Реестр операторов персональных данных: как проверить компанию или ИП по ИНН 

Реестр операторов размещен на портале Роскомнадзора. Это публичный ресурс: доступ к нему не требует регистрации, электронной подписи или подтверждения личности. Любой человек может открыть сайт, ввести ИНН или наименование организации и получить сведения из карточки оператора.

Проверка записи в реестре операторов РКН обязательна при участии в государственных и муниципальных закупках. Заказчики и операторы электронных площадок запрашивают сведения о регистрации в реестре как подтверждение легальности обработки персональных данных. Отсутствие записи — основание для отклонения заявки.

Проверять контрагента стоит и в других ситуациях:

• Перед заключением договора, особенно если по нему партнер получит доступ к базе клиентов.

• При передаче персональных данных подрядчику — курьерской службе, колл-центру, бухгалтерии на аутсорсе.

• При подключении внешних сервисов — CRM, систем аналитики, email-рассылок, онлайн-чатов.

• При слияниях и поглощениях, когда правопреемник принимает массивы данных.

• При проверке арендаторов и франчайзи, которые будут работать с клиентской базой под вашим брендом.

• Шаг 1. Перейдите на страницу реестра.

• Шаг 2. В поисковой строке введите ИНН компании или ИП. Можно искать также по наименованию или регистрационному номеру.

• Шаг 3. Нажмите кнопку поиска. Если запись есть, система покажет карточку оператора с основными сведениями.

• Шаг 4. Откройте карточку и проверьте данные. Если же ничего не нашлось — организации в реестре нет.

В публичной карточке реестра операторов обработки персональных данных указываются следующие сведения:

• регистрационный номер записи;

• дата и основание внесения оператора в реестр;

• полное наименование оператора;

• ИНН;

• юридический адрес;

• дата регистрации уведомления;

• субъекты РФ, на территории которых ведется обработка;

• наличие шифровальных средств;

• сведения о трансграничной передаче;

• страны размещения баз данных;

• описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 152-ФЗ;

• ФИО ответственного за организацию обработки;

• контактные телефоны и адреса ответственного;

• дата начала обработки;

• срок или условие прекращения обработки;

• дата и основание внесения последней записи.

Отдельным блоком раскрываются цели обработки. По каждой цели указываются: формулировка, категории персональных данных, категории субъектов, правовое основание, перечень действий и способ обработки.

Сначала проверьте, обязательна ли регистрация. Уведомление подают все, кто обрабатывает персональные данные с использованием средств автоматизации: компьютеров, смартфонов, CRM, сайтов, мобильных приложений.

Регистрация обязательно нужна:

• интернет-магазинам и сервисам с формами заявок;

• работодателям, которые ведут кадровый учет в электронном виде;

• клиникам, образовательным центрам, фитнес-клубам;

• службам доставки, бухгалтерским компаниям, маркетинговым агентствам;

• самозанятым, собирающим данные через сайт или мессенджер-боты.

Регистрация не требуется, если обработка ведется исключительно на бумаге без применения электронных устройств (ст. 22 ФЗ № 152). Как только данные попадают в Excel, Google-таблицу или CRM — обязанность возникает.

Если организация обязана подать уведомление, но отсутствует в реестре операторов обработки персональных данных, нужно исправить это как можно быстрее.

Зарегистрируйтесь в реестре операторов ПДн без ошибок

Если вашей компании или ИП нет в реестре Роскомнадзора, не откладывайте подачу уведомления. Проверим, какие персональные данные вы обрабатываете, определим цели и правовые основания, подготовим необходимые документы

Подать уведомление

Регистрационный номер указывается в публичной карточке оператора на портале РКН. Он присваивается при внесении записи в реестр операторов данных Роскомнадзора и используется при взаимодействии с ведомством, например, при подаче уведомлений об изменениях.

Подайте уведомление об изменении сведений. Срок — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения. Это касается адреса, целей обработки, категорий данных, ответственного лица и другой информации, которая передается в реестр. 

Нет. Регистрация — лишь одна из обязанностей. Помимо нее, оператор должен:

• опубликовать политику обработки персональных данных;

• утвердить локальные акты — положения, приказы, инструкции, акты и т.д.;

• получить согласия субъектов там, где они требуются;

• назначить ответственного за организацию обработки;

• вести журналы учета обращений и машинных носителей;

• обеспечить защиту данных техническими и организационными мерами;

• реагировать на запросы субъектов и уничтожать данные по их требованию;

• уведомлять Роскомнадзор об утечках.

Наличие записи в реестре не освобождает от этих обязанностей. 

За невыполнение или несвоевременное выполнение обязанности по регистрации в Роскомнадзоре предусмотрен штраф по части 10 статьи 13.11 КоАП. Для граждан — от 5 000 до 10 000 рублей. Для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 рублей. Индивидуальные предприниматели по данной норме отвечают как юридические лица.

Проверьте регистрацию и документы по персональным данным

Не уверены, правильно ли ваша компания зарегистрирована в Роскомнадзоре? Проверим сведения в реестре, сопоставим их с фактической обработкой ПДн и определим, нужно ли подать первичное уведомление или актуализировать существующую запись

Проверить

• Шаг 1. Назначьте ответственного за организацию обработки персональных данных. Им может быть руководитель компании, штатный юрист, IT-специалист или специально назначенный сотрудник. Функция закрепляется приказом. Индивидуальные предприниматели и самозанятые считаются ответственными автоматически.

• Шаг 2. Подготовьте документы по персональным данным. До подачи уведомления утвердите политику обработки, положение об обработке и защите, приказы о назначении ответственных, формы согласий, журналы учета. Данные в уведомлении должны совпадать с этими документами.

• Шаг 3. Авторизуйтесь на портале Роскомнадзора. Войдите туда через Госуслуги с подтвержденной учетной записью или с помощью квалифицированной электронной подписи. Если уведомление подается с аккаунта физлица на Госуслугах, он должен быть привязан к профилю организации.

• Шаг 4. Заполните форму уведомления. Последовательно внесите сведения об операторе, целях обработки, категориях данных и субъектов, правовых основаниях и мерах защиты. Не копируйте чужие формулировки — описывайте реальные процессы.

• Шаг 5. Проверьте данные перед отправкой. Сверьте ИНН, ОГРН и адрес с выпиской из ЕГРЮЛ. Убедитесь, что каждая цель обработки должна быть привязана к конкретному правовому основанию, а также к соответствующим категориям ПДн и субъектов. 

• Шаг 6. Подпишите и отправьте уведомление. Для подписания используйте УКЭП или учетную запись Госуслуг. После отправки зафиксируйте номер заявки.

• Шаг 7. Дождитесь внесения в реестр. Срок рассмотрения — 30 календарных дней. Обязательно проверьте карточку оператора и убедитесь, что вас зарегистрировали в реестре РКН.

Важно! Мы разработали сервис «Мобиз» для бесплатной проверки контрагентов!

• Выгружайте отчеты.

• Добавляйте списки контрагентов.

• Проявляйте должную осмотрительность.

• Эти и другие возможности Мобиз доступны бесплатно!

Попробовать бесплатно

Реклама: АО «Консалтинг онлайн», ИНН: 2310203967, erid: 2W5zFJprrNd