Расходы на командировки: что изменилось с 1 сентября 2025 года

Командировка — это поездка сотрудника для выполнения служебного поручения по распоряжению работодателя вне места его постоянной работы (ст. 166 ТК).

Практически никаких ключевых новшеств Положение № 501 не принесло, но появились уточнения и технические правки.

Основные нюансы, на которые необходимо обратить внимание при работе с новым Положением:

1. Возмещение командировочных расходов сотруднику теперь возможно с разрешения или ведома руководителя (п. 9 Положения № 501).  

Ранее требовалось только разрешение на возмещение расходов, совершенных в командировке. «С ведома» означает, что руководитель знает о предстоящих затратах и не возражает против них, даже без письменного разрешения.  

Новая формулировка приведена в соответствие со ст. 168 ТК и больше не должна вызывать разночтений — вместо получения официально оформленного разрешения работник может просто уведомить своего работодателя о расходах. Конечно, это должны быть обоснованные расходы, связанные с производственной необходимостью и подтвержденные документально (квитанциями, чеками, счетами-фактурами и т. п.).

2. Введено понятие «проездные документы» для подтверждения маршрута служебной поездки, совершенной на личном или служебном транспорте (п. 6 Положения № 501). 

Именно по проездным документам определяется фактическое время нахождения работника в командировке. Вернувшийся из служебной поездки работник должен указать фактический срок своего пребывания в месте командирования в служебной записке и приложить к ней:

• путевой лист;

• маршрутный лист;

• счета, квитанции, кассовые чеки;

• билеты (новый проездной документ, добавленный в перечень);

• прочие документы, подтверждающие маршрут следования транспортного средства.

3. В новом Положении изменилась нумерация пунктов и расположение некоторых абзацев.

В остальном никаких отличий между новым и прежним положениями нет.

Обновите свое внутреннее Положение о командировках, чтобы избежать разночтений с новым Положением № 501. Что для этого нужно:

• Замените все ссылки, в которых упоминается Положение, утвержденное постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, на новое Положение, принятое правительственным постановлением от 16.04.2025 № 501.

• В разделе о порядке и размерах возмещения расходов по командировкам приведите формулировки в соответствие с новыми положениями:

  • Укажите, что прочие расходы возмещаются работнику с разрешения или ведома руководителя. Так как работнику разрешено просто уведомлять о предстоящих платежах, понятие прочих расходов лучше конкретизировать, исключая непроизводственные траты.

  • В перечень документов, подтверждающих расходы на дорогу, добавьте билеты, если перечисляете виды таких документов в Положении, а в целом к перечню применяйте понятие «проездные документы».

• Проверьте прочие локальные акты (Положение об оплате труда, трудовые договоры и т. п.) и, при необходимости, внесите в них аналогичные правки.

Сколько времени вы тратите на работу с первичкой?

Ответьте на 3 вопроса и рассчитайте за 1 минуту, сколько времени вы можете высвободить для важных дел

Рассчитать

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, должен выдать ему:

• деньги в подотчет для оплаты расходов на проезд и наем жилья;

• суточные — средства для оплаты дополнительных затрат сотрудника в командировке.

Суточные выплачивайте (п. 9, 22 Положения № 501):

• за все дни нахождения сотрудника в командировке, включая приходящиеся на нее выходные и праздничные нерабочие дни;

• за дни нахождения в пути туда и обратно (в том числе время вынужденной остановки);

• за дни нетрудоспособности работника, если он заболел в командировке.

Если работник ежедневно будет возвращаться из места командирования домой, суточные не платите.

Конкретный размер суточных установите в своем внутреннем Положении о командировках. При этом учтите, что страховыми взносами и НДФЛ не облагаются суточные в пределах (п. 1 ст. 217 НК):

• 700 руб. в день — при поездках по РФ;

• 2 500 руб. в день — при командировках за рубеж.

В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работник должен предоставить авансовый отчет с документами, подтверждающими траты, и вернуть неизрасходованные подотчетные деньги. По суточным отчитываться не нужно.

Если работник потратил на нужды, которые были согласованы с работодателем (или с его ведома), больше подотчетных денег, чем ему было выдано, возместите ему перерасход средств по нормам и в порядке, установленном внутренним Положением о командировках.

По зарубежным командировкам дополнительно возмещайте расходы (п. 20 Положения № 501):

• на оформление визы, загранпаспорта и прочих документов;

• на обязательную медицинскую страховку;

• на различные сборы — аэродромные, консульские, транзитные и т. п.

Сверхурочную работу в командировке оплачивайте по общим правилам (ст. 152 ТК):

• в полуторном размере за первые 2 часа;

• в двойном размере за последующие часы.

Внутренним положением вы можете установить более высокую оплату за сверхурочный труд.

Если сотрудник работает удаленно, для него командировкой считается поездка в другую местность, отличную от той, где он трудится, при этом важно, что указано в его трудовом договоре (п. 3 ст. 312.6 ТК, письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1):

• Если в трудовом договоре указан населенный пункт, где фактически работает удаленщик (например, по месту жительства), командировкой считается поездка по распоряжению работодателя за пределы данного населенного пункта, а не внутри его границ.

• Служебная поездка в офис работодателя признается командировкой, только если этот офис расположен вне населенного пункта, где работает дистанционный сотрудник.

• Если поездки работника в офис предусмотрены в числе его обязанностей условиями трудового договора (например, раз в неделю или по определенным дням месяца и т. п.) — такие поездки командировкой не считаются.

Не признаются командировкой поездки дистанционного работника, которые он совершает по своему желанию без соответствующего распоряжения работодателя.

Удаленщику следует возмещать те же командировочные расходы, что и остальным работникам, в том числе (п. 9 Положения № 501):

• суточные;

• расходы по проезду до места командирования и обратно;

• расходы по найму жилья в командировке;

• другие расходы, которые произвел работник с разрешения или ведома работодателя.

Используйте мультисервис Entera для ввода данных из любых первичных документов:

• Сервис распознает более 20 типов документов, включая счета-фактуры, УПД, кассовые чеки, накладные, акты и другие. 

• Все контрагенты автоматически проверяются по базе ЕГРЮЛ, исключая ошибки при вводе. 

• Отсканированные документы и электронные файлы из ЭДО систематизируются и хранятся в надежно защищенном архиве с возможностью мгновенного поиска.

Желаете попробовать?

Оставьте заявку и бесплатно внесите в 1С любые 10 документов во время тестового периода пользования Entera

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: 2W5zFGMA7U4