ЭДО в кадровом учете

Как убедить руководство внедрить КЭДО

Для кадровых специалистов кадровый электронный документооборот (КЭДО) — эффективный инструмент, который помогает сократить рутинные операции и ускорить обмен документами. Внедрение системы КЭДО для кадровиков — возможность развить свои профессиональные компетенции. Но как объяснить ее пользу руководителю, который не спешит внедрять КЭДО?
Как убедить руководство внедрить КЭДО
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Плюсы КЭДО для компании

Самый простой способ убедить руководителя внедрить КЭДО — объяснить его пользу сокращением затрат и экономией финансов. Но на деле не все так просто. 

С одной стороны, с внедрением КЭДО компания экономит на бумаге, печати и почтовых или курьерских расходах — если в ней трудятся много удаленных сотрудников.

С другой стороны, у нее возникают расходы на покупку лицензии сервиса КЭДО, установку программы, ее адаптацию под свои процессы, поддержку.

Если компания крупная, распределенная, в ней тысячи удаленных сотрудников, то, действительно, аргумент для внедрения КЭДО — экономия в деньгах. В другом случае можно обратить внимание руководства на другие преимущества КЭДО.

EasyDocs — система кадрового электронного документооборота от 300 руб. за сотрудника в год. Бесплатно внедряем и обучаем кадровых специалистов.

КЭДО помогает соблюдать трудовое законодательство

В системе можно собрать подписи и проконтролировать подписание сотрудниками всех нужных кадровых документов. 

В случае проверок компания сможет предоставить всю необходимую документацию. Не возникнет ситуации, что какой-то документ затерялся в архиве, пропал при переезде или его забыли дать на подпись сотруднику.

В компании должны быть обязательные локальные нормативные акты, с которыми нужно знакомить сотрудников. Например, к таким ЛНА относятся правила внутреннего трудового распорядка, порядок обработки персональных данных, штатное расписание, график отпусков.

Если обязательных документов не будети этот факт обнаружат проверяющие органы, компании придется заплатить штраф: должностному лицу или ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, юрлицу — от 30 до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). При повторном нарушении штраф для компании вырастет до 70 тысяч рублей.

Кроме того, сотрудников обязательно нужно ознакомить с ЛНА, которые регламентируют их работу и деятельность компании. Это значит, что нужно получить от работника подпись, что он ознакомлен с ЛНА. Если этого не сделать, компанию могут оштрафоватьна сумму до 50 тысяч рублей, ИП — до 20 тысяч.

А если компания работает с персональными данными без подписанного согласия работника, ей грозит штраф от 20 до 150 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Ведение документации с помощью системы КЭДО помогает поддерживать ее в порядке.

КЭДО повышает продуктивность работы кадровиков

Подписывать и отправлять документы в системе КЭДО можно буквально за секунды — это экономия времени кадровиков.

Специалисты отдела кадров всегда очень заняты, но их загруженность неравномерна: она то возрастает, то снижается. Бывают моменты, когда нужно срочно выполнить определенную задачу, например, подписать приказы о премировании сразу для нескольких тысяч сотрудников организации.

КЭДО помогает справиться с этими пиковыми нагрузками и ускоряет работу специалистов отдела кадров.

Важно отметить, что цель КЭДО — не экономия на кадровых специалистах. Внедрение КЭДО увеличивает ценность кадровых специалистов как носителей новых компетенций и повышает их значимость для работодателя.

КЭДО помогает повысить удовлетворенность сотрудников

Кадровики тратят меньше времени на рутинные задачи и контроль за тем, подписали ли сотрудники все нужные документы. Это снижает вероятность ошибок, так как специалистам приходится меньше работать в авральном режиме.

Другие сотрудники тоже получают плюсы от перехода на КЭДО, ведь их больше не отвлекают по кадровым вопросам — все документы они могут подписывать в удобное время и даже с мобильного устройства, им больше не нужно приходить в кадровый отдел. Сотрудники могут сосредоточиться на основной работе, что повышает их продуктивность и мотивацию.

