняли определенные поля документа 1С. Таким образом, кадровому специалисту не нужно вводить данные вручную. Например, документ «Отпуск» в 1С автоматически сформируется из шаблона EasyDocs «Заявление на отпуск». При этом сам подписанный PDF файл с заявлением прикрепится «под скрепку» созданного документа в 1С «Отпуск». 

Если сотрудники формируют документы из шаблонов EasyDocs, с кадровых специалистов снимается нагрузка, которая связана с консультированием по кадровым вопросам. Например, при формировании заявления на перенос отпуска система EasyDocs:

• Предложит сотруднику выбрать доступные для переноса периоды отпуска.

• Проконтролирует, чтобы работник корректно перенес период отпуска с учетом праздничных дней.

• Позволит разбить один период отпуска на несколько.

Также в EasyDocs есть другие функции информирования сотрудников об отпуске, например:

• Календарь руководителя с графиком отпусков сотрудников подразделения.

• Календарь сотрудника с личным графиком отпусков.

• Информация о доступном количестве дней отпуска при формировании заявления на отпуск.

• Упреждение в два дня (настраиваемое) на дату начала отпуска от даты составления заявления на отпуск.

4. Настройте маршруты согласования документов

Много времени при бумажном документообороте уходит на согласование документов. КЭДО позволяет автоматизировать и этот процесс.

Каждый документ может проходить несколько этапов согласования. Согласующих сотрудников может быть несколько. Чтобы дойти до каждого, кадровик тратит достаточно много времени. В итоге срок подписания документа увеличивается, из-за чего снижается эффективность работы. 

Заключение

Благодаря использованию КЭДО компании могут значительно сократить время на обработку документов, упростить процессы и, следовательно, сосредоточиться на более важных стратегических задачах. Это делает системы КЭДО незаменимым инструментом для современных компаний, которые стремятся к повышению производительности и конкурентоспособности на рынке, а также работают с дистанционными и гибридными командами. 

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KHsDw