Почему защита персональных данных важна для каждого сотрудника 

Мы расскажем, как избежать крупных штрафов, какие данные персонала может обрабатывать компания и почему грамотная защита ПДн так важна для всего коллектива. 

Что относится к персональным данным работников, которые работодатель вправе обрабатывать:

• фамилия, имя, отчество;

• дата и место рождения;

• паспортные данные;

• сведения о регистрации и месте жительства;

• сведения о семейном положении, наличии детей — если это влияет на трудовые права (например, предоставление отпуска или налоговые льготы);

• сведения об образовании, квалификации и профессиональной подготовке;

• данные о трудовой деятельности (трудовая книжка, сведения о стаже);

• номер СНИЛС;

• ИНН;

• сведения о воинском учете;

• реквизиты документов, подтверждающих право на работу в России (для иностранных граждан).

Пример: компания запросила у кандидата отчет о кредитной истории и сведения о составе семьи. Эти данные не входят в обязательный перечень, и их требование нарушает ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Если же работодатель ограничивается только установленным набором сведений, он соблюдает баланс между интересами бизнеса и правами сотрудников.

Важно! Защита персональных данных сотрудников, клиентов и других физлиц — прямая обязанность организации (ч. 1 ст. 19 ФЗ № 152-ФЗ). 

Подготовка документов для работы с персональными данными 2026 для организаций

Консультация

Чтобы обеспечить защиту ПДн персонала, необходимо:

1. Утвердить положение о защите персональных данных сотрудников. Разработайте и утвердите внутренний документ, который регламентирует цели обработки, перечень обрабатываемых данных, методы защиты, права сотрудников и обязанности работников. Ознакомьте работников под роспись с этим документом при приеме и при изменениях. 

2. Назначить ответственного за обработку ПДн. Обычно это юрист, кадровик, руководитель отдела или кто-то из других сотрудников. 

3. Ограничить доступ до минимума. Предоставляйте его лишь тем работникам, кому это необходимо для выполнения обязанностей. Устанавливайте уровни доступа, разграничивайте права чтения и изменения.

4. Внедрить технические меры защиты. Применяйте шифрование данных, защищенные каналы связи (VPN, SSL/TLS), антивирусы и системы защиты от вторжений. Регулярно обновляйте программное обеспечение, устанавливайте патчи.

5. Обеспечивать точность, актуализацию и удаление данных. Проверяйте своевременность и корректность ПДн. Если данные устарели или больше не нужны, удаляйте или обезличивайте их. Закон требует, чтобы объем и срок хранения данных соответствовали целям обработки. 

6. Проводить обучение сотрудников защите персональных данных. Ознакомьте работников с внутренними правилами обработки ПДн, процедурами реагирования на инциденты. В рамках законодательства обучение — не всегда обязательное, но все правила должны быть доведены до работников. 

7. Вести журнал учета действий с персональными данными. Фиксируйте, кто, когда и какие операции совершал с ПДн (доступ, изменение, удаление, копирование). Это важно как для внутреннего контроля, так и при проверках.

8. Уведомление Роскомнадзора и взаимодействие с контролирующими органами. До начала обработки ПДн необходимо уведомить Роскомнадзор, если вы не попадаете в перечень исключений, предусмотренных ст. 22 ФЗ № 152-ФЗ. При изменении сведений или прекращении обработки — направлять уведомления об этом в установленные сроки. 

9. Реагировать на инциденты и уведомлять в установленные сроки. При утечке или несанкционированном доступе — оценить ущерб, зафиксировать инцидент, принять меры (блокировка, уничтожение). Уведомить Роскомнадзор об утечке нужно в течение 24 часов с момента выявления, отправить отчет о результатах расследования — в течение 72 часов. 

10. Регулярно проводить аудит. Периодически проверяйте, соответствуют ли фактические процессы внутренним документам и законам.

Кроме того, такие документы обеспечивают контроль и ответственность: обозначаются полномочия, обязанности и ограничения для всех, кто имеет доступ к ПДн, а также порядок реагирования на инциденты. Также они помогают обучать персонал: наличие положений о защите персональных данных облегчает проведение инструктажей и закрепляет стандарты поведения.

Важно! Правильно оформленные документы — инструмент юридической защиты компании: при спорных ситуациях или инцидентах они служат доказательством того, что организация предприняла все необходимые меры для защиты информации сотрудников и соблюдала требования законодательства.

Защита персональных данных сотрудников — это не только обязанность работодателя по закону, но и условие доверия внутри коллектива. Нарушение правил несет риски и для компании, и для конкретного человека. 

Почему соблюдение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников имеет весомое значение:

1. Снижение риска мошенничества. Если персональные данные утекут, ими могут воспользоваться для оформления кредитов или мошеннических схем.

2. Защита от дискриминации. Доступ к лишним сведениям (например, о здоровье) может привести к предвзятому отношению коллег или работодателя.

3. Сохранение репутации и деловой репутации. Раскрытие конфиденциальных сведений способно навредить карьере и взаимоотношениям сотрудника.

4. Финансовая безопасность. Утечка паспортных данных или СНИЛС открывает дорогу к незаконным операциям с банковскими счетами.

5. Право на частную жизнь. Каждый работник имеет законное право контролировать, кому и в каких целях доступны его персональные данные.

Кроме того, для персонала важна и уверенность в работодателе. Когда компания выстраивает грамотную систему защиты ПДн, сотрудники чувствуют себя защищенными и более лояльны к компании.

Защита персональных данных в организации

Заказать анализ

Прямых штрафов за необеспечение защиты ПДн нет, но, если работодатель не предпринял необходимые меры и произошла утечка, компанию могут привлечь по ст.13.11 КоАП. Штрафы довольно серьезные:

1. Утечка персональных данных от 1 000 до 10 000 субъектов или от 10 000 до 100 000 идентификаторов — штраф для компании до 5 млн рублей.

2. Утечка от 10 000 до 100 000 субъектов или от 100 000 до 1 млн идентификаторов — штраф до 10 млн рублей.

3. Утечка данных более чем 100 000 субъектов или свыше 1 млн идентификаторов — штраф до 15 млн рублей.

4. Повторное нарушение, связанное с неправомерной передачей ПДн, — штраф для юрлица от 1 до 3% годовой выручки (но не менее 20 млн рублей и не более 500 млн рублей).

5. Утечка специальных категорий персональных данных (например, сведения о здоровье) — штраф до 15 млн рублей.

6. Утечка биометрических данных — штраф до 20 млн рублей.

7. Повторная утечка спецкатегории ПДн или биометрии — штраф от 1 до 3% годовой выручки компании (но не менее 25 млн рублей и не более 500 млн рублей).

Нарушение требований к защите ПДн может привести и к серьезным репутационным потерям: клиенты и партнеры перестают доверять компании, а сотрудники чувствуют себя небезопасно, что снижает лояльность и продуктивность.

Финансовые последствия выражаются не только в расходах на устранение инцидента, но и в затратах на судебные разбирательства, восстановление систем и компенсации пострадавшим. Компании приходится перераспределять ресурсы, ограничивать развитие новых проектов и откладывать инвестиции.

Кроме того, растет риск вмешательства регуляторов, повышается вероятность дополнительных проверок и усиления контроля над деятельностью бизнеса. Все эти факторы вместе могут существенно подорвать устойчивость и конкурентоспособность компании на рынке.

Реклама: АО «КОНСАЛТИНГ ОНЛАЙН», ИНН: 2310203967, erid: 2W5zFGPrgzt