Регистрация в Роскомнадзоре в 2026 году: пошаговая инструкция

Оператор — это любой, кто определяет, для каких целей и как обрабатывать данные (ст. 3 ФЗ №152-ФЗ). Если у вас есть Excel-файл с номерами клиентов или вы делаете рассылку через мессенджеры, вы оператор. Юридический статус (ИП, самозанятый или ООО) роли не играет.

Незнание закона не освобождает от ответственности, если вы обязаны подать уведомление в Роскомнадзор для регистрации. РКН уже несколько лет активно использует инструменты мониторинга сайтов, в том числе и нейросети. Нарушения выявляются оперативно, штрафы назначаются тоже быстро.

Регистрация в Роскомнадзоре обязательна практически для всех. Обязанность наступает, если обработка ведется с использованием компьютеров, ноутбуков, смартфонов, CRM, облачных сервисов или сайтов.

Рассмотрим несколько примеров, когда нужно пройти регистрацию оператора в Роскомнадзоре:

• Обработка ведется с использованием средств автоматизации (ПК, софт).

• Данные передаются третьим лицам (контрагентам, банкам, курьерским службам).

• Вы используете данные для продвижения товаров (маркетинг, рассылки).

• Ведете кадровый и бухгалтерский учет в электронном виде.

1. Есть ли у вас штат сотрудников (даже 1 человек)? —> ДА.

2. Принимаете ли заказы через сайт или мессенджеры? —> ДА.

3. Используете ли CRM (Bitrix24, AmoCRM, etc.)? —> ДА.

4. Делаете ли E-mail или SMS-рассылки? —> ДА.

5. Храните ли сканы паспортов на компьютере? —> ДА.

6. Есть ли у вас бухгалтерская программа (1С, Мое Дело)? —> ДА.

7. Вы ИП без сотрудников, но у вас есть клиенты-физлица? —> ДА.

8. Работаете строго с бумажными журналами без единого компьютера или смартфона? —> НЕТ.

Регистрация не требуется только в трех случаях (ч. 2 ст. 22 ФЗ №152-ФЗ):

1. Данные обрабатываются строго на бумаге, без единого компьютера.

2. Обработка ведется в ГИС, созданной для обеспечения безопасности государства.

3. Обработка в рамках транспортной безопасности.

Важно: с 1 сентября 2022 года отменили исключения для «трудовых отношений» и «оказания услуг по договору». Раньше можно было не регистрироваться, если обрабатывались только данные сотрудников или в рамках договорных обязательств, теперь — нет. Вам нужна регистрация в Роскомнадзор, даже если вы работаете как ИП и у вас всего один продавец в магазине.

Регистрация в Роскомнадзоре для обработки персональных данных за 1 день

Консультация

По общему правилу оператор должен направить уведомление в Роскомнадзор до начала обработки персональных данных, если его ситуация не подпадает под исключения.

Перейдите на Портал персональных данных Роскомнадзора и выберите способ подачи уведомления. Доступны три варианта: бумажная форма (заполните на портале, распечатайте, подпишите и представьте в территоральное отделение РКН), электронная подача с УКЭП или через ЕСИА. Последний способ актуален в первую очередь для ИП, но через ЕСИА можно подписать уведомление и от организации — главное, чтобы аккаунт сотрудника был привязан к ее профилю.

Выберите форму для юридического лица или ИП. Учтите, что использовать бумажный бланк из интернета нельзя — только интерактивная форма на сайте, иначе отказ. Рекомендуется формировать уведомление через актуальную электронную форму на портале Роскомнадзора. После заполнения его можно отправить через ЕСИА, подписать УКЭП либо распечатать и представить в территориальное управление в бумажном виде.

Это важнейший блок. Выберите только те цели, которые вам действительно нужны. Например:

• Заключение и исполнение договоров с клиентами.

• Ведение кадрового и бухгалтерского учета.

• Продвижение товаров (если делаете рассылки).

• Обеспечение пропускного режима (если есть пропуска).

Укажите, что защита осуществляется согласно постановлению Правительства № 1119 и приказу ФСТЭК № 21. Если вы один ИП и у вас один ноутбук с паролем, так и пишите: «установка антивируса, парольная защита ОС, контроль доступа».

Подпишите форму УКЭП и отправьте. Система выдаст уведомление о поступлении. С этого момента вы официально считаетесь исполнившим обязанность несмотря на то, что вас еще не внесли в реестр.

РКН рассмотрит заявку в течение 30 календарных дней. Нужно самостоятельно отслеживать регистрацию, поскольку никаких оповещений ведомство не отправляет,.

