Премии работникам: оформление, депремирование, типичные ошибки

В качестве одного из рычагов мотивации для сотрудников руководители нередко используют премии. При этом работника предупреждают — если что, премии лишим. Но можно ли действительно так сделать? Разбираем механизм работы премиальных выплат и депремирования — оформление, законодательство, судебная практика.

Порядок премирования и депремирования работников

Заработная плата состоит из нескольких частей — постоянная, это оклад или утвержденный тариф при сделке и переменная — премии, бонусы, проценты от продаж и т.п. Также есть и третья часть — это различные надбавки и коэффициенты, например районные, за стаж работы, за вредность и другие.

Постоянная часть и коэффициенты более-менее четко прописаны в законодательстве, в основном в Трудовом кодексе. Что касается переменной части, она отдана на откуп работодателю — он сам устанавливает правила таких начислений во внутренних положениях.

Порядок премирования

Он фиксируется, как правило, в Положении о премировании. Положение должно содержать следующие данные:

• условия для назначения премии;
• перечень сотрудников (обычно просто по должностям), которым положены премии;
• показатели, на основании которых назначается премия;
• порядок расчета, в т.ч. перечень выплат, на которые премия начисляется (не начисляется);
• размеры премиальных выплат — в твердых суммах, процентах, долях и т.п.;
• периодичность премирования и его источник (это может быть чистая прибыль);
• список условий, при которых премия не назначается.

Премии могут быть как регулярными, так и единовременными. Регулярные платятся по итогам определенного периода — месяца, квартала, года. Единовременные — разово, к событию, за достижение установленной выслуги лет, рационализаторские предложения и т.д.

Важно составить Положение так, чтобы каждому сотруднику было понятно, как именно будет рассчитываться его премия, чтобы он понимал — какие именно показатели будут на нее влиять.

Например: рабочий на производстве вытачивает детали, он знает, что размер его премии зависит их количества — как много он произведет деталей за месяц, и их качества — минимальное количество брака (допустим, не больше 0,5%). Тогда он будет делать не просто больше деталей, но и станет следить за качеством выполненной работы.

Возможно дифференцировать премии по подразделениям, отделам, категориям работников. Работники на одной должности, у которых нет отличий в разрядах, категориях и т.п. должны иметь одинаковые условия расчет премии.

Довольно сложно определить критерии премирования для отдельных работников. Например, за что может получить премию главбух?

Варианты:

• своевременная и полная сдача отчетности;
• отсутствие ошибок в учете и сданных отчетах (можно определить по итогам камеральных и выездных проверок, аудита);
• низкая дебиторская задолженность или ее отсутствие (если главбух отвечает за работу с дебиторами);
• успешное прохождение аттестации или повышения квалификации.

По итогам периода, определенного положением — обычно, это — месяц, но может быть также квартал, год, возможно по итогам завершения отдельного проекта и т.д. — бухгалтер сначала определяет, кому премия положена и проверяет показатели по каждому сотруднику: выполнил ли он норму выработки, допускал ли брак, есть ли дисциплинарные нарушения, которые могут повлиять на начисление премии и т.д.

Для этого необходимо, чтобы у сотрудника бухгалтерии были все необходимые данные и документы — табели учета рабочего времени, отчеты производства, приказы о дисциплинарных взысканиях, служебные записки и прочие. Поэтому важно в Положении указать также круг лиц, ответственных за предоставления таких сведений и сроки их подачи.

Положение — очень гибкий документ, в зависимости от деятельности и решения руководителя в нем можно предусмотреть также коэффициенты и надбавки к премиям.

Пример: сотрудник отработал в организации 10 лет, в связи с этим ему к каждой премии применяется повышающий коэффициент 1,2. Т.е. если раньше, ему назначали премию 10000 рублей, то теперь он будет получать 12000.

С Положением необходимо знакомить сотрудников при трудоустройстве, как и с другими локальными нормативными актами. Также необходимые сведения можно включить в коллективный договор и в конкретный трудовой договор с работником (допустим предусмотреть индивидуальные премиальные выплаты).

Если в организации есть профсоюз — обязательно согласовать Положение с ним.

Обратите внимание! Если работодатель захочет изменить размер или условия премирования, прописанные в трудовом договоре, то сделать это можно только по соглашению с сотрудником, т.к. это изменение существенных условий трудового договора.

В случае увеличения выплат вряд ли кто-то из сотрудников будет сопротивляться (хотя есть и такие ситуации, когда работник получает какие-то льготы, социальную поддержку, связанные с размером его дохода, и не хочет их терять). А вот при снижении размера премий работодатель может сделать это в одностороннем порядке только если действующие условия труда не могут быть сохранены из-за изменения организационных или технологических условий.

Организационные — это, к примеру, изменения в самой организации работы — появление бригад, тогда сам подход к расчету оплаты труда существенно изменяется.

Технологические — внедрение автоматизации на производстве, усовершенствование имеющегося оборудования, выпуск новой продукции или переход на новые технические регламенты и т.д.