Даже если пользу от внедрения КЭДО не всегда можно прямо измерить в деньгах, она все равно значительна. КЭДО позволяет улучшить качество работы сотрудников и избегать нарушений трудового законодательства. Сотрудник всегда имеет доступ к архиву подписанных документов. Уволенные сотрудники не обращаются в организацию за копиями документов. По закону некоторые кадровые документы — например, трудовые договоры и допсоглашения к ним, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, совмещении должностей, поощрении нужно хранить 50 или даже 75 лет (точные сроки хранения кадровых документов утверждены в Перечне, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

EasyDocs — система кадрового электронного документооборота от 300 руб. за сотрудника в год. Бесплатно внедряем и обучаем кадровых специалистов.

Барьеры при внедрении КЭДО

Внедрение любой информационной системы существенно меняет уже устоявшиеся процессы, которые есть в компании. При установке системы КЭДО организации обычно сталкиваются с такими барьерами:

  • Некоторые сотрудники могут отказаться от использования КЭДО.

Если они привыкли работать с бумагами, то могут воспринимать КЭДО как нечто новое и сложное, что требует освоения. А кто-то может считать, что подписывать документы в электронном виде — небезопасно.

  • КЭДО требует расходов.

Компании понадобятся средства на лицензии и настройку системы. Если в организации работают несколько тысяч сотрудников, то внедрение КЭДО может стать существенной статьей расходов.

  • У кадровиков есть страх неудачи.

Кадровики хотят внедрить КЭДО, но их пугает вероятность технических проблем и несоответствий требованиям других подразделений. Они боятся, что поставщик услуг КЭДО может подвести, система не будет работать должным образом, а процессы не учтут всех особенностей и не смогут удовлетворить запросы юристов и специалистов по информационной безопасности.

  • Непонятно, какую систему выбрать.

На рынке несколько решений КЭДО. Возникает вопрос: что предпочесть и на какие критерии ориентироваться. В итоге руководство не может определиться, и процесс перехода на КЭДО затягивается. 

  • Руководитель компании опасается, что персональные данные сотрудников не будут в безопасности.

Утечка данных грозит штрафами по п. 1 ст. 13.11 КоАП (обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законом). Компанию могут оштрафовать на сумму до 100 тыс. рублей, должностное лицо — на сумму до 20 тыс.рублей, при повторном нарушении — до 300 тыс.рублей, должностное лицо — до 50 тыс.рублей.

Как преодолеть риски и барьеры

Все указанные выше барьеры, которые мешают внедрить КЭДО, реально преодолеть. 

  • Преодоление сопротивления сотрудников. КЭДО меняет сложившийся уклад в компании. Чтобы внедрить систему и довести проект до конца, нужна воля руководства. Руководитель должен взять на себя ответственность за внедрение. Что касается сотрудников, важно поговорить с ними, объяснить плюсы и причины перехода на КЭДО, а затем обучить работе системой. 

Также КЭДО можно распространять на часть организации. Отказавшиеся сотрудники могут продолжать подписывать документы на бумаге. Однако в рамках подготовки к внедрению EasyDocs помогает повысить лояльность сотрудников и отработать возражения.

  • Стоимость системы. Внедрение КЭДО — это решение всерьез и надолго. Компания будет пользоваться им десять и больше лет, поэтому расходы на внедрение оправданы. Также рекомендуем выбирать системы, в которых прозрачная политика тарифов, нет дополнительных и скрытых платежей. Так вы сможете точнее рассчитать бюджет проекта и спланировать финансы. 

Затраты мгновенно окупают себя в организациях с распределенными командами и несколькими филиалами. Для компактных организаций без удаленных сотрудников срок окупаемости возрастает, но КЭДО всегда себя оправдывает.

  • Ресурсы на внедрение. Чтобы успешно внедрить КЭДО и получить от этого плюсы, нужно выделить время и ресурсы сотрудников. Кадровые специалисты и так загружены, поэтому заранее стоит найти проджект-менеджера, который возьмет на себя управление внедрением системы. Он будет взаимодействовать с провайдером, анализировать требования других подразделений, участвовать в решении технических проблем и контролировать выполнение работ.

  • Выбор системы. При выборе сервиса КЭДО можно воспользоваться чеклистом для сравнения разный провайдеров, а также запросить демонстрацию его возможностей, чтобы убедиться, что интерфейс удобен сотрудникам и в системе есть все нужные функции. Например, полезны:

    • Интеграция с 1С:ЗУП — так кадровики смогут работать в привычной 1С.

