Готовим и сдаем до 2 000 отчетов в месяц: рассказываем, как нам удается сделать все вовремя и ничего не упустить

Как строится работа в обычной компании и как у аутсорсеров?
2,1 тыс.
Готовим и сдаем до 2 000 отчетов в месяц: рассказываем, как нам удается сделать все вовремя и ничего не упустить

Как строится работа в обычной компании

Работа по подготовке отчетности в “стандартной” бухгалтерии выглядит следующим образом. Подходит срок сдачи отчета, бухгалтер отслеживает ее самостоятельно (некоторые доверяют программам, кто-то просто запоминает) и начинает готовить соответствующий отчет. Сам отправляет его в контролирующий орган и получает подтверждение тому, что отчет принят. В этом случае процессом полностью управляет человек - он отслеживает сроки и ставит себе задачи.

И это работает! У штатного или приходящего бухгалтера сложностей не возникает. Во-первых, потому что отчетов не так много - порядка 25 разновидностей, которые, более-менее, равномерно распределены в течение всего года. Во-вторых, небольшой объем работы, ведь штатный специалист и приходящий бухгалтер в среднем ведет бухгалтерии 1-3 организаций.

А как у аутсорсеров?

У аутсорсинговой компании ситуация совершенно другая. Есть два момента, по которым описанная выше схема просто не работает:

  1. Рассредоточенность обязанностей. Сама процедура подготовки и сдачи отчета включает в себя несколько этапов, которые осуществляют разные исполнители. Например, отчет готовит один специалист, сдает - второй, платежные документы на уплату налога формирует третий, за контроль приема документов ответственным органом отвечает четвертый.
  2. Количество отчетов, поскольку компаний на обслуживании у аутсорсера в десятки раз больше, чем у штатного или приходящего специалистов. Если рядовой бухгалтер в месяц сдает до девяти отчетов (в пиковый сезон), то бухгалтер в аутсорсинговой компании за этот же месяц может подготовить до 200 отчетов.

Из-за этих особенностей велика вероятность того, что часть отчетов бухгалтер может упустить (болезнь, отпуск, “закопался в бумажках” и т.д.), следуя описанной выше схеме работы с отчетностью. Кроме того, руководителю бухгалтеров это трудно отследить.

Наша компания прошла через этот опыт. Обычный вариант работы с отчетами срабатывал до тех пор, пока количество клиентов не выросло. После этого начались трудности и мы поняли, что нам не обойтись без стандартизации и создания единого информационного пространства для всех участников процесса.Чтобы не получилось, как говорил Аркадий Исаакович Райкин: “штанину пришивает один, рукава - другой, к пуговицам претензий нет, пришиты насмерть, не оторвешь. А за костюм никто не отвечает…”.

Изначально для автоматизации процессов наша компания использовала Microsoft Dynamics. Но в дальнейшем мы перенесли управление бизнес-процессами на платформу Bitrix. Это позволило фиксировать в этой CRM-системе не только взаимодействие с клиентом на этапе продаж, но и отслеживать все возникающие контакты, задачи и задания на этапе его обслуживания. Для управления мы написали и запустили робота (одного из многих, что мы разработали для помощи в управлении бухгалтерскими делами наших клиентов), который дирижирует всем процессом подготовки и сдачи отчетов:

  • 2 числа каждого месяца робот анализирует клиентскую базу по параметрам наших клиентов (режим налогообложения, регистрация в качестве работодателя и пр.) и формирует таблицу базы данных со всеми предстоящими отчетами в текущем месяце;
  • в отношении каждой созданной записи робот запускает бизнес-процесс. Он как “многорукий Шива” находит в нужный момент времени нужного исполнителя (с учетом присутствия на работе), формирует задачи, следит за сроками их выполнения на каждом этапе, при необходимости запрашивает у бухгалтеров нужную информацию (например, уточняет у бухгалтера какую сумму налога следует заплатить с учетом ранее совершенных платежей), пишет письма клиентам и т.д.

