ЭДО в кадровом учете

Внутренние переводы: что это такое, как оформить в КЭДО и какая электронная подпись нужна

В развивающихся компаниях происходит постоянное движение персонала: кого-то принимают на работу, кто-то увольняется, некоторых сотрудников переводят на другие должности или в подразделения. Подробнее разберем, что такое внутренний перевод, как его регулирует Трудовой кодекс и как оформить его в КЭДО.
Внутренние переводы: что это такое, как оформить в КЭДО и какая электронная подпись нужна
Иллюстрация: Юлия Антоненко / Клерк.ру

Что такое внутренний перевод и как регулируется ТК

Понятие внутреннего перевода закрепляет ст. 72.1 ТК. Это изменение трудовой функции сотрудника или структурного подразделения, где он работает, причем работник продолжает работу у того же работодателя. Также это может быть перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод может быть постоянным или временным.

ТК указывает, что чаще всего для перевода нужно получить согласие сотрудника в письменном виде, но есть исключения (ст. 72.2 ТК):

  • При катастрофах, авариях, несчастных случаях на производстве, пожаре, наводнении и т.д. допустимо переводить сотрудника без его согласия на срок до одного месяца.

  • При простоях, необходимости предотвратить уничтожение имущества или заместить временно отсутствующего работника, если это вызвано ЧС, допустимо переводить сотрудника без его согласия на срок до одного месяца.

У внутреннего перевода его несколько ключевых критериев.

  • Изменение трудовой функции. Если трудовой договор конкретизирует, что обязанности специалиста по маркетингу включают анализ рынка, разработку маркетинговой стратегии и оценку маркетинговых мероприятий, а сотруднику поручают работу с настройкой интернет-рекламы, это считается изменением трудовой функции. В таком случае необходимо рассмотреть вопрос о переводе сотрудника на другую должность.

Однако если трудовым договором предусмотрен широкий спектр обязанностей для этого специалиста, то дополнительно делать ничего не нужно.

  • Изменение структурного подразделения внутри компании. В этом случае переводом будет считаться, если в трудовом договоре сотрудника был указан определенный отдел. Если про подразделение в договоре ничего не говорится, то фактический перевод оформлять не нужно.

  • Продолжение работы у работодателя или перемещение в другую местность вместе с ним. Место работы обязательно указывают в договоре. Согласно ст. 57 ТК, если сотрудника берут на работу в филиал или обособленное структурное подразделение, то в договоре указывают это подразделение и место, где оно расположено. Соответственно, если сотрудник работал в московском филиале, а потом его перевели в другой филиал той же компании в Санкт-Петербурге, нужно оформить внутренний перевод.

  • Согласие работника в письменном виде. Согласно этому критерию, к договору сотрудника, которого переводят, нужно составить допсоглашение. С ним сотрудника знакомят под подпись. Это правило не касается исключений, о которых писали выше.

Какие документы нужны, чтобы оформить внутренний перевод

Документы, которые потребуются, представили в таблице:

Документ

Описание

  • Заявление от сотрудника, если перевод — по его инициативе. 

  • Уведомление или предложение о переводе, если он проводится по инициативе работодателя

Документ можно составить в свободной форме. Но при оформлении уведомления нужно включить в него графу «Согласие на перевод», поскольку это требование ТК.

Обратите внимание: согласие сотрудника на перевод нужно получить до издания соответствующего приказа

Представление о переводе сотрудника на другую должность

Документ также можно составить в произвольной форме. В нем следует указать:

  • причины перевода сотрудника на новую должность;

  • профессиональные качества работника — характеристика от руководителя

Допсоглашение к трудовому договору

Документ составляют в двух экземплярах: один хранится в кадровом отделе, подшивается в личное дело сотрудника, а второй экземпляр передают ему.

В документе нужно указать:

  • название новой должности;

  • номер или название подразделения, где будет работать сотрудник;

  • размер оклада;

  • новые обязанности сотрудника;

  • другие условия, важные для правоотношений между работодателем и работником

Приказ о переводе

Для оформления перевода сотрудника рекомендуется использовать формы Т-5 и Т-5а, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004:

  • форма Т-5 применяется, если переводится один сотрудник;

  • форма Т-5а используется при переводе нескольких сотрудников одновременно

Изменения в трудовой книжке

В третьей графе трудовой книжки необходимо указать новое структурное подразделение и должность сотрудника после перевода.

