Готовим и сдаем до 2 000 отчетов в месяц: рассказываем, как нам удается сделать все вовремя и ничего не упустить

Как строится работа в обычной компании и как у аутсорсеров?
2,1 тыс. 869
Готовим и сдаем до 2 000 отчетов в месяц: рассказываем, как нам удается сделать все вовремя и ничего не упустить

Как строится работа в обычной компании

Работа по подготовке отчетности в “стандартной” бухгалтерии выглядит следующим образом. Подходит срок сдачи отчета, бухгалтер отслеживает ее самостоятельно (некоторые доверяют программам, кто-то просто запоминает) и начинает готовить соответствующий отчет. Сам отправляет его в контролирующий орган и получает подтверждение тому, что отчет принят. В этом случае процессом полностью управляет человек - он отслеживает сроки и ставит себе задачи.

И это работает! У штатного или приходящего бухгалтера сложностей не возникает. Во-первых, потому что отчетов не так много - порядка 25 разновидностей, которые, более-менее, равномерно распределены в течение всего года. Во-вторых, небольшой объем работы, ведь штатный специалист и приходящий бухгалтер в среднем ведет бухгалтерии 1-3 организаций.

А как у аутсорсеров?

У аутсорсинговой компании ситуация совершенно другая. Есть два момента, по которым описанная выше схема просто не работает:

  1. Рассредоточенность обязанностей. Сама процедура подготовки и сдачи отчета включает в себя несколько этапов, которые осуществляют разные исполнители. Например, отчет готовит один специалист, сдает - второй, платежные документы на уплату налога формирует третий, за контроль приема документов ответственным органом отвечает четвертый.
  2. Количество отчетов, поскольку компаний на обслуживании у аутсорсера в десятки раз больше, чем у штатного или приходящего специалистов. Если рядовой бухгалтер в месяц сдает до девяти отчетов (в пиковый сезон), то бухгалтер в аутсорсинговой компании за этот же месяц может подготовить до 200 отчетов.

Из-за этих особенностей велика вероятность того, что часть отчетов бухгалтер может упустить (болезнь, отпуск, “закопался в бумажках” и т.д.), следуя описанной выше схеме работы с отчетностью. Кроме того, руководителю бухгалтеров это трудно отследить.

Наша компания прошла через этот опыт. Обычный вариант работы с отчетами срабатывал до тех пор, пока количество клиентов не выросло. После этого начались трудности и мы поняли, что нам не обойтись без стандартизации и создания единого информационного пространства для всех участников процесса.Чтобы не получилось, как говорил Аркадий Исаакович Райкин: “штанину пришивает один, рукава - другой, к пуговицам претензий нет, пришиты насмерть, не оторвешь. А за костюм никто не отвечает…”.

Изначально для автоматизации процессов наша компания использовала Microsoft Dynamics. Но в дальнейшем мы перенесли управление бизнес-процессами на платформу Bitrix. Это позволило фиксировать в этой CRM-системе не только взаимодействие с клиентом на этапе продаж, но и отслеживать все возникающие контакты, задачи и задания на этапе его обслуживания. Для управления мы написали и запустили робота (одного из многих, что мы разработали для помощи в управлении бухгалтерскими делами наших клиентов), который дирижирует всем процессом подготовки и сдачи отчетов:

  • 2 числа каждого месяца робот анализирует клиентскую базу по параметрам наших клиентов (режим налогообложения, регистрация в качестве работодателя и пр.) и формирует таблицу базы данных со всеми предстоящими отчетами в текущем месяце;
  • в отношении каждой созданной записи робот запускает бизнес-процесс. Он как “многорукий Шива” находит в нужный момент времени нужного исполнителя (с учетом присутствия на работе), формирует задачи, следит за сроками их выполнения на каждом этапе, при необходимости запрашивает у бухгалтеров нужную информацию (например, уточняет у бухгалтера какую сумму налога следует заплатить с учетом ранее совершенных платежей), пишет письма клиентам и т.д.

Каких результатов мы достигли

Внедрение подобного автоматизированного бизнес-процесса позволило решить ряд организационных вопросов, вопросов управления производством и контроля качества предоставляемых услуг. А именно:

  • процесс позволяет готовить и успешно сдавать до 2 000 отчетов ежемесячно, не опасаясь “потерять” какие-либо из них на любом этапе;
  • руководитель может быстро оценивать нагрузку на каждого сотрудника и вовремя ее координировать (это требуется крайне редко);
  • появилась возможность масштабировать бизнес, увеличивая клиентскую базу, не теряя при этом качества оказываемых услуг.