Каких результатов мы достигли

Внедрение подобного автоматизированного бизнес-процесса позволило решить ряд организационных вопросов, вопросов управления производством и контроля качества предоставляемых услуг. А именно:

  • процесс позволяет готовить и успешно сдавать до 2 000 отчетов ежемесячно, не опасаясь “потерять” какие-либо из них на любом этапе;
  • руководитель может быстро оценивать нагрузку на каждого сотрудника и вовремя ее координировать (это требуется крайне редко);
  • появилась возможность масштабировать бизнес, увеличивая клиентскую базу, не теряя при этом качества оказываемых услуг.

Справедливости ради, стоит отметить, что при достаточно высокой степени организации процессов иногда все же возникают непредвиденные ситуации, в которых и робот, и человек упускают ситуацию из под контроля и несвоевременно реагируют на “красные сигналы” системы. Иногда это приводит к штрафам за несвоевременную сдачу отчетности. В любом случае, наш клиент от этого не страдает, поскольку получает страховое возмещение от нашей компании. За последние полтора года было около десяти подобных страховых случая, по которым мы выплатили своим клиентам компенсации на общую сумму почти 240000 рублей.

Вы можете оценить эффективность своего бухгалтерского учета у специалистов Фингуру, пройдя экспресс аудит. Заявка по ссылке.

А есть ли трудности, с которыми сталкиваетесь вы при подготовке и сдаче отчетности? Расскажите о них и о том, как вы их преодолели.

Комментарии

16
  • Olgabsh 21 июн. 2019 г. в 00:22

    OlgaBSh

    • Павел_Тимохин 21 июн. 2019 г. в 14:00
      • Nаdine 21 июн. 2019 г. в 15:31
        • Фингуру 24 июн. 2019 г. в 14:16
      • Nаdine 22 июн. 2019 г. в 08:13
  • rcnrcn 21 июн. 2019 г. в 06:44
    • Павел_Тимохин 21 июн. 2019 г. в 13:49
      • rcnrcn 21 июн. 2019 г. в 17:14
        • rcnrcn 21 июн. 2019 г. в 20:46
          • Над.К
            Сотрудник
            21 июн. 2019 г. в 21:35

            Надежда ККлерк

            • rcnrcn 21 июн. 2019 г. в 22:06
              • Павел_Тимохин 23 июн. 2019 г. в 17:33
                • rcnrcn 24 июн. 2019 г. в 08:28
            • Старый ворчун 24 июн. 2019 г. в 10:23

              Нет

  • AntonDr 21 июн. 2019 г. в 07:20

    Антон

    • Павел_Тимохин 21 июн. 2019 г. в 14:01
Упс, комментировать могут только зарегистрированные пользователи, пожалуйста, .
Общество

Особенности открытия банковского счета в латинской Америке (Бразилия, Чили, Аргентина, Мексика)

Латинская Америка привлекает внимание многих, кто рассматривает возможность переезда или инвестиций в этот регион. Однако, когда дело касается открытия банковского счета в странах, таких как Бразилия, Чили, Аргентина и Мексика, существуют свои особенности и правила, которые стоит учесть.

Особенности открытия банковского счета в латинской Америке (Бразилия, Чили, Аргентина, Мексика)

🎁Диплом — лучший подарок, который бухгалтер может сделать себе

Предновогодняя акция на курсы профессиональной переподготовки, чтобы вы записались по самым выгодным ценам до 10 декабря.

Мероприятия

Актуальные мероприятия для бухгалтеров Добавить мероприятие

Новости мировых финансов. Обзор прошедшей недели

В МакДаке — элитный кофе, у Грефа провал, в Европе — Робин Гуд, в РФ - неизвестные китайцы, а в Париже — пончики

Маркетинг

Крупному бизнесу запретят поднимать цены сразу на 30%

ФАС будет следить за ценами на продукты из списка, который сформирует правительство. Компании могут оштрафовать до 0,03% от суммы выручки, но не меньше 50 тысяч рублей.

Инвестиции

Налоговые аспекты донатов. Мнение ФНС: чем инвестиции отличаются от пожертвования

«Да не оскудеет рука дающего» — это пожелание-надежда вполне подходит для компьютерной и киберспортивной индустрии. Развитие интернета и платежных инструментов позволяет напрямую обращаться к аудитории за деньгами.