В четвертой графе нужно указать документ, на основании которого произошел перевод. Следует прописать дату и номер соответствующего приказа руководителя

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Почему удобно оформлять внутренние переводы в системе КЭДО

Сегодня многие организации предлагают сотрудникам гибридный или удаленный график работы. У больших компаний много обособленных филиалов. Поэтому оформление переводов — достаточно трудоемкий процесс для кадровых специалистов.

Некоторые документы на перевод — например, приказ или дополнительное соглашение к трудовому договору, нужно подписать как сотруднику, так и работодателю. Это еще сложнее: работник может трудиться в другом регионе, а руководитель — находиться в отъезде.

Поэтому документы о кадровом переводе удобнее подписывать в КЭДО — так вы сэкономите время руководителя, сотрудника и кадровика.  Все подписанные в электронном виде документы будут обладать такой же юридической силой, как и те, которые оформлены на бумаге. 

Система КЭДО EasyDocs — это кадровый электронный документооборот от 300 руб. за сотрудника в год, бесплатное внедрение и обучение кадровых специалистов. Благодаря внедрению КЭДО вы упростите процесс согласования, снизите число ошибок, а участникам процесса не нужно будет посещать бухгалтерию — они смогут подписать документы с любого устройства. Быстрое подписание документов ускорит сам процесс перевода. А это шаг к более эффективной работе компании в целом.

Какая электронная подпись нужна, чтобы оформить внутренний перевод

Для подписания документов в системе КЭДО сотруднику и работодателю нужны электронные подписи (ЭП). Они бывают трех типов:

  • Простая (ПЭП). Это набор паролей и кодов, которые служат для идентификации пользователя. Порядок использования таких паролей и кодов необходимо зафиксировать в трудовом договоре. Работодатель может выдавать ПЭП своим сотрудникам бесплатно.

Важно отметить: работодатель не может использовать ПЭП для подписания кадровых документов. В то же время работники могут использовать ПЭП, но не для всех видов документов. Например, уведомления или приказы о переводе сотрудник может подписать любым типом ЭП — в том числе ПЭП, а вот для допсоглашения к трудовому договору ПЭП не подойдет.

  • Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП). Правила ее использования также устанавливают в ЛНА. Для выдачи такой ЭП удостоверяющему центру не нужна аккредитация Минсвязи, поэтому сертификат дешевле, чем квалифицированный, который выпускается только аккредитованным УЦ. УНЭП используется только между сотрудником и работодателем, что исключает возможность злоумышленниками применить эту подпись в противозаконных целях, например, чтобы оформить кредит на имя владельца подписи.

Заявление на получение УНЭП в личном кабинете EasyDocs формируется автоматически. С помощью УНЭП работник может подписать в том числе допсоглашение к трудовому договору о переводе на другое место работы.

  • Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП). Такую ЭП можно получить только в аккредитованном Минкомсвязи УЦ.

УКЭП имеет законную юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи. Ее можно применять для подписания любых кадровых документов, на которые распространяются статьи 22.1, 22.2 и 22.3 ТК.

Для получения УКЭП сотрудникам необходимо пройти процедуру идентификации у работодателя или в АУЦ. Это может быть актуально при оформлении дистанционных работников из удаленных регионов, с которыми сам работодатель встретиться не может, но с EasyDocs все становится проще, так как наш удостоверяющий центр имеет более 200 центров идентификации по всей стране.

Если компания хочет сэкономить на ЭП, можно выпустить для сотрудника ПЭП, но трудовой договор и изменения к нему придется подписывать на бумаге. С УНЭП и УКЭП можно подписать весь комплект документов в электронном виде.

Подробная справка экспертов EasyDocs о различиях между типами подписей. 

Система КЭДО EasyDocs позволяет подписывать изменения к трудовому договору и приказы на перевод. Кроме того, в ней можно разработать индивидуальные шаблоны для служебных записок и заявлений, которые создают работники.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8JzhYC

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
60

Начать дискуссию

Райффайзен сообщает о прекращении с 01 июля 2024 года начисления процентов по накопительным счетам

Банк заверяет, что деньгами на накопительных счетах можно будет распоряжаться как обычно.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Налоговая может доначислить налоги по показаниям свидетелей. Чтобы на УСН не платить НДС в 2025 году, лимит нужно соблюсти уже в 2024 📆«Ночной бухгалтер» № 1702

ВС РФ посчитал справедливым, что налоговики рассчитали налог на доходы ИП, ориентируясь на свидетельские показания. Не платить НДС упрощенец в 2025 году может, если не превысит лимит доходов, считать его надо за 2024 год.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
60
Лучшие спикеры, новый каждый день

⚡️ «Клерк» запустил серию вебинаров по налоговой реформе-2025. Смотрите запись первого вебинара: «Как подготовиться к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН» уже сейчас

С 2025 года все изменится, и половина НК будет переписана. Поэтому важно уже сейчас понять, какими будут новые правила игры и как организовать свою работу.

