В Альфа-Лизинге искусственный интеллект проверяет «первичку» за бухгалтеров. За 2 минуты делает то, на что человек тратит 20

Задача. Речь в статье пойдет о бухгалтерах из отдела учета основных средств розничного лизинга. Они вручную проверяли первичную документацию, прежде чем отразить факт хозяйственной операции в учетной системе. Обрабатывали 30–40 документов в день, на каждый из них тратили около 20 минут. В компании поставили задачу освободить специалистам время на другие задачи.

Решение. В Альфа-Лизинге сделали AI-портал для бухгалтеров. Написали нейросети инструкцию по обработке первичной документации и разрешили использовать компьютер: открывать «1С» и Excel, видеть экран, двигать курсором. А чтобы работе нейросети можно было доверять, наказали ей брать актуальные реквизиты компаний в сервисе «Дадата».  

Результат. Обработка «первички» теперь занимает пару минут. Специалист загружает скан документа в чат с нейросетью и пишет, например, «Обработай УПД». Получает готовый чек-лист выполненных проверок и отчет с данными, который можно сразу загружать в «1С». Одна такая обработка обходится компании в 13 ₽.

Альфа-Лизинг передает автомобили, спецтехнику и оборудование в лизинг юридическим лицам. Каждая передача, выкуп, возврат, изъятие автомобиля или техники порождают первичную документацию: товарные накладные, счета-фактуры, акты приемки, УПД — универсальные передаточные документы. 

В бухгалтерии Альфа-Лизинга работает отдел учета основных средств розничного лизинга. Задача специалистов отдела — своевременно и корректно зафиксировать факт хозяйственной операции в системе учета. Это делают на основании первичных документов: вносят данные из них в «1С:ERP». 

Прежде чем перенести сведения в учетную систему, бухгалтеры проверяют документы на ошибки. Это важно, чтобы избежать проблем:

• например, если в УПД неправильно рассчитали НДС, налоговая откажет в вычете, начислит пени и штраф 20% от неуплаченной суммы налога;

• если УПД написали неверную дату, расход запишут в «чужой» период. Потом бухгалтеру придется подавать уточненную декларацию;

• если в счете указали неправильные реквизиты контрагента, оплата уйдет другому юрлицу. Еще возможны претензии по зеркальным документам, бухучету и налогам.

Раньше сотрудники Альфа-Лизинга вручную обрабатывали первичную документацию. За день проверяли 30–40 документов. На один документ порой тратили более 20 минут. 

Сложность заключается в том, что проверка условного УПД — процесс из десятка этапов. Нужно найти сведения о сделке во внутренних системах Альфа-Лизинга, а затем внимательно сверить с информацией в самом документе. Например, для каждого УПД бухгалтеру приходилось:

• перепечатать данные со скана;

• найти договор в «1С» и убедиться, что в нем указаны те же юрлица, что в УПД. Заодно сравнить марку и модель авто;

• взять паспорт транспортного средства в CRM и сравнить VIN автомобиля;

• пересчитать цены и НДС;

• проверить актуальность реквизитов;

• сверить дату в УПД с датой реальной отгрузки;

• убедиться, что в УПД стоят подписи сторон;

• проверить прослеживаемость на сайте ФНС;

• подобрать классификатор основных фондов и амортизационную группу для бухучета. 

Отдельно остановимся на этапе, где бухгалтеры проверяли реквизиты контрагентов. 

Реквизиты попадают в первичную документацию из «1С». А там они появляются, когда сотрудник заводит карточку контрагента в самом начале сделки. Сведения подтягиваются автоматически из сервиса «Дадата». Сервис берет реквизиты в ЕГРЮЛ, они правильные и актуальные. Поэтому на первый взгляд может показаться, что перепроверять ничего не нужно. 

Однако лизинговую сделку могут заключать от нескольких часов до нескольких месяцев — за это время реквизиты в «1С» могут устареть. Например, компания может изменить юридический адрес или КПП. Тогда нужно как минимум внести актуальные реквизиты в «1С», а то и переделать исходный документ: расхождения между учетом и первичной документацией наказывают штрафом в 5–20 тыс. ₽ по КоАП. Поэтому специалисты получали выписки о компаниях из ЕГРЮЛ и сверяли с реквизитами в «первичке». 

В Альфа-Лизинге подумали, что можно делегировать обработку первичной документации нейросетям. 