Справедливости ради, стоит отметить, что при достаточно высокой степени организации процессов иногда все же возникают непредвиденные ситуации, в которых и робот, и человек упускают ситуацию из под контроля и несвоевременно реагируют на “красные сигналы” системы. Иногда это приводит к штрафам за несвоевременную сдачу отчетности. В любом случае, наш клиент от этого не страдает, поскольку получает страховое возмещение от нашей компании. За последние полтора года было около десяти подобных страховых случая, по которым мы выплатили своим клиентам компенсации на общую сумму почти 240000 рублей.

Вы можете оценить эффективность своего бухгалтерского учета у специалистов Фингуру, пройдя экспресс аудит. Заявка по ссылке.

А есть ли трудности, с которыми сталкиваетесь вы при подготовке и сдаче отчетности? Расскажите о них и о том, как вы их преодолели.

Комментарии

16
  • OlgaBSh

    300 компаний? 2000 отчетов это +/- 300 компаний, не больше.

      • Nаdine

        Там 2000 тысяч :) Два миллиона то бишь. *задумчиво* а сколько у нас в России вообще юр.лиц? намного ли больше?? :)

        • Фингуру

          Спасибо, опечатку исправили

      • Nаdine

        Мне, честно говоря, тоже не очень понятно, как коллега считала. ОСНО (самая простенькая, без "кадастрового" имущества, акцизов, кучи отчётов в Росстат и забившая на военный учёт) - это 36 отчётов в год (12 сзв-м + 5*4 ежеквартальных + 4 годовых). Если 2000 поделить на 36, получится 55,56 :) компаний. Если на УСНО - всё то же самое, только 28 отчётов в год, тогда получается, что 2000 отчётов - это 71,43 компании :) Да, но люди-то написали про 2 млн отчётов в год! О_о более 50 тысяч фирм на обслуживании? хмммм.....

  • rcnrcn

    Такие вещи, на мой взгляд, не очень интересно измерять в отчётах. Как и описывать, что у вас есть свои CRM, планер в наше время :)

    Например, в начало каждого месяца стабильно начинаю со сдачи за 2-3 часа рабочего времени по 100-130 отчётов. Казалось бы, неплохая результативность - только это СЗВ-М на 1-5-10 людей. И удивительного в этом нет совсем ничего. Если в измерения по количеству добавлять всякий микробизнес, нулевые отчёты, можно неплохо раздувать показатели. Естественно аутсорсеры с количеством клиентов от нескольких десятков используют ПО для автоматизации.

    • Павел_Тимохин

      А что вы подразумеваете под словом "сдавать" отчеты? Судя по времени, которое указано, на сдачу одного отчета уходит чуть больше минуты. Интересно узнать в каких программах работаете? Потому что в 1С даже между базами переключиться и нужный раздел открыть как минимум минута требуется! А еще отчет нужно сформировать, проверить, подписать, дождаться отправки... Не меньше 5 минут на отчет (это я СЗВ-М имею ввиду и нулевые отчеты).

      А потом же нужно удостовериться, что все эти отчеты приняты! Тут вообще весело бывает - коллеги уже несколько месяцев "прекрасную" работу налоговой IT-системы обсуждают )))

      Здесь еще больше времени!

      Если, конечно, вы не из тех бухгалтеров, которые отчет отправили, а дальше хоть трава не расти.

      • rcnrcn

        Конкретно по описанной ситуации с СЗВ-М - работаю в Сбисе. Пять минут на него от создания до отправки - пускай, хотя при шустром компутере можно и в 1-2 вполне уложиться. Нулевые отчёты в принципе выгружаю массово в xml по реестрам из самописной crm (тоже автоматизация 

        • rcnrcn

          Что-то бОльшую часть моего комментария потёрли. Второй раз за 10 дней с тремя комментариями 

          • Надежда К

            Никто никакие комментарии не трет. Это никому не надо )) Вряд ли вы что-то разжигаете или используете нецензурную лексику )

            • rcnrcn

              Вот и я о том же, но комментарии явно частично стёрты. В первом, десятидневной давности, ещё ладно, там плохой совет давал - думал из-за этого. Но тут вообще ничего криминального не было.

              • Павел_Тимохин

                У меня тоже комменты затирались. Полагаю, что когда относительно долго пишешь, то происходит разлогинивание на клерке и часть коммента пропадает.

                Как вариант, можно коммент писать в каком-нибудь текстовом редакторе, а потом просто копировать в пост.

                • rcnrcn

                  Я видел полную версию комментария опубликованной - в течение 2-3 минут после публикации. Потом, позже заходя на сайт, уже вижу урезанный вариант. Недельный комментарий из трёх абзацев до двух-трёх слов урезало, тут сохранилось поболее.

            • Старый ворчун

              Тем не менее некоторая недостача присутствует, я тоже заметил. Закономерность пока не уловил.