⚡️ «Клерк» запустил серию вебинаров по налоговой реформе-2025. Смотрите запись первого вебинара: «Как подготовиться к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН» уже сейчас
Акцизы

Уплата акциза на алкогольный бальзам зависит от сахара

Если бальзам имеет крепость не меньше 20% и соответствует техническому регламенту ЕАЭС, то он не считается сахаросодержащим напитком.

Кредитование

Россияне заложили 858 тысяч автомобилей с начала года

Если купить автомобиль, который числится в реестре о залоге движимого имущества, то все банковские требования по выплате кредита лягут на плечи нового владельца.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Интернет и IT

Минпромторг назвал, куда будет развиваться искусственный интеллект

Перспективные направления развития ИИ в промышленности перечислил Минпромторг.

Для госпредприятий новых регионов ввели мораторий по старым долгам

Государственные предприятия в новых регионах освободят от взыскания долгов, возникших до вхождения в состав России.

Как провести разделение ООО

Видео объясняет, как провести реорганизацию ООО в форме разделения.

1

Конституционный Суд решил вопрос о земле при подземных гаражах

КС РФ допустил возможность предоставления в собственность или в аренду земельных участков, на которых расположены подземные гаражи, их владельцам.

Что нейросеть думает про российские налоги

Ржём аки стадо кобыл. А всё почему? Потому что в Настину умную голову пришла-таки дельная мысль: а чего это у нас нейросеть без дела болтается? А ну-ка давай, пиши пост в блог, на животрепещущую тему — изменения в налогах с 2025 года, и постарайся немного шутить.

Что нейросеть думает про российские налоги
1
Банки

Внесены изменения в закон о клиринге и клиринговой деятельности

Президент подписал федеральный закон о внесении изменений в ст. 4 и 18 ФЗ «О клиринге, клиринговой деятельности и центральном контрагенте».

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

ВС РФ: налоговая вправе рассчитать налог на основе показаний свидетелей

Если налогоплательщик не обеспечил учет своих доходов и расходов, ФНС имеет право определить сумму к уплате расчетным путем, а также использовать для доказательства получения дохода любую доступную информацию.

1
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: россияне стали чаще покупать жилье в Таиланде, а цены на обучение выросли на 20%

Подготовили обзор главных событий дня — 13 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Самозанятые

Когда пора автоматизировать сотрудничество с самозанятыми и как это сделать

Бухгалтеру и кадровику при сотрудничестве с самозанятыми нужно подписать договоры, оформить закрывающие документы, собрать чеки. В какой-то момент компания понимает, что без автоматизации этих процессов проверку ФНС просто не пройти. Разбираемся, что включает в себя автоматизация сотрудничества с самозанятыми, и когда без нее не обойтись.

Когда пора автоматизировать сотрудничество с самозанятыми и как это сделать
Криптовалюта

Госдума может быстрее принять закон о криптовалюте на фоне санкций США

В качестве антисанкционной меры в РФ нужно легализовать майнинг и установить государственный контроль над криптовалютой.

Банки будут информировать клиентов о рисках по антиотмывочному законодательству

Проверка операций по 115-ФЗ может занимать много времени, поэтому банки будут заранее предупреждать клиентов о возможных ограничениях и причинах блокировок счетов.

Бесплатно с Ведение бизнеса

Продать долю или выйти из общества: что выгоднее компании-участнику ООО

Окончательное решение зависит от конкретной ситуации, поскольку каждый путь — продажа или выход, — порождает свои налоговые последствия. Разбираем плюсы, минусы и практические проблемы.

Продать долю или выйти из общества: что выгоднее компании-участнику ООО

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Инвестиции

«БКС Мир инвестиций» отменил комиссию за хранение валюты

С инвесторов не будут удерживать комиссию за хранение на брокерских счетах долларов, евро и фунтов.

Интересные материалы

УСН

Лимиты работы на УСН в 2024 и 2025 году: сравниваем условия

С 2025 года согласно изменениями, подготовленным в НК, меняются лимиты и условия работы на УСН. Повышаются критерии для «упрощенки» и вводится уплата НДС.

Лимиты работы на УСН в 2024 и 2025 году: сравниваем условия