Процедура внесения изменения в Положение о премировании будет выглядеть так:

1. Разработка новых нормативных актов;
2. Уведомление работников не позднее, чем за два месяца о предстоящих изменениях с указанием их причин;
3. При согласии сотрудника — подписание дополнительного соглашения к трудовому договору и ознакомление с другими обновленными внутренними нормативными актами;
4. Если работник не согласен — предложение работнику (письменно) другой вакансии (в т.ч. нижеоплачиваемой). Если вакансии у работодателя отсутствуют или работник отказался от новой должности, то тогда возможно прекращение трудового договора в соответствии с п. 7 ч. 1 статьи 77 ТК РФ. При этом ему положено выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (статья 178 ТК РФ).

Важно соблюсти все сроки при проведении данной процедуры. Если работник будет уволен до истечения 2-х месяцев с момента уведомления, то через суд он может отстоять свое право на оплату вынужденного простоя за время с момента увольнения до истечения двухмесячного срока и плюс требовать моральную компенсацию. Например, как в Апелляционном определении Ленинградского областного суда от 17 января 2019 г по делу № 33-470/2019.

Если сотрудник обратиться в Трудинспекцию или в суд и будет выявлено, что реальных оснований для внесения изменений в трудовой договор (т.е. изменений организационных или технологических условий труда) не было, то сотрудника могут восстановить в должности с оплатой ему вынужденного простоя за весь период, пока шло разбирательство (п. 60 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Порядок депремирования, лишения премии сотрудника

Лишение премии руководство рассматривает, как один из вариантов дисциплинарного взыскания, наказания, но на самом деле в статье 192 ТК РФ есть только несколько видов таких взысканий:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Конечно там же есть оговорка, что могут быть предусмотрены и другие варианты — Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, но здесь речь не о локальных актах компании, а скорее об отраслевых документах. Например, для работников ж/д транспорта есть Постановление Правительства РФ от 25 августа 1992 г. № 621 и оно действует до сих пор, его принимают во внимание при проведении государственного контроля, проверок Трудинспекции.

Лучше исходить из предпосылки, что работника нельзя премии лишить, можно ее не начислять или уменьшить.

Причины депремирования должны быть объективными и подтвержденными документально. Например:

1. Невыполнение нормы выработки — наряды, заказы, служебные записки начальника отдела;
2. Невыполнение плана по привлечению клиентов — данные CRM системы о количестве звонков и переговоров и их результатах, отчеты о заключенных договорах и сделках и т.п.;
3. Неполностью отработанное время — если работник болел, находился в отпуске или брал дни отдыха за свой счет, премия будет считаться пропорционально отработанному времени (если это прописано в положении о премировании). Подтверждение — табель рабочего времени, больничные листы, приказ на отпуск и др.

Во-вторых, размер премии можно сократить, если сотрудник выполнил условия для ее получения, но при этом имеет прогулы, опоздания на работу, дисциплинарные взыскания, нанесение порчи имуществу работодателя, высокий процент брака при производстве, невыполнение других должностных обязанностей и т.п. Можно предусмотреть градацию премии в процентах:

• 100% — соблюдены все условия и отсутствуют дисциплинарные взыскания;
• 80% — 1 опоздание;
• 60% — не более 2-х опозданий;
• 0% — наличие дисциплинарного взыскания (выговора) или более 2-х опозданий.

Бухгалтер узнает о депремировании непосредственно из связанных с ним документов или из приказа руководителя, к которому прилагаются (в котором есть отсылка) подтверждающие документы. Это могут быть служебные записки, акты прогулов, приказы о дисциплинарных взысканиях. Порядок процедуры утверждения депремирования тоже нужно отразить в Положении.

В приказе о депремировании следует указать:

• ФИО и должности сотрудников;
• основания для сокращения или лишения премии;
• размер санкций и/или итоговый размер премии;
• сведения о подтверждающих документах — наименование, дата, номер;
• ссылку на пункты Положения о премировании или иного документа, подтверждающего право работодателя.

С приказом необходимо ознакомить перечисленных в нем сотрудников.

Пример текста приказа о депримировании

В связи с имеющимися дисциплинарными взысканиями выплатить премию слесарю 4-го разряда Иванову в размере 50%.

Токаря 2-го разряда Петрова лишить премии в связи многочисленными прогулами и опозданиями в течение месяца, имеющимися дисциплинарными взысканиями.

Основания:

1. Приказ о дисциплинарном взыскании (выговор) № 14 от 22.07.2021 г.
2. Приказы о дисциплинарных взысканиях (выговоры): № 2 от 05.07.21, № 7 от 12.07.21, № 12 от 20.07.21;
3. Табель учета рабочего времени за июль 2021 года;
4. Пункты 9 и 10 Положения о премировании.

Директор ООО «Лютик» Светлов А.А. Светлов

С Приказом ознакомлены:

Иванов

Петров

Типичные ошибки в премировании / депремировании работников

Ошибка № 1 — одна из самых распространенных ошибок в расчете премии — счетная ошибка, когда бухгалтер банально ошибся при подсчете — нажал не ту кнопку на калькуляторе, вместо того, чтобы отнять — сложи и т.п.