Теперь о том, как проверить регистрацию в Роскомнадзоре. Зайдите в раздел «Реестр операторов» на сайте pd.rkn.gov.ru и вбейте свой ИНН или наименование. Если данные появились — вы в базе.

Важно! Мы разработали сервис «Мобиз» для бесплатной проверки контрагентов!

• Выгружайте отчеты.

• Добавляйте списки контрагентов.

• Проявляйте должную осмотрительность.

• Эти и другие возможности Мобиз доступны бесплатно!

Попробовать бесплатно

Подача уведомления еще не означает, что сведения об операторе автоматически появятся в реестре Роскомнадзора. Если при рассмотрении уведомления у территориального управления возникают вопросы к указанной информации, оператору может потребоваться проверить и уточнить сведения.

Показываем реальный пример из практики.

Индивидуальный предприниматель направил уведомление об обработке персональных данных. При его рассмотрении территориальное управление Роскомнадзора обратило внимание на то, как была указана одна из целей обработки персональных данных.

В уведомлении была выбрана цель «Иные» и указана формулировка: «Обеспечение соблюдения бухгалтерского и налогового законодательства».

После рассмотрения уведомления Роскомнадзор направил предпринимателю официальный запрос о предоставлении сведений.

В своем письме Роскомнадзор обратил внимание на требования к указанию целей обработки персональных данных.

Для каждой цели обработки оператор должен отдельно указывать связанные с ней:

• категории персональных данных; 

• категории субъектов, чьи данные обрабатываются; 

• правовые основания обработки; 

• перечень действий с персональными данными; 

• способы обработки персональных данных. 

Также Роскомнадзор отдельно указал, что форма уведомления позволяет добавить несколько целей обработки. Для этого при заполнении электронной формы предусмотрена функция «Добавить цель обработки».

Иными словами, проблема заключалась не в том, что индивидуальный предприниматель в принципе не имел права указать соответствующую цель. Вопрос возник к структуре и полноте представленных сведений о целях обработки персональных данных.

Этот пример показывает, почему уведомление в Роскомнадзор не стоит воспринимать как обычную регистрационную анкету.

Основная сложность заключается не в том, чтобы технически заполнить форму и отправить ее. Перед подачей необходимо определить реальные процессы обработки персональных данных и корректно связать между собой: цель обработки → категории субъектов → категории персональных данных → правовое основание → действия с данными → способы обработки.

Перед регистрацией необходимо разработать документы. Они понадобятся для заполнения уведомления — там указываются сведения из них.

Это главный документ, который вы обязаны опубликовать на сайте. Без него вам грозит штраф до 60 000 руб. Указывайте в Политике только достоверную информацию — расхождений с реальными процессами быть не должно.

Что обязательно включить в Политику:

• цели сбора данных (например, исполнение договора, кадровый учет);

• правовые основания (согласие, договор, требования закона);

• перечень категорий субъектов (клиенты, сотрудники) и самих данных (ФИО, телефон, паспорт);

• порядок обработки: как храните, передаете, уничтожаете;

• права субъектов: доступ, исправление, удаление данных;

• контакты ответственного лица.

Процедура утверждения Политики выглядит так: руководитель издает приказ об утверждении документа. Все сотрудники, имеющие доступ к ПДн, должны быть ознакомлены с приказом и Политикой под подпись. Без этого при проверке РКН признает, что вы не организовали работу с данными.

Политику разместите в свободном доступе на сайте (обычно в подвале).

Документ оформляется отдельно от договора, оферты или анкеты. Оно нужно всегда, если нет оснований для обработки ПДн без него, перечисленных в ст.6 ФЗ №152-ФЗ.

Что обязательно указать в согласии:

• ФИО и паспортные данные субъекта;

• цель обработки;

• перечень данных;

• срок действия;

• право отзыва;

• дату и подпись.

Унифицированной формы нет — приказ составляется в свободной форме.

Что обязательно указать в приказе:

• должность, ФИО и структурное подразделение (если есть) назначаемого сотрудника;

• кому подотчетно ответственное лицо — обычно генеральному директору (ч. 2 ст. 22.1 ФЗ №152-ФЗ);

• основные обязанности согласно ч. 4 ст. 22.1 ФЗ №152-ФЗ: внутренний контроль за соблюдением законодательства о ПДн, доведение норм до сотрудников, организация приема запросов субъектов ПДн;

• подпись руководителя и дата.

Пример формулировки: «Назначить начальника отдела кадров Иванову М.С. ответственной за организацию обработки персональных данных. Ответственная подотчетна непосредственно генеральному директору».

Важно: в уведомлении для Роскомнадзора указываются данные именно этого сотрудника.

Документ нужен, если вы обрабатываете данные в информационных системах. Без модели угроз (документа от лицензиата ФСТЭК) контролирующие органы в случае утечки могут посчитать, что вы не обеспечили безопасность, и вас ждет крупный штраф.

