Трудовые отношения

Как оформить прием на работу в 2023–2024

В 2023–24 годах основное в процедуре приема на работу сотрудников не изменилось: ознакомление под роспись с необходимыми локальными нормативными актами (ЛНА), подписание договора и выпуск приказа о приеме. Разберем новшества и особенности.
9,7 тыс. 2,8 тыс.
Как оформить прием на работу в 2023–2024
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Не путайте исполнителя с работником

Предприниматели по-прежнему могут привлекать для выполнения тех или иных функций физических лиц как по договорам ГПХ, так и по трудовым соглашениям. Но если ГПД заключается не для выполнения разового, конкретного задания, а маскирует трудовые отношения, в особенности с самозанятым, то эта схема может вызвать недовольство как самого трудящегося, так и ГИТ. 

Если человека нанимают на постоянную работу, он будет подчиняться ЛНА и правилам внутреннего трудового распорядка, нужно оформить трудовой договор (ст. 67 ТК). 

Согласно разъяснениям Верховного суда, трудовые отношения характеризуются так:

  • Работник должен лично выполнять трудовую функцию, причем работодатель вправе его контролировать.

  • Трудовая функция подразумевает работу по определенной специальности, должности.

  • Трудящийся подчиняется правилам предприятия (п. 17 постановления Пленума от 29.05.2018 № 15).

Если в договорах ГПХ есть подобные положения, то нужно пересмотреть их или оформить именно трудовые соглашения.

Три дня на заключение договора

Если сотрудник уже фактически начал работать с ведома или по поручению ИП, руководителя фирмы или уполномоченного лица, то не позднее трех рабочих дней нужно заключить с ним трудовой договор. 

Если гражданско-правовые отношения признали трудовыми — в том числе и по решению суда (ст. 67 ТК), то в течение трех рабочих дней тоже нужно заключить трудовой договор. В противном случае может последовать штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: 10 000 руб. для ИП, до 100 000 руб. — для компании. Плюс претензии от ИФНС и СФР, что обычно влечет за собой недоимки и штрафы по ст. 122 НК.

Ограничения при заключении договора

По общему правилу можно принимать на работу лиц, которые достигли 16 лет (ст. 63 ТК), кроме некоторых сфер:

  • Кинематография, театральные, концертные организации, цирк, спорт — можно брать на работу с 14 лет, если есть разрешение органов опеки и законных представителей. Договор подписывает родитель или опекун.

  • Некоторые виды легкого труда, где можно работать с 14–15 лет. 

Есть виды деятельности, к которым вообще нельзя привлекать несовершеннолетних: например, игорный бизнес, вахтовый труд, совместительство и т.п.

Есть ограничения на женский труд — они указаны в приказе Минтруда от 18.07.2019 № 512н. В некоторых сферах нельзя привлекать иностранных работников: например, из перечня по постановлению Правительства от 11.10.2002 № 755

Для водителей с 1 сентября 2023 года тоже ввели некоторые ограничения. Так, к работе в такси нельзя допускать шоферов:

  • у которых есть три и более непогашенных штрафа за предыдущий период;

  • тех, что не прошли аттестацию на знание ключевых объектов культуры, здравоохранения, образования и т.п. там, где это нужно;

  • которых повторно лишили прав или арестовывали за правонарушение в области дорожного движения, если с конца срока предыдущего наказания прошло меньше года;

  • с неснятой или непогашенной судимостью за преступления по ст. 328.1 ТК, или которые находятся под следствием за эти преступления.

Для отдельных видов деятельности устанавливают лимиты по численности иностранных сотрудников: в 2023 действует постановление Правительства от 03.10.2022 № 1751.

Проверить, не подпадает ли человек под тот или иной запрет, нужно до подписания трудового договора. Это позволит избежать проблем в дальнейшем.Лучше сразу отказать в трудоустройстве, это не нарушение ТК (ст. 64).

 Оформить новых сотрудников и исполнителей можно в несколько кликов с сервисом EasyDocs:

  • При отправке новому пользователю приглашения на регистрацию в EasyDocs работодатель указывает тип занятости пользователя: штатный сотрудник, самозанятый, исполнитель по договору ГПХ или ИП. В соответствии с типом занятости, пользователю будут доступны необходимые шаблоны документов. Например, заявление на работу для пользователей, которые устраиваются в штат. Договоры подряда для самозанятых, исполнителей — физлиц и ИП.

  • Работодатель может предоставить своим работникам и исполнителям любой тип электронной подписи: простая, неквалифицированная или квалифицированная.

  • Для подписания трудового договора работнику необходимо выпуустить неквалифицированный сертификат электронной подписи (УНЭП). Заявление формируется прямо в личном кабинете пользователя в EasyDocs и направляется для проверки на Госуслуги, где сверяются персональные данные заявителя, и пользователь подтверждает выпуск сертификата. Таким образом, пользователь получает электронную подпись, а EasyDocs подтверждает корректность персональных данных пользователя. 

