Успеть за 8 часов. Как работает тайм-менеджмент для бухгалтеров

Как построить рабочий день

Грамотный рабочий план задач снизит нагрузку в 2-3 раза. Когда бухгалтер знает, что делать и когда делать, это помогает избежать сверхсрочных задач. Вот пять шагов:

1. Создайте шаблон рабочего плана. Он есть в дополнительных материалах в курсе повышения квалификации «Клерка» по бухаутсорсингу.
   
   Посмотреть курс

2. Открывайте календарь бухгалтера на «Клерке», вписывайте в шаблон отчеты со сроками, которая сдает компания.

3. Добавляйте в план промежуточные задачи. Если ведете учет в одиночку, то ответственный — вы. Если в штате несколько сотрудников, то на каждую задачу назначайте ответственного бухгалтера и указывайте его ФИО.

4. Ставьте сроки. Лучше проставлять с конца. От даты сдачи отчета вычитаем в идеале пять дней. Пять дней запаса позволят сдавать отчетность заранее, без паники и с контролируемым форс-мажором.

5. Добавляйте другие задачи. Управленческая отчетность, закрытие периода, сверка с контрагентами. Все, что вы должны выполнить за этот день в бухгалтерии.

Чтобы было нагляднее, давайте разберем на примере. Бухгалтер Светлана Петровна работает с 9 до 18. Сегодня у нее по плану подать уведомление по ЕНП, заранее заполнить декларацию по налогу на прибыль, разобраться с расчетом страховых взносов в СФР и несколько других мелких задач.

Она открывает рабочий план, календарь, вносит все данные — у нее уже ничего не потеряется, задачи не забудутся. Светлана Петровна ставит сроки, добавляет мелкие задачи и идет от самой крупной до мелкой.

Как успевать выполнять все задачи за один день

Проблема, из-за которой бухгалтер ничего не успевает, распространенная — он отвлекается. Коллеги подходят каждые 20 минут с вопросами, постоянные звонки, планерки и прочее.

Если бухгалтер отвлечется на пару минут, то концентрация потеряется. На рабочую задачу, следовательно, уходит больше времени. А потом уже 18:30, а декларация по налогу на прибыль так и не заполнена.

Разбейте рабочие задачи на три блока:

1. Буферный.

2. Фокусный.

3. Свободный.

В первый заносим звонки, переписки, мелкие задачи, планерки, отчеты.

Во втором концентрируемся только на одной, главной задаче. Не отвлекаемся на другие. Сюда заносится задачи по плану, объемные задачи.

В третий заносим обучение, поездки. Например отдать документы в налоговую или съездить на бухгалтерскую конференцию.

По времени стройте блоки на 2-3 часа. потом делайте перерыв. Рабочий день по этой схеме будет выглядеть так:

Антипример со Светланой Петровной. Скажем, она не любит заморачиваться со всеми этими блоками, шаблонами и работает по старинке: как придется. 

Садится заполнять декларацию, но тут вызывает директор: появились вопросы по налоговому учету. Спустя час Светлана Петровна вновь возвращается к задаче, но времени уже мало, нужно приступать к следующей.

Подошла коллега с вопросом — увлеклись и не заметили, как прошло 20 минут, потом надо было позвонить в ФНС и про декларацию как-то уже и забылось.

Проходит день, 18:00, а из выполненного у Светланы пара задач. Декларацию не успела, придется переносить на следующий день. Такое бывает со всеми, но лучше планировать день заранее, чтобы не задерживаться на работе.

Чем еще поможет курс по аутсорсингу

Кроме тайм-менеджмента вы с нуля поймете как устроен бухгалтерский аутсорсинг. Мы открыли курс и он подойдет для тех, кто сейчас в найме и хочет уйти работать на себя.

Но курс также будет полезен и тем, кто уже работает на себя и хочет поднять цены на услуги.

Что вы сможете после курса:

• искать клиентов, вести переговоры, масштабировать бизнес.

• формировать маркетинговую стратегию бухгалтерских услуг;

• брать клиента на обслуживание и выстраивать с ним комфортные, долгие отношения;

• соблюдать свои интересы и не перегружаться чрезмерной ответственностью;

• поднимать средний чек на услуги и при этом сохранять отношения с клиентами.

Курс повышения квалификации по бухгалтерскому аутсорсу

Научим работать на себя и зарабатывать от 100 000 ₽

Приходите учиться на новый поток — все объясним на практике и примерах

Заполните форму — расскажем больше

Имя

Телефон

E-mail

Научиться

Я ознакомлен с условиями пользовательского соглашения, даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия оферты