Получите шаблоны документов бесплатно

Скачайте уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных: бланк и образец уведомления

Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Полный список документов, необходимых оператору персональных данных, мы разобрали в статье «Документы по персональным данным в 2026 году: полный перечень».

Стандартный срок внесения в реестр — 30 дней. Но начать обработку можно сразу после отправки уведомления, не дожидаясь истечения этого срока.

Отказ приходит редко, обычно из-за ошибок в заполнении:

• Ошибка: указали «Все субъекты РФ» как регион обработки (это сразу повышает требования к безопасности).

Исправление: указывайте только реальные регионы присутствия. Подайте уведомление об изменении сведений.

• Ошибка: не внесли все меры защиты.

Исправление: подайте уведомление о внесении изменений в первоначальное уведомление.

• Ошибка: указание категорий ПДН и субъектов «на будущее», даже если оператор не работает с ними.

Исправление: подать корректирующее уведомление с реальными сведениями.

Если документ еще находится на стадии рассмотрения в Роскомнадзоре, и вы заметили неточность, нужно дождаться окончания проверки. До этого момента исправить его нельзя, так как корректировке подлежат только сведения, уже внесенные в реестр операторов.

После того как Роскомнадзор завершит проверку, если ошибка привела к отказу во внесении в реестр, необходимо подать новое уведомление с корректными данными.

Если же информация ваша компания уже прошла регистрацию в Роскомнадзоре, подайте другое уведомление — об изменении сведений.

Если ваши данные изменились, вы обязаны сообщить об этом в РКН. Срок — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем изменений. Например, если вы поменяли юридический адрес, изменили цели обработки или категории субъектов.

Если вы закрываете ИП или ООО, нужно подать уведомление в Роскомнадзор о прекращении обработки в течение 10 рабочих дней.

Отсутствие уведомления при проверке — гарантированный протокол по ч. 10 ст. 13.11 КоАП.

Кому уже не повезло:

• Кейс 1 (ИП, интернет-магазин). ИП собирал ФИО и телефон через форму на Тильде. Уведомление не подавал. При проверке сайта РКН выявил нарушение.

Штраф: 100 000 руб.

• Кейс 2 (ООО, такси). Диспетчерская вела базу клиентов в Excel на компьютере и передавала номера водителям в WhatsApp¹. Отсутствие регистрации в Роскомнадзоре + незаконная трансграничная передача (WhatsApp¹, сервера запрещенной в РФ Meta¹*). Штраф: 300 000 руб. + предписание.

• Кейс 3 (Школа). Репетитор работал как ИП, заявки собирал через форму обратной связи на сайте. Роскомнадзор выявил нарушение благодаря системам мониторинга.

Штраф: 100 000 руб.

• Кейс 4 (HR-аутсорсинг). Компания хранила резюме соискателей в облачном диске (Google Drive) без уведомления РКН. При проверке выяснилось, что согласия на обработку у соискателей нет, а оператор не в реестре. Штраф по совокупности нарушений: 400 000 руб.

• Кейс 5 (Медицинский центр). Частное учреждение обрабатывало данные пациентов (обычные и спецкатегории) без регистрации в Роскомнадзоре. Кто-то из клиентов ради интереса решил проверить клинику в реестре и увидел, что ее там нет. Он подал жалобу в РКН.
  Штраф: 300 000 руб.

Подготовка документов для работы с персональными данными 2026 для организаций

Консультация

Да. Яндекс.Диск — это облачная автоматизированная система.

Да. Excel — это средство автоматизации.

Каждый раз, когда меняются: адрес, цели обработки, перечень данных, ответственный, меры защиты или любая другая информация, которую вы указывали в первоначальном уведомлении.

Бессрочно, пока вы сами не подадите уведомление о прекращении обработки.

Можно, но это дольше. Заполнять форму все равно придется на сайте, а затем распечатать, подписать и отправить заказным письмом.

Мы подготовили для вас план действий на сегодня:

1. Аудит: ответьте на чек-лист, который мы вам дали выше. Убедитесь, что вы понимаете, какие данные и где храните, нужна ли вам регистрация в Роскомнадзоре или нет.

2. Документы: скачайте и разместите на сайте Политику конфиденциальности (это обязательно по ч. 2 ст. 18.1 ФЗ №152-ФЗ).

3. Подача уведомления: сделайте это самостоятельно или обратитесь за помощью к специалистам.

Нужна помощь? Напишите в комментариях, и мы расскажем, с чего начать именно вашему бизнесу.

Реклама: АО «Консалтинг онлайн», ИНН: 2310203967, erid: 2W5zFH7jNAM