Топ-6 ошибок при работе с самозанятыми

В 2025 году индикатором недобросовестности заказчиков, ИП и фирм (по сути — работодателей) по смыслу приказа Минтруда от 28.11.2024 № 640н выступают:

• длительное, в среднем дольше трех месяцев, сотрудничество более чем с 35 самозанятыми;

• среднемесячные выплаты таким лицам достигают более 35 тыс. руб.;

• доход от ИП или фирмы — основной для самозанятого (составляет 90% и больше).

При этом в ТК до сих пор нет закрытого перечня признаков трудовых отношений. И быть его не может, так как о трудовых отношениях могут говорить самые разнообразные критерии. Но важно то, что какого-то одного фактора риска недостаточно, чтобы договор переквалифицировали в трудовой. Налоговая рассматривает реальные отношения между самозанятым и компанией и обращает внимание на совокупность критериев. 

Разберем топ-6 ошибок, которые допускают компании при работе с самозанятыми.

Очень распространенная ошибка: назвать договор гражданско-правовым, не обращая внимание на то, что фактически в нем написано. А там может быть, как показывает практика, вообще что угодно: упоминание зарплаты, требование соблюдать график, правила внутреннего распорядка, обязанность во всем подчиняться штатному сотруднику компании, прямое указание на «занимаемую должность» и прочее.

Пример таких судебных дел: постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 08.12.2023 № Ф03-5254/2023 по делу № А04-2860/2023, постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.02.2024 № Ф08-13833/2023 по делу № А53-10944/2023.

Основные рекомендации:

1. Исключите из договоров любые термины, которые ассоциируются с ТК. Ссылки на то, что так «привычнее», не примут ни чиновники, ни суды. 

2. Не устанавливайте самозанятому (формально свободному, самостоятельному исполнителю) фиксированное рабочее время, график сменности и т. п.

3. Не требуйте привязки к рабочему месту — присутствия в офисе или на производстве «от» и «до», быть на связи 24/7.

4. Не должно быть соцпакетов, материальной помощи, отпусков. 

5. Самозанятый должен работать на своем оборудовании. Если вы выдаете подотчет самозанятому подрядчику, поручая докупить что-то для фирмы, вы даете ему поручение. Это запрещено законом (п. 5 ч. 2 ст. 4 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). С того самого момента, как самозанятый выполнит поручение, он утратит право на НПД (ч. 19 ст. 5 закона № 422-ФЗ). Тогда у заказчика появляется обязанность уплатить с сумм, причитающихся физлицу, НДФЛ и взносы.

Некоторые компании идут на риск и передают исполнителю оборудование и инвентарь для выполнения задач в аренду. Для этого обязательно составляется договор, а передача инвентаря оформляется актом приема-передачи, который включает описание состояния объекта, его рыночную стоимость, срок и основание передачи.

Особое внимание налоговые органы обращают на регулярность и структуру выплат. Если заказчик платит самозанятому фиксированную сумму два раза в месяц, да еще и в те же даты, что и зарплату штатным специалистам, — бизнес могут проверить инспекторы.

Рекомендации:

• Оплачивайте услуги в зависимости от результата, по факту сдачи.

• Рассчитывайтесь в разные дни и только после подписания акта.

• При долгосрочном сотрудничестве проводите выплаты по мере выполнения этапов проекта.

• На каждую сумму должны быть и чек, и акт.

Даже добросовестные заказчики порой игнорируют то, что самозанятый не выставил чек, аннулировал его без оснований, указал неверный ИНН. Или того хуже — оформил чек на деятельность, не подпадающую под НПД. Все это тоже может повлечь доначисления, штрафы, пени.

Рекомендации:

• Храните все чеки. Не требуйте чеки до оплаты — это не предусмотрено законом о НПД.

• Проверяйте все чеки на корректность (ИНН, сумма, описание услуги), а также на достоверность. Это можно сделать путем сканирования QR-кода на документе. Если чек правильный, он откроется на сайте налоговой. 

• Если самозанятый аннулировал чек без оснований, но у вас есть документ, причем корректный, сумму выплаты все равно можно учесть в расходах. На это указывает письмо ФНС от 28.10.21 № ПА-4-20/15213.

Запрос справки о постановке на учет при заключении договора — правильный шаг, но этого недостаточно. Статус самозанятого может измениться в любой момент: например, при превышении лимита дохода в 2,4 млн руб. в год или переходе на режим ИП с УСН. В случае утраты права на применение НПД и отсутствия регистрации в качестве ИП компания-заказчик становится налоговым агентом исполнителя. Если заказчик пропустил этот момент, то может получить доначисления, штрафы и пени.

Рекомендация: проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой. Стоит указать в договоре на необходимость немедленного сообщения об утрате статуса самозанятого и ответственность, если исполнитель не сделает этого вовремя. А чтобы максимально снизить риски, делайте выплаты через Jump.Finance. Сервис автоматически проверит статус и лимит исполнителя перед каждой выплатой.

Массовые выплаты физическим лицам

Безналичные расчеты и электронный документооборот с исполнителями

Подключить

Одного договора с самозанятым недостаточно. Для подтверждения оказанных услуг или выполненных работ требуются акты, в случае рамочного договора — задания с описанием конкретной задачи. Часто заказчики допускают ошибку: задания формулируют поверхностно, а акты составляют формально — без конкретики. В результате проверяющие органы могут усомниться в обоснованности расходов и в законности сотрудничества по договору ГПХ.

Рекомендации: 

• Фиксируйте в договоре и заданиях конкретный объем, сроки и ожидаемый результат работы.

• Оформляйте акты с подробным описанием фактически выполненных работ или оказанных услуг.

Например, если исполнитель сделал рекламные макеты, в акте можно описать услугу так:

«3 рекламных макета по услугам и акциям ресторана Хюгге: скидка на осеннее меню, бесплатная ночная доставка, 3 сета по цене двух. 

Формат файлов — tiff. 

Сроки выполнения: с 29.09.2025 по 02.10.2025.»

Контролируйте, чтобы исполнитель подписывал акты в установленные сроки.

Нельзя оформлять договор с самозанятым, если он ваш сотрудник сейчас или работал у вас менее двух лет назад. Закон прямо запрещает применять режим НПД в таких случаях (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона №422-ФЗ). Договор ГПХ с такими исполнителями можно заключать как с обычными физлицами. Это значит, что вместе с выплатой вознаграждения нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. 

Рекомендации:

• Проверяйте, не состоит ли самозанятый в штате и не работал ли он у вас в последние два года.

• Если исполнитель состоял в штате менее двух лет назад, заключайте договоры ГПХ с ним как с физлицом без статуса. 

В рамках одной статьи невозможно описать все риски сотрудничества с самозанятыми. Практика показывает: их становится все больше по мере развития контроля. 

Но универсальные рекомендации остаются неизменны:

• Заключайте корректные договоры без признаков трудовых отношений.

• Проверяйте статус самозанятого на портале ФНС перед каждой оплатой.

• Требуйте чеки, подписывайте акты и храните их вместе с расчетными документами.

• Контролируйте конечный результат, а не процесс выполнения задачи.

• Оплачивайте результат оказания услуги, а не процесс.

Чтобы снизить риски и упростить работу бухгалтера, лучше использовать специальные сервисы. Jump.Finance берет на себя ключевые задачи при работе с самозанятыми:

• Позволяет обмениваться документами с исполнителями онлайн с удобным подписанием через ПЭП

• Автоматически проверяет статус и лимит исполнителя в базе ФНС. Если самозанятый утратил статус или платеж превышает лимит, он попадает в ошибку. 

• Регистрирует доход самозанятого в ФНС с корректными данными и хранит чеки в единой системе.

• Формирует полный пакет закрывающих документов в электронном виде.

Jump.Finance позволяет наладить прозрачный и безопасный документооборот с самозанятыми и свести к минимуму налоговые риски.

Массовые выплаты физическим лицам

Безналичные расчеты и электронный документооборот с исполнителями

Подключить

Реклама: ООО «Джаст Лук», ИНН 5406678646, erid: 2W5zFGtTbGt