  • Для исполнителей — физлиц, самозанятых и ИП достаточно простой электронной подписи. Ее выпуск производится полностью в EasyDocs и не требуется переход на Госуслуги. Также стоимость личного кабинета в год на одного исполнителя с ПЭП будет почти в 2 раза дешевле, чем личный кабинет на пользователя с УНЭП. 

  • Далее кандидат или исполнитель отправляет сопроводительное письмо с приложением своих документов (скан паспорта, ИНН, СНИЛС и другие) работодателю. В случае использования готового расширения для 1С:ЗУП для штатного сотрудника документы будут приложены «под скрепку» в карточку сотрудника, а также в карточку загрузятся все персональные данные кандидата, которые уже прошли проверку на Госуслугах. Вероятность ошибок в персональных данных сотрудника снижается практическ до нуля, а кадровому специалисту нужно только проверить поступившие документы.

Подключиться к сервису

Какие нужны документы

От будущего работника нужны (ст. 65 ТК):

  • паспорт или иной документ, который удостоверяет личность;

  • «классическая» трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (ф. СТД-Р или СТД-СФР);

  • СНИЛС.

От совместителя нужен только паспорт. 

Если нет СНИЛСа, отказать в приеме сотруднику нельзя. В этом случае работодатель направляет в СФР сведения для оформления СНИЛСа.

То же с трудовой книжкой: если работник ее потерял, то кадровик сам оформляет дубликат бумажной или электронную трудовую книжку по желанию сотрудника. Если человек впервые поступает на работу, бумажную книжку не оформляют, все ведут в цифровом виде.

Некоторым категориям, например, педагогам, по-прежнему нужна справка об отсутствии судимости. Также обязательны для отдельных категорий:

  • Документы об образовании (квалификации), которые подтверждают спецзнания, если это нужно для работы.

  • Документы воинского учета для военнообязанных, призывников.

  • Патент, разрешение на работу, вид на жительство — для иностранцев. К слову, с 1 января 2023 года не нужно требовать полисы ДМС у работников-иностранцев или страховать их за свой счет (кроме высококвалифицированных специалистов). Иностранцы студенты-очники должны предоставить при временном трудоустройстве разрешение на проживание, которое дают для получения образования.

  • Медзаключение об отсутствии противопоказаний, медкнижка — если это необходимо для работы.

  • Справка с основного места работы — если человека оформляют по совместительству на работу с вредными или опасными условиями.

  • Программа реабилитации и абилитации (ИПРА) — для трудоустройства инвалида.

Прием на работу пошагово

1. Получите от кандидата заявление о приеме на работу. С 2023 года это необязательный документ, если речь не идет о подземных работах. Его оформляют в свободной форме или по образцу работодателя.

2. Ознакомьте будущего работника под роспись с:

  • правилами внутреннего распорядка; 

  • коллективным договором; 

  • ЛНА, в том числе инструкцией по охране труда и должностной инструкцией. 

Микропредприятиям, если они не разрабатывают ЛНА, можно все включить в трудовой договор (ст. 309.2 ТК, постановление Правительства от 27.08.2016 № 858).

3. Выдайте направление на медосмотр и психиатрическое освидетельствование, если это требуется (ст. 220 ТК, п. 9 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н). 

С 1 сентября 2023 года медосмотры работников можно проводить дистанционно.Водителям, воспитателям и работникам некоторых других профессий нужно выдать направление напсихиатрическое освидетельствование. Это указано в приложении 2 к приказу Минздрава от 20.05.2022 № 342н. Не забудьте сообщить в СФР результаты предварительного медосмотра.

4. Заключите письменный трудовой договор в двух экземплярах. Включите в него обязательные условия по ст. 57 ТК и подпишите его с работником.

Можно заключить электронный трудовой договор: его подписывают УКЭП работодателя и ЭП работника (ст. 22.3 ТК).

5. Можно издать приказ о приеме на работу. Можно не издавать, но так удобнее фиксировать факт трудоустройства. Приказ оформляют по форме Т-1 или разрабатывают свой образец. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.

6. Сообщите в СФР о приеме на работу. Для этого нужно направить титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).

Полная автоматизация работы с сотрудниками и отправка отчетов с сервисом КЭДО EasyDoc s: безошибочный, оперативный обмен кадровыми документами в электронном виде, подписание юридически значимой ЭП. Идеальное решение для полностью удаленных и гибридных команд.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8Jy5zx

Начать дискуссию

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

393

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

206

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

458

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

164

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов
Инвестиции

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
225
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

Трудовые отношения

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.