Маркетинг

У блогерских агентств появилась саморегулируемая организация

В Ассоциацию блогеров и агентств уже входят 46 тысяч агентов и 50 тысяч инфлюенсеров.

ФНС проведет массовый расчет транспортного и земельного налога за 2023 год

Организациям в 2024 году пришлют сообщения об исчисленных суммах за транспортный, земельный налог и по налогу на имущество организаций по кадастровой стоимости.

Новые видео от экспертов каждый день
РСВ

До 25 января главы КФХ должны сдать РСВ на фиксированные взносы

ИП не отчитываются за фиксированные взносы, а главы КФХ должны отчитаться.

Госзакупки

Закупки товаров и услуг стали самой коррумпированной сферой в 2023 году

Бизнес-сообщество решило, что закупки по 223-ФЗ самые коррумпированные. Также взятки берут за выдачу лицензий, разрешений, справок и аккредитаций.

Безработные могут брать краткосрочные подработки и сохранять пособие

Раньше нельзя было брать разовые подработки и при этом получать пособие по безработице. Теперь можно работать до пяти дней и сохранить выплаты.

Можно ли сейчас подать заявление на возврат или на уменьшение патента в 2023 году?

Добрый день. В 2022г полностью оплачены ФП и патент. Можно ли сейчас подать заявление на возврат или на уменьшение патента в 2023 году?

Инвестиции

Рубль в коридоре, IPO Совкомбанка и Мосгорломбарда, криптокосмос, недвижимость, новые облигации, КС, дивиденды. Воскресный инвестдайджест

Рубль отрицательно укрепляется вторую неделю подряд, спрос на акции Совкомбанка на IPO превысил предложение в несколько раз, биткоин устремился в открытый космос, объявил об IPO Мосгорломбард, льготным ипотечникам стали прикручивать гайки, выходят новые выпуски облигаций.

Можно ли указывать дополнительные ОКВЭДы как основной вид деятельности?

Добрый день! Вопрос по учётной политике. Если же сама устанавливаю счета затрат что учитываю на 20 счете, что на 25, а что на 26 (ООО)?

Лайфхаки для работы с 1С

1С - это самая популярная система автоматизации бизнеса в России. Она используется в различных отраслях, от торговли и производства до здравоохранения и образования. 1С - это мощный инструмент, который может помочь вам автоматизировать многие бизнес-процессы и повысить эффективность работы.

272
Бесплатно с Учет расходов

Новогодние расходы организации: отражение в учете, налогообложение

Перед новым годом компании часто дарят подарки сотрудникам и их детям, а также украшают помещения. Разберем бухгалтерский и налоговый учет расходов на создание новогодней атмосферы.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Бесплатно с Имущественный вычет

Как получить упрощенный вычет по НДФЛ. Мини-курс

В мини-курсе рассказываем, как получить упрощенный налоговый вычет по НДФЛ.

Как получить упрощенный вычет по НДФЛ. Мини-курс
IT-компании

Чтобы правильно задать вопрос, нужно знать большую часть ответа

Роберт Шекли — гениальный писатель «short stories». Не знаю, получится ли у меня так коротко и лаконично описать вечную проблему, которая возникает между руководителями мелкого и среднего бизнеса и программистами, которых они привлекают в надежде улучшить бизнес-процессы и получить больше прибыли.

Чтобы правильно задать вопрос, нужно знать большую часть ответа

Правовые аспекты продажи новогодних подарков ИП на патенте

Рассмотрение вопроса о возможности оформления документов для продажи новогодних подарков юридическим лицам индивидуальным предпринимателем на патенте и налоговые последствия таких операций.

Обучение для бухгалтеров

🎄«Клерк» объявляет зимнюю акцию и дарит скидки на лучшие курсы и подписку Клерк.Премиум!

Скидки до 80% на курсы повышения квалификации и профпереподготовки для бухгалтеров. Успейте записаться по самым выгодным ценам до 10 декабря.

🎄«Клерк» объявляет зимнюю акцию и дарит скидки на лучшие курсы и подписку Клерк.Премиум!

Анализ налоговых рисков: причем здесь юрист?

Совершенно понятным и оправданным является желание налогоплательщика избежать проблем с налоговой инспекцией, не дожидаясь их возникновения.