    • Наличие готовых шаблонов документов и конструктор собственных шаблонов.

    • Выпуск электронных подписей для сотрудников, чтобы им не пришлось оформлять их в другом сервисе.

Все это есть в системе КЭДО EasyDocs. А еще EasyDocs стал первым в рейтинге TelecomDaily — его составили по результатам опросов кадровых специалистов. Это тоже подтверждает качество и надежность сервиса.

  • Безопасность персональных данных. Платформа КЭДО должна обеспечивать безопасность данных и документов. Один из критериев надежности провайдера КЭДО — нахождение в реестре отечественного ПО. Специалисты тщательно проверяют сервисы по множеству критериев, и если платформа попала в реестр, значит, она прошла проверки. Также нет риска, что ПО отключат из-за санкций. EasyDocs входит в реестр российского ПО.

Еще один критерий информационной безопасности данных — разграничение доступа к документам и данным. Разделение по статусам и ролям позволяет контролировать, какие сотрудники и какие операции могут проводить с документом или данными.

Подведем итоги

КЭДО — это инструмент, который облегчает работу кадрового специалиста и выводит ее на новый уровень. Но внедрение КЭДО требует ресурсов и усилий со стороны руководства

Руководителю нужно объяснить преимущества КЭДО и возможные риски, связанные с его внедрением. Важно, что использование КЭДО позволяет контролировать подписание кадровых документов — значит, организации проще соблюдать трудовое законодательство. КЭДО — современная экологичная технология: благодаря отказу от бумажного документооборота компании помогают сохранить сотни гектаров леса, снижают расходы воды и энергии.

Внедрение КЭДО — важный шаг в карьере кадрового специалиста, который поможет ему приобрести новый опыт и знания. Такой специалист больше востребован на рынке и может рассчитывать на более высокое вознаграждение.

Руководителю следует поддержать инициативу внедрения КЭДО, чтобы обеспечить профессиональный рост и повысить эффективность работы сотрудников.

Внедрение КЭДО EasyDocs — это настройка за 5 минут, бесплатная установка с обучением кадровых специалистов и сотрудников, готовое расширение для 1С:ЗУП, а также выделенный клиентский менеджер для HR-ов. Менеджер всегда доступен в групповом Telegram-чате и готов подключиться в режиме видеоконференции для решения проблем клиента.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8JuGBM

Начать дискуссию

НДФЛ

💥 ФНС откажется от декларации 3-НДФЛ

Налоговики автоматически рассчитают НДЛФ на основании данных, которые они получат в процессе межведомственного взаимодействия. Подавать декларации будет не нужно.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Бухгалтер в ресурсе — новая акция на «Клерке»! Популярные курсы для развития хард и софт-скилс по 3 690 рублей!

Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ВЭД, управленке, УСН и бухгалтерии с нуля всего за 3 690 рублей. Сейчас по этой же цене вы можете приобрести наш новый курс «Софт-скилы для бухгалтера: тайм-менеджмент, психология, стресс и выгорание»!

В 2025 у всех бухгалтеров будет сплошной стресс — готовимся встречать трудности уже сейчас! Давайте работать без выгорания

Обычно мы заботимся о ваших hard-скилах: обучаем работе с изменениями, рассказываем, как правильно считать налоги и заполнять отчеты. Но в работе бухгалтера так много стресса. К дедлайнам в отчетах, проверкам ФНС и хотелкам руководства добавилась налоговая реформа. Мы выпустили онлайн-курс, который поможет вам не выгореть и справиться со всеми трудностями.

1
Лучшие спикеры, новый каждый день

Про дробление. Схемы, которые могут разрушить бизнес

Предприниматель сделал две кофейни, применяя упрощенную систему налогообложения. Бизнес-идея оказалась удачной, потому было решено, что надо делать ещё. Посоветовавшись с друзьями и бухгалтером, открыл ещё 3 штуки, только зарегистрировал их на своего друга.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Самозанятые

О пенсионных правах самозанятых

Самозанятые не признаются плательщиками страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Период применения НПД не включается в страховой стаж.

Медицина

🦷6 интересных фактов о брекетах, о которых вы могли не знать

Самое интересное, важное и необычное о брекетах рассказывает бухгалтерам ортодонт docdent Анна Шерстобитова.