К этому моменту в корпоративном мессенджере компании уже работали классические ИИ-боты — чаты с нейросетью. Правда, в обработке первичной документации эти боты не особо помогали. Нейросеть, конечно, могла сверить одни данные с другими и выдать вердикт. Но сотруднику все равно приходилось самостоятельно присылать в чат с ИИ все сведения из «1С», CRM и ЕГРЮЛ. 

«Бизнес-процессы живут не в чат-окне. Они — в Jira, Confluence, „1С:ERP“, Excel, Grafana, OpenSearch. Поэтому «копипаст» между ИИ и рабочими инструментами убивает adoption. Люди пробуют, говорят „Прикольно“ и возвращаются к старым привычкам» — Николай Ямброськин, руководитель цифровых инноваций ГК Альфа-Лизинг

Чтобы помочь сотрудникам с обработкой первичной документации, в Альфа-Лизинге сделали AI-портал с Computer Use. Это значит, что помимо чата нейросети выдали целый компьютер, разрешили самостоятельно заходить во внутренние системы Альфа-Лизинга, извлекать данные, сверять и упаковывать результат работы в excel-файлы.

В качестве интерфейса взяли форк Open WebUI, который адаптировали под собственные требования: 

Когда бухгалтер начинает чат на AI-портале, за кулисами разворачивается изолированный контейнер — выделенная виртуальная машина с операционной системой, браузером и инструментами. Среди таких инструментов — ERP, CRM и сервис «Дадата».  

Контейнером управляет AI-агент, который использует одну из 80 LLM: от Claude Opus и локальной Qwen 3.5 до vision-моделей.

Обработку УПД упаковали в отдельный навык — скилл. Это такая пошаговая инструкция для нейросети: 

Благодаря скиллу сотруднику не нужно каждый раз объяснять ИИ, как проверять документы. Достаточно загрузить скан в чат и написать, например, «Обработай УПД». В ответ нейросеть запустит «конвейер» из восьми шагов:

1. Прогонит скан через OCR и извлечет данные через Vision AI — собственную модель или модель «Яндекса» для сложных случаев с рукописным текстом.

2. Посчитает арифметику НДС.

3. Найдет договор в «1С:ERP».

4. Найдет VIN по четырем базам CRM.

5. Получит актуальные реквизиты контрагентов в сервисе «Дадата». Об этом еще ниже подробнее расскажем.  

6. Посмотрит прослеживаемость на сайте ФНС. 

7. Подберет код ОКОФ для бухучета и амортизационную группу по актуальным классификаторам.

8. Сделает 30 разных проверок. 

Результат работы скилла — резюме: можно принимать документ к учету или нужно отправить его на доработку. Заодно ИИ присылает бухгалтеру excel-файл с данными для загрузки в «1С»:

Нейросети сами обращаются в сервис «Дадата» за актуальными реквизитами компаний. Отправляют сервису ИНН, который извлекли из документа на этапе OCR. В ответ получают вагон информации об организации: от реквизитов до финансовой отчетности.

Сервис подключили по протоколу MCP, у «Дадаты» есть свой облачный MCP-сервер. Так удобнее, чем разрабатывать и поддерживать самописный коннектор. 

ИИ сам решает, обращаться ли в «Дадату» за данными — соотносит задачу с описанием инструментов. Но если задача многосоставная, в скилле прописывают, что нужно постучаться в «Дадату» за реквизитами. Например, в скилл обработки первичной документации «Дадату» записали одним из восьми этапов.

«Дадату» выбрали в качестве источника данных по трем причинам: 

1. В компании хорошо знакомы с сервисом, используют наши инструменты с 2018 года.

2. «Дадата» каждый день обновляет справочники —  получает свежие реквизиты компаний от ФНС. Это важно, чтобы не принять к учету документ с устаревшими реквизитами.

3. Лимиты запросов выше, чем у аналогов. Например, реквизиты 10 000 компаний в день можно получать бесплатно. 

Теперь на обработку первичной документации бухгалтеры тратят меньше сил: вместо 20 минут ручной работы достаточно загрузить скан документа и подождать пару минут. Одна такая проверка обходится в 13 ₽. В день специалисты обрабатывают те же 30–40 документов, что и раньше, зато у них освободилось время на другие задачи. 

Следующий шаг — обработка первичной документации без участия людей: агент в N8N будет сам принимать документы, проверять и загружать в «1С».

Реклама: ООО «Дейта Кью», ИНН 7721581040, erid: 2W5zFGers8D