              И большая просьба: если всё же трёте, то так и пишите "комментарий удален". Ибо молчаливое исчезновение информации может означать наличие вируса, что ещё хуже, чем цензура.

  • Антон

    Никаких отличий не увидел. Как автор верно заметил, "некоторые доверяют программам", тому же Битрикс24, задачам в outlook и прочим аналогам.

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 

Суммы налогов, которые излишне уплачены в составе ЕНП, по сути переплата в бюджет, они образуют на ЕНС положительного сальдо. Такую переплату можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущей задолженности, которая будет сформирована. 

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 
8

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Директора подразделения «Росатома» арестовали за взятку

Топ-менеджера структурного подразделения ГК «Росатом» заключили под стражу до 26 мая 2024 года. Его подозревают в получении взятки в особо крупном размере.

9

Фиктивная сотрудница, ничего не делая, за год «заработала» более 500 000 рублей

В Сочи направлено в суд уголовное дело о мошенничестве при трудоустройстве.

42
Лучшие спикеры, новый каждый день

Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

22

😠 Если ИП на УСН «доходы» закроется в январе 2025 года, его вычет на взносы 1% просто сгорит. Бухгалтеры возмущены

Взносы ИП 1% за 2024 год налог по УСН за 2024 год не уменьшают. Они пойдут на уменьшение налога только за 2025 год. Если конечно там будет, что уменьшать.

22

Центробанк снова продлил ограничения на перевод средств за рубеж

Ограничения на денежные переводы за границу будут действовать еще 6 месяцев — до 30 сентября 2024 года.

30
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов

Каждая компания хочет получать больше прибыли и платить меньше налогов. Но чтобы сделать это законно, нужно знать, какими способами можно снизить налоговую нагрузку на бизнес. 

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов
28

ФАС требует от Ozon объяснений по введению сбора в ПВЗ

Представители рынка электронной торговли направили в ФАС жалобу на Ozon, который установил сервисные сборы для владельцев пунктов выдачи заказов.

46

Тонкое искусство управления дедлайнами

Ежедневники, блокноты, календари, заметки в телефоне, стикеры, бумажечки и даже тыльная сторона ладони… Все это — инструменты, которые многие используют для фиксирования важных событий и дат. При таком управлении дедлайнами постоянная спешка, опоздания по срокам и недовольные клиенты — неизменные компаньоны. Далее расскажем, как от них избавиться.

Тонкое искусство управления дедлайнами
34

Предприниматели оформили рекордное число кредитов с плавающей ставкой

Число кредитов, процентная ставка которых привязана к ключевой, уже выросла почти до 50%. Бизнес уверен, что ЦБ снизит ключевую ставку, а вместе с ней сократятся проценты по займам.

45
УСН

ИП на УСН «доходы» не нужно заявление на зачет взносов 1%

Срок уплаты взносов ИП 1% с дохода свыше 300 тысяч рублей за 2023 год – 01.07.2024. Но можно не тянуть до последнего, а оплатить уже сейчас.

85

Chanel завершает свой бизнес в России

Компания Chanel решила полностью уйти с российского рынка. Ей могут грозить неустойки по договорам аренды, которые оценивают в десятки миллионов рублей.

126
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать

В малом бизнесе владелец может учитывать все финансовые движения в уме. Однако когда операции разрастаются, а их отслеживание становится сложным, приходит время заняться финансовым планированием.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать
22
НДФЛ

Оплата вынужденного прогула облагается НДФЛ

Если увольнение сотрудника было признано незаконным и через суд он добился восстановления и оплаты вынужденного прогула, то такая оплата – это облагаемый НДФЛ доход.

44

❗ Компания может попасть на штраф, если при переходе на ЕНС переплату по одному налогу ФНС зачла в счет долга по другому

За неумышленную неуплату налога из-за занижения базы или иного неправильного исчисления предусмотрен штраф 20% от суммы налога (по п. 1 ст. 122 НК).

138

Сколько длится дело по субсидиарке? Что приводит к затягиванию суда

Длительность рассмотрения дела связана с разными факторами. Разберем, что приводит к затягиванию рассмотрения дела в суде

26

Объявления об онлайн-продаже табака могут заблокировать без решения суда

Чтобы заблокировать интернет-ресурс с информацией о дистанционной продаже табачной продукции, понадобится больше 3-х месяцев. Власти хотят ввести механизм внесудебной блокировки — такой же, какой сейчас действует в отношении алкоголя.

33

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Маяковский считал, что театр — это не отображающее зеркало, а увеличительное стекло. Если продолжить эту мысль поэта, то юмор — это не отображающее зеркало и даже не увеличительное стекло.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент
315

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
158

Интересные материалы

НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

193