🦷6 интересных фактов о брекетах, о которых вы могли не знать
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

На земли ИЖС бизнес не может платить пониженный налог

За землю для индивидуального жилищного строительства (ИЖС) ставка земельного налога не может превышать 0,3%. Но это не касается коммерческих организаций.

НДС

🍔 ФНС: раньше можно было облагать гамбургеры по ставке НДС 10%

Если компания неправомерно применяла УСН, при выездной проверке ей доначислят НДС. Но не всегда это будет по ставке 20%.

💥Обзор новостей: ФНС хочет отказаться от деклараций по НДФЛ, «магическую» рекламу запретят, мигрантов проверят на знание языка

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

ФСБУ НМА

Какие активы признаются нематериальными по ФСБУ 14/2022

Все признаки НМА перечислены в ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы».

Принят закон об обязательном страховании ответственности за вред от искусственного интеллекта

Госдума приняла в третьем окончательном чтении законопроект правительства, который обяжет разработчиков искусственного интеллекта (ИИ), работающих в экспериментальном правовом режиме (ЭПР), страховать ответственность за возможный вред жизни, здоровью или имуществу от применения технологии.

Маркетплейсы

Открытие ИП для торговли на маркетплейсах: пошаговое руководство

Онлайн-торговля — одно из динамично развивающихся направлений бизнеса. Маркетплейсы, такие как Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, предоставляют предпринимателям удобную платформу для продажи своих товаров. Чтобы начать торговлю на маркетплейсе, нужно официально зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя (ИП).

Открытие ИП для торговли на маркетплейсах: пошаговое руководство
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Уже сегодня расскажем, что нужно знать бухгалтеру-аутсорсеру о 115-ФЗ и кабинете Росфинмониторинга!

Если оказываете бухгалтерские услуги на аутсорсе, вам необходимо все знать о 115-ФЗ и кабинете Росфинмониторинга.

Валюта

Санкции против Мосбиржи не повлияли на торговлю и расчеты с Казахстаном

Больше 85% расчетов между РФ и Казахстаном проходят в национальных валютах.

Проверка контрагентов

Проверка судебных дел контрагента как превентивная мера по защите бизнеса

Перед совершением любой сделки важно удостовериться в благонадежности, честности и платежеспособности контрагента. Один из способов проверить нового партнера — проанализировать судебную активность. Расскажем, какими сервисами пользоваться и как использовать полученные сведения.

Проверка судебных дел контрагента как превентивная мера по защите бизнеса
Инвестиции

Самые перспективные дивидендные акции от аналитиков Альфа-Банка

Дивидендный сезон ещё не закончился, а аналитики трудятся в поте лица ради нас, их любимых инвесторов, чтобы выбрать самые перспективные дивидендные акции, которые и по окончании этого сезона порадуют, и дальше будут радовать ещё сильнее.

Самые перспективные дивидендные акции от аналитиков Альфа-Банка

Минфин: с 2025 года социальный бизнес сможет получать субсидии во всех регионах

Еще больше предпринимателей, которые занимаются социальным обслуживанием населения, смогут получить субсидии от государства.

Однодневки

Критерии однодневок № 18. Высокий уровень риска

Для тех, кто присоединился к нам недавно, поясняю, что циферка в заголовке сегодняшнего сообщения обозначает, что мы уже в восемнадцатый раз рассказываем о том, какими критериями могут наградить налоговые органы вашего контрагента (да и вас тоже). Точнее какие критерии, присутствующие у вашего контрагента, налоговые органы посчитают признаками однодневок.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

Про комиссии по «добровольно-принудительному» уточнению налоговых обязательств

Расскажу вам об алгоритме действий налогоплательщика, которого вызвали на комиссию.

Про комиссии по «добровольно-принудительному» уточнению налоговых обязательств
7

Интересные материалы

💥 Шесть вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

С 2025 года все изменится, и половина НК будет переписана. Поэтому важно уже сейчас понять, какими будут новые правила игры и как организовать свою работу. «Клерк» проводит серию вебинаров с ведущими экспертами: налоговыми консультантами, юристами, адвокатами, аутсорсерами. Не пропустите!

💥 Шесть вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас