Обязательный переход на ЭПД в 2026 году - требования, особенности и риски

Введение обязательного электронного оформления перевозочных документов уже близко. При грамотной организации проекта обязательная цифровизация может стать инструментом для оптимизации трудозатрат и сокращения расходов на документооборот.

О поправках в законодательстве, особенностях и рисках перехода на ЭПД в 1С, рассказывает Екатерина Кандыба, руководитель отдела Сопровождения 1С компании Инфостарт.

Переход на электронные перевозочные документы: какие требования уже действуют, и к чему нужно готовиться в ближайшее время

Обязательный переход на электронные транспортные накладные и путевые листы закреплен в законодательстве и должен вступить в силу 1 сентября 2026 года. С этого момента перевозочные документы должны будут оформляться только в электронном виде. Исключения для этого требования могут быть установлены Минтрансом позднее.

При этом переход на ЭДО в перевозках – лишь один из этапов масштабной государственной программы цифровизации транспортно-логистической отрасли. Сейчас в России создается Национальная цифровая транспортно-логистическая платформа, или система «ГосЛог», на базе которой планируется запустить множество разнообразных сервисов и средств управления для всех участников рынка перевозок.

Часть законодательных документов, регламентирующих работу платформы, находится в стадии рассмотрения, а некоторые уже приняты и начнут действовать в скором времени. Так, в силу вступили поправки в федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности», которые предполагают следующие нововведения:

• с 1 сентября 2025 года действуют ограничения на организацию перевозок грузов и экспедиционных услуг, связанных с предметами и веществами, изъятыми из гражданского оборота, например, оружия или взрывоопасных веществ;

• с 1 марта 2026 года вводится обязательная регистрация в реестре участников транспортно-экспедиционной деятельности – официально перевозками смогут заниматься только юридические лица и индивидуальные предприниматели, включенные в этот специальный реестр;

• и самое масштабное нововведение – обязательный переход с 1 сентября 2026 года на электронные перевозочные документы, включая транспортную накладную и путевой лист, для всех участников перевозок (отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов).

После полномасштабного перехода на транспортный ЭДО цифровизацию на платформе «ГосЛог» предполагается продолжить. Разработчики этой инициативы планируют добавить аналитику и прогнозирование, управление инцидентами и приоритетами доставки для социально-значимых грузов, а также другие возможности. Полное описание всех запланированных на «ГосЛоге» сервисов можно посмотреть в Проекте документа на портале законодательных инициатив.

«ГосЛог». Национальная цифровая транспортно-логистическая платформа (НЦТЛП). Основные этапы создания новой платформы. Источник: tadviser.ru

Как будет работать транспортный ЭДО и как организовать переход на электронные документы с пользой для бизнеса

С 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы станет обязательным для всех видов коммерческих грузоперевозок. Он охватит авиационные и железнодорожные грузовые накладные, заказы и заявки на автомобильные перевозки, а также экспедиторские документы.

Общая схема работы с электронными перевозочными документами будет выглядеть так:

• грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и другие участники рынка должны быть подключены к государственной системе через сервис своего оператора ЭДО; их задача – формировать ЭПД в виде файлов обмена и подписывать их квалифицированной электронной подписью (КЭП);

• сервис оператора ЭПД следит за тем, чтобы отправленные документы соответствовали утвержденному формату, проверяет корректность электронной подписи, которой подписан файл обмена и автоматически формирует QR-код, в котором зашифрованы сведения об электронном перевозочном документе;

• водитель может предъявить такой QR-код на мобильном устройстве по требованию сотрудника ГИБДД; водителям для работы с системой и подтверждения приема груза достаточно простой ЭП или неквалифицированной (НЭП).

Несмотря на то, что требования по обязательному переходу на электронные перевозочные документы начнут действовать только с 1 сентября 2026 года, откладывать подготовку не стоит: при позднем старте времени на подготовку может оказаться недостаточно. Даже для небольших компаний внедрение ЭПД – это сложный и многоэтапный процесс, поскольку для достижения результата необходимо последовательно решить несколько разнородных и непростых задач.

Один из вариантов при организации такого проекта – это обращение к специалистам, которые уже имеют необходимый опыт. Эксперты Инфостарта обладают необходимыми компетенциями в области внедрения ЭПД  на базе решений 1С и могут значительно ускорить и облегчить переход.

Переход на ЭПД: этапы, трудности и риски

Если описывать ключевые этапы по переходу на электронные перевозочные документы, то наиболее значимыми здесь будут такие:

• На первом этапе потребуется проанализировать действующие процессы подготовки транспортных документов, с учетом того, кто, когда и с помощью каких технических средств работать с каждым документом, а при необходимости предусмотреть изменения сложившихся процессов. Эти изменения требуется согласовать, протестировать и доработать. 

• После проработки методической части нужно приобрести необходимые программные сервисы для обмена документами и оформления квалифицированной электронной подписи, а также оформить для этого необходимые бумажные документы в ФНС и коммерческих удостоверяющих центрах. Затем специалисты должны настроить сервисы и интегрировать с учетной системой, чтобы исключить дублирование данных и снизить вероятность ошибок.

• Отдельным этапом требуется продумать аппаратную часть – работу с устройствами, которые требуются для транспортного ЭДО. Речь идет о планшетах или смартфонах для водителей, дополнительных источниках питания, средствах для удаленной работы и стабильном доступе к интернету. Все это должно быть в наличии и исправно, а на случай утери или кражи необходимо предусмотреть соответствующие регламенты и ответственность.

• Когда все технически будет готово, можно переходить к обучению сотрудников. Здесь нужно учесть, что у некоторых может полностью отсутствовать опыт работы с ИТ-сервисами, электронными подписями и учетными системами. Новых пользователей Инфостарт обучит и поможет закрепить полученные знания на практике.

Важно учитывать, что в процессе перехода потребуется не только базовое обучение сотрудников, но и постоянная сервисная поддержка – как на этапе запуска системы, так и при дальнейшем переходе к штатной работе. При обращении в Инфостарт данную поддержку оказывают наши специалисты, но вы можете организовать внутри компании линию консультаций по транспортному ЭДО или привлечь других внешних специалистов.

Полное сопровождение проекта могут осуществлять консультанты Инфостарта. География работы по всей России, проверенные программы обучения и регулярные вебинары о новых возможностях решений позволяют организовать переход на ЭПД с минимальными затратами.

Внедрение электронных перевозочных документов дает компании не только выполнение требований законодательства, но и практические преимущества:

• появление расширенной аналитики, позволяющей объективно оценивать эффективность сотрудников и выявлять причины отклонений;

• снижение трудозатрат на документооборот за счет экономии времени и человеческих ресурсов, которые зачастую являются одними из самых дорогих и дефицитных в организации;

• оптимизация взаимодействия между подразделениями и контрагентами, необходимая для полноценного перехода на ЭДО.

В конечном итоге это позволит сократить затраты по логистическому направлению и одновременно повысить мотивацию сотрудников, вовлекая их в развитие компетенций в востребованной ИТ-сфере, связанной с электронным документооборотом.

Финансовый аспект перехода ЭПД: из чего складываются затраты, и какие преимущества дает внедрение электронных перевозочных документов

Министерство транспорта Российской Федерации позиционирует переход на электронный документооборот в логистике как часть Транспортной стратегии на период до 2030 года. В качестве целей при переходе на ЭПД, обозначены:

• увеличение пропускной способности магистральных направлений на 15%;

• увеличение средней скорости доставки грузов до 470 км в сутки;

• перевод 90% документооборота в электронный вид;

• экономия бизнесом за счет сокращения расходов на бумагу 170 млрд рублей ежегодно;

• сокращение транспортно-логистических издержек в ВВП до 11,2%.

По оценкам  Минтранса, оформление одного бумажного документа сегодня обходится примерно в 700 рублей, тогда как его электронный аналог стоит около 15 рублей. Разница показывает очевидную экономическую выгоду перехода на электронный обмен для всех участников перевозочного процесса.

Однако, чтобы перейти на более экономичный электронный формат и одновременно выполнить требования законодательства, компании необходимо приобрести определенный набор сервисов и услуг, обеспечивающих работу с электронными транспортными документами.

Практически все крупные операторы ЭДО в России предлагают полный комплект решений, необходимых для внедрения ЭПД – эти сервисы дополняют возможности учетной системы и обеспечивают необходимую функциональность. Однако если учет на предприятии ведется с использованием решений 1С, наименее трудозатратным и наиболее логичным будет организовать электронный обмен на основе сервисов, разработанных самой фирмой «1С».

Предлагаем на примере комплекса продуктов на платформе 1С:Предприятие посмотреть на то, из чего может складываться бюджет перехода на ЭПД в организации:

1С-ЭПД - сервис для обмена электронными перевозочными документами

Ключевым инструментом при переходе на электронные перевозочные документы становится сервис 1С-ЭПД, который максимально просто подключается к учетной системе 1С и позволяет работать со всеми утвержденными форматами электронных перевозочных документов для автотранспорта:

• электронный путевой лист;

• электронная транспортная накладная;

• электронная сопроводительная ведомость;

• электронный заказ-наряд;

• электронный заказ (заявка);

• электронный договор фрахтования.

После подключения сервиса создание, подписание, обмен документами, а также внесение в них изменений выполняются напрямую в 1С – без переключения в сторонние приложения и без необходимости использования дополнительных внешних обработок.

Фактически 1С-ЭПД становится частью учетной системы, обеспечивая максимально удобный и бесшовный переход на транспортное ЭДО. При изменении требований регулятора функциональность сервиса автоматически обновляется, что позволяет работать без дополнительных доработок и интеграций с внешними системами.

Полноценная интеграция сервиса электронных перевозочных документов с учетной системой важна не только для удобства пользователей, но и для снижения рисков ошибок при вводе данных. Для решений 1С такая интеграция уже реализована и поддерживается самой фирмой «1С», поэтому при использовании решений 1С нет необходимости переходить на другие программные решения. В случае же работы с сервисами сторонних операторов может потребоваться доплата и регулярная техническая поддержка таких обменов.

Отдельным преимуществом 1С-ЭПД является возможность настраивать для всех видов документов дополнительные реквизиты в пользовательском режиме без программирования – что особенно важно для соблюдения корпоративных регламентов.

Еще один значимый плюс сервиса – наличие мобильного приложения, доступного на iOS и на Android. Приложение позволяет работать с электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронным путевым листом (ЭПЛ), видеть всю историю документооборота перевозки под рукой. С его помощью можно согласовать погрузку, добавить замечания или отказаться от перевозки, показать QR-код с данными перевозки для проверки ГИБДД, быстро связаться с грузоотправителем или грузополучателем, а также построить маршрут до пункта назначения через Яндекс.Навигатор или Яндекс.Карты. Использовать мобильное приложение могут водители, механики, медики и ответственные за внесение показаний одометра.

Краткие итоги

Обязательный переход на электронные перевозочные документы – это уже не просто «тренд», а новая норма: государство выстраивает сквозной контроль и прослеживаемость перевозок через ГИС ЭПД и связанные инициативы вроде «ГосЛог». Требование станет полностью массовым с 1 сентября 2026 года, а 2026-й – ключевой год, чтобы пройти этот рубеж без сбоев.

Поэтому в первую очередь необходимо сделать три вещи (самим или через партнера):

1. Проаудитировать текущие логистические процессы и роли (кто формирует какие титулы),

2. Обеспечить КЭП/МЧД и готовность сотрудников «в поле» (водители, механики, медики, склад),

3. Запустить пилот на решениях 1С для транспортного ЭДО (в т.ч. 1С-ЭПД) с последующей донастройкой интеграций с другими сервисами и регламентов с контрагентами.

Чем раньше компания начнет внедрение, тем больше выиграет – в скорости оформления и оплаты, управляемости логистикой и снижении рисков в момент, когда обязательность станет повседневностью.

Реклама: ООО «Инфостарт-Сервис», ИНН: 7816642037, erid: 2W5zFGGots2