Но в законодательстве понятие счетной ошибки не раскрывается, ориентироваться можно на разъяснения Роструда и судебную практику. ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 признает счетной — ошибку в арифметических действиях, того же мнения придерживается и Роструд (см. Письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1).

Учитывая, что сейчас расчет заработной платы ведется в основном в программах, а не вручную, то появилась и многочисленная судебная практика по признанию счетной ошибкой ту, которая возникла при внесении данных или в результате сбоя (см. апелляционные определения по делу № 33-5026/2019 от 08.02.2019 и № 33-8775/2016 от 28.11.2016 № 33-8775/2016).

Примеры:

1. Бухгалтер при расчете премии работнику Иванову ошиблась, умножив сумму оклада, от которой считалась премия, не на 10%, а на 12% (нажала не ту кнопку на калькуляторе) — счетная ошибка.
2. В 1С при вводе данных о премировании Петрова сумма премии была указана в неверной графе документа, в результате на премию были начислены лишние коэффициенты и ее сумма выросла — счетная ошибка.
3. Приказом руководителя Сидорову начислена и выплачена премия в размере 1000 рублей, а Максимову — 2000. Позже оказалось, что директор перепутал сотрудников и премия в 2000 должна было достаться работнику по фамилии Максименко. Здесь нет счетной ошибки и других причин отобрать у сотрудника уже полученную им премию. Придется директору в следующий раз быть внимательнее.

Обратите внимание! Если работник уже получил выплату, то даже при наличии счетной ошибки удержать переплату можно только, если сотрудник согласен с ее размером и причинами (статья 137 ТК). Если же он отказывается — решать вопрос придется в суде.

Ошибка № 2 — чтобы премию можно было включить в расходы, нужно чтобы она являлась составной частью оплаты труда, а значит она должна иметь непосредственное отношение к работе, достижениям, связанных с трудом. К примеру, премия к юбилею не может включаться в расходы по налогу на прибыль, т.к. юбилей никакого отношения к труду сотрудника не имеет. Сюда же относим выплаты премий, которые не указаны в Положении и других локальных актах, в т.ч. в трудовом договоре. Их обычно просто назначает директор своим Приказом.

Ошибка № 3 — премирование за одни и те же показатели разными видами премий. Включая такие премии в состав налоговых расходов вы рискуете — налоговая служба может посчитать, что вы неправомерно занизили налоговую базу и снимет расходы. Это повлечет доплату налогов, пени, штрафы, подачу корректировочной отчетности.

Ошибка № 4 — Положением не предусмотрены условия снижения или невыплаты премий, это делается только на оснвании приказа руководителя. В этом случае работники могут обратиться в Трудинспекцию и суд. С большой вероятность организацию обяжут выплатить премиальные, доначислить с них взносы. Организацию также ждут санкции за нарушение трудового законодательства.

Ошибка № 5 — При принятии решения о депремировании не принимаются во внимание причины и тяжесть проступков сотрудников.

Например: сотрудник в последнюю неделю месяца регулярно опаздывал на работу, за что был полностью лишен премии. Ему был дан выговор приказом директора и это послужило причиной депремирования. В объяснительных сотрудник указал, что он является отцом-одиночкой и ежедневно в будни отводит маленькую дочь в садик, по техническим причинам детсад временно работал в ту неделю не с 7.30, а только с 8.30, он физически не успевал добираться на работу к 9.00 и приходил примерно в 9.15-9.20, о ситуации он устно известил начальника своего отдела, а по окончании месяца даже предоставил справку из садика. В данном случае руководителю надо было принять во внимание, что сотрудник извещал начальника об опозданиях и их причинах, а также предоставил подтверждающие документы.

Подобные описанной выше ситуации работники легко оспаривают в суде, поэтому стоит проявить неформальный подход к рассмотрению вопросов дисциплинарных взысканий, влияющих на выплаты сотрудников.

Резюме

Нельзя лишать работника премии только по решению руководителя, для этого должны быть веские основания, важно правильно и четко указать условия премирования и депремирования в Положении.

Изменения в начислении премии (не важно в сторону увеличения или уменьшения) должны быть согласованы с сотрудниками, в одностороннем порядке можно их вносить только в определенных ТК случаях.

В организации необходимо иметь Положение о премировании, а указанные в нем премии должны быть непосредственно связаны с работой и ее результатами. Это в том числе позволяет включать их в расходы без споров с проверяющими.

Стоит опираться не только на положения закона, но и на сложившуюся судебную практику, т.к. всех нюансов о премировании ТК не предусматривает.

Задайте вопрос эксперту

Зарплата, кадровый учет, трудовое законодательство - наши специалисты готовы помочь в этих вопросах

Оставьте вашу заявку на консультацию. Первая - бесплатно!

Заполните контактные данные в форме ниже, наш специалист свяжется с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным